5 templates pour un management d’équipe efficace

Les équipes qui choisissent où, quand et comment travailler ensemble, autrement dit qui collaborent “intentionnellement” sont trois fois plus innovantes que les autres. C’est l’un des résultats d’une étude menée par le cabinet de conseils Gartner sur les bonnes pratiques du travail hybride. Si une collaboration efficace est utile dans le milieu professionnel, elle devient essentielle dans un contexte de travail hybride : à la fois sur site, en télétravail, en asynchrone, lors des moments de synchronisation. En bref, dans toutes les nouvelles situations de travail qui existent.

Cette réalité devient le quotidien des salariés à travers le monde. Le dernier Work Trend Index, révèle d’ailleurs, que un salarié sur deux souhaite désormais adopter un modèle hybride ou complètement à distance.

Pour vous aider à travailler de manière efficace, en mode hybride et développer des échanges efficaces même entre plusieurs équipes, voici 5 templates à utiliser immédiatement ! Que ce soit pour vous synchroniser régulièrement, pour assurer votre suivi de projet, pour échanger en tête à tête, pour libérer la parole ou trouver de nouvelles idées, ces templates peuvent devenir vos références du quotidien.

Le management visuel pour faciliter les échanges

Avant de vous présenter ces 5 templates, un bref rappel de l’importance du management visuel. 

Le management visuel, c’est tout simplement le fait de miser sur des éléments d’informations visuels et identifiables plutôt que sur un discours oral. C’est la mise en œuvre de l’adage : « Une image vaut mille mots ». Pour rappel, le cerveau retient six fois plus d’informations quand elles sont présentées visuellement et oralement, par rapport à une présentation seulement orale.

Mais ça vient d’où ? Du côté du Japon et plus précisément chez le constructeur automobile Toyota. Dans les années 1960, Toyota a eu l'idée ingénieuse du système "Andon": Ce système permettant de donner en temps réel l’état de chaque poste de travail. Dans la zone de production, sur un tableau positionné en hauteur et visible d'où que vous soyez, chaque ligne est représentée par un rectangle qui porte un chiffre (1 à 10 par exemple). Suivant l'état de la ligne, le chiffre s'allume suivant le code couleur suivant

• vert = fonctionnement normal
• orange = anomalie qui nuit au travail mais n'empêche pas l’exécution du processus
• Rouge = anomalie grave qui nécessite une intervention d'urgence ou un arrêt de la chaîne de production.

Ce système Andon répondait à un double objectif : gagner en réactivité et résoudre plus facilement les problèmes au sein de l’atelier. L'information dans l'usine devenant ainsi compréhensible, accessible à tous et intelligente !

Parmi les autres inventions visuelles de Toyota, on retrouve l’Obeya. Il s'agit d'une salle de management visuel où sont disposés des tableaux statiques (enjeux, objectifs...) et dynamiques (planning court terme, amélioration continue, suivi qualité...). La mise en forme des informations dans cette salle permet de comprendre en un regard les informations clés de la production de l'usine.

L’Obeya répond à deux objectifs:

1. Sortir les employés de leurs bureaux 
2. Les encourager à se retrouver tous ensemble de manière quotidienne dans un endroit central où ils peuvent se rencontrer, discuter des informations clés et résoudre des problèmes urgents. 

Voilà pour les éléments historiques ! Et d’ailleurs, vous y êtes confrontés tous les jours. Lorsque vous circulez dans la rue, les panneaux de signalisation, les feux tricolores sont des outils de management visuel, par exemple. Cela fait partie de votre quotidien, sans même que vous vous en rendiez compte.

Aujourd’hui, pour appliquer le management visuel de manière efficace au quotidien, avec vos équipes et même à distance, vous pouvez vous appuyer sur un whiteboard digital, comme Board : un espace de travail infini sur lequel vous pouvez collaborer de manière visuelle, tenir des réunions avec visioconférence intégrée pour échanger, participer, créer tous ensemble, n’importe où et à n’importe quel moment. Et pour vous aider à vous lancer, vous pouvez vous appuyer sur des templates : ce sont des méthodes de réunions et de workshops prêtes à l’emploi, comme celles présentées ci-dessous. Elles sont issues des meilleures pratiques de la communauté d'utilisateurs de Klaxoon à travers le monde.

La Weekly pour se synchroniser, fédérer et partager toujours le même cap en équipe

La Weekly, c’est le rituel de synchronisation hebdomadaire en équipe. C’est le moment clé où l’on vient partager de l’information utile pour l’ensemble de l’équipe pour la semaine à venir. 

Pourquoi vous faut-il ce template ?

Parce que les rituels constituent l’un des secrets des équipes performantes. Ils forment un cadre connu partagé par l’ensemble de ses membres. À ce titre, la Weekly est utile pour plusieurs raisons.

• Tout le monde participe : chacun et chacune peut envoyer ses idées et les informations en amont du workshop. Résultat, tout le monde se focalise sur l’information.
• C'est court : pendant la réunion, chacun passe en revue les idées qu'il a préparées et non toutes celles qui lui viennent en tête. 
• C'est efficace : les idées partagées sont de l'information utile au groupe. Par exemple, 4 types d'idées : les actions principales réalisées pendant la semaine et qu'il faut partager au groupe pour une bon alignement ; les actions à venir la semaine pro ; les points bloquants ; les coups de coeur qui sont autant de célébrations de réussites individuelles ou collectives 
• Tout est toujours disponible : les personnes absentes peuvent s’informer et poser des questions si nécessaire, en mode asynchrone grâce aux idées déposées sur le Board.

Le partage, la communication et la synchronisation sont trois excellents leviers pour un travail en équipe efficace. Ce template est la porte d’entrée idéale pour changer ses méthodes de travail. Ce workshop de synchronisation donne un cap à l’équipe, permet de partager l’information et fédère le collectif. Utilisé au sein des équipes du Crédit Agricole, le rituel de synchronisation est devenu incontournable. D’après un sondage interne, 94% des personnes participant à ces rituels souhaitent les poursuivre.

Le Kanban, plus d’efficacité dans la gestion de tous vos projets

Retour au Japon et chez Toyota pour ce deuxième template ! Car oui, c’est un ingénieur japonais du nom de Taiichi Ōno qui a eu l’idée de cette méthode pour optimiser la capacité de production des usines Toyota. 

En japonais, Kanban signifie étiquette. À l’origine de ce système, on retrouve la recherche de productivité du constructeur automobile. Face au besoin des usines de s’assurer du stock de tel ou tel produit dans la conception des véhicules, Taiichi Ōno a imaginé un système dans lequel chaque produit nécessaire à la fabrication est représenté par une étiquette de couleur. Listées et affichées sur un tableau dans l’usine, le nombre d’étiquettes permettait en un clin d'œil de voir la capacité de production d’une unité et de réguler celle-ci au plus vite. La base de la gestion de projet.

Aujourd’hui élargi à de très nombreux pans d’activité, le Kanban est une méthode qui permet de s’assurer de l’état d’avancement de différentes tâches dans le cadre d’un projet. À démarrer, en cours, terminé, toutes les étapes sont indiquées et immédiatement identifiables, via un code couleur ou un système de tableau.

En format template, le suivi se fait facilement sur site ou à distance, à la fois de manière asynchrone en allant directement voir le Board et lors de points de suivi spécifiques. En un clin d'œil, on repère chaque élément, là où le projet avance et là où il peut être bloqué. Et agir en conséquence.

Pour des projets d’équipes transverses, c’est un incontournable qui permet de connaître l'état d’avancement d’un projet même s’il est géré par plusieurs équipes. 

‍Vladimir Kelava est coach agile chez Schneider Electric. Il accompagne les équipes dans leur transformation vers des méthodes de travail plus efficaces. Il utilise régulièrement la méthode Kanban pour son suivi de projet. Avec seulement trois colonnes – à faire, en cours et terminé – il peut facilement voir l’état d’avancement de ses équipes et monitorer celles-ci. Tout cela, n’importe où et n’importe quand.

Le One-to-One, l’incontournable pour une relation de qualité

L’entretien individuel est un des moteurs de l’engagement de vos collaborateurs. Il représente un important vecteur de motivation pour les équipes. C’est d’ailleurs l’une des conclusions d’une étude menée par le spécialiste de la collaboration en entreprise et professeur d’université Steven Rogelberg. Mené en partenariat avec Klaxoon, ce travail de recherche est formel : les personnes qui ont régulièrement des entretiens individuels sont bien plus engagés que ceux qui n’en font pas ou très peu. Autre point positif souligné par cette étude, les entretiens individuels sont privilégiés par les salariés car ce sont des moments très qualitatifs.

Pour rendre cet entretien individuel plus efficace, privilégiez le template One-to-One. C’est le template idéal pour co-construire une feuille de route partagée par le manager et le collaborateur.

Grâce à ce template, vous vous synchronisez facilement. En un seul et même endroit, vous pouvez retrouver vos objectifs, votre plan d’action pour les atteindre, indiquer les éventuels points de blocage et plus globalement constater l’avancée de vos projets. Toujours disponible, vous pouvez y revenir de manière asynchrone pour vérifier une information ou préparer votre prochain point.

C’est justement le template qu’utilisent Nelly et Jerôme pour leur point hebdomadaire. Un rendez-vous essentiel pour l’apprentie et son responsable, tous deux membres de l’équipe  Innovation et Transformation Digitale chez ENGIE Solutions Engineering, comme elle l’explique elle-même : « Ce template me permet de mieux m’organiser. Et c’est beaucoup plus simple pour moi car j’y retrouve tout : missions, deadlines et un visuel sur les projets de Jérôme. Ce management visuel n’a que des atouts pour moi. Je me sens plus proactive et plus efficace.»

Le Relais d’équipe, pour tirer profit de l’intelligence collective

Réfléchir ensemble à des projets, chercher des solutions, imaginer de nouveaux produits sont l’une des bases de l’innovation en entreprise. Chaque jour, nous sommes amenés à partager, à discuter et à échanger. L’un des enjeux est de le faire de manière efficace, de conserver des traces des réflexions des personnes présente et de favoriser la prise de parole. Alors comment ? En passant par des méthodes de brainstorming

Contrairement à ce qu’on pourrait penser de prime abord, imaginer de nouvelles idées, cela ne s’improvise pas.

Et rien de tel qu’un template dédié pour visualiser immédiatement les idées du groupe. Par exemple, le relais d’équipe qui regroupe de nombreux avantages.

Sur un sujet donné, une personne émet une idée et la transmet à une autre qui poursuit la réflexion en enrichissant l’idée initiale. Puis, elle la transmet à son tour et ainsi de suite jusqu’à ce que tous les individus présents aient pu enrichir l’idée. Tout le monde se passe donc le relais, comme le nom du template l’indique.

Cette méthode est intéressante car elle permet de s’exprimer librement qu’importe ses traits de personnalité. Celles et ceux qui débordent d’inspiration pourront proposer l’idée initiale et celles et ceux qui préfèrent s’appuyer sur des propositions seront plus à l’aise pour les étapes suivantes. Tout le monde peut alors s’affirmer selon ses prédispositions.

Le fait de transmettre une idée à la personne suivante permet d’éviter les doublons, puisque tout le monde est au courant de toutes les idées. 

Autre avantage : elle peut se prêter facilement au travail asynchrone. Comme un jeu au tour par tour, les idées se développent et s’enrichissent en passant de mains en mains. Cette méthode peut très bien être utilisée en asynchrone où chacun et chacune doit prendre le temps de réfléchir et de poster ses idées au moment venu, dès que la personne précédente a fourni les siennes.

Rien ne vous empêche de lancer le sujet un matin, de laisser votre groupe en autonomie pour développer sa réflexion et de voir les résultats un peu plus tard. C’est tout l’intérêt des méthodes de management visuel, les idées restent disponibles n’importe où et n’importe quand.

Avec le template Relais d’équipe, vous développez l’intelligence collective au rythme de votre équipe.

Boostez l’esprit de compétition avec le Challenge d’équipe

Un autre template à avoir sous le coude et qui est méconnu est le Challenge d'équipe. En proposant des temps d'émulation collective, vous permettez à votre équipe de se dépasser.

Que ce soit pour obtenir des leads, récupérer du feedback client, démarcher des prospects ou bien accélérer une campagne de recrutement, ce template est idéal pour mobiliser toute votre équipe autour d’un objectif fédérateur dans lequel chaque membre aura son rôle à jouer. 

Et pour vous lancer, rien de plus simple.

• Définissez un objectif : clair et unique pour toutes les personnes engagées
• Établissez des règles : combien de temps dure le challenge, comment faire pour gagner des points
• Faites le suivi des scores : pour stimuler les personnes et engager votre groupe.

À la fin du challenge, n’oubliez de récompenser la personne gagnante et vous pourrez constater les résultats de votre challenge sur l’ensemble du groupe.

Pour preuve, les résultats du challenge commercial de Guillaume, directeur d’une boutique d’optique à Rennes. En lançant un défi à ses collaborateurs et collaboratrices, sa boutique a vendu 30% de montures en plus, par rapport à sa moyenne.

La dimension ludique vous permet de dynamiser votre activité. L’utilisation du template assure le suivi du challenge n’importe où et n’importe quand. C’est la garantie de maintenir la motivation de tous sur la durée et de resserrer les liens entre les membres de l’équipe.

Alors de temps en temps, n’hésitez pas et amusez-vous en équipe. En proposant des challenges réguliers et en lien avec les indicateurs de performance de l'équipe, vous dynamisez fortement le collectif.

Et pour aller plus loin

Si vous souhaitez découvrir d’autres templates, adaptés au management en mode hybride, inspirez vous du template Manager à distance qui vous propose 6 autres templates, pour faire collaborer votre équipe dans n’importe quelle situation, que vous soyez au bureau, à distance, en asynchrone ou tous réunis. Il y en a forcément un fait pour vous.

Et parce qu’on a toujours besoin de collecter du feedback à tout moment et de transmettre de l’info à toute l’équipe, pensez au Mémo. En quelques clics, construisez votre contenu en texte, photos ou vidéos et favorisez la participation de tous en insérant des quiz et des sondages. Que ce soit pour préparer un workshop, vérifier que les informations ont été bien comprises ou bien pour rendre votre session de travail plus interactive, tout est possible avec Mémo, même en asynchrone.