Comment créer l’espace de travail idéal pour une formation engageante ?

Combien de fois vous êtes-vous retrouvés distraits par votre environnement, ou incapables de vous concentrer correctement, faute d’un bon aménagement de votre espace de travail, et de la façon dont il reflète votre sujet ? Les sessions de formation ne font pas exception, et nous devons créer des espaces de travail de qualité pour les optimiser au maximum. Cet espace de travail, qu’il soit physique ou virtuel, est une élément essentiel d'une formation engageante, et son importance ne doit pas être sous-estimée.

Mais que devons-nous prendre en compte ? Qu'est-ce qui fait l'espace de travail idéal pour une formation engageante, et pourquoi ? Nous allons examiner ce que les entreprises, les formateurs et les employés eux-mêmes peuvent faire pour améliorer leurs espaces de travail dédiés à la formation, et augmenter l’engagement de chaque session.

Pourquoi est-il important qu’une formation soit engageante ?

Une formation engageante est indispensable à toute entreprise qui souhaite attirer et retenir les meilleurs talents. La formation professionnelle est recherchée et appréciée tant par les employés que par les employeurs. Les entreprises peuvent améliorer les compétences des talents qu'elles emploient déjà, ce qui est utile à plusieurs égards. Non seulement elles réduisent les coûts en temps et en argent, ainsi que la baisse de productivité liée à l'embauche de nouvelles personnes, mais leurs employés considèrent également le développement professionnel continu comme un élément important pour une progression de carrière réussie.

Pour que le développement professionnel continu atteigne ses objectifs, tant du point de vue de l'employeur que de celui de l'employé, il doit se faire par le biais de canaux engageants. Il est évident que l'on accorde beaucoup d'attention à la manière d'augmenter l’engagement via le contenu de la formation elle-même. Vous trouverez de nombreuses informations utiles sur la manière d'accroître l'engagement des apprenants dans vos formations, en ligne comme en présentiel, du point de vue du contenu et de la présentation, mais ce n'est pas tout lorsqu'il s'agit de créer de nouvelles perspectives d’engagement.

Et un bon espace de travail pouvant également contribuer à rendre votre formation plus engageante, il est donc essentiel de s'assurer que lui aussi soit pris en compte. Après tout, vous pouvez écouter l'intervenant le plus intéressant du monde, mais si votre environnement n'est pas propice à l'apprentissage, il vous sera difficile de vous concentrer, d'apprendre et de retenir les informations qui vous sont partagées.

Comment l'espace de travail en formation a-t-il évolué au fil du temps ?

Si nous pensons à la manière dont la formation professionnelle était dispensée il y a quelques années, on constate que les choses étaient bien différentes. La technologie était peu présente - certains lecteurs se souviennent peut-être des téléviseurs et des magnétoscopes qu’on faisait rentrer dans les classes sur des supports à roulettes, dans l’espoir de donner un peu de répit au rétroprojecteur - et la variété des supports était faible.

Le style d'enseignement était une relation formelle professeur-élève, où le professeur parlait et l'élève écoutait. Vous vous étiez probablement retrouvés assis à un petit bureau, en prenant des notes manuscrites. Ensuite, vous aviez sûrement passé un examen, puis vous aviez reçu un certificat attestant que vous aviez suivi le cours. La formation professionnelle se déroulait le plus souvent dans une salle prévue à cet effet au bureau ou, dans certains cas, dans la salle de conférence d'un hôtel.

Quelques années plus tard, les attentes des gens et les possibilités offertes par les lieux de formation se sont considérablement améliorées. De meilleures approches de la formation, une technologie plus poussée,... Les gens commençaient à voir de plus en plus de bénéfices à la formation professionnelle.

Quel impact de la pandémie de Covid-19 sur l'environnement de formation ?

La formation en ligne n'a pas été inventée au cours de la pandémie, mais elle s'est certainement améliorée à cette période. La technologie à distance a été poussée à un niveau sans précédent, tout comme les attentes des gens vis-à-vis de leurs formations. Et comme faisons face à cette nouvelle normalité, nous disposons désormais de la technologie nécessaire pour faciliter la mise en place de formations très engageantes et efficaces, qu'elles soient en ligne ou en présentiel. À cette fin, les outils numériques et collaboratifs peuvent aider dans la mise en place de n’importe quel type de formation.

Qu'attendent les apprenants de leur espace de travail pour une formation engageante ?

1. Le confort

Il est difficile de se concentrer si l'on n'est pas confortablement installé. De nos jours, les entreprises sont beaucoup plus soucieuses de fournir des bureaux et des chaises ergonomiques, et c'est également le cas pour les travailleurs à distance. Il est important de disposer d'un lieu offrant un accès à la lumière naturelle et à l'air frais, ainsi qu'un bon éclairage, et qui n’y fasse ni trop chaud, ni trop froid.

La possibilité d'utiliser des espaces pouvant servir de zones de pause, qu'elles soient réelles ou virtuelles, peut favoriser la collaboration et la communication. De plus, un espace propre, bien rangé et non encombré permettra l’esprit d’aborder plus sereinement toute formation.

Le fait de pouvoir bouger régulièrement est également important, et certes beaucoup plus facile à intégrer dans une formation en présentiel. Pour les formateurs à distance, assurez-vous que des pauses régulières sont prévues dans les sessions pour permettre aux apprenants de bouger, s’étirer,...

Bien sûr, un accès facile à des toilettes et éventuellement à un espace de restauration sont aussi à prendre en compte.

2. Une technologie appropriée

Les apprenants s'attendront à l'utilisation de technologies sophistiquées et de supports variés lors de leurs formations, l'espace de travail devra donc en tenir compte. Cependant, la technologie en question doit être facile à prendre en main, et apporter véritablement quelque chose à l'expérience. Tout ce qui nécessite trop d'explications ou qui complique inutilement la tâche à accomplir entraînera une baisse de l'engagement des apprenants. Et si la session se déroule à distance, toute technologie utilisée par le groupe doit également être compatible avec la diffusion en ligne.

L'intégration d'éléments à la fois audio et vidéo, et l'utilisation d'outils de collaboration comme un tableau blanc en ligne rendront eux aussi l'espace de travail plus propice à l'apprentissage.

3. La flexibilité

Un espace de travail flexible offre beaucoup plus de possibilités pour une session de formation engageante. Les apprenants s'attendent à trouver un espace accessible, facile et prêt à être utilisé. Cela est bien entendu plus facile à fournir dans le cas de la formation en ligne.

Pour les formations en présentiel, les stagiaires s'attendent à des espaces de travail adaptables et configurés pour différents types de technologies et d'interactions. Ils doivent comprendre des espaces privés et des zones ouvertes, afin de favoriser la collaboration et le travail d'équipe.

Quelles sont les caractéristiques d’un environnement d'apprentissage de qualité ?

Comme nous l'avons vu, les apprenants attendent certaines choses de leurs environnements de formation professionnelle, et ces attentes font également partie des caractéristiques d'un bon environnement d'apprentissage au sens large. Toutefois, si nous examinons la question du point de vue du formateur, nous devons également tenir compte des éléments suivants :

1. Une grande flexibilité

Un environnement de formation qui peut se prêter à différents besoins et styles de formation sera plus efficace qu'un autre qui ne le peut pas. C'est le cas tant pour la formation en présentiel que pour la formation à distance. Disposer d'espaces où les apprenants peuvent être rassemblés en un grand groupe pour travailler ensemble, ou en plus petits groupes où ils peuvent faire équipe et apprendre à mieux se connaître, offre de meilleures opportunités d'engagement. 

Le partage des connaissances et des idées contribue à créer un sentiment de confiance et de compréhension mutuelle. Toutefois, si des informations sensibles sont diffusées, ou si certaines informations ne doivent pas être entendues par d'autres stagiaires dans le cadre d'un exercice d'équipe, par exemple, il est essentiel de disposer d'un espace sécurisé.

2. Des technologies appropriées

Les technologies et outils les plus récents, tels que les tableaux blancs interactifs, peuvent contribuer à créer des sessions de formation dynamiques qui maintiendront les niveaux d'engagement élevés. Tirer le meilleur parti de la technologie est une évidence pour les formations à distance, mais c'est un aspect tout aussi important pour la formation en présentiel.

S'assurer que la technologie disponible dans un lieu est compatible avec la vôtre est une priorité. La technologie est excellente lorsqu'elle fonctionne, mais un peu moins lorsqu'elle ne fonctionne pas ! Si les coachs et les animateurs de formation ont moins de contrôle sur les problèmes qui peuvent survenir lors des sessions de formation à distance, il est néanmoins important de s'assurer que la technologie que vous utilisez soit pertinente et adaptée à l'expérience, aux attentes et aux besoins de votre public.

3. Support et confort d’utilisation

Un excellent environnement d'apprentissage offre soutien et conseils, tant sur le plan personnel que sur celui de l'accès à toutes les ressources et à tous les supports de formation pertinents. Il est donc indispensable de créer un environnement sécurisé. Cela vaut pour les espaces physiques comme virtuels. Les apprenants qui se sentent en sécurité, soutenus et écoutés seront plus engagés que ceux qui ont l'impression de n'être qu'un nom sur une liste.

Veillez à ce que les apprenants aient facilement accès à toutes les ressources et à tout le matériel pédagogique dont ils auront besoin. Pour une session de formation en présentiel, il peut s'agir d'accessoires, de livres, d'outils numériques et de tout autre matériel qui permettra aux participants d'apprendre plus activement. Pour les sessions de formation à distance, il peut être nécessaire d'envoyer du matériel supplémentaire à l'avance, afin que les apprenants aient ce dont ils ont besoin à portée de main. Il peut s'agir d'un simple cahier d'exercices à imprimer comme d'un envoi par courrier.

Ce soutien consiste également à s'assurer que chacun peut accéder à l'espace de travail de la formation, même de manière asynchrone. Un équipement approprié et adapté doit être disponible pour la formation en ligne, et les espaces de travail physiques et numériques doivent être conformes aux dernières normes de sécurité. Les espaces de travail physiques doivent également être sans danger et accessibles aux personnes invalides.

De plus, la participation à une session de formation peut être une perspective intimidante pour certaines personnes. Elles peuvent avoir du mal à s'intégrer dans un groupe, ou souffrir d'anxiété à l'idée de parler en public : de tels facteurs peuvent réduire l'engagement des apprenants. Introduisez dans votre formation des éléments permettant de briser la glace, et de faire en sorte que chacun interagisse et se sente plus détendu dès le départ.

Comment les outils digitaux aident-ils à créer un espace de travail de formation engageant ?

Les sessions de formation dynamiques, interactives et facilement accessibles peuvent être améliorées par un environnement approprié. Nous pouvons rendre un espace de travail de formation, qu’il soit en ligne ou physique, mieux adapté aux activités prévues, et ainsi améliorer l'engagement des apprenants. Nous vivons dans un monde qui se digitalise, et cela doit également se refléter dans les espaces de travail dédiés à la formation. Les outils en ligne offrent de nombreuses possibilités que les coachs et les facilitateurs peuvent intégrer à leurs programmes pour accroître l'engagement.

Contrairement à de nombreux supports de formation physiques, les outils numériques ont tendance à être plus flexibles, accessibles et partageables. Idéalement, ils sont également faciles et prêts à l'emploi, et peuvent être utilisés efficacement avec des groupes de taille variable.

Le maintien d'un haut niveau d'engagement chez leurs apprenants est une priorité absolue pour tous les coachs et formateurs. Dans une formation, toutes les parties s’investissent dans des résultats d'apprentissage positifs : l'entreprise, l'animateur et enfin les apprenants. Et pour tirer le meilleur parti de vos workshops professionnels et de vos formations, vous voulez un engagement maximal. Bien aménager l'espace de travail est la première étape pour s'assurer d'avoir une classe remplie de personnes engagées, toutes prêtes à apprendre. Et si nous ne pouvons pas tout contrôler, c’est bel et bien possible avec les supports de formation virtuels que nous utilisons.

Lorsque nous comprenons les besoins spécifiques des apprenants et le type de formation dispensée, nous pouvons influencer la conception de l'espace de travail physique ou virtuel en conséquence, et la technologie peut y jouer un rôle majeur. Les tableaux blancs interactifs, les écrans numériques, les espaces de brainstorming, les jeux et les quiz en ligne peuvent tous être utilisés pour améliorer l'expérience d'apprentissage.

Le travail hybride étant de plus en plus répandu, il peut arriver qu'une formation soit dispensée en personne et à distance en même temps. Assurez-vous donc de disposer d'outils capables de fonctionner aussi bien dans les deux environnements de manière simultanée, et de faire en sorte que tous les apprenants vivent une expérience similaire. Les espaces de travail de formation doivent créer des environnements d'apprentissage engageants, interactifs et efficaces qui répondent aux divers besoins des apprenants.

Les espaces de travail qui offrent les plus grands avantages pour les sessions de formation sont ceux qui ont été conçus pour un engagement maximal. Si vous fournissez une formation à des professionnels, assurez-vous d'utiliser les meilleures ressources numériques à votre disposition.

Et justement, chez Klaxoon, nous avons tous les outils et ressources nécessaires pour vous aider à créer des formations qui favoriseront l’engagement de vos groupes. Pourquoi ne pas consulter notre page de ressources pour vous en faire une idée ?