4 astuces pour des réunions plus participatives

L’éloquence, c’est l’art de bien parler, de persuader et de convaincre par la parole. Un atout certain dans le monde professionnel. On connait tous quelqu'un dans notre entourage qui a un don exceptionnel pour raconter des histoires, la fameuse personne capable de vendre un réfrigérateur à un Inuit.

Mais la timidité ou le cadre formel, nous empêchent parfois de nous exprimer comme on le souhaiterait auprès de nos collègues et particulièrement pendant les réunions. Et au-delà, de la question de l’éloquence, il y également les contraintes de temps ou d’agenda en réunion. La fameuse bonne idée, qui vous est venue après la réunion : « Ah, si seulement, j’y avais pensé plus tôt ». La question du rythme de la réflexion. Pour développer la participation dans toutes vos réunions, quelles qu’elles soient, il existe des moyens faciles à initier.

Pour participer, pas besoin de parler

Participer, c’est primordial. Une forte participation en réunion permet de résoudre les problèmes, de prendre de meilleures décisions, de libérer le potentiel de créativité d’une équipe et favorise l’émergence d’idées nouvelles. Malheureusement, nous ne sommes pas tous égaux devant la prise de parole. Oser parler, ce n’est pas évident pour tout le monde. Seulement 15% des personnes se sentent à l’aise de parler en public. Pour les autres, cela rappelle surtout de mauvais souvenirs d’école où il fallait se mettre debout devant toute la classe pour la récitation.

Il faut encourager de nouvelles façons de s’exprimer pour favoriser la participation de toutes et tous. Cela peut passer par différents moyens de partage. 

Par exemple, l’image. Vous connaissez certainement l’adage « Une image vaut mille mots ». Pourquoi ne pas le mettre en application ? Un dessin, un croquis et pourquoi pas un Gif (même s’ils sont devenus ringards). 

De même, écrire vos idées sur des Post-it vous permet de vous exprimer sans crainte de couper la parole à une personne ou d’intervenir à un moment inapproprié. Et avantage non négligeable, vous n’avez même plus besoin de prendre des notes vu qu’elles sont déjà disponibles.

Il y a mille et unes manières de s’exprimer et tout le monde peut trouver la sienne. Partager votre point de vue, vos idées est important alors, même différemment, osez ! . Si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise pour dessiner ou écrire, vous pouvez partager ce que vous voulez : des images, des illustrations, des documents, des photos, tout ce qui peut vous permettre d’émettre votre point de vue sur le sujet.

Pour faciliter la participation, posez des questions

Les questions nous font progresser au quotidien et à tout âge. Par exemple, saviez-vous que les enfants posent entre 30 000 et 40 000 questions entre deux et cinq ans ? Cela leur permet de mieux comprendre le monde qui les entoure. Cela les rassure de savoir pourquoi on est réveillé le jour et on dort la nuit, pourquoi il fait chaud en été et froid en hiver. Question après question, ils arrivent à prendre conscience de leur environnement.

Albert Einstein a dit : « Il ne faut jamais s’arrêter de poser des questions. » Et pas seulement pour soi. Dans le cadre professionnel, les questions jouent un rôle important dans les succès des équipes.

Ce constat est partagé par Hal Gregersen, directeur exécutif du MIT Leadership Center. Pendant plus de 30 ans, il a étudié les raisons de la surperformance des grands décideurs : elle tient dans leur exceptionnelle capacité à poser des questions. La question est intimement liée à l'efficacité. Ainsi, les commerciaux les plus performants posent en moyenne 12 questions à leurs prospects, contre seulement 6 pour les moins performants.

De même, les neurosciences démontrent que poser des questions augmente l’activité cérébrale dans la zone du cerveau associée au plaisir et active le système de récompense. En bref, plus vous posez de questions, plus la personne que vous interrogez est contente. Il n’y a que de bonnes raisons de poser des questions et certains l’ont bien compris.

Patrick Chossat, par exemple, est responsable de l’amélioration continue chez RGIS, le leader des inventaires en magasin en France. Toutes les semaines, il anime une réunion d'équipe avec 40% des effectifs à distance. Dans son ancien format, ces réunions étaient très peu participatives, avec toujours les mêmes problèmes : deux ou trois personnes qui monopolisent la parole et les autres qui se taisent. Et pour les personnes à distance, difficile de suivre les échanges et de s’exprimer.

Aujourd’hui, les réunions de Patrick ont changé du tout au tout en posant seulement trois questions :

• Avant ses réunions, une première tout simple qui change à chaque fois « Dans quel état d’esprit êtes-vous ? » ou « Décrivez votre semaine en un mot ».
• Pendant sa réunion, une question pour s’assurer que tout le monde a le bon niveau de compréhension du sujet abordé.
• Une question avec un sondage pour savoir quels sont les sujets à traiter avec l’équipe pendant la semaine.

Quelque chose de simple et d’engageant. Il invite ainsi toutes les personnes présentes à répondre.

Mission accomplie, tout le monde se sent concerné et Patrick obtient 100% de participation dès le début de sa réunion. CQFD.

D’où l’intérêt d’une question pour démarrer une réunion. Mais si on vous disait que l’efficacité de celle-ci dépend aussi de ce qui s’est passé avant même qu’elle ne démarre ?

Pour une participation de qualité, démarrez avant la réunion

« De quoi on doit parler déjà ? » Si, vous vous êtes déjà posé cette question avant de franchir la porte de la salle de réunion, ce conseil est fait pour vous. Les réunions doivent avoir des objectifs, générer un plan d’action. En un mot, être utile. 

Mais si vous découvrez votre sujet au dernier moment, ça va beaucoup moins bien fonctionner. Alors, vous restez discret, jusqu’à la fin, en espérant secrètement que personne ne sollicitera votre avis. Et si c’est le cas, vous brodez deux, trois phrases et passez la main. D’où l’intérêt de préparer votre réunion avant.

Et oui, l’une des clés pour des réunions participatives et donc réussies, c’est l’anticipation.

Alors commencez immédiatement. Ouvrez votre agenda et prenez votre prochaine réunion d’équipe, par exemple. Là, tout de suite, réfléchissez : 

• Qu’allez-vous raconter à vos collègues ? 
• Quels sont les sujets clés que vous devez aborder ? 
• De qui avez-vous besoin pour avancer sur votre projet ?

Prendre le temps de réfléchir à ce dont vous allez parler est le meilleur moyen d’en gagner au moment de votre réunion.

‍Sophie Delille, de l’école Ticket for Change, a initié un nouveau format de réunion au sein de son comité stratégique. Et l’efficacité de ce point mensuel a grimpé en flèche : le temps de prise de décision a été divisé par trois.

Comme l’explique Sophie : « Avant, la réunion pouvait durer trois heures. Le porteur de la prise de décision prenait des notes de son côté. Il y avait un tour de table où chacun exprimait son ressenti, ses recommandations et éventuellement sa validation. Souvent, on se noyait dans la décision en oubliant pourquoi nous sommes là. C’était le flou artistique.»

Alors Sophie a repensé la structure de ce comité stratégique. Désormais, les personnes participantes reçoivent un dossier en amont de la réunion qui récapitule les sujets qui sont à l’ordre du jour. Ils doivent en prendre connaissance et en fonction des informations dont ils disposent émettre un avis pour une future prise de décision lors du comité.

Grâce à ce travail préalable, le comité stratégique de Sophie se concentre désormais sur la prise de décision. Les personnes présentes connaissent les sujets, donnent des avis pertinents et seuls les sujets qui nécessitent clarification ou modification sont débattus. Tout le monde peut alors se concentrer sur la prise de décision, là où l’intelligence collective et le besoin de se réunir prend alors tout son sens.

Aucun risque de prendre de mauvaises décisions ou de se perdre dans des sujets sans intérêt car tout le monde est concentré sur l’ordre du jour et les projets à aborder à chaque réunion. Et votre réunion est réussie avant même qu’elle ne démarre.

Pour participer, donnez du rythme

Enfin, si vous voulez gagner en participation dans vos réunions et gagner en efficacité, vous pouvez regarder du côté même de leur structure.

En moyenne, une réunion dure 1h30. Or, il ressort des études scientifiques que le temps de concentration moyen d’un individu est bien inférieur. Selon John Medina, auteur de l’ouvrage Les 12 lois du cerveau, l’attention commence à se relâcher au bout de 10 minutes. La technique Pomodoro repose quant à elle sur l’idée qu’un cycle de travail ne doit pas excéder 25 minutes. Comment éviter le décrochage ?

En distribuant différemment le temps de réunion. De nombreuses entreprises l’ont bien compris et ont développé le daily meeting, ce point quotidien qui n’excède pas 15 à 20 minutes, au cours duquel les participants, en général debout, informent très rapidement le reste de l’équipe des points clés de leur activité, des tâches à accomplir le jour même et le lendemain. Un format court et dynamique.