¿Cuáles son las dificultades para resolver problemas?

Una parte fundamental de la gestión de proyectos

Un buen gestor de proyectos es la flor y nata cuando se trata de resolver problemas; al fin y al cabo, lo hacen todos los días. Están familiarizados con la aplicación de los procesos que llevarán a su organización por el camino del cumplimiento de sus objetivos operativos y estratégicos, y no son ajenos a la eliminación de las barreras y obstáculos que se interponen en el camino.

Pero la resolución de problemas no consiste sólo en la mecánica del proceso y la implementación. En el mundo actual, frenético y en constante evolución, las personas están en el centro de la cuestión.

¿Por qué la resolución eficaz de problemas es un tema tan candente para las organizaciones?

En primer lugar, está la cuestión de alcanzar sus objetivos estratégicos y operativos, pero no hay que olvidar que la resolución de problemas puede garantizar, y de hecho garantiza, que las organizaciones realicen el cambio de marcha necesario para pasar de la idea a la acción. 

Puede parecer una obviedad, pero la resolución rápida de problemas realmente equivale a un resultado más rápido (es decir, harás el trabajo más rápidamente) y aquí es donde entra en juego la parte de las personas. La forma en que interactuamos entre nosotros, y cómo nos relacionamos, puede tener un enorme impacto en la eficacia y la rapidez con que resolvemos los problemas.

La evolución de la resolución de problemas

"Entonces, ¿qué hay de nuevo?" te pregunto. Pues bien, el lugar de trabajo y el trabajo en equipo en su conjunto han experimentado un cambio sísmico desde el inicio de la pandemia en 2020. En muchos lugares, las formas de trabajar han dado un vuelco total, y el trabajo híbrido o a distancia tiene ahora una legitimidad de la que no se habría oído hablar hace unos años.

Esto ha tenido como consecuencia que la geografía ha dejado de tener importancia: los equipos trabajan ahora desde cualquier lugar, en cualquier momento, con métodos de colaboración síncronos y asíncronos aceptados por muchas organizaciones de toda una serie de industrias y sectores. ¿Influyen estos cambios en la realidad cotidiana de la resolución de problemas? Pues sí.

Confía en el proceso

Existen numerosos marcos populares que a menudo se promocionan como la clave para la resolución eficaz de problemas. Cuando se trata del meollo de las habilidades de resolución de problemas, así es como funciona globalmente: 

• En primer lugar, tienes que definir tu problema; 
• Después, aclara tus pensamientos; 
• Ten un objetivo final claro; 
• Calcula la mejor manera de alcanzar ese objetivo; 
• Crea un plan de acción y cúmplelo. 

Dependiendo de cuál sea realmente tu problema, puedes encajar el puzzle de tu proceso de resolución de problemas de forma ligeramente distinta.

Entra en Design Thinking

Design thinking es una especie de bola curva en lo que se refiere a la resolución de problemas. Pero en los últimos años ha ganado una enorme popularidad dentro de las organizaciones, donde los equipos lo prefieren por la forma en que pone las necesidades del cliente en el centro de todo el proceso. Design thinking como forma de trabajar se basa en gran medida en la observación de los clientes de una organización, así como en la empatía con sus necesidades y deseos. De hecho, a sus defensores les encanta precisamente porque es un proceso iterativo, con una forma muy práctica de crear lo que a menudo son soluciones extremadamente innovadoras.

Potencia la resolución de problemas con una colaboración eficaz

¿Cuál es la mayor conclusión de todo esto hasta ahora? Que para que las organizaciones tengan éxito, necesitan que sus empleados trabajen juntos para resolver los problemas con rapidez y eficacia. Las formas colaborativas de trabajar para ayudar a resolver problemas podían parecer sencillas cuando todo el mundo acudía a la oficina cada día y las reuniones en persona eran la norma, pero añade varios años de vida pandémica, una mano de obra que ya no ve la vida de oficina como el todo y el fin, y obtendrás una perspectiva ligeramente diferente.

Resolución de problemas en la era del trabajo híbrido

Durante tanto tiempo como se ha reconocido que resolver los retos organizativos es un elemento vital para dirigir una empresa con éxito, también el arte de resolver problemas se ha centrado en lo que muchos consideran el problema empresarial universal: encontrar y ayudar a los clientes al tiempo que se aumenta la rentabilidad general. 

Aunque esto podría haber funcionado en una época en la que la economía estaba impulsada por la fabricación y los bienes de consumo, ya no es así.

Todo gira en torno a la UX

Ahora la economía está muy impulsada por los servicios, con cambios tecnológicos a una escala que habría sido incomprensible hace diez años. Quizá lo más importante de todo sea que los consumidores -las personas- exigen un nivel mucho más alto de experiencia de cliente/usuario.

El resultado neto de todo esto es que, para tener éxito, las empresas deben estar muy centradas en las soluciones, agile y preparadas para aplicar los cambios lo más rápidamente posible. Y esto deja un enorme margen para la complejidad.

Los principales retos de la resolución de problemas

Si trabajas resolviendo problemas, lo más probable es que ya conozcas bien los obstáculos que se interponen en tu camino. Pero en aras de la claridad, revisemos algunas de las cuestiones más significativas.

Entorno laboral

En primer lugar está el medio ambiente. En los últimos años, la tecnología de las comunicaciones ha experimentado grandes avances. Los equipos pasaron de trabajar en oficinas individuales a espacios abiertos y, en algunos casos, al hotdesking. Ahora, sin embargo, los equipos trabajan desde sus propios hogares, a menudo desde múltiples ubicaciones en todo el mundo.

Aunque los recientes cambios hacia espacios de trabajo remotos e híbridos demuestran un gran avance en términos de flexibilidad y la oportunidad de equilibrar mejor tu vida laboral, plantean algunas dificultades a la hora de resolver problemas. ¿Es posible fomentar la inteligencia colectiva desde tal distancia? ¿Cómo se gestionan las diferencias horarias en el equipo? ¿Es posible colaborar con una comunicación y una alineación sin fisuras? ¿Y es realmente posible crear procesos que funcionen de forma tan híbrida para tener en cuenta las formas únicas que cada miembro del equipo puede elegir ahora para operar?

Hábitos y cultura de empresa

La cultura de la empresa también puede ser un obstáculo importante. Muchas organizaciones se quedan estancadas en una determinada forma de trabajar, y tanto su equipo directivo como los empleados en general se muestran reacios a cambiar de rumbo, aunque sus "viejas formas" de trabajar no estén teniendo mucho éxito. Las reuniones son un ejemplo fascinante de ello: algunas organizaciones siguen exigiendo que los empleados vuelvan a la oficina y a una rutina diaria de reuniones en persona, mientras que otras han cambiado por completo al trabajo a distancia. 

Transparencia

La transparencia está estrechamente vinculada a la cultura de la empresa. Porque para resolver eficazmente los problemas, se necesita tanto una cultura dispuesta a aceptar los problemas/soluciones identificados, como la transparencia necesaria para poder identificar los problemas. No siempre es un proceso fácil y a menudo requiere que los altos dirigentes y los gestores de proyectos salgan de su zona de confort y estén dispuestos a enfrentarse a nuevas ideas y nuevos enfoques de la resolución de problemas con una mentalidad abierta.

Cómo facilitar la resolución eficaz de problemas y superar sus dificultades

Cada función de una organización tendrá, naturalmente, su propio conjunto de dificultades que superar: algunas estarán más limitadas por la llamada "fijeza funcional ", por ejemplo, mientras que otras pueden enfrentarse a obstáculos causados por información irrelevante. En última instancia, no existe un enfoque único para la resolución de problemas, pero hay algunas cosas que puedes hacer para mejorar tus posibilidades de encontrar soluciones que tengan un impacto mensurable.

Prueba nuevas formas de pensar

Si aceptamos que hay nuevos problemas que resolver, entonces tiene sentido que necesitemos aplicar nuevas formas de pensar. ¿Cómo podemos hacerlo, o mejor dicho, cómo deberíamos hacerlo? Sin poder predecir el futuro, lo mejor que podemos hacer es aspirar a crear equipos con una verdadera diversidad de capacidades y un entorno que fomente el pensamiento creativo. A continuación, tenemos que considerar cómo se ve esto en la práctica, o mejor dicho, las cosas que puedes hacer ahora para intentar evitar caer en estas barreras al éxito.

Utiliza herramientas adecuadas a tu finalidad

Es probable que dispongas de algunos sistemas y procesos para apoyar tus actividades de resolución de problemas, pero merece la pena llevar a cabo una auditoría para comprobar si lo que tienes es adecuado para tu propósito y si no hay lagunas de necesidad significativas.

Querrás herramientas que facilitan la colaboración y permitan a los equipos alinearse desde cualquier lugar, con un acceso fácil y formas eficientes tanto de crear como de compartir nuevas ideas.

Es importante que los trabajadores a domicilio y los trabajadores híbridos puedan contribuir desde cualquier lugar y en cualquier momento, y tener un canal de comunicación abierto es vital si quieres poder hacer las cosas sin problemas.

Quizá quieras plantearte formas de reducir tus reuniones tradicionales. Esto podría significar adoptar un enfoque más asíncrono de la forma de trabajar de tu organización, permitiendo que los compañeros realicen sus tareas en momentos diferentes para que un proyecto siga avanzando. O podría significar simplemente vigilar dónde se pone más a prueba tu inteligencia colectiva. ¿En qué situaciones te cuesta encontrar soluciones a los problemas, y podría mejorar tu porcentaje de éxito con unos simples ajustes?

Otra cosa a considerar es cambiar tu enfoque de las sesiones más tradicionales de resolución de problemas al estilo de workshop a un enfoque design thinking . Para los no iniciados, esto puede parecer una palabra de moda, pero también es una forma estupenda de romper con los obstáculos tradicionales que pueden frenar a los gestores de proyectos a la hora de encontrar soluciones a sus problemas más acuciantes, y es absolutamente posible facilitar sesiones de design thinking a distancia o en modo híbrido.

Arriésgate

Muchas de las dificultades a las que se enfrentan actualmente los gestores de proyectos a la hora de resolver problemas son formas de trabajar que están muy arraigadas. A menudo están ligadas a lo que es la "norma aceptada" y, culturalmente, puede resultar difícil hacer las cosas de otra manera.

Reunir las herramientas para aprovecharlas de nuevas formas puede ser una forma inteligente de hacerlo, pero sólo funciona si empieza en lo más alto, con líderes empresariales que capaciten a su gente para utilizar las herramientas a su disposición para encontrar formas más eficaces y eficientes de trabajar.

Pero si algo nos han enseñado los últimos años es que no tenemos más remedio que adaptarnos para sobrevivir, y que a menudo, al probar algo diferente es cuando se produce la magia.