Comment organiser et animer efficacement des workshops à distance

Avant la pandémie de Covid-19, Vladimir animait des ateliers publics en présentiel, en utilisant des paperboards. Cependant, le travail à distance prenant le dessus, il a dû trouver une autre façon de faire les choses. C'est alors qu'il a décidé de faire appel à Klaxoon.

Vladimir avait déjà utilisé Klaxoon en interne chez Schneider Electric, et savait qu'il s'agirait du bon outil pour animer ses ateliers à distance, et faciliter les événements en partageant les connaissances et en impliquant pleinement les participants.

J'ai obtenu de manière certaine des solutions sur la façon d'organiser et de proposer des workshops engageants et des workshops en ligne, pour cette période de pandémie.

Comment utiliser le Board de Klaxoon pour animer un workshop en ligne ?

Board est un tableau blanc en ligne facile à utiliser, permettant la collaboration dans un espace de travail visuel et infini, accessible depuis n'importe quel endroit et agrémenté avec des templates prêts à l'emploi. Il s’agit de méthodes, tableaux ou modèles de collaboration inspirés des normes industrielles, des méthodes agiles et des meilleures pratiques de la communauté Klaxoon.

Parmi d'autres sessions, Vladimir organise un workshop public de 4 heures sur le thème du management 3.0 "Délégation et responsabilisation", comprenant environ 10 participants. Il utilise pour cela un seul Board, sur lequel il prépare toutes les activités dont il a besoin pour l'atelier. Afin de faciliter l'engagement et de permettre aux participants de mieux se concentrer, il choisit de cacher certains éléments, et de les révéler progressivement au fur et à mesure.

Utilisez des templates pour faciliter votre workshop

Vladimir utilise certains des modèles disponibles dans la bibliothèque de Klaxoon : chaque template est accompagné d'un aperçu, d'une présentation générale et d'instructions, étape par étape, sur la manière de l'utiliser. Cela signifie qu'il peut être facilement mis en œuvre, personnalisé et intégré à d'autres pratiques, même sans aucune connaissance préalable. Les coachs disposent ainsi d'un outil sur mesure sans avoir à en créer un de toutes pièces, ce qui rend les workshops plus efficaces et plus engageants.

La bibliothèque de templates est une véritable source d'inspiration, car elle fournit à Vladimir de nouvelles idées pour l'organisation de ses workshops. Généralement, il commence avec un Board vierge, parcourt les templates et s'il voit un modèle ou des éléments qui lui plaisent, il les prend et les ajoute à son Board.

J'aime beaucoup les templates parce qu'ils sont très beaux. Ils peuvent vous donner des idées et vous inspirer.

Pour son atelier Management 3.0, en haut au centre du Board, Vladimir crée un ordre du jour de la réunion en utilisant le tableau du template Kanban de Klaxoon. Le Board comprend trois colonnes (à faire, en cours, terminé) : au début du workshop, chaque élément est marqué comme "à faire", et est ensuite déplacé dans les autres colonnes en conséquence, ce qui aide Vladimir à suivre la progression des participants.

Vladimir a toujours utilisé des icebreakers pour lancer ses workshops : par exemple, dans ce cas particulier, il utilise l'arbre du template Team Mood, qu'il lui suffit de copier/coller sur le Board. Il combine cet exercice avec des cartes personnalisées, qui semblent être un bon moyen de présenter les participants : il partage d'abord sa propre carte (nom, hobbies, objectifs, etc.) et demande ensuite aux autres participants de faire de même.

Klaxoon permet également à Vladimir de créer facilement ses propres templates et son propre Network. Une fois qu'il a terminé de dispenser la série de workshops prévus, son plan est de poster toutes ses sessions de formation sur son Network personnel, partageant ainsi ses connaissances avec d'autres utilisateurs.

Organiser le travail d'équipe avec des séances en petits groupes

Lors des ateliers en présentiel, Vladimir avait l'habitude d'organiser le travail d'équipe en petits groupes. Pour workshop en ligne en particulier, Vladimir réalise des exercices de groupe dans des breakout rooms virtuelles, en utilisant l'outil de vidéoconférence de son choix : sur la partie droite du Board, Vladimir ajoute du contenu pour encourager les participants à réfléchir et à partager des idées et des opinions basées sur leur propre expérience. D'autres exercices de groupe sont réalisés sur le côté gauche du Board tà l'aide de tableaux : les participants se voient attribuer une tâche et peuvent ajouter, supprimer ou déplacer des idées sur le Board.

Bien qu'ils soient répartis dans plusieurs “salles” virtuelles, les participants travaillent toujours sur le même Board. Après chaque activité, ils effectuent une session de débriefing tous ensemble, dans une seule salle virtuelle principale.

Découvrez les bénéfices à organiser des workshops à distance avec Klaxoon

Avec la crise Covid et le fait que tout le monde doive travailler à distance, de nombreuses personnes dans le monde entier ont dû trouver de nouvelles façons d'organiser des ateliers et de faciliter l'engagement de leur audience. Vladimir avait l'habitude de réaliser des workshops en présentiel, et n'avait jamais organisé d'événement en ligne avant la pandémie : cela l'a obligé à quitter sa zone de confort, et à adopter une nouvelle approche.

Vladimir a choisi Klaxoon pour ses sessions de formation virtuelles, parce qu'il trouve l’outil facile à utiliser et les sessions rapides à préparer dessus, et parce que Board peut être simplement combiné à d'autres pratiques. En outre, l'organisation de workshops à distance avec Klaxoon lui permet d'impliquer des participants du monde entier, car les gens peuvent y accéder de pratiquement n'importe où. Ce format lui permet également d'élargir ses perspectives de formation, en organisant des ateliers avec pas moins de 100 participants avec toujours un seul Board.

Préparez votre workshop en un rien de temps avec des outils collaboratifs et engageants

Selon Vladimir, Klaxoon lui fournit une suite complète d'outils collaboratifs intuitifs et faciles à prendre en main : tous les participants sont capables de les utiliser sans difficulté dès le début des sessions. Et en quelques minutes seulement, ils deviennent de vrais pros !

Vladimir a déjà préparé des slides PowerPoint pour ses précédentes sessions de formation, et peut les importer dans son Board sous forme d'images, puis les utiliser avec le lecteur pour sa présentation. Une fonctionnalité que lui et les autres participants trouvent particulièrement utile. Cela rend la préparation vraiment rapide et facile.

Si vous avez des images ou des slides déjà existantes que vous pouvez importer dans votre Board, en à peine 30 minutes vous avez terminé de préparer l’intégralité de votre workshop.

Avec Klaxoon, Vladimir est en mesure d'utiliser un seul Board pour tous les participants, même lorsqu'ils travaillent en groupe. Le fait d'avoir tous les éléments et toutes les activités au même endroit les encourage à partager, à hiérarchiser et à organiser les idées visuellement, ce qui augmente leur concentration et leur engagement. Cela facilite également la préparation des ateliers pour le coach, puisqu'il n'a pas besoin de créer d'accessoires physiques pour faire participer son public, ce qu'il fait habituellement pour les événements en présentiel. Le fait que les participants n'aient pas besoin d'une licence pour pouvoir utiliser Klaxoon pendant les ateliers est un vrai plus.

Trouver des réponses et de l’aide rapidement

Grâce à Klaxoon, Vladimir estime avoir acquis des connaissances précieuses sur l'organisation de workshops en ligne, et il prévoit donc de continuer à l'utiliser pour animer des ateliers à distance, même après la pandémie.

Klaxoon vous aide à changer votre façon de travailler. Si vous avez l'habitude de faire les choses avec des présentations et des tableaux de papier et que vous devez maintenant passer à des ateliers en ligne, Klaxoon est certainement l'outil qu'il vous faut. [...] Une fois que vous avez commencé à l'utiliser, aucune chane que vous passiez à un autre tableau en ligne.

Faites comme Vladimir : passez au distanciel avec nos solutions collaboratives faciles à utiliser, et rendez vos ateliers en ligne encore plus engageants et productifs !