Animer une rétrospective en ligne avec Klaxoon en 7 étapes

Hélène travaille chez Orange, au sein de la Direction des Ressources Humaines de la Direction Entreprises France. Sa mission : accompagner la mise en place des nouveaux modes de travail auprès des équipes et faire en sorte que l’expérience salariés soit incomparable. Hélène travaille auprès de 10 000 collaborateurs de l’entité Business d’Orange, 130 chargés des ressources humaines et plus de 80 salariés du programme Change Makers. Elle utilise Klaxoon pour animer des ateliers et des réunions de travail en ligne avec des équipes réparties à travers la France. Découvrez en vidéo comment Klaxoon permet à Hélène d’animer des rétrospectives en ligne efficaces et participatives.

Très concrètement, Klaxoon permet de proposer de nouveaux outils pour accompagner la transformation du monde du travail d'aujourd'hui.

Préparer facilement son atelier de travail grâce au template Rétrospective

L’une des missions d’Hélène est de faciliter le travail des équipes à distance en proposant des outils collaboratifs et des méthodes efficaces. L’enjeu : continuer de travailler à distance aussi efficacement qu’au bureau. Pour cela, Hélène organise des ateliers de travail à distance : workshops, réunions de projet, webinars, séminaires, brainstorming en ligne... Hélène a besoin que son équipe prenne du recul et puisse s’exprimer pour repenser, restructurer, prioriser et construire la réflexion autour de l’organisation de demain. Pour réunir autour de cette problématique une soixantaine de personnes réparties physiquement dans cinq sites Orange à travers la France, Hélène organise une journée de rétrospective à distance en s’appuyant sur un Board Klaxoon et un outil de visioconférence.

On va pouvoir faire contribuer toutes les personnes bien qu'elles soient éloignées. Pour l'animateur, c'est très confortable puisque chacun va être partie prenante de l'action qu'il va avoir au sein de l'activité.

Pour préparer cette journée d’atelier, Hélène utilise le template Rétrospective, accessible directement sur Klaxoon.

Vous allez choisir le modèle qui vous plaît, cliquer sur “utiliser” et ça vous ouvre un Board tout neuf, tout beau, que vous avez juste à utiliser. En résumé, cela prend 5 minutes : le temps de cliquer, de se dire “allez j’y vais”, de mettre le titre et la date.

Lancer rapidement la session de Brainstorming en ligne

En un clic, Hélène partage le lien vers le Board avec l’équipe. Très simplement, les participants se connectent, d’où qu’ils soient et à partir de leur ordinateur, tablette ou smartphone.

Klaxoon est multi-device, ce qui en fait vraiment une force pour pouvoir se connecter quand on le souhaite où on le souhaite, en mobilité ou en sédentarité. On peut utiliser Klaxoon sur son ordinateur pour voir en grand, mais aussi sur Android ou iPhone avec l’application pour compléter le Board au fil de l’eau, pouvoir cliquer et en 30 secondes poster ses idées et les déplacer en toute autonomie.

Tout au long de l’atelier, l’équipe est invitée à s’exprimer sur 5 thématiques :

• Keep doing : ce qui fonctionne bien dans le projet et qui manquerait à l’équipe si ça n’existait pas
• Less of : ce qui existe et qui est à revoir car inefficace
• More of : ce qui existe, qui est positif et à développer encore davantage
• Stop doing : ce qui est bloquant ou du moins qui n’est pas bénéfique, à arrêter
• Start doing : une nouvelle idée à tester, qui devrait être bénéfique

Pour commencer, Hélène invite le groupe à poster ses idées sur la première thématique, en sélectionnant la couleur bleu. Chaque participant poste ses idées sans voir celles des autres : Hélène a choisi ce mode de participation pour que chacun puisse s’exprimer très librement, sans être influencé par l’équipe.

Rythmer simplement le temps d’idéation et de restitution grâce au Timer

Pour structurer le temps d’échange et respecter la durée prévue de l’atelier, Hélène lance un Timer : elle accorde trois minutes à l’équipe pour poster ses idées sur une thématique. Quand le temps est écoulé, le Board se met automatiquement en pause et Hélène peut repasser en mode affichage pour que le groupe prenne connaissance des idées exprimées.

Suite à cette session d’idéation sur les 5 thématiques de la rétrospective, le groupe prend 5 à 10 minutes pour s’interpeller, poser des questions ou encore mettre en avant certaines informations.

Avec cette technique d'animation, à force d'échanger, il y a un foisonnement d'idées qui va nous permettre d'alimenter nos projets.

Prioriser collectivement les idées avec la fonction Like

Une fois les informations centralisées dans chaque zone et éclaircies par la mise en commun des idées, l’objectif est de passer de l’idée à l’action. Pour cela, les participants utilisent la fonction Like : ils attribuent un coeur aux 3 idées par thématiques qui leur semblent pertinentes, importantes, bref, celles à mettre en place en priorité.

Hélène passe ensuite le Board en vue Colonne : en un clin d’oeil, elle identifie les idées les plus likées. Sur le Board, elle les regroupe par thématiques simplement grâce aux couleurs et peut ensuite les déplacer dans la zone “let’s go!” : très visuellement, on retrouve alors les idées plébiscitées par le groupe, qui seront mises en place suite à la rétrospective.

Passer de l’idée à l’action de façon participative et efficace

5 chantiers majeurs sont identifiés collectivement grâce à la priorisation des idées. Pour préparer la mise en place de ces projets, Hélène les répartit dans chacun des 5 groupes réunis en présentiel sur 5 sites Orange. En 20 minutes, chaque groupe a pour mission de déterminer de façon autonome l’objectif prioritaire du chantier et les 3 premières actions à lancer pour atteindre cet objectif.

Pour le temps de restitution, Hélène lance un Timer de 5 minutes par groupe pendant lesquelles chacun présente à l’ensemble de l’équipe le résultat de sa réflexion.

Hyper pratique puisqu’ensuite nous avons rouvert les micros et chacun des sites où étaient regroupés une dizaine de salariés a pu nous délivrer la production en terme d’actions à mettre en oeuvre, qu’ils avaient pu faire sur un temps assez court.

Hélène utilise ensuite Question afin de permettre aux participants volontaires de s’inscrire pour travailler sur l’un des 5 chantiers que l’équipe vient d’identifier. En direct, elle lance un Nuage de mots par chantier : il suffit aux participants de cliquer sur le chantier qui les intéresse et de répondre à la Question en indiquant leur prénom. L’objectif est qu’à l’issue de la rétrospective, l’équipe reparte avec toutes les étapes et sache quels projets seront lancés, avec qui et de quelle manière.

La fonction Question est assez magique puisque vous allez pouvoir ajouter sur n’importe quelle idée une question Nuage de mots, à étoiles, vote… Sans quitter le Board, chacun peut répondre et on peut alors prendre la température.

Conclure la rétrospective avec un ROTI

L’atelier touche à sa fin et Hélène souhaite avoir un retour de son équipe sur cette journée de brainstorming en ligne. Elle lance alors une Question d’évaluation pour faire un ROTI (Return On Time Invested) : chaque participant est invité à donner entre 1 et 5 étoiles. En parallèle, Hélène ouvre également une Question libre pour que chacun puisse indiquer un feedback détaillé à chaud, juste avant de se quitter ou juste après la réunion. Ce feedback permet d’évaluer si l’équipe adhère au format de l’atelier et quels éléments doivent être ajustés.

Ce n’était pas gagné car on ne vient pas forcément de bon coeur pour une journée entière en visio à distance quand on ne l'a jamais fait... Finalement, on a eu 30 réponses et un très bon ressenti par rapport à cet atelier, ce qui nous a vraiment encouragés à continuer à développer ce type de travail à distance.

On a été très satisfait de voir qu'une journée à distance animée de cette manière-là permet à la fois de passer un bon moment, de tisser du lien et en même temps de construire des choses solides et réelles pour la suite au sein de nos organisations.

Avec Rétrospective, Hélène dépasse ses objectifs : l’équipe identifie et priorise collectivement les chantiers à mettre en place, les participants se portent volontaires pour les prendre en charge et fournit des feedbacks.

Nous n'aurions pas pu fonctionner sur ce format sans Klaxoon. Le Board et les Templates permettent d'imaginer et de mettre en place de nouvelles choses. Les participants avaient du mal à partir…

Créer un compte-rendu instantané de la rétrospective

En tant qu’animatrice, Hélène peut retravailler le Board et le transformer en rapport contenant tout ce qui a été produit pendant la rétrospective : les idées, les likes, etc. Elle peut également réaliser une extraction Excel de manière à livrer aux responsables des chantiers un produit fini qu’ils peuvent immédiatement charger et suivre dans leurs outils habituels.

Prenez un peu de temps pour gagner du temps et découvrir Klaxoon, que nous utilisons chez Orange avec nos équipiers avec plaisir pour construire et continuer de collaborer demain. Klaxoon a tellement évolué qu'on peut faire énormément de choses puisque la seule barrière, c'est notre imagination.

Hélène anime également des rétrospectives pendant des Codir : par exemple, avec le template dédié, en seulement 3 heures, les 13 membres du Codir ont repensé les rituels de réunion et défini de nouvelles instances. L’objectif d’Hélène est d'utiliser davantage les templates Roadmap et Weekly pour permettre aux équipes de s’engager et de participer en asynchrone.

Une fois Board maîtrisé, une fois qu'on a compris que ce n'est pas juste un tableau blanc mais un tableau animé, on peut faire des Boards sur tout, qu'on soit en physique ou à distance.

Comme Hélène, préparez et animez facilement des rétrospectives en ligne grâce au template Rétrospective !

Pour en savoir plus sur l'usage d'Hélène, découvrez le replay de son webinar Klaxoon, également disponible sur notre chaîne Youtube.