Cómo ser eficaz a distancia con herramientas de colaboración en línea
Un tema recurrente en muchos artículos sobre estrategias de trabajo y colaboración se centra en la creciente necesidad de adaptarse a estilos de trabajo híbridos y totalmente remotos. Ya no es ningún secreto que el trabajo a distancia está probablemente aquí para quedarse, con todas sus ventajas tanto para la satisfacción de los empleados como para la eficiencia de los costes de la empresa. Pero sigue existiendo la gran pregunta de cómo podemos seguir trabajando de forma productiva y eficiente sin las herramientas estándar a las que estábamos acostumbrados en la oficina.
En respuesta, la tecnología se ha adaptado rápidamente, y los últimos años han estado marcados por las innovaciones en las tecnologías empresariales, tanto para el trabajo individual como para los proyectos de colaboración. Así pues, es posible adaptar nuestros estilos de trabajo a este nuevo entorno a distancia, gracias sobre todo a las herramientas de colaboración en línea. ¿Tiene curiosidad por saber cómo funcionan las cosas en un espacio virtual?
Evolución de las herramientas a lo largo de los años
Las herramientas empresariales y las estrategias de colaboración han sido fundamentales para garantizar la productividad en un entorno laboral en constante cambio a lo largo de los años. Antes de la rápida digitalización e Internet, las empresas invertían miles, si no millones, de dólares en la integración de las últimas herramientas de trabajo para aumentar el rendimiento laboral. Esto significaba nuevos espacios de oficina, suites colaborativas y cualquier tecnología nueva que pudieran conseguir.
Pero el desarrollo de las tecnologías ha creado un efecto interesante: la aparición de innovaciones a un coste de entrada mucho menor. Lo que antes requería inversiones masivas ahora se vende a precios de consumo o incluso se hace gratis a través de una amplísima gama de programas informáticos.
Las eficiencias que herramientas de colaboración en línea superan con creces las curvas de aprendizaje que estas aplicaciones exigían en el pasado, e incluso los productos más recientes cuentan con interfaces increíblemente intuitivas para que su uso sea lo más fluido posible. Además, estas nuevas herramientas en línea se han creado pensando en el trabajo a distancia, por lo que acceder a ellas y compartirlas con todo el equipo probablemente ya sea una funcionalidad integrada en la mayoría de las herramientas que encuentres.
5 ejemplos de herramientas eficaces de colaboración en línea
Ahora que el mercado es muy consciente de la necesidad generalizada de las empresas de contar con mejores y más sólidas herramientas de trabajo en línea, las empresas tecnológicas más fuertes han empezado a competir entre sí para sacar sus productos al mercado lo antes posible, de modo que puedan mostrar su enfoque único de la colaboración.
Aunque algunas de estas empresas son sin duda los grandes goliats de la tecnología, como Microsoft y Apple, también hay un montón de pequeñas empresas emergentes que han empezado a arrasar en el mercado con algunas de sus herramientas online más singulares y útiles. Es posible que ya hayas oído hablar de algunas de ellas, mientras que otras pueden ser nuevas incluso para los lectores nativos digitales.
Para ilustrar mejor cómo cada herramienta en línea resuelve un problema concreto, hemos clasificado las herramientas de colaboración en línea más populares en la actualidad en 5 arquetipos diferentes. Es probable que en cada categoría haya herramientas en línea que tengan características que puedan incluirse en otra categoría, pero estas solo refuerzan aún más las diferentes eficiencias que puedes encontrar en las herramientas de colaboración en línea con sus múltiples funcionalidades.
1. Una pizarra digital
La pizarra digital es una de las herramientas en línea más útiles, pero también una de las que debe utilizarse más en el mundo real. Esencialmente, esta herramienta en línea se centra en llevar la interactividad, la participación y el pensamiento libre de la pizarra de la oficina a un medio en línea.
Cuando organices talleres con tu equipo, puede que empieces a darte cuenta de lo difícil que es captar adecuadamente las ideas individuales y dejar que cada uno participe de la forma que más le convenga. Entonces, descubrirás qué ventajas pueden aportarte estas pizarras digitales.
Lo que diferencia a estas pizarras digitales de algo tan simple como un editor de "pintura" de forma libre, es que han sido diseñadas específicamente para la colaboración en equipo. Por ello, la mayoría de las pizarras digitales online vienen con funciones adicionales que pueden ayudarte a facilitar una reunión de equipo o una brainstorming sesión. Tendrás la posibilidad de compartir y exportar la pizarra a varios canales, mientras que la propia pizarra incluirá herramientas como conectores, notas adhesivas e incluso plantillas preconstruidas para ayudarte a iniciar una sesión.
2. Un mensajero todo en uno
La comunicación a través de distintos canales es uno de los retos más persistentes que ha planteado el trabajo a distancia. En la época del trabajo cara a cara, el correo electrónico y el chat de grupo de la empresa eran los medios más eficaces para hablar con alguien.
Hoy en día, es probable que no puedas permitirte el lujo de cruzarte constantemente con tu compañero de trabajo en el pasillo, ya que incluso en las configuraciones híbridas la gente cambia de horarios.
Por ello, es importante empezar a gestionar todas las herramientas de colaboración en línea para mantenerse en contacto con el resto del equipo. Una buena táctica, por tanto, es utilizar una plataforma de colaboración que pueda cubrir muchas necesidades de comunicación diferentes a la vez, como el correo electrónico y la mensajería instantánea.
La plataforma Office 365 de Micosoft es probablemente el ejemplo más conocido de esto, ya que cuenta con la práctica función tanto de su aplicación Teams como de su plataforma de correo electrónico Outlook. Ambas herramientas cuentan además con funcionalidades de integración que pueden hacer que sus características trabajen en tándem entre sí, como salas de reuniones automáticas en Teams a medida que configuras un horario para una en Outlook.
3. Una sala de reuniones virtual
El correo electrónico y la mensajería pueden llevarte lejos si sabes utilizar estas herramientas adecuadamente, pero no suelen ser suficientes cuando se trata de comprender plenamente las perspectivas de todos en un proyecto determinado.
Cosas como brainstorming, la organización de tallerese incluso aspectos internos como las evaluaciones de rendimiento se hacen mejor de forma sincrónica para recopilar mejor la información en tiempo real. Pero, como ya hemos dicho, ya no es posible ir andando a los cubículos de los compañeros, por lo que las videoconferencias han evolucionado.
Es probable que este tipo de herramientas sea el más popular de todos los que tratamos hoy, ya que esencialmente constituyen la cara de las herramientas online que atienden específicamente a las necesidades de las empresas. Skype fue uno de los primeros progenitores de las videoconferencias online, pero rápidamente se le unieron Zoom y otros actores del mercado.
4. Un gestor de tareas
Con toda la mensajería y las tareas interfuncionales que se producen entre los miembros del equipo e incluso entre otros equipos, navegar adecuadamente por los siguientes pasos de cualquier proyecto puede ser una tarea confusa y desalentadora. Antes, los gestores se limitaban a tomar nota de los avances con cada uno de los miembros del equipo durante las reuniones de actualización del proyecto, pero hacer eso mismo a distancia puede ser mucho más complicado, ya que probablemente todos trabajen también con horarios diferentes.
Un gestor de tareas adecuado resulta especialmente útil para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y asignar nuevas tareas a los miembros de forma rápida y rastreable. Es esta capacidad de seguimiento de los gestores de tareas lo que hace que las herramientas de colaboración en línea sean increíblemente útiles para averiguar dónde se encuentra el proyecto en su totalidad, así como quién tiene los siguientes pasos en términos de contribuciones individuales al conjunto.
Hay muchas herramientas de colaboración en línea disponibles para esto, como por ejemplo Microsoft Teams, que tiene una especie de funcionalidades integradas con los paneles de control de cada equipo.
5. Una plataforma de colaboración
Parte de la garantía de un buen compromiso en tu equipo es celebrar sesiones en las que tengan la oportunidad de participar de diferentes maneras. Lo último que necesitas es que tus sesiones a distancia se conviertan en una conversación unidireccional, que ahoga la creatividad y dificulta el progreso, ya que los miembros acaban convirtiéndose en asistentes pasivos.
En ese caso, resulta útil contar con la flexibilidad de una plataforma de colaboración que tenga actividades integradas para mantener a la gente comprometida, poner a prueba sus conocimientos o ambas cosas.
Por ejemplo, KlaxoonLa plataforma de colaboración de quiz y encuestas que pueden ayudarle a comprender mejor cómo asimila la información su audiencia, mientras que la función Session incluye funciones de mensajería en tiempo real para que tus participantes participen durante una presentación cronometrada o workshop.
¿Cómo puede sacar el máximo partido a sus herramientas de colaboración en línea?
1. Defina correctamente sus herramientas desde el principio
Aunque hemos hablado de diferentes herramientas posibles que puedes utilizar para facilitar tu trabajo remoto en línea, puede ser complicado que todos los miembros de tu equipo acepten e integren completamente estas aplicaciones en sus estilos de trabajo. Esto es doblemente cierto en el caso de los trabajadores que no son tan expertos en tecnología como otros, ya que más funciones pueden traducirse fácilmente en más confusión.
Por eso es mejor definir correctamente las diferentes herramientas en línea con las que se va a trabajar desde el inicio de cualquier proyecto. Comprender claramente cuáles son los canales adecuados será útil para evitar cualquier malentendido sobre el terreno, así como para asegurarse de que todo el mundo comprende bien cómo utilizar estas herramientas de colaboración en línea.
Si tiene la oportunidad de reducir la cantidad de trabajo entre aplicaciones centrándose en una plataforma de colaboración "todo en uno" que pueda englobar más de una de las categorías de herramientas en línea anteriores, tanto mejor. Gestionar una plataforma y hacer que funcione bien en todas las funciones puede ahorrarle tiempo, dinero y esfuerzo en un entorno de trabajo remoto que ya cambia rápidamente.
2. Establecer rituales de equipo y actualizaciones periódicas
Cuando se trabaja a distancia, una buena organización es clave para asegurarse de que todo va por buen camino. Más allá del uso de estas herramientas en línea, tendrás que definir correctamente cuándo y cómo se espera que los miembros individuales del equipo utilicen las mismas herramientas de colaboración en línea por su parte.
Esto significa establecer sesiones regulares de control de la cadencia, como un ritual semanalpuede ayudarle a gestionar mejor la interacción de su equipo con las distintas herramientas en línea, así como a ponerles al día de cualquier cambio que vaya a introducir en su estilo de trabajo o en su estrategia.
Esto también puede ayudarles a familiarizarse con cada herramienta o plataforma, ya que su uso regular puede ayudarles a sentirse más cómodos con ella. Esto es especialmente útil para las actualizaciones de los gestores de tareas, ya que estas plataformas pueden ser algo bastante nuevo para que la gente las utilice junto con sus estilos de trabajo. Pero el uso regular puede ayudar mejor a la transición de los estilos de trabajo a este nuevo entorno en línea.
3. Utilizar funciones síncronas y asíncronas
Las personas que piensan en el trabajo a distancia suelen pensar en las interminables videoconferencias y en los temidos cortes de voz en Internet mientras explican un tema extenso. También es probable que piensen en las dificultades de programar a través de diferentes zonas horarias, lo que puede ser un obstáculo para quienes tienen horarios completamente opuestos.
Todo lo que necesita para evitar esto es un poco de pensamiento fuera de la caja, con materiales asíncronos asíncronos son ahora tan importantes como las diferentes sesiones síncronas que se celebrarán a lo largo del tiempo. Puedes aprovechar estas herramientas de colaboración en línea para grabar sesiones, guardarlas como PDF interactivos e incluso utilizar su entorno alojado en línea para tener un archivo siempre activo a disposición del equipo. Esto puede ayudarle a obtener información de su equipo y a mantenerlo actualizado independientemente de dónde se encuentre o de cuándo esté trabajando.
4. Aprovechar las plantillas prediseñadas
Entendemos que muchas de estas herramientas de colaboración en línea pueden parecer complicadas y extrañas para quienes no están familiarizados con el trabajo a distancia o simplemente están acostumbrados a hacer las cosas cara a cara. Aunque mantener intactas estas habilidades en persona tiene sus ventajas, adaptarse a un nuevo entorno de trabajo remoto puede ser muy útil para avanzar en tu carrera profesional.
Por tanto, ir paso a paso es clave para sacar el máximo partido a muchas de estas herramientas de colaboración en línea. En el caso de las pizarras digitales y las actividades, puedes aprovechar mejor estas herramientas utilizando diferentes plantillas en línea que te ayudarán a empezar a utilizarlas. Estas plantillas también pueden presentarte métodos con los que quizás no estés familiarizado y mejorar la experiencia general más allá de lo que pensabas que era posible inicialmente.