La méthode des 5 pourquoi : trouvez des solutions pérennes en équipe

Les 5 pourquoi, ou l’analyse des causes racines d’un problème

Pour renforcer vos capacités de management, il est primordial d’apprendre à résoudre les problèmes qui peuvent se présenter tout au long de votre gestion de projet ou gestion d’équipe.  Et, pour cela, il faut d’abord en identifier la ou les causes des problèmes. Se pose alors l’incontournable question : « pourquoi » ?

Avec le template des 5 pourquoi, vous vous posez cette question jusqu’à déboucher sur les causes racines. Une fois que vous les avez trouvées, identifiez les solutions collectivement !

Utilisé en équipe, cet outil d’analyse vous permet d'identifier simplement les solutions pertinentes pour débloquer la situation, et de favoriser une démarche d'amélioration continue. En effet, la méthode des 5 pourquoi est issue de l’approche japonaise Kaizen, un processus d’amélioration continue fondée sur des actions concrètes, simples et peu onéreuses. En équipe, vous cherchez à effectuer des changements simples, au quotidien et de manière constante, qui améliorent petit à petit les performances de l’équipe et le management.

Les pouvoirs des « 5 pourquoi »

Afin de pouvoir faire l’analyse des causes racines d’un problème en profondeur, se poser la question « Pourquoi ce problème se pose-t-il ? » une seule fois peut ne pas être suffisant. En partant à chaque fois de la cause détectée au pourquoi précédent, vous identifiez en profondeur la cause « racine » du dysfonctionnement afin de pouvoir mieux y répondre.

Un management efficace, qui se concentre sur les besoins de l’équipe et l’avancée du projet, a besoin de résoudre durablement les obstacles ou problèmes rencontrés. C’est une manière d’éviter de perdre du temps à répéter sans cesse les mêmes procédures de résolution de problème.

De plus, en adoptant la méthode des 5 pourquoi, non seulement vous mettez toutes les chances de votre côté pour trouver des solutions pertinentes, mais en plus vous vous offrez la possibilité de mettre en place des process plus efficaces, plus participatifs et plus productifs pour la suite de vos activités. Votre gestion de projet et votre management d’équipe gagnent alors en fluidité grâce à cette optique d’amélioration continue.

Enfin, grâce au whiteboard partagé Klaxoon, accessible sur n’importe quel appareil, vous pouvez mettre en place la méthode des 5 pourquoi avec votre équipe, que vous soyez réunis en salle ou en partie en télétravail.

Comment se déroule le template des 5 pourquoi ?

Invitez d’abord les membres de votre équipe sur votre whiteboard Klaxoon, puis, ensemble, déterminez le problème et décrivez-le dans une idée, que vous postez dans la zone dédiée.

Posez-vous la question « pourquoi » et laissez chacun envoyer ses idées dans la première ligne du tableau. Puis passez en revue tous ensemble les réponses apportées pour choisir les plus pertinentes, et attribuez à chacune une couleur différente.

Posez-vous de nouveau la question « pourquoi » en essayant de trouver des causes aux réponses apportées précédemment. Postez-les dans la deuxième ligne du tableau et connectez-les aux causes précédentes pour faire apparaître le fil du raisonnement. Conservez également les couleurs de chaque idée afin de pouvoir visualiser le cheminement jusqu’aux causes racines.

Faites de même jusqu’à la cinquième ligne pour trouver la ou les causes racines de votre problème et proposez alors collectivement des solutions, d’une couleur différente, pour y répondre dans la zone prévue à cet effet.

Il se peut que vous ayez besoin de plus ou moins d’itérations pour aboutir à une véritable cause racine. C’est pourquoi vous pouvez, grâce à l’outil sélection, déplacer et aménager le whiteboard comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez sélectionné une ligne « Pourquoi ? », dupliquez-la à l’aide du bouton affichant deux carrés et un symbole « + ».

Alors, appropriez-vous le template des 5 pourquoi et partez à la recherche des causes profondes de vos problématiques professionnelles !