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Comment créer et animer son premier workshop d’idéation à distance, avec Klaxoon ?

Publié le
15/11/2021
Live le
15/11/2021
partagé par
Céline Fourquaux
CNAV, Chargée de missions digitales
par
Klaxoon

Après 15 ans d’expérience dans la même entité, un poste peut encore vous réserver de nouveaux challenges. Et ce n’est pas Céline Fourquaux, Chargée de missions digitales au sein du département formation de la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse (CNAV), à Saint-Denis (93), qui prétendra le contraire. Établissement public à caractère administratif, la CNAV est une branche de la Sécurité sociale qui gère les sujets de retraite et d’action sociale auprès de 16 millions de retraités et 20 millions de cotisants. En mars 2020, un pôle d’appui à la formation digitale y a été créé. Porté par une équipe de 4 personnes, dont Céline fait partie, ce pôle a pour but d’apporter une aide aux formateurs internes de la CNAV. Il s’agit notamment d’effectuer une veille pour proposer de nouvelles idées, de rechercher de nouveaux outils répondant à leurs besoins, ou encore de concevoir des modules de e-learning.

À ce titre, Céline et sa collègue Mélissa se voient confier une mission : organiser et animer un workshop visant à déterminer les outils collaboratifs utiles au sein du département formation de la CNAV. L’exercice n’est en soi, pas nouveau pour elles, mais un paramètre inédit vient bouleverser leurs habitudes : celui de la distance, conséquence inévitable du confinement causé par la crise sanitaire. D’où une problématique de taille : comment créer et animer un workshop interactif réunissant les collaborateurs de différents services, à distance ?

Organiser et créer l'atelier sur Klaxoon a été une partie de plaisir : c'est très ludique et intuitif à prendre en main.
Céline Fourquaux
niveau
présentiel
distanciel

Pourquoi choisir Klaxoon ?


Toutes deux ont déjà entendu parler de Klaxoon, car certaines collègues formatrices sont utilisatrices du Board, dans le cadre de l’accompagnement individuel des managers. Mais de quoi s’agit-il, au juste ? Elles découvrent alors que le Board Klaxoon est un whiteboard ou tableau blanc digital dont la surface de communication sans limite permet à tous les participants de s’exprimer de diverses façons : par le texte, l’image, le dessin, la vidéo, le partage de liens web et de tous types de documents. Et surtout, le Board profite de toute la suite d’applications Klaxoon, tels que le Quiz et la Question de vote, pour rendre l’expérience encore plus interactive. Ces fonctionnalités se prêtent évidemment parfaitement aux réunions présentielles, mais ont aussi l’avantage de conserver toute leur efficacité, même à distance. En effet, le Board intègre les solutions de visioconférence Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype et Webex.

L’ensemble de ces caractéristiques conduit Céline et Mélissa à prendre conscience que Klaxoon pourrait être la solution adaptée à la résolution de leur problématique de workshop à distance.

Comment préparer un workshop d’idéation ?

Se reposer sur la bibliothèque de Templates Klaxoon

Alors qu’elles n’ont jamais utilisé Klaxoon, Céline et Mélissa sollicitent l’une de leurs collègues, formatrice et déjà utilisatrice, pour les aider à prendre en main l’outil. Et en moins de 30 minutes, c’est chose faite ! 

Elles prennent connaissance de la bibliothèque de Templates Klaxoon, qui met à disposition une centaine de méthodes de travail, sous la forme de modèles prêts à l’emploi et gratuits. En parcourant la bibliothèque, elles découvrent une méthode qu’elles connaissent, puisqu’elles l’utilisent fréquemment pour animer des groupes de travail, en présentiel. Il s’agit du Template intitulé World Café, qui permet de réaliser des séances d’idéation collaboratives en sous-groupes. Elles décident donc de s’appuyer sur ce modèle pour construire leur workshop.

Personnaliser le contenu du Board selon ses propres besoins

Pour coller au plus près de leurs attentes, Céline et Mélissa apportent quelques ajustements au modèle de base, World Café. Par exemple, elles se servent de la trame de la matrice SWOT disponible dans tous les Boards Klaxoon.

Leur ligne directrice se résume en trois mots : clarté, simplicité et intuitivité pour l’équipe. En ce sens, elles préparent leur Board de manière très structurée, où chaque étape du workshop est clairement identifiable par tous les participants. Ainsi, on y retrouve notamment le programme, la constitution des sous-groupes de travail, les espaces dédiés aux deux séquences d’idéation et, bien entendu, les liens d’accès aux différentes salles de visioconférence, via Microsoft Teams.

Pour préparer ce tout premier workshop Klaxoon, Céline et Mélissa passent l’équivalent d’une demi-journée de travail : un temps qu’elles optimisent en se répartissant les tâches et en avançant parfois indépendamment l’une de l’autre.

Aperçu du Board Klaxoon créé par Céline et Mélissa : plusieurs zones distinctes permettent de visualiser le déroulé du workshop.
Aperçu du Board Klaxoon créé par Céline et Mélissa

Comment animer un workshop d’idéation, à distance ?


Le workshop organisé par Céline et Mélissa mobilise une équipe de 10 collaborateurs volontaires et se déroule en 2h30. L’objectif du jour est de faire l’état des lieux de la manière dont sont utilisés les 6 outils collaboratifs répertoriés au sein du département, puis de déterminer leurs avantages et inconvénients.  

Pour débuter le workshop à distance, tous les participants rejoignent le Board grâce à un code d’accès et se connectent en visioconférence via Microsoft Teams.

En guise d’introduction, Céline et Mélissa invitent les participants à noter leur prénom près de l’emoji correspondant à leur humeur du jour. Cette activité appelée ice breaker permet de connaître l’état d’esprit des participants, pour que le workshop se déroule dans les meilleures conditions. 

Ensuite, Céline et Mélissa dévoilent les 2 sous-groupes qu’elles ont préalablement constitués et endossent le rôle de facilitatrice pour chaque sous-groupe. La séance d’idéation autour des 6 outils collaboratifs utilisés à la CNAV peut commencer !

Chaque sous-groupe se réunit dans sa propre salle virtuelle de visioconférence Microsoft Teams pour lister toutes les façons dont les collaborateurs de la CNAV utilisent 3 de ces outils. Cette première séquence est cadrée temporellement grâce la fonction Timer (ou compte à rebours). Après 30 minutes de réflexion en sous-groupes, tout le monde se retrouve dans la salle commune de visioconférence pour débriefer. Toutes les idées sont affichées sur le Board : en bleu, celles émises lors du brainstorming et en rouge, celles ajoutées pendant le débriefing.

Avant de lancer la deuxième séquence d’idéation, Céline et Mélissa octroient une pause de 10 minutes pour redynamiser le groupe.

La seconde séquence d’idéation s’organise de la même façon que la première. Après avoir travaillé sur les usages de 3 outils collaboratifs, les deux sous-groupes se penchent ensuite sur leurs avantages et inconvénients. À l’issue de la réflexion, un temps de 20 minutes est consacré à un débriefing rassemblant tous les participants. À nouveau, les nouvelles idées qui émergent lors de l’échange, sont colorées en rouge.

Pour conclure le workshop, Céline et Mélissa détaillent sur le Board la suite des événements, à savoir la programmation d’une nouvelle session collaborative. Puis, pour améliorer leurs prochains workshops, elles sollicitent un retour d'expérience de la part des participants. Elles les interrogent alors à l’aide de l’outil Question, sous la forme d’un vote à choix multiple, d’un oui/non et d’une évaluation de 1 à 5 étoiles.

Quels sont les atouts d’un workshop Klaxoon ? 


Une réflexion plus riche

En comparaison avec leurs pratiques habituelles d’animation de groupes de travail, Céline et Mélissa constatent que le Board Klaxoon permet de récolter un plus grand nombre d’idées, plus rapidement.

 

Un temps de travail optimisé

Tout d’abord, la préparation du Board, en amont, permet de consacrer 100 % du temps à l’animation, le jour J.

Concernant la méthode de travail World Café à proprement parler, sa version à distance à l’avantage de gagner en rapidité. Tout simplement parce que les participants peuvent passer d’une salle de discussion à l’autre, en un clic. En présentiel, le passage d’une salle à l’autre fait perdre du temps pendant le workshop. De plus, cette méthode demande à Céline et Mélissa une organisation logistique assez lourde, puisqu’il est nécessaire d’anticiper la réservation de plusieurs salles.

Enfin, la centralisation du fruit de la réflexion en lieu et place du Board donne d’office une restitution du sujet traité. Une fois le workshop achevé, il n’est, de ce fait, pas nécessaire de passer du temps supplémentaire pour faire un compte-rendu aux autres membres de l’équipe. Il suffit de leur donner l’accès au Board ou bien de transmettre des captures d’écran.

Un moment d’interactivité apprécié de tous

Céline souligne que grâce au Board, les participants se révèlent très actifs durant le workshop : chacun est mobilisé et apprécie le fait de pouvoir s’exprimer pleinement. Pour recueillir leur avis sur la session, elle leur a soumis trois Questions dont les résultats mettent en évidence leur fort intérêt pour le workshop. En effet, même si celui-ci a duré 2h30, personne n’a vu le temps passer, certains auraient même apprécié une durée plus longue. 

Citation de Céline Fourquaux : "Le Board Klaxoon est un atout pour des réunions interactives et participatives. Et ça c'est top !"

Un moyen de stimuler naturellement la créativité

Le retour d’expérience de Céline et Mélissa est très positif. Les aspects ludiques et intuitifs du Board en font un outil facile à prendre en main. Pour elles, la création du workshop a éveillé leur créativité et a été vécue comme une partie de plaisir.

Face au succès de ce workshop, elles ont bien l’intention de renouveler ce format à l’occasion des futurs ateliers. Céline pense même à élaborer sa propre bibliothèque de Templates, à destination de ses collègues formateurs.  

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Klaxoon
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Klaxoon est la suite d'outils collaboratifs conçus pour travailler en équipe plus efficacement, qu'on soit au bureau, en télétravail, en déplacement, partout dans le monde. L'équipe Klaxoon partage des centaines de templates, inspirés des méthodes agiles industrielles et des meilleurs usages de la communauté Klaxoon.
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