Cómo gestionar tus proyectos sin problemas con los diagramas de Gantt
Cuando se trabaja en un proyecto en equipos más o menos grandes, equilibrar todas las tareas entrantes puede resultar complicado muy rápidamente. Desde el equilibrio de las necesidades de las diferentes partes interesadas hasta la gestión del progreso de ciertas cosas a medida que se producen para poner en marcha otros pasos en la cadena con eso como requisito previo, la gestión de proyectos es definitivamente una habilidad propia que es de la máxima necesidad en casi todas las industrias.
Con un mundo laboral que cambia tan rápidamente en cuanto a los actores del mercado, las estrategias operativas e incluso las mejores prácticas de la industria, vas a tener que ser agile con tus proyectos y capacidades para poder gestionar adecuadamente tus recursos.
Decir esto es, obviamente, más fácil que hacerlo. Vigilar todas las partes móviles de un proyecto puede ser vertiginoso, incluso para el gestor más experimentado. Las grandes empresas pueden añadir complejidad al incluir procesos paralelos que deben realizarse junto a las tareas principales, como el cumplimiento y las necesidades legales. Por eso, tener un sistema ordenado para controlar diferentes cosas puede ser increíblemente útil para avanzar en el progreso del proyecto.
Pero las listas de tareas y las notificaciones del calendario no pueden hacer mucho por ti cuando haces malabarismos con diferentes responsabilidades y tareas. Este problema se ve especialmente cuando gestionas numerosos proyectos a la vez, arriesgándote a cruzar cables con dos o más iniciativas distintas. Por eso, tener un flujo de órdenes de trabajo centralizado de tu proyecto puede ayudarte a comprender mejor en qué punto se encuentra el proyecto en su totalidad. Por eso, en este artículo hablaremos de una herramienta de gestión de proyectos muy apreciada: el diagrama de Gantt.
Diagramas de Gantt: Una visión general
El concepto de utilizar gráficos y diferentes conjuntos de datos tabulados se ha lanzado en la gestión de proyectos desde hace tiempo, siendo los gráficos de Gantt una opción especialmente popular para la organización y el mantenimiento de las tareas. Pero cuando el diagrama de Gantt se introdujo por primera vez en este espacio, se consideró una de las mayores revoluciones que ha tomado el mundo de la gestión de proyectos. Aunque ya había habido "prototipos" de diagramas de Gantt, como el armonograma de Karol Adamiecki, fue Henry Gantt quien desarrolló la primera versión oficial del mismo entre los años 1910 y 1915.
Henry Gantt, un importante consultor de gestión por derecho propio, también estaba considerado como una de las principales mentes de la gestión científica. Trabajando en torno al problema general de cómo hacer saber a los directivos si un proyecto estaba adelantado o retrasado, Henry Gantt desarrollaría el diagrama de Gantt junto con muchas otras herramientas diferentes. Sin embargo, fue con el diagrama de Gantt con el que la mayoría de los trabajadores se sintieron más identificados, ya que les mostraba la productividad y la eficiencia desde una perspectiva visual sencilla.
Ventajas de un diagrama de Gantt
La principal característica de un diagrama de Gantt era su capacidad para mostrar lo que Henry Gantt entendía como "balances" de trabajo. Estos balances se enmarcan en dos enfoques principales, el del "trabajo del hombre" y el del "balance diario del trabajo", que esencialmente compara el trabajo realizado y por realizar por los trabajadores individuales y el trabajo del día realizado y por realizar en su totalidad.
Lo que los gestores consideraron útil de esta configuración fue la perspectiva esencial de alta visión que les permitían los diagramas de Gantt. Podían ver el progreso de todo el proyecto desde un punto de vista que les permitía señalar exactamente dónde podían obtener más eficiencia y dónde debían mejorar.
Los diagramas de Gantt están diseñados para ser bastante intuitivos, y la mayoría de las características principales son relativamente autoexplicativas en cuanto a la información que transmiten. Los detalles más pequeños y las lecturas específicas también pueden enseñarse fácilmente, y muchos usuarios nuevos de Gantt pueden captar al menos los latidos clave que necesitan para empezar a organizar mejor sus tareas.
Como los diagramas de Gantt siguen siendo relativamente intuitivos de entender, la riqueza de la eficiencia que crea para tu equipo tampoco es algo a lo que se deba restar importancia. Una de las principales funciones de los diagramas de Gantt es facilitar el seguimiento al gestor, y tener estos diagramas hechos puede ayudar a los usuarios a encontrar cuellos de botella en los procesos, así como limitaciones de recursos que puedan afectar a los pasos sucesivos de la cadena.
Junto a estos obstáculos, también puedes empezar a encontrar solapamientos y dependencias cruzadas que podrías haber pasado por alto en tu sesión de planificación inicial. Es probable que cuando construyas tu diagrama de Gantt inicial, pases por alto algunos detalles que pueden tener un impacto material en tu proyecto, como las comprobaciones de cumplimiento adicionales o los requisitos que debe revisar un tercero. Pero, por otro lado, es probable que descubras algunos solapamientos que pueden crear una mayor eficiencia una vez que te des cuenta de que puedes descartar una tarea porque ya la ha completado otra.
Alternativas al diagrama de Gantt
Para completar, es importante entender también que los diagramas de Gantt tienen también sus propios defectos, especialmente cuando se utilizan de forma incorrecta. A pesar de todas sus ventajas, los diagramas de Gantt necesitan un poco de formación para poder utilizarlos correctamente en el mundo real. Esto puede hacer que el uso de los diagramas de Gantt requiera mucho tiempo en su configuración, además de ser excesivamente complicado para algunos usuarios noveles.
Para los que aún no estén tan familiarizados con los diagramas de Gantt o quieran evitar bombardear a la gente con demasiada información, puedes utilizar una versión reducida de un diagrama de Gantt conocida como línea de tiempo del proyecto. Los aspectos esenciales del seguimiento pueden verse en una línea de tiempo del proyecto, pero la información sobre la duración exacta, las personas implicadas y otros detalles más granulares quedan fuera.
Por otro lado, si quieres tener algo más de control e incluso más información sobre cada tarea de tu proyecto, un gráfico PERT puede ser una buena alternativa o herramienta de apoyo en tu esfuerzo de gestión de proyectos. Los gráficos PERT se centran en mayor medida en las diferentes tareas interdependientes, lo que puede ayudarte a priorizar adecuadamente lo que debes cubrir en cada momento.
Uso de los diagramas de Gantt: Una guía rápida
Los diagramas de Gantt, especialmente cuando se empieza a utilizar uno, pueden resultar desalentadores para la mayoría de los nuevos en esta herramienta. Por suerte, con la ubicuidad de las plataformas online y los programas de gestión de proyectos, es probable que puedas encontrar un diagrama de Gantt útil template que te ayude a empezar a gestionar tu proyecto sin tener que trastear demasiado con el formato y la disposición de la hoja. También puedes encontrar algunas plantillas de gestión de proyectos más o menos avanzadas, que a menudo se elaboran de forma dinámica para reflejar cualquier cambio que necesites a lo largo del camino, ahorrando tiempo y esfuerzo a medida que las cosas avanzan en el progreso del proyecto.
Para dominar mejor la herramienta, es mejor que te acostumbres a los siguientes pasos clave para que puedas empezar a utilizar los diagramas de Gantt con las menores barreras posibles.
En primer lugar, tendrás que identificar tanto la lista de tareas esenciales del proyecto como la relación entre las tareas. Indica cuánto tiempo te llevará cada tarea, así como identifica las tareas que funcionan como requisito previo de otra, ya que esto tendrá un gran efecto en tu proceso de planificación.
A continuación, querrás poner todas estas tareas en orden de una línea de tiempo en un software de gestión de proyectos o en una hoja de cálculo de procesamiento de datos estándar. Para tener una mejor visión de conjunto, empieza con las tareas iniciales más tempranas y la última tarea final trazada. A continuación, cada tarea intermedia puede introducirse en función de los recursos de tu equipo, la capacidad, el estado actual, etc. Todas estas tareas diferentes conforman las distintas filas de tu diagrama de Gantt, que luego tendrán sus correspondientes duraciones anotadas en espacios visualmente resaltados bajo las fechas apropiadas. Ten en cuenta que si utilizas una hoja de cálculo en blanco tendrás que resaltar y colorear manualmente las celdas en función de la duración, así como formatear las columnas adecuadamente para reflejar un periodo preciso de fechas con igual espaciado. El uso de un software de gestión de proyectos puede ayudar a reducir el esfuerzo manual que supone diseñar un diagrama de Gantt.
Información esencial para los diagramas de Gantt
Puedes tener toda la información que quieras en tu diagrama de Gantt para ayudarte a entender mejor dónde estás en cualquier punto del proyecto, pero es clave tener siempre a mano puntos de datos específicos al diseñar un diagrama de Gantt. Sin cierta información, un diagrama de Gantt puede acabar pareciendo simplemente una línea de tiempo del proyecto.
Siempre tendrás que definir adecuadamente las fechas de inicio y finalización de tu proyecto, ya que son barandillas que garantizan que tu proyecto se mantenga dentro de un periodo de tiempo específico. También es imprescindible definir con más detalle cada proyecto, que debe tener al menos una convención de nombres y una descripción clara.
En cuanto a la cronología, tendrás que delinear adecuadamente las diferentes fechas de inicio y finalización de cada tarea y asegurarte de que la relación entre dichas tareas también está correctamente identificada. Todas las tareas deben tener algún sentido de conexión, si hay una tarea sin relaciones podría considerarse una tarea "colgante", que puede retrasar el progreso de tu proyecto sin contribuir realmente a él.
Existen aproximadamente cuatro tipos diferentes de relaciones de tareas que se dan entre tareas independientes. La primera es la relación Finalizar a Empezar, que es una de las formas más estándar de relación de tareas, ya que indica que una tarea debe estar terminada antes de empezar otra. Otra menos común sería la de Inicio a Inicio, en la que una tarea puede iniciarse junto con otra, ya sea como requisito o en términos de eficiencia general.
A continuación, está la relación de finalización a finalización, en la que una tarea no puede realizarse por completo sin la finalización de una tarea anterior. A menudo verás esta relación cuando se trata de tareas con pasos anidados, en las que la tarea principal termina después de que se hayan completado todas las subtareas. Por último está la relación Inicio-Finalización, que es probablemente la relación de tareas menos común que encontrarás, ya que abarca las relaciones en las que una tarea no puede concluir a menos que se inicie otra. Es probable que te encuentres con esta relación en escenarios de programas de turnos en trabajos de fabricación.
Cosas que hay que evitar con los diagramas de Gantt
Con todo lo bueno que tienen los diagramas de Gantt, puede ser fácil subestimar la importancia de utilizar la herramienta de la forma correcta para obtener la mayor eficiencia posible. Pero los errores ocurren, así que para evitar mejor cualquier ineficacia también hemos enumerado algunas de las formas más comunes en que un diagrama de Gantt se queda corto debido a errores comunes en su uso.
Uno de los primeros y más probables errores que puede cometer un director de proyecto es iniciar el uso del diagrama de Gantt con un arranque poco brillante. El diagrama de Gantt en sí mismo ya es una pesada carga de información para algunos, por lo que una adecuada aceptación por parte de tu equipo y una introducción bien hecha a la herramienta es clave para garantizar que todos estén en la misma página que tú.
A continuación, un problema común tiene que ver con la identificación de las relaciones entre las tareas: si no comprendes correctamente las diferentes dependencias que tienen las tareas entre sí, puede ser fácil confundir los plazos y crear retrasos en la ejecución. Parte de este error puede incluir también el error de no repartir adecuadamente las tareas. Si no defines cómo se relacionan ciertas tareas, es probable que los que gestionen estas tareas específicas no sepan a dónde ir después y a quién entregar sus resultados.
Por último, un problema demasiado común que se produce con los usuarios de diagramas de Gantt, especialmente los primerizos, es que la gente simplemente pierde la pista del progreso del proyecto con el tiempo. Los diagramas de Gantt son herramientas increíblemente potentes para gestionar mejor tus proyectos, pero sin coherencia en la gestión, es probable que vuelvas al punto de partida con tu proyecto.
Asegúrate de que sigues estas buenas prácticas y evitas los escollos habituales con los diagramas de Gantt, y encontrarás el camino hacia un mejor proceso de gestión a largo plazo.