Étude Steven Rogelberg/Klaxoon : pour engager vos talents, passez de la réunion au workshop

Plus d’une personne sur deux estime que les réunions professionnelles constituent un frein à la créativité. Le chiffre exact : 56%. L’un des nombreux résultats d’une étude menée avec Klaxoon sur les réunions dans le milieu professionnel, et dirigée par le professeur en  sciences organisationnelles et auteur du best-seller The Surprising Science of Meetings, Steven Rogelberg. Pour cette étude, 2685 personnes ont été interrogées dans quatre pays (Allemagne, Etats-Unis, France et Royaume-Uni). Pour ce spécialiste de la collaboration, « les résultats de l’étude suggèrent que les salariés doivent travailler à améliorer la façon dont ils interagissent pour gagner en efficacité ». Parmi les principales attentes relevées par l’étude, se distinguent le besoin d’inclusion, la facilité à pouvoir exprimer son opinion et la capacité à enclencher des plans d’action à l’issue des réunions. Et le premier constat est clair, pour être efficace, les collaborateurs ont besoin d’aller au-delà de la simple réunion.

Les modes d’organisation doivent évoluer pour favoriser l’engagement

Est-ce que vous vous sentez suffisamment à l’aise pour partager un avis discordant en réunion ? Plus largement, avez-vous toujours l’impression d’être un rouage essentiel pour la tenue de ces mêmes réunions ? Si vous répondez “bien sûr” ou “évidemment”, vous êtes tout juste dans la majorité de l'étude. 

En effet, la moitié des personnes sondées ne se sentent pas assez en confiance pour manifester une opinion contraire à celle dominante. Un chiffre «très faible» pour Steven Rogelberg.

Et c'est la même chose pour le sentiment d'inclusion : à peine une personne sur deux se sent parfaitement incluse aux réunions auxquelles elle participe. 

Parmi les indicateurs d’une réunion efficace, l’étude de Steven Rogelberg met également en avant la notion d’alignement. Il le définit comme comme la qualité du plan d’action faisant suite aux réunions, c’est-à-dire comment les participantes et les participants s’approprient les discussions, se répartissent les tâches à mener et les moyens de les accomplir.

Ces deux notions, inclusion et alignement, sont très dépendantes du degré d’engagement du panel. Par exemple, chez les personnes se déclarant peu engagées dans leurs réunions, le sentiment d’inclusion lors des réunions n’est que de 42%. À l’inverse, chez les plus engagées, ce sentiment grimpe à 60%. Le tableau ci-dessous issu de l’étude confirme cette tendance pour l’ensemble des indicateurs.

On peut donc dire que plus les personnes sondées se sentent engagées dans leurs réunions, plus les sensations d’inclusion et d’alignement augmentent. Une lapalissade selon vous ? 

Pourtant, la question est là. 

Est-ce le haut taux d’engagement qui génère de meilleurs résultats d’inclusion, d’alignement et de créativité, ou l’inverse ? Pour Steven Rogelberg, la réponse est claire : « Peut-être faudrait-il repenser le format des réunions en se focalisant sur les enjeux d’inclusion, de créativité. S’assurer d’avoir un impact positif et s’inspirer des formats collaboratifs les plus engageants, comme les workshops. »

Les workshops sont les meilleures solutions pour générer une collaboration performante et engageante. Ils sont la résultante d’un bon alignement, d’une facilité à s’exprimer et d’un haut sentiment d’inclusion. Quelques bonnes pratiques peuvent aider à les développer. Autour de deux axes : la structure des workshops et les interactions qu’ils accueillent.

Structurez vos workshops pour favoriser l’alignement

La préparation et la structure sont des éléments-clés de vos workshops. Ils permettent notamment de lutter contre les idées préconçues sur ce mode d’organisation.

Pour Steven Rogelberg, combiner ces deux facteurs-clés crée un espace de discussion bienveillant, pour faciliter la prise de parole et s’affirmer même en opposition à l’opinion dominante. « Les personnes interrogées estiment que créer un espace dans lequel elles se sentiraient plus à l’aise pour partager leurs idées est la clé pour favoriser le sentiment d’inclusion. Dans ce but, elles évoquent également l’idée de rendre ces réunions plus informelles. »

Elles insistent également sur l’attitude des individus. Il ne suffit pas de vouloir créer un espace bienveillant pour en avoir un. Il faut établir des règles très strictes sur la façon de se comporter. « C’est l’affaire de tout le monde. Il doit y avoir une “tolérance zéro” vis-à-vis de celles et ceux qui ne respecteraient pas les autres, qui les jugeraient ou les dévaloriseraient. Agir de la sorte, c’est envoyer un signal positif pour tous vos futurs workshops ».

Pour bien imaginer votre espace de discussion, il existe de nombreuses solutions : créer de petits groupes de discussion ou thématiser vos workshops, pour ne donner que deux exemples. Cela crée un cadre propice au dialogue.

En complément d’un espace bienveillant, il y a également l’importance de l’ordre du jour. Il n’y a rien de pire qu’une réunion sans agenda. C’est comme organiser un match de foot en oubliant le ballon. Cela réunit des talents mais ne produit rien d’efficace. L’étude insiste beaucoup sur cette dimension. Pour éviter « que la réunion déraille et que tout le monde soit perdu » indique Steven Rogelberg. Il établit aussi la corrélation entre un agenda clair et le fait que les équipes restent focalisées ensemble sur un même sujet. 

Parmi les autres bénéfices de l’ordre du jour, il permet de dynamiser la réunion en instaurant des moments dédiés à la participation. Par exemple, pour répondre à un sondage ou effectuer une session de brainstorming. Ce qui favorise le sentiment d’inclusion et la créativité.

Steven Rogelberg recommande de fournir cet ordre du jour à l’avance pour inciter les équipes à préparer la réunion et in fine à prendre la parole. Enfin, il souligne que respecter cet ordre du jour (et notamment les timings) est nécessaire pour garder l’attention de tous et toutes.

Enfin, favoriser la délégation et la répartition des tâches est un excellent moyen de s’assurer de l’alignement. « Chaque membre de l’équipe sait alors exactement ce qu’il est censé faire. À plus long terme, relier ces actions aux objectifs à atteindre et voir que l’équipe communique sur sa progression et l’avancée des projets consolident cette mécanique d’alignement », poursuit Steven Rogelberg.

Avec une structure solide et bien conçue, vos workshops deviennent des espaces rassurants pour vos équipes. Tout le monde se sent suffisamment à l’aise pour prendre la parole. Dans un deuxième temps, cette structure permet ensuite de mieux synchroniser les actions de chacun et chacune après les réunions, et de davantage performer.

Travaillez les interactions en workshop

Se sentir valorisé(e), avoir une valeur ajoutée, être en capacité de prendre la parole. Ce sont toutes ces interactions qui contribuent à rendre vos workshops inclusifs. Pour Steven Rogelberg, ces interactions sont centrales et peuvent facilement être mises en place.

Et d’abord, pourquoi attendre qu’on vous donne un avis sur tel ou tel sujet ? Sollicitez vos talents, ils n’attendent que ça ! « C’est l’une des stratégies les plus souvent citées dans l’étude : être invité à s’exprimer. C’est l’opportunité pour toutes les personnes invitées de présenter leurs idées et d’enrichir la réunion. » Et les moyens ne manquent pas. Questions ouvertes, votes, sondages, quiz, relais d’équipe. Il existe peut-être autant de méthodes possibles que d’individus à interroger.

C’est ce que fait Youssef Joundy avec ses équipes. Chargé de développer des applications internes pour les salariés de SNCF Réseau, Youssef organise régulièrement des brainstormings pour générer des idées innovantes et invite les personnes présentes à s’exprimer : « je leur demande de me dire ce qui leur plaît ou non dans les idées proposées. »

Si vous demandez des idées à vos collègues, être à l’écoute de leurs propositions est tout aussi important. Car tous les sondages et brainstormings ne seront utiles que si les idées exprimées sont accueillies par l’ensemble du groupe. « Cela signifie créer des espaces de discussion où toutes les idées et opinions ont de la valeur pour le groupe », précise Steven Rogelberg. D’ailleurs, la plupart des modèles de brainstorming admettent d’abord une étape dans laquelle toutes les idées sont bienvenues, justement pour éviter d’en rater une bonne. Dans une démarche de Design Thinking, par exemple, c’est même central dans le processus d’idéation. Et les workshops deviennent tout de suite plus inclusifs.

Enfin, reformulez ! C’est le dernier rouage pour conclure votre workshop. Votre plan d’action est prêt, il ne vous reste plus qu’à vous assurer que tout le monde est au clair avec les actions à mener, dans quel but et à quelle échéance. « C’est le moment idéal pour clarifier un point. Cela facilite la compréhension des enjeux et permet de remettre chaque membre de l’équipe sur un même niveau d’information avant de se lancer dans la mise en œuvre du plan d’action. »

Loin d’être une science exacte, l’engagement des talents dans leurs réunions reste dépendant de facteurs variés, sur lesquels il est possible d’agir. Les résultats de l’étude de Steven Rogelberg sont là pour le prouver. Travailler sur des formats plus inclusifs, qui favorisent la prise de la parole et l’alignement de toutes les parties prenantes sera toujours plus efficace que proposer des réunions à rallonge, sans projet et très descendantes.

Alors que la pandémie de Covid-19 a provoqué la multiplication des réunions virtuelles et que de plus en plus d’entreprises choisissent de s’organiser de façon hybride, évoluer vers des modèles d’organisations plus engageants comme les workshops est une opportunité à saisir.