3 bonnes pratiques pour piloter une équipe à distance

Le challenge : piloter efficacement une équipe à distance

Mettre en place de techniques de management modernes et travailler en équipe n’est pas toujours facile, et le télétravail obligatoire que connaît l’équipe de Nicolas à partir de mars 2020 met ses habitudes à l’épreuve. Deux problèmes se présentent :

• Son équipe a besoin de préserver sa cohésion 
• Peu habitués aux outils digitaux à distance, les rituels en présentiel sont la norme pour Nicolas et son équipe

Pour autant, les demandes des différents pôles avec lesquels Nicolas et son équipe travaillent régulièrement ne diminuent pas et il doit donc trouver un moyen de continuer à travailler efficacement malgré la distance. Dans l’idéal, il lui faut donc un outil :

• capable de les rassembler à distance comme si lui et les membres de son équipe se trouvaient dans la même pièce, afin qu’il assure son management comme avant, en continuant d’utiliser les méthodologies agiles qu’il à l’habitude d’utiliser;
• avec lequel il peut se concentrer sur les objectifs à suivre, repérer les erreurs, les points bloquants… en d’autres termes, il veut un outil qui puisse aussi lui servir d’outil de gestion de projet.

Il se tourne alors vers Klaxoon, et tout particulièrement son outil Board, qui lui permet d’éditer un whiteboard infini : au même endroit, il dispose alors les templates qui l’intéressent le plus et centralise ainsi au même endroit toutes les informations qu’il veut partager à son équipe.

La solution : construire son propre Board pour en faire un outil de management et de gestion de projet personnalisé

Au total, Nicolas utilise 4 outils qu’il choisit de placer sur le même Board. 3 de ces outils sont générés automatiquement via des templates issus de la bibliothèque de templates : il les installe alors en un clic sur son Board et ils sont prêts à l’emploi ! Le dernier en revanche est une de ses propres créations.

Avec le Board, à vous de choisir. Vous pouvez installer des templates ou tout faire vous-même… ou un peu des deux !

Dans sa nouvelle organisation, voici les templates qu’utilise Nicolas pour assurer la continuité de ses activités :

Un Weekly pour la réunion hebdomadaire

Avant d’être confronté à la problématique d’un management malgré la distance et le télétravail obligatoire, Nicolas avait l’habitude de faire des points réguliers avec son équipe, tant pour suivre l’évolution des projets en cours que pour prendre connaissance des problèmes que ressentent les membres de son équipe.

Pour lui, maintenir ce rituel est une obligation !

Il se tourne alors vers le template Weekly, qui lui permet de donner un cadre à des réunions de synchronisation matinales qu’il tient tous les lundis matin pendant 1h.

Le but de cette réunion de synchro est de faire le point avec toute l’équipe sur les objectifs qu’ils poursuivent sur la semaine.

En début de réunion, il accorde quelques minutes à l’équipe pour que chacun inscrive sur un encart bleu l’objectif clair et réalisable qu’il compte suivre. Il responsabilise ainsi son équipe !

Par ailleurs, le Board a un côté ludique que Nicolas apprécie particulièrement, avec notamment des photos de profil personnalisées pour chaque membre de l’équipe.

Le vendredi soir, l’exercice est répété mais cette fois avec pour objectif de tenir au courant tout le monde de l’avancée des objectifs de chacun (avec des idées vertes), mais aussi pour identifier les points bloquants potentiels (avec des idées oranges ou rouges pour les problèmes les plus urgents). Ce sont les collaborateurs qui expliquent eux-mêmes les problèmes auxquels ils ont été confrontés : cela améliore d’autant la réactivité de l’équipe qui peut ensuite travailler ensemble à la résolution du problème !

Un Kanban pour la gestion de projet

Ce deuxième template, le Kanban, l’aide plutôt à maintenir un partage de l’information instantané et asynchrone.

Plutôt orienté projet, le template Kanban offre au Board de Nicolas et son équipe un aspect gestion de projet.

En un clin d'œil, tous les membres voient les différents projets en cours ainsi que leur avancée. Des colonnes “à faire”, “en attente de retours” ou encore “Terminé !” distribuent l’information de façon claire et contribuent à maintenir un management visuel satisfaisant et efficace. Ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui mettent à jour spontanément ce tableau dès qu’ils ont une information à partager aux autres.

Un radar pour anticiper les actions futures

Le troisième template qu’il installe est le radar. Il vise à informer rapidement sur les différents projets qui démarrent, ceux qui sont encore en cours, et ceux qui arriveront bientôt. Cela permet à l’équipe de mieux se coordonner, mais c’est un template qui trouve aussi son utilité quand il s’agit de transmettre l’état d’avancement des projets de l'équipe à la hiérarchie de Nicolas. En plus, Board permet de partager toutes les informations qu’il contient en quelques clics seulement : c’est un vrai gain de temps pour Nicolas !

Et un template personnalisé pour sonder le moral des équipes !

Enfin, et parce que Nicolas accorde beaucoup d’importance au bien-être de son équipe dans son management, il a créé une matrice très simple où ses collaborateurs peuvent partager leur état d’esprit ainsi que leur motivation ou leur énergie. Cela permet à Nicolas de mieux écouter ses collaborateurs mais aussi d’éviter les burn-out et de prendre soin de son équipe.

Le résultat : quel verdict pour le Board orienté management de Nicolas ?

Finalement, Nicolas est parfaitement conquis par Klaxoon et sa solution Board.

Il en retire de très nombreux avantages :

• Avant Klaxoon et en présentiel, une partie de son équipe était déjà en distanciel, mais pas vraiment intégré à l’équipe. Grâce à Klaxoon et Board, tous les membres de l’équipe sont plus soudés que jamais et travaillent même plus efficacement en distanciel que lorsqu’ils étaient en présentiel !
• Ces nouveaux usages sont parfaitement adaptables à une organisation hybride avec des personnes sur site et à distance. Encore aujourd’hui, Nicolas se sert des mêmes templates et du même Board que ce soit à distance ou en présentiel. Résultat : aucune coupure entre ces deux modes de travail, puisque les deux utilisent les mêmes outils de gestion de projet et de management orientés design thinking.

Et Nicolas ne s’arrête pas là ! Face au succès de Board avec son équipe, il a décidé d’aller plus loin en utilisant Klaxoon pour présenter ses projets à sa hiérarchie, mais aussi pour intégrer facilement les autres pôles avec lesquels il travaille à son Board. Pour ce faire, il les invite grâce à un simple lien et ils se connectent avec Teams, ou directement grâce à l’outil Live de Klaxoon. Avec Klaxoon et Board, c’est facile !

Pour en apprendre davantage sur le sujet, nous vous invitons à regarder le webinar:

‍