Kanban : la gestion de projet pour suivre visuellement l'avancement des tâches

Le template Kanban est un véritable outil de gestion de projet en méthode Agile

Toutes les tâches d'un projet sont organisées en colonne pour suivre visuellement l'état d'avancement du projet. Chaque idée passe de colonne en colonne : backlog (toutes les actions à mener), to do (à faire), wip (en cours) et done (fait). Une méthode et un outil parfait pour gérer visuellement ses projets, en équipe, et même à distance !

7 questions que vous vous posez sur la gestion de projet façon Kanban

Trouver la meilleure manière de mener un projet à bien peut parfois s’avérer plus compliqué que prévu. Il existe une multitude de stratégies de gestion de projet, et certaines s’appliquent mieux à certains sujets que d’autres. De plus, elles peuvent parfois pousser nos équipes trop loin dans leurs retranchements, ce qui peut mener à un échec temporaire du projet. 

Et si on s’intéressait plus à ce que nos équipes peuvent réaliser dans un temps imparti afin de développer notre gestion de tâches en fonction de cela, plutôt que de donner des missions à chacun sans se soucier de leur faisabilité dans l’agenda ? C’est la question que propose la méthode agile Kanban. Découvrez ici tout ce qu’il y a à savoir sur cette méthode venue tout droit du Japon, et lancez-vous ensuite dans la personnalisation de notre template Kanban pour travailler en équipe sur votre prochain projet !

1) D’où vient la méthodologie de gestion de projet Kanban ?

C’est dans les années 1950 que Taiichi Ōno, ingénieur industriel japonais, met au point une méthode de travail conçue pour améliorer la productivité des salariés de Toyota, alors beaucoup plus basse que celle des Américains. Il développe ainsi le « juste-à-temps » (ou JAT), qui consiste à strictement répondre aux besoins du marché et à ne produire que ce qui est en mesure de l’être à un instant précis. Aussi appelée « flux tendu », cette manière de travailler permet une meilleure gestion de la production, mais demande aussi une grande réactivité.

C’est là que la méthodologie Kanban intervient. En japonais, ce mot signifie « étiquette » et désigne les fiches cartonnées de couleur qu’utilisent les salariés pour qualifier le stock de tel ou tel produit. Plus il y a de « Kanban » en circulation dans l’entreprise, plus il faudra attendre avant d’en recréer, afin d’éviter la surproduction. Pour Taiichi Ōno, à qui l’on attribue souvent la généralisation de cette méthode de suivi de tâches, c’est la clé du succès d’une chaîne de production.

Le succès de cette méthode au Japon a rapidement attiré l’attention du reste du monde, et a commencé à être utilisée dans des secteurs bien différents du monde de l’automobile. On pourra notamment penser aux entreprises informatiques, comme Microsoft, qui a commencé à utiliser des « étiquettes » de couleur pour ses projets de développement informatique dès les années 2000. Vous avez peut-être d’ailleurs déjà croisé un tableau de bord visuel inspiré de la méthode Kanban, avec tous ces Post-Its colorés collés aux fenêtres de certaines grandes entreprises !

2) Comment appliquer les principes de la méthode Kanban à ma gestion de projet ?

Vous l’avez compris, si la méthode Kanban trouve ses origines dans le monde de la production, il est facile – et recommandé ! – de la décliner pour faire de la bonne gestion de projet. En effet, Kanban est avant tout un outil de planification des tâches rapide et efficace, qui va se reposer sur plusieurs principes phares. C’est en respectant ceux-ci que vous pourrez utiliser correctement la méthode Kanban, et travailler en équipe avec succès.

Le principe le plus important de cette méthodologie de gestion des tâches est probablement de toujours « faire avec ce que vous avez ». Cela peut paraître contre-productif, mais c’est en partant des ressources existantes (qu’elles soient humaines, temporelles ou encore financières) que vous pourrez améliorer vos processus internes de production de projets. Rôles, responsabilités, tâches : il est primordial de faire un constat de l’existant avant de se lancer dans l’implémentation de tout changement.

À propos de changements, un autre principe de la méthode Kanban est qu’ils ne doivent jamais être implémentés de manière trop soudaine ou brutale. Cela pourrait provoquer le rejet instantané des collaborateurs. Or, sans l’implication et la bonne volonté de chaque membre de l’équipe, un projet ne peut pas être mené à bien. Il vaut donc mieux limiter le nombre de changements ou de modifications apportées en une seule réunion kanban (les fameux « daily meetings », pour lesquels vous pourrez aussi trouver un modèle prêt à l’emploi sur Board), quitte à les implémenter plus tard. Avec la méthode Kanban, on avance tous ensemble, un pas après l’autre !

Avec la méthode Kanban, vous aurez une visualisation claire et précise de l’étendue du projet et des différentes tâches à effectuer pour qu’il arrive à complétion. Il s’agit là d’un autre principe important à appliquer, si vous voulez que la méthode Kanban fonctionne pour votre bonne gestion de projet : l’utilisation, régulière et correcte, du tableau des tâches quotidiennes. Pour cela, il faut toujours avoir à l’esprit les différentes « étiquettes » posées sur le tableau Kanban de votre équipe, et ne pas hésiter à le revisiter chaque jour pour aviser des possibles modifications à lui apporter. Si ce tableau est un outil de planification des tâches, il ne doit pas être utilisé comme une « to-do list » à laquelle on ajoute des choses à faire jusqu’à ce que la sonnette d’alarme soit tirée par les collaborateurs. C’est bien pour cela qu’on considère la méthode Kanban comme une méthode de management visuel de projet.

3) C’est quoi, le management visuel en gestion de projet ?

Vous avez probablement déjà développé des outils de management visuel dans votre quotidien, sans même vous rendre compte que c’était comme ça qu’on les appelait. Il s’agit d’organiser son travail et ses tâches de manière visuelle, pour que chaque information soit accessible et lisible au premier coup d’œil sur le document utilisé. En réunissant toutes les informations nécessaires au bon déroulé d’un projet en un seul lieu, sur un tableau de gestion de tâches dans le cas du Kanban, on gagne du temps pour partager les informations et travailler en équipe devient beaucoup plus simple et fluide. Tout le monde a le même niveau d’information à tout instant durant un brainstorm ou un point projet, ce qui rend le management des collaborateurs plus facile.

4) Comment se déroule une réunion de gestion de projet Kanban ?

Que vous fassiez du télétravail ou que vous soyez tous dans la même salle, organiser une réunion de gestion de projet Kanban devient tout de suite plus simple, lorsqu’on a les bons outils pour la mettre en place. Avec le template Kanban de Klaxoon, vous n’avez plus qu’à personnaliser le titre de chaque colonne du Kanban avant d’inviter vos collègues à vous rejoindre sur le Board.

Dans un premier temps, chaque membre de l’équipe pourra créer une vignette avec son nom et sa photo – elles seront utiles dans la dernière partie du point projet. Ensuite, on va, tous ensemble, s’intéresser à la première colonne du tableau Kanban : « toutes les actions à mener ». Là, chacun pourra soumettre les objectifs qu’il pense nécessaires pour la réussite du projet sous forme d’idées, qui pourront être écrites ou dessinées facilement. Une fois que tout le monde a soumis ses propositions, vous allez pouvoir décider tous ensemble de l’emplacement de chaque tâche sur votre tableau de bord visuel. Quelles actions sont déjà en cours ? Lesquelles doivent-être lancées ? Lesquelles sont mises en pause ? C’est à ce moment-là que les principes de la méthode Kanban doivent être véritablement respectés : ne surchargez pas la colonne « à faire ». Sur notre template, nous recommandons de ne pas dépasser les 20 tâches à la fois. Cela permettra d’augmenter la motivation des équipes : quel plaisir de voir les tâches se déplacer de la colonne « en cours » à la colonne « terminé » !

Ce moment si satisfaisant pourra avoir lieu à deux moments différents. Le premier moment sera le « daily meeting Kanban », une réunion à distance (ou non) d’une quinzaine de minutes durant laquelle chaque collaborateur pourra annoncer son avancée sur telle ou telle tâche. C’est aussi l’occasion de soulever de potentiels problèmes qui pourraient empêcher l’achèvement de l’une des tâches présentes sur le tableau Kanban.

Un autre moment où le tableau Kanban de suivi de projet en ligne pourra être utilisé est… N’importe quand, tout le temps ! C’est l’avantage d’utiliser un outil de gestion de projet agile comme Klaxoon : vous avez maintenant la possibilité de communiquer de façon asynchrone avec vos collègues. Vous pourrez ainsi noter votre avancée personnelle sur telle ou telle tâche à n’importe quel moment, et en informer vos collègues via un message rapide sous forme de Question, que ces derniers pourront consulter quand ils le souhaitent. Dans un monde où le télétravail est devenu notre quotidien à tous, avoir la possibilité d’avancer chacun de son côté sans pour autant perdre le lien social est un avantage précieux pour la réussite de vos projets. La réunion asynchrone est la nouvelle force des équipes qui travaillent en mode hybride !

5) Quelle est la différence entre la méthode Kanban et la méthode Scrum pour la gestion de mon projet ?

Si la méthode Kanban est originaire du Japon, il est indéniable qu’elle se base sur les principes de l’approche Lean, qui consiste à optimiser l’utilisation des moyens déjà disponibles pour un projet ou une entreprise. Avec son aspect fortement visuel, on peut ainsi dire de la méthode Kanban que c’est du management visuel agile, ce qui en fait un procédé de travail en équipe pouvant être associé à d’autres stratégies agiles, comme la méthode Scrum, par exemple.

Cependant, si les deux stratégies agiles peuvent être associées, elles ne sont pas identiques pour autant. Ainsi, là où la méthode Kanban agile va se concentrer sur l’implémentation progressive de changements, pour un suivi de projet sur le moyen ou long terme, la méthode Scrum se veut beaucoup plus itérative, avec des cycles de développement de projet beaucoup plus courts. Mais cela n’empêche pas l’utilisation d’un tableau de suivi des tâches Kanban pour informer les équipes de l’avancée d’un projet Scrum !

6) Quels sont les avantages du Kanban pour le suivi d’avancement de projet ?

De nombreuses raisons pourraient vous pousser à utiliser la méthode Kanban pour changer la manière dont vous organisez un point projet. D’un point de vue humain, elle est idéale pour motiver les collaborateurs, car elle permet l’objectif plus accessible, avec ses nombreuses petites tâches réparties à chacun. Elle stimule aussi les dynamiques d’équipe, car chaque prise de décision repose sur un travail collaboratif et un partage d’informations constant entre les différents collaborateurs.

D’un point de vue organisationnel, la méthode Kanban est idéale car elle permet de voir toute l’étendue d’un projet en un seul coup d’œil, et les codes couleurs utilisés permettent d‘estimer facilement le pourcentage de complétion du projet. S’il s’agit d’un outil de suivi de projet pratique, il le devient encore plus lorsqu’on le décline en ligne : avec la fonctionnalité « Questions » disponible sur chaque whiteboard Klaxoon, vous pouvez interpeller les membres de votre équipe sur n’importe quelle tâche placée sur le Kanban, à tout moment. Chacun peut alors y répondre de façon asynchrone, en cliquant sur la question, ou on peut organiser une réunion, à distance ou en salle. Quel que soit le format choisi, les prises de décision sont collectives, simplifiées et accélérées.

7) À quoi faut-il faire attention quand on utilise la méthode Kanban pour sa gestion de projet ?

Comme toute méthode de travail, il est important d’être bien préparé lorsque l’on souhaite implémenter la stratégie de gestion des tâches Kanban à son équipe et son projet. Ainsi, la priorité doit être donnée au bien-être des collaborateurs à tout moment, car c’est sur eux que repose le succès de cette méthode. N’attendez donc pas qu’une tâche reste plusieurs semaines, voire mois, dans la colonne « en cours » avant de tirer la sonnette d’alarme auprès de vos collaborateurs. Réactivité et fiabilité doivent aussi être au rendez-vous, ce qui implique un processus décisionnel plus souple que d’habitude, avec une hiérarchie moins rigide.

Avec ce Template inspiré de la méthode agile Kanban, mettez en place une visualisation simple et rapide du suivi de tâches de votre équipe. Prenez des décisions ensemble en quelques instants, et consultez l’avancée du projet à n’importe quel moment.