Quelles sont les difficultés du problem solving ?

Un élément fondamental en gestion de projet

Un bon chef de projet met en œuvre toute son expertise lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes - après tout, il le fait tous les jours. Il est habitué à mettre en œuvre les processus qui mèneront son organisation sur la voie de la réalisation de ses objectifs opérationnels et stratégiques, et travaille constamment à éliminer les barrières et les obstacles qui se trouvent sur son chemin.

Mais le problem solving ne se limite pas à la mécanisation des processus et leur mise en œuvre. Dans monde professionnel actuel en constante évolution d'aujourd'hui, l’humain se retrouve également au coeur du sujet.

Pourquoi un problem solving efficace est-il aussi important pour les organisations ?

Tout d'abord, il y a le besoin d’atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels fixés. Il ne faut pas oublier que la résolution de problèmes permet aux organisations d’accélérer le passage pour passer de l'idée à l'action. 

Cela peut sembler évident, mais un problem solving qui se déroule de manière efficace est réellement synonyme d'un meilleur rendement (les étapes du travail à faire s’enchaînent plus rapidement), et c'est là que l'aspect humain entre en jeu. La façon dont nous interagissons les uns avec les autres et la façon dont nous sommes reliés les uns aux autres peuvent avoir un impact considérable sur l'efficacité et la rapidité avec lesquelles nous résolvons les problèmes.

L'évolution du concept de problem solving

"Mais qu’est-ce que ça change, au juste ?" vous demanderiez-vous. Eh bien, l’environnement de travail et le travail d’équipe en tant que tel ont subi des évolutions importantes depuis le début de la pandémie en 2020. Les méthodes de travail ont, dans de nombreux endroits, été complètement bouleversées, et le travail hybride ou à distance a désormais une légitimité qu’on n’aurait jamais pu imaginer il y a quelques années.

En conséquence, la localisation n'a plus guère d'importance : les équipes travaillent désormais de n'importe où, à tout moment, et les méthodes de collaboration synchrones et asynchrones sont acceptées par de nombreuses organisations dans de nombreux secteurs et industries. Mais alors, ces changements ont-ils un impact sur la réalité quotidienne du problem solving ? Eh bien, oui.

Faites confiance aux process

Il existe de nombreux cadres reconnus, qui sont souvent présentés comme la clé d'une résolution de problèmes efficace. Lorsqu'il s'agit d'aborder les compétences en problem solving, voici comment cela fonctionne globalement : 

• Tout d'abord, vous devez définir votre problème ; 
• Ensuite, clarifier vos idées ; 
• Avoir un objectif final clair ; 
• Déterminer la meilleure façon d'atteindre cet objectif ; 
• Créer un plan d'action et le mettre en œuvre. 

Selon la nature de votre problème, vous pouvez bien entendu faire varier la manière dont vous assemblez le puzzle de votre processus de problem solving pour être efficace.

Entrez dans un cadre de design thinking

Le design thinking est une sorte de boule de cristal lorsqu'il s'agit de résoudre des problèmes. Ces dernières années, elle a gagné une énorme popularité au sein des organisations où les équipes la privilégient en raison de la manière dont elle place les besoins du client au centre de l'ensemble des processus. Le design thinking en tant que méthode de travail s'appuie fortement sur l'observation des clients d'une organisation, ainsi que sur l'empathie pour leurs besoins et leurs désirs. Il ne s'agit absolument pas d'une approche toute faite du problem solving. En fait, ses adeptes l'apprécient précisément parce qu'il s'agit d'un processus itératif, avec une approche très pratique pour créer des solutions souvent extrêmement innovantes.

Renforcer le problem solving avec une collaboration efficace

Quelle est la principale conclusion à tirer de tout cela jusqu'à présent ? Pour réussir, les organisations ont besoin que leurs employés travaillent ensemble pour résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Les méthodes de travail collaboratives visant à faciliter la résolution des problèmes pouvaient sembler évidentes lorsque tout le monde se présentait au bureau chaque jour et que les réunions en présentiel étaient la norme, mais ajoutez à cela plusieurs années de pandémie, des équipes qui ne considèrent plus le quotidien au bureau comme une fin en soi, et vous obtiendrez une perspective légèrement différente.

La résolution de problèmes à l'ère du travail hybride

Depuis que le problem solving dans les organisations est reconnu comme un élément vital de la gestion d'une entreprise prospère, l'art de la résolution de problèmes s'est également concentré sur ce qui est considéré par beaucoup comme le problème universel en business : trouver des clients et les aider au mieux, tout en augmentant la rentabilité globale. 

Si cela a pu fonctionner à une époque où l'économie était tirée par la fabrication et les biens de consommation, ce n'est plus le cas aujourd'hui.

Tout est dans l'UX

Aujourd'hui, l'économie est essentiellement axée sur les services, avec des changements technologiques d'une ampleur qui aurait été impensable il y a 10 ans. Et surtout, les consommateurs - les gens - exigent une expérience client/utilisateur de bien meilleure qualité.

Le résultat de tout cela est que pour réussir, les entreprises doivent être très axées sur les solutions apportées, et en même temps être agiles et prêtes à mettre en œuvre des évolutions aussi rapidement que possible. Et cela laisse la porte ouverte à une grande complexité.

Les principaux défis en problem solving

Si votre travail est étroitement lié au problem solving, il y a de fortes chances que vous soyez déjà bien conscients des obstacles qui se dressent sur votre chemin. Mais pour plus de clarté, revenons sur certains des défis les plus importants.

L’environnement de travail

Ces dernières années, la technologie de communication a fait d'énormes progrès. Les équipes sont passées des bureaux individuels au travail en open space et, dans certains cas, au hotdesking. Aujourd'hui, elles travaillent souvent depuis leur propre domicile, répartis dans des régions différentes du monde.

Si l'évolution récente vers un environnement travail à distance ou hybride représente un grand pas en avant en termes de flexibilité et d’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, elle soulève quelques difficultés quand on en vient au problem solving. Est-il possible de favoriser l'intelligence collective à distance ? Comment gérer les décalages horaires au sein d’une équipe ? Est-il possible pour autant de collaborer avec une communication et un alignement sans faille ? Et est-il vraiment possible de créer des processus qui fonctionnent de manière hybride, pour tenir compte du modes de fonctionnement de chacun ?

Les habitudes et la culture d'entreprise

Les questions de culture d'entreprise peuvent également constituer un obstacle majeur. De nombreuses organisations s'enlisent dans une manière particulière de travailler, et tant l'équipe dirigeante que l'ensemble des employés sont alors réticents au changement, même si leurs méthodes de travail ne sont plus aussi efficaces. Les réunions en sont un exemple fascinant : certaines organisations exigent toujours que les employés retournent au bureau au quotidien et ne jurent que par les réunions en présentiel, tandis que d'autres sont entièrement passées au travail à distance. 

La transparence

La transparence est étroitement liée à la culture d'entreprise. En effet, pour résoudre efficacement les problèmes, il faut à la fois une culture prête à accepter les problèmes et leurs solutions, mais aussi la transparence nécessaire pour pouvoir cerner lesdits problèmes ! Ce processus n'est pas toujours facile, et nécessite souvent que les dirigeants et les chefs de projet sortent de leur zone de confort et soient prêts à faire face à de nouvelles idées et à de nouvelles approches de problem solving avec un esprit ouvert.

Comment faciliter le problem solving et surmonter ses difficultés ?

Chaque membre d’une équipe projet dans une organisation aura naturellement son propre ensemble de difficultés à surmonter - certains étant plus limités par ce que l'on appelle la "fixité fonctionnelle", par exemple, tandis que d'autres peuvent être confrontés à des obstacles causés par des informations non pertinentes. En fin de compte, il n'existe pas d'approche unique en problem solving, mais vous pouvez prendre certaines mesures pour améliorer vos chances de trouver des solutions qui auront un impact mesurable.

Essayez de nouveaux modes de pensée

Si nous admettons que de nouveaux problèmes à résoudre surviennent sans cesse, il est logique que nous devions nous mettre dans un état d’esprit différent pour les résoudre. Comment pouvons-nous le faire, ou plutôt comment devrions-nous le faire ? Sans pouvoir prédire l'avenir, le mieux que nous puissions faire est de chercher à créer des équipes dotées d'un éventail de compétences vraiment diversifié, et un environnement qui encourage la pensée créative. Ensuite, nous devons examiner ce que ça donne en pratique, ou plutôt, ce que vous pouvez faire concrètement dès maintenant pour essayer d'éviter ces difficultés.

Utilisez des outils adaptés à vos besoins

Il est probable que vous disposiez de certains systèmes et processus pour soutenir vos activités de problem solving, mais cela vaut la peine de procéder à un audit pour vérifier si ce dont vous disposez est adapté à l'objectif visé et s'il n'y a pas de lacunes importantes.

Vous aurez besoin d'outils qui facilitent la collaboration, et permettent aux équipes de s'aligner depuis n'importe où - avec un accès facile et des moyens efficaces pour créer et partager de nouvelles idées.

Il est important que les travailleurs à domicile et les travailleurs hybrides puissent contribuer de n'importe où et à n'importe quel moment, et il est vital de disposer d'un canal de communication ouvert si vous voulez que les choses se fassent de manière transparente.

Vous pouvez envisager de réduire le nombre de vos réunions traditionnelles. Il peut s'agir d'adopter une approche plus asynchrone du mode de fonctionnement de votre organisation, en permettant aux collègues d'effectuer leurs tâches à des moments différents pour faire avancer un projet. Demandez-vous dans quelles situations vous avez le plus de mal à trouver des solutions à vos problèmes, et si votre taux de réussite pourrait être amélioré par quelques ajustements simples dans le fonctionnement de votre équipe.

Vous pouvez également envisager de passer des ateliers de problem solving plus traditionnels à une approche de type "design thinking". Pour les non-initiés, cela peut sembler n’être rien de plus qu’une expression à la mode, mais c'est aussi un excellent moyen de s'affranchir des obstacles qui peuvent empêcher les chefs de projet de trouver des solutions à leurs problèmes les plus urgents. De plus, il est tout à fait possible d'animer des sessions de design thinking à distance ou en mode hybride.

Saisissez votre chance

Une grande partie des difficultés que rencontrent actuellement les chefs de projet pour résoudre les problèmes découle de manières de travailler et d’habitudes vraiment ancrées. Elles sont souvent liées à ce qui est considéré comme étant la "norme" et, culturellement, il peut être difficile de faire en sorte que de telles équipes acceptent de faire les choses différemment.

Rassembler des outils pour les exploiter de manière innovante peut être un moyen intelligent d'y parvenir, mais cela ne fonctionne que si cela vient de la direction elle-même, avec des chefs d'entreprise qui donnent à leurs collaborateurs les moyens d'utiliser les outils à leur disposition pour trouver des méthodes de travail plus efficaces et efficientes.

Mais si ces dernières années nous ont appris quelque chose, c'est que nous n'avons pas d'autre choix que de nous adapter pour survivre, et que c'est souvent en essayant quelque chose de différent que la magie opère !