5 méthodes pour rendre vos formations en ligne plus efficaces

Pour un nombre croissant d'entreprises, la formation en ligne joue aujourd'hui un rôle central. De plus, les industries sont confrontées à une pénurie de talents sans précédent. Par conséquent, savoir optimiser les formations en ligne dans les entreprises est devenu synonyme d'une meilleure rétention des employés et d'un avantage stratégique sur le long terme. 

Pour évoluer dans ce contexte en constante évolution, il est essentiel de veiller à ce que vos sessions de formation en ligne soient non seulement bien conçues, mais aussi rationalisées pour une efficacité maximale.

Voyons comment y parvenir à travers cet article, qui présente 5 méthodes éprouvées pouvant vous aider à façonner efficacement votre formation professionnelle en ligne. Qu'elles soient conçues pour l'ensemble du parcours de formation ou pour certains moments-clés spécifiques, elles peuvent toutes être personnalisées en fonction de vos besoins et de votre contexte afin d'obtenir le meilleur retour sur investissement possible pour votre formation.

Le changement de paradigme actuel vers des environnements de plus en plus virtuels nécessite de comprendre de manière nuancée comment les méthodes de travail en ligne peuvent être adaptées à vos modules de formation en entreprise. Nous nous pencherons sur les subtilités de chaque méthode, en analysant leurs spécificités et leur potentiel de transformation. De l'utilisation de feuilles d’émargement pour suivre et améliorer la participation à la conception de parcours d'intégration pour un accueil fluide dans l’équipe, ces méthodes peuvent toutes être déployées dans l'environnement de travail collaboratif de Klaxoon.

1. Feuille d’émargement : évaluez rapidement l'audience de votre formation en ligne

Lors d'une session de formation en ligne, la première chose à faire est de s'assurer que l'audience attendue est connectée et prête à commencer. Cela vous permet de vous concentrer ensuite sur la session elle-même, plutôt que de vous interrompre à chaque fois qu'une nouvelle personne arrive. En outre, vous voyez les arrivants s'inscrire progressivement, et vous pouvez donc évaluer en un coup d'œil la taille du groupe pour cette session, pour ensuite adapter le contenu en conséquence.

À cet effet, la feuille d’émargement est un outil conçu pour améliorer à la fois l'efficacité et la conformité de vos sessions de formation en ligne.

Dans de nombreux pays, une feuille d’émargement sert de preuve de la participation à des cours de formation sur site. Elle contient des informations essentielles telles que la date, l'intitulé du cours, l'organisme de formation, le nom du tuteur et la signature des participants. Si votre licence de formateur exige de procéder à un contrôle de l'assiduité, même à distance, cette variante virtuelle vous permet de vous adapter rapidement à un contexte en ligne.

Au-delà du contexte légal, la feuille d’émargement est aussi un outil précieux pour le suivi de l'assiduité et de la progression. Elle offre une vue d'ensemble des performances des apprenants, et permet de mettre en relation les résultats obtenus, le niveau de satisfaction du groupe et la présence aux cours. Son format électronique garantit l'intégrité des données, et élimine le risque de perte de documents physiques.

De plus, dans un espace de travail collaboratif, un modèle de feuille d’émargement prêt à l'emploi facilite la transparence et la visibilité grâce à des outils de dessin intuitifs, permettant aux participants de signer facilement en ligne, à l'aide d'un système de connexion unique. 

Enfin, dans certaines plateformes collaboratives comme Klaxoon, ce modèle visuel peut également être facilement exporté au format PDF, puis sauvegardé en local ou partagé par mail.

À mesure que les organisations prennent le virage du numérique dans leurs méthodologies de formation, la feuille d’émargement, autrefois physique, doit désormais s'adapter aux nouvelles exigences d’un espace en ligne. Utilisée avec les bons outils de collaboration, elle offre alors une solution simple et conforme, à utiliser sur site comme en télétravail.

2. Parcours d’intégration : gérez efficacement une nouvelle arrivée, même à distance

Aujourd'hui plus que jamais dans les entreprises, une intégration réussie des nouveaux employés est essentielle pour favoriser la cohésion et l'efficacité dans les équipes. Dans cette section, nous allons donc parler des bénéfices à utiliser pour cela la méthode Parcours d’Intégration, un cheminement complet et structuré conçu pour optimiser l'arrivée des nouveaux membres d'une équipe, même à distance. En plus de ses fonctionnalités de suivi, cette méthode propose également de l’interactivité, rendant le processus d'onboarding à la fois engageant et efficace.

Conçue pour les équipes quel que soit leur secteur d’activité, cette méthode se présente sous la forme d’un tableau de bord détaillé des étapes d'intégration de nouveaux membres dans l'équipe. Elle centralise les informations, facilite le feedback et encourage l'interaction avec les différents contacts identifiés. Toutes les ressources et informations nécessaires à une intégration sans heurts sont regroupées sur un espace de travail visuel partagé, créant ainsi un parcours engageant et interactif.

De plus, la méthode Parcours d'intégration offre une grande souplesse de personnalisation, permettant aux équipes d'utiliser le parcours déjà fait ou de créer le leur. Dessiner un parcours personnalisé peut par exemple partir d’une photo que vous insérez dans votre espace de travail virtuel, pour ensuite travailler dessus à l'aide des différents outils disponibles. Les équipes peuvent également créer des activités, des challenges, des quiz ou des sondages tout au long du parcours, en y ajoutant des images, des vidéos et des liens pour améliorer l'expérience d'onboarding.

Dans le modèle de parcours d'intégration de Klaxoon, les équipes peuvent inviter les nouveaux employés et leurs collègues à rejoindre l'espace de travail visuel, favorisant ainsi un environnement collaboratif. Les participants peuvent ajouter leur photo, partager leur nom et leur métier, et inclure leurs coordonnées pour faciliter la communication. Le modèle facilite l'engagement en continu, à mesure que les nouveaux employés déplacent leur photo le long du parcours, et montrent leur progression à l'aide de marqueurs de couleur.

Grâce à cette méthode prête à l'emploi, le processus d'intégration se transforme en un parcours interactif que vous pouvez concevoir exactement comme vous le souhaitez (une quête épique, un chemin de randonnée, etc.). Ce format permet aux nouveaux employés de progresser efficacement et de se familiariser à leur rythme avec leurs nouvelles missions et leurs nouveaux processus. Des zones de feedback régulier permettent aux nouveaux arrivants de s'exprimer, de poser des questions et de s'engager efficacement avec l'équipe, même lorsqu'ils travaillent à distance.

3. Co-développement : améliorez la communication à distance grâce à l'intelligence collective

Le co-développement, méthode de formation en entreprise originaire du Québec, se distingue par l'importance qu'elle accorde au partage d'expériences et à la communication entre pairs. Développée par des spécialistes du management, cette approche s'écarte de la session de formation traditionnelle, en permettant aux groupes de trouver des solutions grâce à l'intelligence collective.

Lors d'une formation en ligne sur le co-développement, à laquelle participent 6 à 10 personnes, chaque séance dure environ 2 heures. Un participant, agissant en tant que "client", présente un problème ou un projet, suscitant un effort collectif pour identifier des solutions. Un coach de co-développement peut guider les participants sans influencer les discussions. La session se déroule en six étapes, de la présentation du sujet à l'évaluation finale.

La méthode de co-développement offre divers avantages, tels que la dynamique réciproque entre le formateur et les apprenants, l'amélioration de la communication en petits groupes et un processus favorisant le développement de la réflexion. En s'appuyant sur les expériences personnelles et collectives, le co-développement est un outil puissant pour améliorer l'intelligence émotionnelle et collective.

Le modèle de co-développement de Klaxoon offre un espace de travail personnalisable pour le reporting et le partage au sein de l'équipe. Il s'adapte à différents rôles, permettant aux participants de partager des idées, des dessins et des documents, enrichissant ainsi l'expérience collaborative globale. La flexibilité du template en ligne garantit un processus de co-développement à la fois complet et rationalisé.

En outre, cette méthode facilite un reporting efficace et les échanges au sein de l'équipe. Qu'ils jouent le rôle de coach, de client ou de consultant, les participants apportent leurs idées et enrichissent l'expérience de collaboration. Leur espace de travail peut être personnalisé en fonction des besoins individuels et collectifs, à chaque étape du processus de co-développement.

Dans un contexte à distance, il peut également être intéressant de travailler sur une plateforme collaborative qui permet la visioconférence intégrée. Ainsi, vos sessions de formation au co-développement bénéficient d'une communication transparente, et ce aussi bien à distance. Après la session, autoriser un accès en asynchrone peut même permettre aux participants de revoir les échanges et les idées pour s'y référer ultérieurement.

Dans l'ensemble, la méthode de co-développement est un outil polyvalent et dynamique qui favorise la résolution de problèmes en collaboration, améliore l'efficacité de l'équipe et offre une expérience de développement professionnel unique.

4. Réveil pédagogique "Code 408" : ramenez efficacement la concentration du groupe après une pause

Maintenant, penchons-nous sur un moment très spécifique que vous pouvez initier dans votre formation en entreprise à distance. Vous savez qu'il peut être difficile de maintenir l'attention des apprenants au cours d'une session, en particulier après la pause déjeuner. Pour vous aider à rétablir l'engagement et l’efficacité collectifs, la méthode de réveil pédagogique "Code 408", conçue pour durer environ 20 minutes, vise à revigorer le groupe et à assurer la rétention des connaissances dans le processus de formation.

Généralement utilisés entre deux modules de formation, les réveils pédagogiques sont des activités brèves et animées pour réengager les participants et évaluer leur compréhension du contenu vu précédemment. La variante "Code 408" apporte une touche unique en introduisant un défi intriguant qui captive la curiosité des participants et encourage une participation active.

Nommé d'après l'erreur "408 Request Timeout" du protocole de communication HTTP, ce réveil pédagogique présente aux équipes une mission : énumérer le plus grand nombre possible d'éléments de cours couverts précédemment dans un temps imparti - 4 minutes et 8 secondes. Ce défi sert non seulement de récapitulatif, mais permet également d'évaluer la rétention des connaissances.

Encore plus efficace dans un espace de travail collaboratif, il agit pour rafraîchir la mémoire des participants, tout en faisant appel à l'esprit de compétition du groupe. Le facteur temps motive facilement les membres de l'équipe, même à distance, à se remémorer rapidement les informations apprises.

Dans votre environnement virtuel, rassemblez les participants et répartissez-les en quatre équipes de couleurs distinctes. Chaque équipe doit ensuite ajouter des idées liées aux concepts abordés précédemment pendant la durée impartie. Une fois ce temps écoulé, regroupez toutes les idées par thème et commentez-les, puis établissez un classement des équipes en course.

Pour déterminer l’équipe gagnante de l'exercice, lancez ensuite un challenge rapide en direct, par exemple avec l'outil Question si vous utilisez Klaxoon. La première réponse correcte permet à l'équipe du gagnant du challenge de remporter la manche. 

Tout au long de vos sessions de formation en ligne, le réveil pédagogique "Code 408" peut être adapté suivant vos besoins, offrant ainsi un outil efficace et engageant pour consolider les acquis entre deux sessions.

5. Le Match : échauffez le groupe pour maintenir sa concentration

Pour cette dernière méthode, restons dans l'esprit du réveil pédagogique avec "Le Match". Comme le "Code 408", cette activité dynamique et interactive est conçue pour stimuler l'attention et l'engagement des participants en quelques minutes seulement. 

La spécificité du Match réside dans le fait qu'il inclut un format de quiz, encourageant ainsi les apprenants à participer et à renforcer leur compréhension du contenu du cours de manière active. Au cours de l'exercice, le gagnant de chaque manche rédige la question suivante pour le groupe. L'échauffement se termine lorsque tous les sujets vus précédemment ont été évoqués. Les questions peuvent être de nature variée, pour encourager une réflexion approfondie et un engagement actif.

De cette manière, la méthode du Match permet de stimuler l'apprentissage de manière créative au cours de vos sessions de formation en ligne. Elle fournit une solution d'apprentissage actif, favorisant l'application des connaissances après la formation. En outre, elle favorise un climat d’échange informel qui permet à chacun de s’exprimer simplement sur les concepts appris.

De plus, ce réveil pédagogique permet aux participants de rester concentrés sur leur apprentissage. Comme il engage les participants en deux phases - trouver des réponses et formuler des questions - il renforce la mémorisation à court terme, et consolide les connaissances récemment acquises. Sans oublier que cette activité favorise un équilibre questions/réponses, ce qui garantit une participation active et une conceptualisation complète du cours.

Le Match s'adapte également à un contexte à distance, par le biais d'un espace de travail collaboratif en ligne. Les participants rejoignent l'espace de travail ou le tableau blanc et ajoutent leurs photos et leurs noms dans des idées colorées. Le maître du jeu (coach) décide de la personne qui commence, chronomètre l'activité et gère les tours. Ensuite, un par un, les participants défient le reste de l'équipe en posant des questions chronométrées sur ce qui a été appris lors de la séquence précédente. 

Au fur et à mesure que le jeu progresse, le coach peut également ajuster le nombre de rounds restant pour varier la difficulté, et aussi tenir compte du temps restant.

Ainsi, le réveil pédagogique “Le Match" est un outil précieux pour les formateurs qui cherchent à dynamiser leurs sessions de manière interactive. Très efficace dans un environnement à distance, cette méthode garantit la participation active des apprenants et la révision des concepts-clés, contribuant ainsi à une expérience de formation en ligne plus dynamique et plus efficace pour l'entreprise.