Comment réaliser un devoir à huit mains et à distance avec Klaxoon

D’une (non) collaboration téléphonique au management visuel

Novembre 2020. Léa Ferrer est chargée de communication en alternance au sein de Malakoff Humanis et en Master 1 Management Social et RH à l’INSEEC, lorsque son professeur de psychologie propose un devoir à ses étudiants : identifier les liens entre la psychologie du travail et les fonctions des ressources humaines. Par groupe de 4, les élèves doivent répondre à 4 questions sur le sujet, à travers un dossier d’une quinzaine de pages.

Tous confinés, Léa et ses camarades cherchent le meilleur moyen de collaborer tous ensemble. « On commence par passer des appels téléphoniques en mode conférence. On prend des notes individuellement, mais en vérité, cela ne mène pas à grand-chose car personne n’échange vraiment.» Face à ce problème, Léa propose de changer de méthode et d’utiliser Klaxoon.

Dans le cadre de son travail chez Malakoff Humanis, elle utilise déjà les outils Klaxoon, principalement pour faciliter les usages des outils numériques des collaborateurs de MH. 

L’objectif était de gagner en clarté et en efficacité, que nous puissions tous voir concrètement sur quoi travailler ensemble.

Un Whiteboard pour co-construire le devoir

Léa construit donc son Board pour que chaque participant puisse intervenir et poser ses idées. Elle détermine une zone par question et établit un code couleur pour que les idées soient immédiatement catégorisées.

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• En jaune, les biais cognitifs
• En violet, la définition du biais
• En bleu, des exemples concrets
• Et en vert, les liens utiles 

Pour les placer, elle dessine un tableau. Dans celui-ci, chaque colonne correspond à un axe de réflexion à mener pour répondre à la question du devoir.

Elle fait toute sa mise en place avant d’envoyer le Board aux autres participants, afin de créer un cadre unique et partagé.

Léa et ses camarades sont enfin prêtes à collaborer !

Pour répondre aux différentes questions, elles forment des binômes qui réfléchissent chacun à un axe et posent leurs idées, puis échangent les axes. Grâce au Board et aux idées qui apparaissent une à une sur les différents tableaux, tout le monde trouve que la réflexion en groupe est facilitée. Chaque binôme peut présenter ses idées à l’autre équipe et se challenge pour en trouver d’autres.

C’est plus facile de se challenger sur des simples idées que sur un contenu déjà rédigé. Quand on travaille ensemble, on utilise Messenger pour s’appeler et expliquer à l’oral les idées que nous posons sur le Board.

En parallèle, le Board devient la base pour la rédaction du livrable final, le fameux dossier. Et cerise sur le gâteau, grâce à quelques captures d’écran, il leur est très facile de montrer l’état d’avancement du projet à leur professeur pour qu’il puisse, lui aussi, rebondir sur des idées ou les aiguiller sur d’autres.

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Entre les différentes sessions de travail en commun, Léa repasse sur le Board pour ranger les catégories et s’assurer que la structure du Board reste toujours pertinente pour leur devoir. Et en quelques sessions de travail, celui-ci est prêt.

Grâce à Board, une collaboration plus efficace même à distance

Léa est ravie d’avoir pu utiliser Board pour son devoir. Et ses camarades le sont également. Alors qu’elle était la seule de son groupe à connaître les outils Klaxoon dont le Board avant ce projet, tous les participants ont su se l’approprier très vite.

Alors que la distance et le confinement leur rendaient la collaboration très difficile, le Board Klaxoon a pallié le problème.

Les échanges ont été facilités, leur productivité et la qualité de leurs idées ont augmenté. Léa estime avoir divisé son temps de travail par 2, grâce à l’usage de Klaxoon.  Et petit bonus, comme l’explique Léa elle-même, « nous nous sommes beaucoup amusées ».

Pour Léa, les bénéfices de Klaxoon reposent sur sa simplicité d’usage. Grâce au Board, elle et ses camarades ont pu plus facilement : 

• passer à la rédaction du dossier, à partir des idées et des tableaux présents sur leur Board. Tout y est clair et visuel. 
• s'attribuer les tâches, se répartir les parties à rédiger et finalement améliorer leur collaboration.

Chaque nouvelle idée nous faisait rebondir sur une autre, et de fil en aiguille, nous avons construit le dossier, avec des idées auxquelles nous n’avions pas pensé au départ.

Malgré la distance, grâce à Board, Léa transforme les réunions de brainstorming de son devoir en workshops itératifs, durant lesquels, l’intelligence collective de son groupe s’est révélée.