Breakout Rooms: animer des ateliers en sous-groupes à distance

Comment organiser facilement des réunions en sous-groupes  à distance ?

Que vous soyez manager, collaborateur, formateur ou consultant, vous vous êtes sûrement déjà posé cette question importante : comment organiser facilement des sous-groupes de travail à distance ?

Ces dernières années, la manière de travailler ou de se former en groupe a profondément évolué. De plus en plus d'équipes souhaitent pouvoir se retrouver en télétravail ou en mode hybride, sans perdre l'efficacité qu'elles avaient autrefois en présentiel.

Or, que ce soit pour un workshop, une séance d'idéation ou un travail de groupe dans le cadre d'un cours en ligne, il est parfois nécessaire de répartir un grand nombre de participants en sous-groupes pour avancer plus facilement. Ainsi, vous encouragez tous les membres du groupe à s'exprimer et à participer, et vous favorisez une restitution plus diversifiée avec différentes approches proposées par les différents sous-groupes.

Oui mais alors, comment faire pour adapter simplement ce format en télétravail ? S'il est facile de reproduire une salle de réunion physique sous la forme d'une salle virtuelle, qu'en est-il lorsque chaque sous-groupe doit disposer dans cette salle de son propre espace de réflexion, sans gêner le travail des autres ?

Avec le Template Breakout Rooms, vous retrouvez facilement les conditions de travail en sous-groupes à distance, sans pour autant impacter votre efficacité et multiplier vos outils et canaux de communication. Cette méthode prête à l'emploi vous permet aussi d'alterner les temps de travail en sous-groupes et en groupe étendu, afin de rythmer vos sessions de travail et de vous nourrir des idées de chacun.

Le Template Breakout Rooms, la solution simple pour animer des réunions ou ateliers en sous-groupes

Avec le Template Breakout Rooms, préparez et animez simplement vos salles de sous-groupes, en un seul endroit et en quelques clics.  

Avant la session de travail, lancez le Template et préparez votre Board principal : celui-ci servira d'espace d'accueil pour l'ensemble des participants, avant de démarrer les ateliers en sous-groupes.

Suivez pas à pas les étapes du Template pour personnaliser les différents espaces prévus à cet effet avec des formats variés :

• Images ou photos
• Vidéos
• Schémas
• Liens vers des sites web ou des documents,...

La palette d'outils graphiques à disposition vous permettra de créer de nouveaux espaces, de remplacer les éléments proposés, d'ajouter des éléments visuels et de créer votre propre espace d'accueil.

Une fois votre Board prêt, vous n'avez plus qu'à inviter les participants en leur transmettant un lien ou le code du Board. Ceux-ci pourront alors rejoindre l'activité en un clic.

Live et Synchro de Board, pour une expérience fluide de travail en sous-groupes à distance

Live est l'outil de visioconférence intégré à votre Board Klaxoon. Lancez un Live pour retrouver l'ensemble des participants en visio, et commencez par définir les consignes et objectifs qui permettront à l'équipe réunie au complet d'être alignée au début de votre atelier.

Activez la Synchro Board pour focaliser sur un endroit du Board, afin que toute l’équipe voie le même écran au même instant. Pratique pour introduire la session, montrer du contenu ou expliquer le principe de l'atelier !

Ensuite, répartissez-vous en sous-groupes dans les espaces dédiés sur le Board. À chaque sous-groupe son espace de travail et sa salle !

Grâce à Board et à Live, tous les outils sont réunis pour un travail en sous-groupe simple et efficace. Chacun des sous-groupes se retrouve en Live sur un Board dédié pour travailler, exprimer sa créativité, collecter toutes les idées, les organiser visuellement,... Vous pouvez chronométrer chaque session avec l'outil timer intégré dans Board.

Une fois le temps écoulé, en un clic le groupe rejoint à nouveau le Board principal pour procéder à la restitution des ateliers. Pour partager le travail mené  en sous-groupes, il suffit à chaque sous-groupe de dupliquer les éléments de son propre Board de travail, ou de faire une capture d'écran et de l'importer dans le Board principal.

Ainsi, le workshop en ligne se déroule de A à Z en un seul endroit, que les participants soient en télétravail ou en mode hybride. Les activités, le contenu de toutes les sessions, les échanges et la synthèse restent accessible via le Board principal. Celui-ci pourra ensuite servir de support pour présenter le projet dans son ensemble, en valorisant la contribution de chaque groupe !