5 formas de garantizar la eficacia en la resolución de problemas en la gestión de proyectos

Procesos de gestión de proyectos y resolución de problemas

La gestión de proyectos, por su naturaleza, es una bestia complicada. Puede que dirijas a un equipo para lograr sus objetivos colectivos o que trabajes en los procesos y enfoques necesarios que requiere tu proyecto con otros miembros del equipo. Sea cual sea tu función en la gestión de proyectos, es probable que implique una gran cantidad de resolución de problemas. Será tanto a nivel microeconómico como macroeconómico, desde cuestiones cotidianas hasta problemas generales que podrían amenazar la viabilidad de todo el proyecto.  

Los jefes de proyecto necesitan tener a mano las mejores estrategias de resolución de problemas

La forma en que abordes los problemas, las estrategias y procedimientos que pongas en práctica y las metodologías que apliques tendrán una influencia directa tanto en el éxito del proyecto como en el del propio equipo. Analizaremos las mejores prácticas de resolución de problemas que los equipos y los líderes pueden tener en cuenta a la hora de ejecutar y trabajar en un proyecto. Investigaremos cómo pueden ayudar tanto los enfoques estructurados como el pensamiento creativo y el proceso de pensamiento de diseño.

Los individuos y la resolución de problemas

Cuando surgen problemas, preocupaciones o conflictos durante un proyecto, puede resultar muy estresante y difícil para los miembros del equipo abordarlos eficaz y oportunamente. Mucha gente evitará activamente los conflictos y, como los problemas requieren una solución, también puede ser difícil saber cómo, cuándo y dónde empezar a buscarla.

En un entorno laboral, "no saber" la respuesta puede ser una situación desconcertante para un empleado. A menudo ocurre también que la resolución de problemas no es una habilidad que se les haya enseñado formalmente. Así pues, ¿cuáles son las 5 estrategias más importantes que puedes poner en práctica con las personas, los equipos y tus proyectos para garantizar las mejores prácticas y una resolución de problemas eficaz?

Resolución eficaz de problemas en la gestión de proyectos: 5 formas de hacerlo bien

1. Empieza con unos cimientos fuertes

Con las bases adecuadas, las empresas pueden tanto prevenir como resolver problemas durante las fases iniciales de la puesta en marcha de nuevos proyectos. Empieza desde un lugar fuerte. Asegúrate de que todos los miembros de tu equipo tener funciones claramente definidas sepan cuáles son sus responsabilidades, objetivos y prioridades individuales antes de empezar. También deben saber cómo es el éxito del equipo, y tener algo a lo que aspirar colectivamente.

Esto significa que si (¡cuando!) algo no va como debería, es más probable que un individuo, un jefe de equipo y/o el equipo lo detecten rápidamente: y estén dispuestos y sean capaces de hacer algo al respecto.

Utilizar tecnología de gestión de equipos, que permita a los miembros del equipo ver dónde encaja su trabajo y cómo repercute en otras partes del proyecto en tiempo real, será de gran ayuda. Y asignar responsabilidades justas que se hayan discutido y acordado de antemano reduce las posibilidades de una cultura de "pasarse la pelota" o de culpabilización. En lugar de ello, esto capacita a los individuos y fomenta la propiedad de las tareas y los resultados.

El agobio y las expectativas poco razonables pueden dar lugar a errores y problemas. Resolver" muchos de estos problemas antes de que se produzcan, o detectarlos pronto, reducirá el número de problemas en el futuro, cuando se corre el riesgo de que se agraven.

2. Resolver problemas con cooperación y comunicación

Una buena comunicación es clave desde el principio, como ya hemos mencionado. También es vital en todas las fases posteriores de la gestión de tu proyecto. Siempre que asignes o reasignes funciones y responsabilidades y establezcas nuevas expectativas y objetivos, la comunicación debe ser clara y concisa. Los canales de comunicación deben estar abiertos durante todo el proceso. Los proyectos deben empezar como pretenden continuar.

Los miembros del equipo deben sentir que se encuentran en un entorno de apoyo en el que pueden plantear un problema cuando surge por primera vez, sin temor a ser culpados o a represalias. Los problemas que no se abordan adecuadamente en el momento sólo volverán a atormentar al equipo más adelante en el proyecto. Asegúrate de que tu equipo tenga la oportunidad de relajarse y estrechar lazos.  

Animar a una persona o a un equipo a detenerse y abordar un problema de frente, antes de pasar a lo siguiente, debe ser una prioridad. Dar voz a todos los miembros del equipo, para que puedan contribuir a una solución independientemente de su cargo o antigüedad, puede fortalecer el equipo. También puede ayudar a reducir cualquier sentimiento de aislamiento, culpa o responsabilidades abrumadoras. Esto contribuirá al éxito del equipo en su conjunto.

Muchos proyectos, sobre todo los grandes y los emprendidos en organizaciones más grandes, abarcan diferentes áreas empresariales. En estos casos, conviene romper los silos o las barreras al compromiso entre departamentos. Una "mentalidad de silo" puede ser perjudicial para el progreso y el éxito final de un proyecto.

No hay que subestimar el poder de la inteligencia colectiva. La agencia espacial estadounidense NASA ha comprendido desde hace tiempo el valor de maximizar la inteligencia colectiva para impulsar la innovación, y la NASA utiliza todos los recursos de que dispone. A menudo encuentran la respuesta a una pregunta en una fuente inesperada. Animar a los miembros de tu equipo a comunicarse y colaborar con los demás en un espíritu de conocimiento compartido cosechará dividendos.

3. Estructura y ejecuta tu proyecto utilizando design thinking

Design thinking se ha descrito como una "tecnología social". Adopta un enfoque más holístico de la gestión de proyectos y la resolución de problemas que la práctica habitual en el pasado. Se centra en formas creativas de encontrar soluciones en lugar de centrarse en el problema. Un artículo de la Harvard Business School Online lo resume perfectamente: "se centra en la solución de un problema en vez de en el problema en sí".

Resulta útil replantear un problema como una oportunidad para mejorar un proceso o procedimiento que no funciona correctamente. Si el resultado será una mejora de lo que tienes actualmente, un problema te ofrece la posibilidad de cosas mayores.

Cuanto más diverso sea tu equipo y tus aportaciones, más tendrás con lo que trabajar. Además, el uso de la diversidad junto con otras técnicas de pensamiento de diseño debería hacer que la resolución de problemas de tu equipo tuviera más éxito y fuera más innovadora.

Poner en marcha design thinking puede ayudarte en muchos aspectos de tu modelo de negocio, no sólo en la resolución de problemas en la gestión de proyectos.

4. Sé creativo

Ya hemos hablado de design thinking que, entre las herramientas que ofrece, replantea los problemas y desafía las suposiciones. Hay mucho de cierto en el viejo adagio de que tus mejores ideas siempre ocurren en la ducha o durante un largo paseo: cuando no estás buscando activamente una respuesta a algo, tu cerebro es libre de divagar a voluntad. Así lo ha demostrado incluso un estudio de 2012 de Benjamin Baird. Dar al cerebro algo que hacer mientras permite que "la mente divague" le permite ser más creativo.

Y, como dijo Einstein: "Locura es hacer lo mismo una y otra vez y esperar resultados diferentes". Asegúrate de que tú y tu equipo estáis preparados y dispuestos a pensar de forma creativa.

5. Utiliza todas las estrategias de resolución de problemas que mejor se adapten a tu proyecto

Hay muchas formas creativas y menos creativas de abordar los problemas cuando surgen. Dependiendo del problema, del tamaño de tu equipo, de cómo funcione tu empresa y de muchas otras variables, habrá momentos en los que determinadas estrategias de resolución de problemas funcionarán mejor que otras.

Asegúrate de que conoces las más eficaces, y recuerda que pueden utilizarse por separado o juntas. Aquí tienes algunas de las estrategias más útiles que puedes emplear cuando resuelvas problemas.

Brainstorming

Hay mucho que decir sobre este sencillo enfoque. BrainstormingLa reflexión, que también forma parte del proceso design thinking , puede producir múltiples ideas y opciones en poco tiempo. De nuevo, cuanto más diverso sea tu equipo, más probabilidades tendrás de obtener un amplio espectro de ideas y sugerencias que te ayuden a pensar en torno a un problema.

5 porqués

Los 5 Porqués es una técnica interrogativa iterativa que plantea una serie de preguntas basadas en el "¿Por qué?" para llegar a la raíz de un problema. Se originó en Toyota en la década de 1930. Se ilustra mejor con un ejemplo:

• Problema: el coche no arranca
• Question 1 - ¿Por qué no arranca el coche?
• Respuesta - Porque la batería está agotada.
• Question 2 - ¿Por qué se ha agotado la batería?
• Respuesta - Porque el alternador no funciona correctamente.
• Question 3 - ¿Por qué no funciona bien el alternador?
• Respuesta - Porque olvidé reservar el coche para una revisión.
• Question 4 - ¿Por qué olvidaste reservarlo para una revisión?
• Respuesta - No he recibido ningún recordatorio del taller que he utilizado en el pasado.
• Question 5 - ¿Por qué no recibiste un recordatorio?
• Respuesta - Porque ese taller ha cerrado.
• Solución: Busca otro taller y reserva el coche.

Esta estrategia puede requerir más de 5 preguntas, como puede requerir menos: puedes seguir hasta llegar a la respuesta que necesitas. Mira más allá de los síntomas para encontrar la causa de un problema, y las respuestas pueden no ser inmediatamente obvias.

Análisis DAFO

El análisis DAFO examina las posibles soluciones a los problemas basándose en la evaluación de sus puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas (DAFO). Es una forma de evaluar una solución para ver hasta qué punto puede ser eficaz o adecuada.

Estableciendo 4 cuadrantes/listas que identifiquen todos los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas en relación con un tema determinado, tendrás una buena visión de conjunto. A continuación, podrás buscar la correspondencia entre tus puntos fuertes y tus oportunidades. Conocer los puntos débiles puede ayudarte a trabajar para convertirlos en puntos fuertes, y también puedes mitigar cualquier amenaza conocida.

El método 8D de resolución de problemas

El método 8D también tiene su origen en la industria del motor, y fue aplicado por primera vez por Ford en los años 80. La D significa disciplina. Las 8D se explican por sí mismas y son:

• D0: Haz un plan
• D1: Formar un equipo
• D2: Definir el problema
• D3: Desarrollar un plan provisional
• D4: Identificar la raíz del problema y una solución
• D5: Confirma que la solución funciona
• D6: Definir y aplicar los cambios necesarios
• D7: Prevenir la reincidencia
• D8: Felicita al equipo

Resolución de problemas: resumen de las mejores prácticas

Dejar un problema con la esperanza de que desaparezca por arte de magia o de que otro lo resuelva es poco probable que tenga un resultado positivo. La resolución de problemas es una parte integral de los negocios. Sólo prosperarán las personas, los equipos y las empresas capaces de enfrentarse a los problemas y resolverlos con éxito.

Los problemas pueden variar de un equipo a otro, de una empresa a otra y de un sector a otro. Sin embargo, adoptar un enfoque proactivo y replantear un problema para verlo como una oportunidad de aprender y crecer te vendrá muy bien. La teoría del caos sugiere que el efecto mariposa puede hacer que los problemas más pequeños tengan implicaciones inmensas en el futuro.  

¿Tienes una estrategia "a la que recurrir" para resolver problemas? Quizá ha llegado el momento de adoptar un enfoque más amplio. En Klaxoon tenemos muchas herramientas y recursos para ayudarte con la gestión de proyectos y la resolución de problemas: ¿por qué no echas un vistazo a nuestra página de recursos para saber más?