3 formats utiles pour vos réunions d'équipe en one-on-one

Aujourd'hui, la complexité des organisations ne cesse de croître pour répondre aux exigences du marché qui sont imposées aux entreprises. Il est tout à fait naturel qu'à mesure que les besoins évoluent, les rôles rattachés aux produits et services évoluent également. Mais dans cette évolution continue vers des offres plus étendues et affinées, il peut être facile d'oublier que des gens tirent les ficelles dans l'ombre des produits sur le marché.

Plus une entreprise ou un groupe d'entreprises sont grands, plus il peut être facile de se sentir comme un simple rouage dans une machine. Les grandes entreprises s'étendant souvent sur différentes régions, voire sur des continents entiers, le statut et les contributions d'un seul employé peuvent être facilement négligés. Cela peut conduire au très redouté "burnout", qui a commencé à devenir l'une des préoccupations les plus vives sur le lieu de travail.

Mais, comme tout problème dans le monde du travail, vous ne devez pas simplement accepter ce phénomène tel qu'il est. Il existe des moyens d'être à l'écoute des équipes dont la main d'œuvre est sous-estimée, et l'un des moyens concrets d'y parvenir est d'utiliser la réunion en 1 à 1. Dans cet article, nous allons voir pourquoi les réunions individuelles sont toujours importantes, quels sont leurs avantages et quels sont les modèles d'échange utiles pour rendre votre prochaine réunion encore plus efficace.

Pourquoi les réunions en One to One sont nécessaires

Vous avez peut-être trouvé différentes ressources qui ont parlé de l'importance des compétences non-techniques, les soft skills. Il s'agit des compétences axées sur la façon dont vous établissez des liens personnels avec les gens (autrement appelées compétences interpersonnelles), qui vous permettent de mieux communiquer avec ceux qui vous entourent, tout en gardant à l'esprit les objectifs de l'entreprise.

Les soft skills sont donc un atout très précieux pour tout manager. En tant que tel, il est absolument essentiel pour un manager d'utiliser et d'affiner ces compétences par des entretiens réguliers avec les personnes avec lesquelles il travaille, en particulier si vous avez des subordonnés directs. Mais avec l'avènement du travail à distance et la nature presque instantanée de l'information, certaines personnes se demandent quel est encore l'intérêt des discussions en one-to-one ? Le concept de travail en commun et de collaboration a évolué avec le développement du travail à distance, si bien que certains trouvent que la tradition des réunions en tête-à-tête au bureau est une relique de ce passé révolu.

Mais les réunions en "one to one" n'étaient pas seulement une façon pour l'entreprise d'ajouter une surveillance managériale supplémentaire, mais un moyen vraiment efficace de construire un système de confiance et d'affinité avec les personnes avec lesquelles vous travaillez. Grâce à ces discussions régulières, les managers et les employés commencent à établir une relation de confiance, en communiquant ouvertement les préoccupations et les points importants qui pourraient souvent se perdre dans la masse des préoccupations du quotidien. Après tout, comme le disent Frances Frei et Anne Morriss, un bon leadership commence toujours par la confiance.

La collaboration est également stimulée par les réunions individuelles, car le libre échange d'idées est susceptible de créer un meilleur environnement pour l'innovation conjointe sur des sujets spécifiques. Ce temps de "face-à-face" personnel avec les pairs et les subordonnés directs contribue également à développer la camaraderie au niveau de la culture d'entreprise. Si vous souhaitez inculquer un comportement spécifique dans le cadre de la gestion régulière du travail, ces discussions en one-to-one sont un excellent moyen de commencer à évaluer le degré d'adhésion d'une personne à la culture de l'entreprise. Grâce à une culture bien conçue, vous pouvez continuer à favoriser la satisfaction et l'engagement sur le lieu de travail, ainsi que viser des niveaux de performance globalement plus élevés.

Les réunions individuelles et leurs avantages

Les réunions individuelles ne servent pas uniquement à développer des éléments plus abstraits sur le lieu de travail, tels que la confiance et la camaraderie, mais présentent des avantages matériels réels pour votre entreprise, à court et à long terme. Ces réunions servent de check-up pratiques pour vous et votre équipe à un niveau individuel, vous permettant de mieux suivre tout ce qui se passe et d'obtenir les retours nécessaires de la part de tous ceux dont vous avez besoin.

De meilleures synergies

La synergie, au sens le plus large du terme, désigne le phénomène qui se produit lorsque des organisations s'associent afin de créer une meilleure valeur pour les parties prenantes grâce à des gains d'efficacité. Communément vu sous l'angle des transactions de fusion et d'acquisition, le concept de synergie est aussi couramment appliqué lorsqu'une entreprise parvient à combiner ses ressources pour mieux répondre à ses besoins.

Dans un sens plus collaboratif, une synergie commerciale peut être réalisée par un simple alignement des besoins des parties prenantes, qu'elles soient internes ou externes. Grâce à ces rencontres individuelles régulières, les perspectives globales de deux ou plusieurs de ces parties prenantes peuvent être mieux adaptées, de sorte que toutes les parties obtiennent les résultats souhaités sans entraver les autres.

Sans de telles cadences, les équipes tombent souvent dans un manque d'efficacité, par exemple à travers la redondance de la charge de travail, les conflits dans l'allocation des ressources, et même simplement une confusion générale concernant le travail à accomplir. Le contact individuel peut alors aider à gérer ces problèmes et à les faire remonter si nécessaire.

L'accès à un retour d'information rapide

Au-delà de l'opportunité de réaliser de réelles synergies au sein de votre équipe et avec d'autres partenaires transverses, il est incroyablement utile d'avoir ces réunions en tête-à-tête pour avoir un accès rapide au feedback en cas de besoin.

La plateforme de solutions RH HR Central explique l'importance du retour d'information sur le lieu de travail, en précisant qu'il "clarifie les attentes, aide les gens à apprendre de leurs erreurs et renforce la confiance". Dans un environnement professionnel où les employés s'intéressent autant à leur propre développement qu'à celui de l'entreprise, il est absolument essentiel de fournir un maximum de possibilités de donner du feedback.

Le retour d'information peut également vous aider à mieux guider vos pairs vers les résultats souhaités. Les projets sont souvent chargés d'ambiguïté, et votre expérience peut mieux informer ceux qui n'ont pas été exposés à la même tâche (il en va de même pour vous si vous avez besoin de conseils sur un sujet particulier).

Moins de risques d'erreur

Dans le prolongement de l'idée d'avoir des synergies et des feedbacks réguliers, l'avantage global pour votre entreprise est la diminution du risque d'erreurs majeures concernant le type de travail à effectuer. Grâce aux points réguliers facilités par les entretiens individuels, vous avez plus de chances de détecter les erreurs potentielles à un stade précoce. Cela vous permet, à vous et à votre équipe, de gagner du temps, et parfois même de l'argent pour résoudre les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur. Pour certains secteurs plus critiques, cette atténuation des risques peut se traduire par des avantages exponentiels pour l'entreprise, et par une réduction des catastrophes en cas de mauvais calcul ou de faux pas dans un processus.

3 exemples pour vos équipes

Discuter du processus d'échange en tête-à-tête avec votre équipe peut sembler relativement intuitif - il est vrai qu'il n'y a pas grand-chose à expliquer sur ce qui revient à une conversation entre collègues - mais le gros de la difficulté de ces discussions est leur propension à tomber dans la désorganisation.

Lorsque vous entamez une conversation avec quelqu'un dans la plupart des cas, il est probable que vous ne pensiez pas à un cadre ou à un modèle global pour vous guider dans la discussion. C'est tout à fait naturel, car la plupart des interactions sont libres et exigent que cela soit naturel et non forcé.

Mais les réunions en tête-à-tête sont un autre type de conversation à tenir. Certes, il s'agit toujours d'un dialogue, mais les rencontres 1-à-1 se nourrissent d'une conversation organisée. Par rapport aux discussions plus informelles, un entretien individuel peut bénéficier de la définition d'un objectif global. Cet objectif peut prendre la forme d'un ordre du jour préalable à la réunion, mais peut également utiliser des formats préétablis afin d'éviter la nécessité d'envoyer constamment un ordre du jour à l'avance. Ces réunions en tête-à-tête doivent être naturelles, mais des indications pour rendre la conversation plus productive peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de ce qui est probablement une interaction hebdomadaire de 30 minutes.

Format de travail sur l'état d'avancement du projet

L'une des façons les plus intuitives de mener votre discussion en tête-à-tête est d'utiliser le format "État d'avancement du projet", où chacun des membres de votre équipe en tête-à-tête donne une liste détaillée de ses projets en cours, de leur état d'avancement respectif, ainsi que des obstacles auxquels ils peuvent être confrontés.

Les chefs de projet sont peut-être plus familiers avec cette approche, car elle leur permet d'avoir une vue d'ensemble de tous les statuts des projets, critiques comme non-critiques. Cela peut aider l'équipe à décider des points à privilégier, à détecter tout signal d'alarme potentiel, et même à donner des conseils sur la gestion de processus spécifiques.

Exemple de format de statut de projet de travail

Il s'agit d'un tableau pratique que vous pouvez choisir de modifier pour votre prochaine réunion en tête-à-tête. Il présente clairement tous vos projets de manière organisée, et fournit une vue d'ensemble de chacun d'entre eux en indiquant ce qui a été réalisé (Tâches réalisées), les prochaines étapes nécessaires (Prochaines étapes), les personnes-clés impliquées (Personnes à contacter), ainsi que les délais critiques à respecter (Dates critiques). Des colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées en fonction de la nature et du contexte de la tâche à accomplir.

Format de liste de tâches de sprint

Le format suivant que vous pouvez utiliser pour votre réunion en tête-à-tête consiste à emprunter une stratégie aux utilisateurs de la gestion de projet Scrum, à savoir la réunion de sprint quotidienne. Ces réunions courtes de 15 à 30 minutes sont axées sur des tâches spécifiques à court terme, qui peuvent être accomplies dans un délai déterminé, généralement de 1 à 4 semaines selon la complexité de la tâche.

Bien qu'il s'agisse d'une méthode plus populaire au sein des équipes agiles travaillant dans l'ingénierie informatique, le processus a depuis été adopté par une grande variété de secteurs, de l'éducation à l'événementiel. Il s'agit d'un format de réunion en tête-à-tête incroyablement efficace et utile, qui peut vous aider à hiérarchiser les livrables les plus critiques, ainsi qu'à éviter tout épuisement dû à une surcharge, car le travail sera concentré sur ce qui aura été établi lors de la discussion.

L'utilisation d'un tableau Kanban pour passer en revue le sprint peut être un moyen très efficace de présenter les tâches et les objectifs.

Exemple de format de liste de tâches de sprint

Par rapport au format d'état d'avancement du projet de travail, la liste de tâches du sprint est axée sur l'objectif principal à court terme du projet, quel qu'il soit. Cela peut prendre la forme d'une initiative plus importante, qui nécessite de nombreuses sous-étapes ou même de plus petites tâches qui nécessitent une exécution plus précise (comme la budgétisation d'un événement).

Commencez chaque tête-à-tête en définissant l'objectif du sprint, le plus spécifique et le plus contextuel possible. Ensuite, expliquez les tâches que vous avez effectuées la veille, car cela vous permet, à vous et à votre interlocuteur, de mieux comprendre certains des éléments les plus rapides à finaliser. Ensuite, décrivez ce que vous prévoyez de faire aujourd'hui, et identifiez tout obstacle potentiel à l'accomplissement de cette tâche. Enfin, mettez tout cela en perspective par rapport à l'objectif principal du sprint, en décrivant l'état d'avancement du sprint par rapport aux tâches que vous avez accomplies jusqu'à présent, et celles que vous prévoyez d'accomplir aujourd'hui.

Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'un format beaucoup plus axé sur le court terme, qui peut s'avérer extrêmement utile pour les tâches critiques et extrêmement sensibles au temps.

Format focalisé sur les préoccupations

Enfin, dans la lignée d'une approche plus granulaire des tâches spécifiques au sein de votre équipe, un format utile à suivre pour aborder les discussions de manière plus orientée vers l'action est d'utiliser le format "Préoccupation ciblée". Cela permet de concentrer votre discussion en tête-à-tête sur une préoccupation critique spécifique à laquelle vous êtes actuellement confrontés dans votre travail, ce qui peut se traduire par un problème difficile qui entrave le progrès, une nouvelle initiative sans processus clair, et même des problèmes interpersonnels qui surviennent dans les opérations quotidiennes.

Il s'agit du format ciblé le plus spécifique à utiliser pour votre entretien individuel, car il vous amène, vous et votre interlocuteur, en mode résolution de problèmes sur un sujet très précis. Cela peut vous donner des idées supplémentaires, vous exposer à des informations dont vous n'auriez peut-être pas eu connaissance, et vous donner une meilleure transparence sur les moyens de résoudre certains problèmes.

Exemple de format de consultation ciblée

Semblable au format de la liste des tâches d'un sprint, le format des préoccupations ciblées se concentre sur un projet spécifique et concret comme première partie de la discussion. Cela permet d'ancrer la conversation sur ce projet spécifique, et de garder les autres points de discussion dans le cadre de ce projet. Ensuite, vous commencez à décrire le sujet de préoccupation spécifique à ce projet, ainsi que d'autres contextes afin de fournir le plus d'informations possible sur le contexte de cette préoccupation. Il peut s'agir d'initiatives historiques, d'aperçus de livres blancs, voire d'aspects informels liés à la politique interne.

L'efficacité de ce format réside en partie dans le fait qu'il permet de commencer à imaginer les principales parties prenantes qui sont les plus concernées par ce problème, ainsi que les personnes les plus à même de prendre des décisions. Enfin, vous informez votre collègue des dates critiques auxquelles vous devrez résoudre ce problème, afin de vous fixer à tous les deux un délai pour le faire.

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