Comprendre les attentes des participants avant une réunion

Vos attentes avant la réunion : un Sondage pour améliorer la préparation de vos réunions

Ce template de Sondage prêt à l'emploi répond à une problématique essentielle en milieu professionnel : comment mieux aligner le déroulement de vos réunions avec les attentes des participants ? 

En effet, l’issue d'une réunion est fortement impactée par le travail préparatoire réalisé avant même qu'elle ne commence. En identifiant à l'avance les attentes et les remarques de vos participants, ce Sondage vous donne les clés pour préparer vos réunions de manière structurée, et de faire en sorte qu’elles permettent à chacun de s’exprimer.

Plus qu’un questionnaire à remplir, ce template permet de poser un cadre de réflexion stratégique pour vos réunions. Ainsi, chaque participant contribue activement en amont à l'élaboration de l'ordre du jour.

Cela vous donne en avance une vision claire du déroulement de votre réunion, et confirme que vous êtes en phase avec les besoins des participants. Loin d’une réunion passive et verticale, vous proposez alors une véritable session de partage dynamique et collaborative, orientée vers des objectifs communs.

Pourquoi utiliser ce Sondage ?

L'utilisation du template de Sondage "Vos attentes avant la réunion" présente de nombreux bénéfices, tant pour les organisateurs que pour les participants d'une réunion. Parmi ces avantages, des réunions plus claires et structurées, un gain de temps de réunion considérable, mais aussi un meilleur engagement et une meilleure responsabilisation des participants.

Voyons cela plus en détail :

• Centrer la réflexion sur l’ordre du jour : en identifiant des attentes claires, ce Sondage vous permet de centrer le déroulement de vos réunions sur les sujets les plus importants à aborder. Ainsi, vous évitez de perdre du temps en digressions, et tout le monde se concentre sur la réalisation d'objectifs clairement définis.
• Mieux engager les participants : ce Sondage standardise la préparation des réunions, en donnant à tous les participants la possibilité de contribuer à l'élaboration de l'ordre du jour. Cette approche permet non seulement de renforcer leur engagement, mais aussi d'enrichir la réunion de perspectives diverses, ce qui conduit à des idées et des décisions plus innovantes.
• Responsabiliser et clarifier le rôle de chacun : les attentes étant clairement définies, chaque participant comprend son rôle et sa contribution aux objectifs de la réunion. Cela favorise la responsabilisation de tous, et invite les participants à se préparer et à s’impliquer dans les discussions.
• Optimiser la gestion du temps : l'alignement en amont avec les attentes du collectif rationalise le déroulement de la réunion elle-même, permettant aux équipes d’aborder plus de sujets en moins de temps. Ainsi, le temps et les contraintes de chacun sont respectés, et la prise de décision est accélérée.
• Améliorer les résultats et la prise de décision : l'alignement collectif sur des objectifs et des attentes contribue directement à la qualité des décisions prises et des résultats obtenus à l’issue de la réunion. Cela garantit que les réunions contribuent concrètement à l’avancement du projet en cours.

Comment utiliser le template "Vos attentes avant la réunion" de Klaxoon ?

Vous pouvez facilement intégrer ce template de Sondage à votre routine de préparation de réunion, et en retirer des résultats concrets très rapidement. Voici comment appliquer ce Sondage pour révolutionner le déroulement de vos réunions :

1. Préparer et personnaliser le Sondage

Tout d'abord, vous devez personnaliser le template de Sondage "Vos attentes avant la réunion" sur la plateforme Klaxoon. Plusieurs types de questions parmi les plus utilisées sont déjà disponibles dans le modèle. Vous pouvez les adapter de deux manières :

• En modifiant le contenu des questions et la manière d'y répondre : question à choix unique, question choix multiple, évaluation, question ouverte,...
• En supprimant certaines questions ou en en ajoutant d'autres, afin de mieux correspondre à votre propre contexte et aux besoins des participants. 

Cette étape vous permet d'adapter le Sondage aux nuances et aux objectifs spécifiques de votre prochaine réunion, en veillant à ce qu'elle soit pertinente et complète pour toutes les personnes concernées.

2. Partager le Sondage et recueillir les réponses

Une fois que votre Sondage est prêt, vous devez inviter les participants à la réunion à y répondre et à faire part de leurs attentes, questions et priorités. Cela peut se faire simplement en ligne, qu’ils soient sur site ou à distance.

Pour cela, dans Klaxoon, vous pouvez soit inviter les participants au Sondage directement par e-mail, soit en partageant avec eux le lien d'accès. Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps avant votre réunion pour recueillir les réponses de chacun et analyser correctement les résultats du Sondage, afin de pouvoir apporter les ajustements nécessaires avant la réunion. 

Ensuite, synthétisez les informations recueillies dans un ordre du jour structuré. Ce sera votre feuille de route pour la réunion à venir, et le moyen de vous assurer que les échanges soient cohérents et ciblés.

3. Animer votre réunion avec plus d’efficacité

Avec des attentes claires et un ordre du jour ciblé, la réunion peut se dérouler en toute confiance et avec une vraie ligne directrice. Au cours de la réunion, assurez-vous d'avoir à portée de main les résultats de votre Sondage, afin d’être certains de répondre à l’ensemble des préoccupations et des attentes remontées par les participants.

Cette approche structurée garantit que chaque minute de la réunion est utilisée efficacement, et que les discussions sont à la fois productives et porteuses de sens.

4. Assurer un suivi structuré

Une fois votre réunion terminée, passer en revue les décisions prises par rapport aux attentes identifiées est un moyen de mieux structurer la suite des échanges. Vous pouvez rendre cette étape encore plus efficace en combinant ce Sondage "Vos attentes avant la réunion" avec notre Sondage destiné à recueillir les retours des participants après une réunion. 

Cela permet non seulement d'évaluer l'efficacité de la réunion qui vient d’avoir lieu, mais aussi d'élaborer des stratégies d'amélioration continue pour vos réunions futures.

Ainsi, en intégrant ce Sondage "Vos attentes avant la réunion" dans la phase préparatoire de vos réunions, vous pouvez en faire de puissants catalyseurs de collaboration, d'innovation et d’efficacité.