Maintenir l’engagement des collaborateurs dans leur travail est essentiel au bon fonctionnement des équipes et de toute l’entreprise. Professeur en sciences organisationnelles à l’Université de Caroline du Nord, Steven Rogelberg étudie ces questions depuis longtemps. Pour lui, l’une des solutions réside dans l’organisation d’entretiens individuels réguliers entre managers et salariés. Et il a même quelques conseils à transmettre.
7800 milliards de dollars. D’après le State of Global Workplace 2022 de Gallup, cela représente le coût pour les entreprises du désengagement de leurs salariés. Un chiffre délirant, presque difficile à se représenter. La situation est pourtant limpide, les salariés du monde entier ressentent une forme de désengagement au travail. Les causes sont nombreuses et connues : la perte de sens ou le stress au travail en sont quelques-unes. Mais comment y faire face ? Il existe différentes solutions, comme changer la manière de travailler ensemble, en commençant par exemple par soigner les entretiens individuels pour engager les employés en one-on-one.
Managers, pour engager vos talents, soignez vos relations
Le rapport de Gallup est catégorique à ce sujet. La relation des managers avec leurs collaborateurs ou collaboratrices contribue grandement à l’engagement de tous dans l’organisation. Comme le décrit très bien le rapport, si la hiérarchie donne les orientations, ce sont les employés qui sont à la manœuvre pour atteindre les objectifs. Il faut donc les choyer, leur permettre d’exprimer leur point de vue, de laisser libre cours à leur créativité. En bref, qu’ils soient dans les meilleures conditions pour effectuer leur travail.
Pour 70% des salariés interrogés par Gallup, le rôle du manager est primordial dans leur engagement au travail. Ce chiffre prouve l’importance d’avoir une relation de travail équilibrée, faite d’échanges et de confiance réciproque afin de tirer le meilleur de ces talents.
Pour maintenir un lien de qualité entre managers et salariés et donc favoriser l’engagement collaborateur, l’entretien individuel ou « one-on-one » est un rituel incontournable.
Managers, organisez des entretiens pour engager vos équipes en one-on-one
D’après Steven Rogelberg, professeur chancelier en sciences organisationnelles à l’Université de Caroline du Nord (Etats-Unis) et auteur du best-seller The Surprising Science of Meetings, avoir régulièrement des entretiens individuels de qualité avec son manager est un facteur clé pour engager les salariés en one-on-one.
C’est l’un des résultats de l’étude menée par le professeur Rogelberg en partenariat avec Klaxoon. Pour la réaliser, 2685 personnes ont été interrogées dans quatre pays (Allemagne, Etats-Unis, France et Royaume-Uni). Les répondants et répondantes étant des employés du secteur tertiaire amenés à participer à au moins trois réunions par semaine.
L’importance des entretiens est capitale pour engager des salariés en one-on-one. À condition qu’ils soient qualitatifs. La preuve par les chiffres.
La colonne de gauche représente, parmi les répondants, les personnes qui se disent peu engagées au travail, la colonne de droite, celles qui sont très engagées. Si le nombre d’entretiens diffère très peu (environ quatre) la différence de qualité des entretiens est, elle, flagrante. Pour 66% des personnes engagées, les entretiens individuels sont qualitatifs contre seulement 47% chez les personnes peu engagées. De même, un entretien sur deux est considéré comme stressant chez les personnes peu engagées, un chiffre nettement inférieur dans l’autre catégorie.
Les quatre conseils de Steven Rogelberg pour des entretiens individuels de qualité
L’enquête menée par Steven Rogelberg en partenariat avec Klaxoon lui a permis de dégager quatre axes de développement à privilégier pour des entretiens individuels de qualité pour engager les collaborateurs en one-on-one.
Choisissez votre fréquence idéale
Hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle ? Quelle fréquence pour votre one-on-one ? Il n’y a malheureusement pas de réponse toute faite. Si la bonne pratique communément admise reste d’en faire régulièrement, la “bonne” régularité est variable d’une personne à une autre. D’après Steven Rogelberg, il s’agit du sujet le plus clivant sur l’organisation des one-on-one. « Certaines personnes souhaitent des réunions plus nombreuses ou plus régulières quand d’autres réclament le contraire pour ne se concentrer que sur celles qui le nécessitent vraiment. » Vous connaissez certainement l’importance des rituels pour réussir. C’est leur répétition et leur régularité qui en font un pilier des équipes performantes. Le one-on-one est l’un des plus communs et simples à installer.
Soyez structurés
Avant même la tenue d’un entretien, savoir de quoi il est question et quels sont les sujets à aborder est un point essentiel. Le professeur Rogelberg précise : « Les personnes interrogées suggèrent que fixer la structure de l’entretien ainsi que l’ordre du jour à l’avance leur permet de se préparer à la réunion et de connaître les attentes relatives aux objectifs et au but de celle-ci. » Le travail préparatoire, en asynchrone, vous permet de travailler à votre rythme pour déterminer les sujets qui vous paraissent primordiaux. Par exemple, notez dans quel ordre vous souhaitez aborder les sujets.
Communiquez mieux
Ouverture et honnêteté sont les principales attentes des salariés de la part de leur manager pour des one-on-one efficaces. «Ils souhaitent également que le feedback des managers soit fait de manière respectueuse et constructive. Ils désirent également être davantage écoutés.»
Limitez les situations stressantes
Les entretiens avec un manager peuvent être source de stress. Pour les personnes les moins engagées, cela représente même un entretien sur deux. Il y a pourtant des solutions pour rendre ces moments moins angoissants. « Il faut créer des espaces sûrs dans lesquels les collaborateurs et collaboratrices se sentent à l’aise pour s’exprimer, ne sont pas intimidés et se sentent traités avec respect par leur manager. Organiser des réunions individuelles plus informelles peut permettre d’atteindre cet objectif. » Par ailleurs, si vous n’êtes pas à l’aise pour vous exprimer à l’oral, n’oubliez pas qu’il existe d’autres moyens d’exprimer un point de vue. Il en existe d’autres tout aussi efficaces et même lors d’un one-on-one.
Issus des nombreuses interviews menées par le professeur Rogelberg, ces conseils peuvent vous aider à mener des entretiens individuels qualitatifs. En voici un parfait exemple.
Un entretien individuel réussi : l’exemple de Nelly et Jérôme
Jérôme et Nelly travaillent dans la même équipe et le premier est le manager de la seconde. Chaque lundi, pendant 30 minutes, ils se synchronisent au cours d’un entretien individuel qui facilite la performance de Nelly et aide Jérôme à progresser comme manager. Ce point hebdomadaire, comme ils l’indiquent eux même, est un moment privilégié, essentiel pour être efficace et instaurer un climat de confiance. D’ailleurs, sans même le savoir, ils appliquent les conseils du professeur Rogelberg.
Une structure claire
Jérôme et Nelly échangent sur un tableau blanc virtuel. Ce Board est structuré en trois parties très faciles à distinguer.
- Une première est consacrée au planning des semaines à venir, pour les deux participants. Ce qui leur permet de voir en un clin d'œil les missions en commun et les urgences éventuelles.
- Une deuxième partie intitulée la boîte à idées est un espace dédié au brainstorming et aux pensées en tout genre qui peuvent survenir en dehors du temps de la réunion et qu’on ne souhaite pas oublier.
- La troisième est une matrice de gestion des tâches. Elle sert à classer ces dernières pour prioriser les actions et gérer les urgences.
Cette structure en trois parties permet à Nelly et Jérôme de ne pas s’éparpiller. Par ailleurs, les idées viennent régulièrement nourrir la matrice de tâches créant un cercle vertueux, de l’idée à l’action.
Un horaire, un jour, un timing, la puissance du rituel
Chaque lundi, pendant trente minutes, Nelly et Jérôme se rencontrent pour échanger autour du même Board, le mettre à jour et se synchroniser. Pas besoin de faire plus long pour échanger sur leurs sujets de la semaine. La récurrence est connue et validée par les deux parties.
Un rendez-vous qui permet de créer de la confiance
Leur workshop du lundi est devenu le moment propice pour partager régulièrement les ressentis, les différents points de blocages, les informations importantes et plus globalement, pour recueillir du feedback. C’est un rendez-vous qui nourrit la confiance commune entre Nelly et Jérôme.
Une communication claire et efficace
Grâce à Board, les échanges sont enrichis, plus efficaces, plus visuels et interactifs. Puisqu’ils ont un accès direct à l’information, davantage de sujets sont abordés, avec une meilleure visibilité sur les échéances et une bonne gestion dans la répartition des tâches. Nelly et Jérôme se comprennent mieux et la mise en action est beaucoup plus facile. Ce qui Nelly résume simplement : « Dans mon organisation, je me sens plus proactive et plus efficace».
Avec des méthodes pour engager les salariés comme plus de one-on-one, comme celui de Nelly et Jérôme, le coût de leur désengagement pourrait peut-être baisser. Objectif : moins de 7000 milliards ?
Vous pouvez (co)construire votre propre espace d'échanges, adapté à vos besoins et aux réalités de votre métier, mais vous pouvez aussi partir du template prêt à l'emploi One-to-One, ou bien du modèle d'accompagnement individuel GROW. Avec ces templates, vous disposez d'un même et unique espace visuel pour construire ensemble votre feuille de route, et échanger régulièrement par la suite.
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