La méthode des 8D : résoudre efficacement et simplement un problème un équipe

La méthodologie 8D, ou huit étapes pour trouver les solutions à un problème et les mettre en place durablement

Vous cherchez une méthode pour résoudre tout type de problème efficacement ? Le template des 8D, qui désignent huit disciplines ou étapes pour aider l’équipe à répondre à un problème de manière durable et pertinente, est idéal pour cela.

Ce template est issu de l’approche de management japonaise Kaizen, un process d’amélioration continue fondée sur des actions concrètes, simples et peu onéreuses. Il s’agit de travailler en équipe à faire de petites améliorations au quotidien et de manière constante.

Construire le groupe de travail, définir le problème, le corriger, identifier les causes racines, qualifier les solutions, mesurer l'efficacité des actions correctives, standardiser les actions d'amélioration et féliciter le groupe de travail : suivez la méthodologie 8D en impliquant toutes les équipes concernées par le problème et trouvez les solutions adéquates. Vous favorisez ainsi l'amélioration continue pour éradiquer les points défectueux identifiés dans un process ou au sein d’un projet.

Quels sont les avantages de la démarche 8D ?

Au quotidien, l’équipe de management peut avoir tendance à délaisser les petites scories répétitives et connues, tant qu’elles ne mettent pas un vrai coup d’arrêt à un projet. Or, c’est en vous penchant sur ces petits problèmes que vous verrez votre productivité, votre efficacité et votre gestion de projet à long terme s’améliorer grandement et de jour en jour !

Que vous gériez une ou plusieurs équipes, réparties sur différents créneaux et espaces, l’outil 8D peut être utilisé en présentiel ou même en télétravail grâce au whiteboard Klaxoon. L’espace partageable et accessible à tout moment, et sur n’importe quel appareil mobile vous permet de réagir rapidement à un dysfonctionnement dans votre activité. Il n’est plus question de repousser un projet ou une réunion d’équipe au prétexte que la mise en place d’un processus de résolution de problème risquerait d’être trop long et de ralentir votre activité.

De plus, la méthodologie 8D permet d’analyser toutes les facettes d’un problème et de l’éradiquer définitivement grâce à la dernière étape de standardisation des solutions : vous gagnez ainsi du temps pour la suite de votre projet. Enfin, c’est la méthode idéale à connaître car elle s’applique à tout type de problèmes, quel que soit votre projet.

Comment suivre la méthodologie 8D avec Klaxoon ?

1. Construire le groupe de travail

Commencez par inviter votre équipe sur votre whiteboard, puis construisez votre groupe de travail. Chacun envoie sa photo dans une idée et ajoute son nom en dimension.

2. Définir le problème 

La première étape effectuée, vous devez alors définir votre problème dans la zone D2. Pour cela, utilisez la méthode QQOQCP pour vous poser les bonnes questions : Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Combien? Pourquoi?  Si besoin, n’hésitez pas à creuser cette méthode avec le template QQOQCP dédié. 

3. Corriger immédiatement les problèmes 

Ensuite, vous allez définir ensemble les solutions que vous pouvez mettre de suite en application. Demandez à tous les participants d’envoyer leurs idées dans la zone D3 pour sécuriser la situation le plus vite possible. Comme beaucoup d’idées vont émerger, demandez à chacun de liker les deux qu’il préfère c’est-à-dire celles qui ont selon lui le plus de facilité à être mis en place et le plus d’impact. Enfin, appliquez celle qui sera la plus likée au final.

4. Identifier les causes racines 

Attaquez vous maintenant aux solutions moins rapides à mettre en place et qui seront plus durables. Pour cela, passez à l’étape 4 des 8D afin d’identifier les causes racines du problème : posez-vous cinq fois la question « Pourquoi ? » ou appuyez-vous sur le template de la méthode des 5 Pourquoi de Klaxoon. Cette étape est primordiale pour bien orienter ensuite les solutions durables à mettre en œuvre.

5. Définir les actions correctives permanentes 

Une fois la cause racine découverte, proposez collectivement des solutions durables dans la zone D5. Utilisez les dimensions de Klaxoon pour ajouter deux informations clés : d’abord, le ou les noms des porteurs d’action, ensuite une date de mise en place de la solution. La première partie de la méthode se termine ici : chacun sait ce qu’il doit faire et dans quels délais.

6. Mesurer l’efficacité des actions correctives permanentes

Lorsque les actions correctives ont été réalisées, revenez en équipe sur ce Board pour la deuxième partie de méthode. Copiez ces actions dans la zone D6, puis lancez une Question de vote de type Oui/Non pour évaluer l’efficacité de ces actions : par exemple, “Est-ce que l’action mise en place a résolu le problème?”. Vous identifiez ainsi les solutions que vous souhaitez garder à long terme, modifier ou abandonner.

Vous pouvez également faire cette étape de manière asynchrone : interpellez les personnes en amont de la réunion et demandez-leur de répondre à la question et d’y indiquer en commentaires des éléments d’explication. Ainsi quand votre réunion débute, vous évitez un tour de table fastidieux et vous êtes tout de suite capable de traiter l’information et d’agir en équipe. 

7. Standardiser les actions 

Vous arrivez à l’avant-dernière étape de la méthode des 8D : maintenant que l’efficacité des solutions a été évaluée, il ne vous reste plus qu’à proposer, en zone D7, des idées pour déployer vos solutions pérennes à grande échelle, sur d’autres produits ou dans d’autres équipes. Gardez en tête que l’objectif est que le problème ne se reproduise plus.

8. Féliciter les groupe 

Voici une étape à ne pas négliger ! Utilisez la zone D8 pour vous féliciter ensemble de vos avancées et de vos résultats, et profitez-en pour récapituler vos améliorations, partager des photos des résultats s’il y en a !