Cómo crear el espacio de trabajo perfecto para una formación atractiva

¿Cuántas veces te has encontrado distraído por el entorno, o no has podido concentrarte adecuadamente porque nadie se ha tomado el tiempo de pensar en la configuración de tu espacio de trabajo y cómo se relaciona con lo que se espera que hagas? Las sesiones de formación no son diferentes, y necesitamos crear un espacio de trabajo excelente para que la formación resulte atractiva. El espacio de trabajo que utilizamos es una parte vital del rompecabezas y no hay que subestimar su importancia.

Pero, ¿qué debemos tener en cuenta? ¿Qué hace que el espacio de trabajo sea perfecto para una formación atractiva y por qué? Veremos qué pueden hacer las empresas, los formadores y los propios empleados para mejorar sus espacios de trabajo de formación y aumentar los índices de participación en las sesiones de formación profesional.

¿Por qué es tan importante un buen espacio de trabajo para una formación atractiva?

Una formación atractiva es imprescindible para cualquier empresa que desee atraer y retener a los mejores talentos. La formación en el lugar de trabajo es solicitada y valorada tanto por los empleados como por los empresarios. Las empresas pueden mejorar la cualificación del talento que ya tienen trabajando para ellas, y esto sirve para varios fines valiosos. No sólo reducirán los costes en tiempo, dinero y productividad que conlleva la contratación de nuevas personas, sino que sus empleados también verán el desarrollo profesional continuo como un elemento importante para el éxito de la progresión profesional.

Para que el desarrollo profesional continuo sirva a su propósito, tanto desde el punto de vista del empresario como del trabajador, tiene que ser atractivo. Obviamente, se presta mucha atención a cómo aumentar los niveles de compromiso a través del propio contenido de la formación. Encontrarás mucha información útil sobre cómo aumentar el compromiso tanto en tus cursos de formación online como presenciales desde el punto de vista del contenido y la impartición, pero esto no es todo cuando pensamos en escenarios de formación atractivos.

El espacio de trabajo adecuado también puede contribuir a aumentar los niveles de compromiso, por lo que es vital asegurarse de que también se tiene en cuenta este aspecto. Al fin y al cabo, puedes estar escuchando al orador más interesante que hayas conocido, pero si tu entorno no es propicio para el aprendizaje, te resultará difícil concentrarte, aprender y retener la información que te están dando.

¿Cómo ha evolucionado el espacio de trabajo de formación a lo largo del tiempo?

Si pensamos en cómo se impartía la formación en el lugar de trabajo hace años, las cosas eran muy diferentes. Con poca tecnología -algunos lectores recordarán televisores y reproductores de vídeo que se introducían en las aulas para animar las cosas y dar un respiro al retroproyector-, había poca variedad.

El estilo de enseñanza era una relación formal profesor-alumno en la que el profesor hablaba y el alumno escuchaba. Probablemente te encontrarías sentado ante un pequeño pupitre y tomando notas a mano. Es posible que tuvieras que hacer un examen o que recibieras un certificado que acreditara que habías completado el curso. En el caso de la formación profesional, lo más probable es que se impartiera en una sala de formación de la oficina, o -tal vez- en una sala de conferencias de un hotel.

Avanzamos unos años y lo que la gente esperaba y lo que los locales podían ofrecer había mejorado drásticamente. Desde mejores enfoques de formación hasta una tecnología mejorada, la gente empezaba a ver más beneficios en los cursos de formación profesional. 

¿Cómo ha afectado la pandemia de Covid-19 al espacio de trabajo de la formación?

La formación online no se inventó durante la pandemia, pero sin duda mejoró. A medida que la tecnología a distancia mejoraba a un ritmo sin precedentes, también lo hacía lo que la gente esperaba de su formación. Y como las cosas han vuelto a una nueva normalidad, ahora tenemos la tecnología para ayudar a facilitar cursos de formación muy atractivos y eficaces, ya sean on line u off line. Para ello, las herramientas digitales y colaborativas pueden ayudar tanto a la formación presencial como a la formación a distancia.

¿Qué esperan los alumnos de su espacio de trabajo para una formación atractiva?

1. Confort

Es difícil concentrarse si no estás cómodo. Hoy en día, las empresas se preocupan mucho más de proporcionar escritorios y sillas ergonómicos, y lo mismo ocurre con los trabajadores a distancia. Es importante un lugar con acceso a luz natural y aire fresco, así como buena iluminación eléctrica, y que no haga demasiado calor ni frío.

La oportunidad de utilizar espacios que puedan servir como zonas de descanso, ya sean reales o virtuales, puede ayudar a la colaboración y la comunicación. Y un espacio limpio, ordenado y despejado también hará maravillas.

El movimiento físico también es importante y mucho más fácil de incorporar a la formación presencial. Asegúrate de programar descansos regulares en las sesiones de formación a distancia para permitirlo.

El fácil acceso a las salas de descanso, a la comida y a las bebidas es un hecho.

2. Tecnología adecuada

Los aprendices esperarán el uso de tecnología sofisticada y medios variados en sus sesiones de formación, por lo que el espacio de trabajo deberá reflejarlo. Sin embargo, la tecnología debe ser fácil de usar y aportar algo a la experiencia. Cualquier cosa que requiera demasiadas explicaciones o que sea innecesariamente complicada para la tarea que se está realizando hará que disminuya la participación. Y si la sesión es a distancia, cualquier tecnología utilizada por el grupo también debe ser compatible con la entrega en línea.

Mezclar elementos de audio y vídeo y utilizar herramientas de colaboración, como una pizarra digital, hará que el espacio de trabajo sea más propicio para una formación atractiva.

3. Flexibilidad

Un espacio de trabajo flexible ofrece muchas más posibilidades para las sesiones de formación. Los alumnos esperan encontrar un espacio accesible, fácil y listo para usar. Esto es más fácil de proporcionar con la teleformación, por razones obvias.

Para la formación presencial, los alumnos esperan espacios de trabajo adaptables y preparados para distintos tipos de tecnología e interacciones. Deben incluir espacios privados, así como zonas diáfanas, para ofrecer también oportunidades de colaboración y trabajo en equipo.

¿Cuáles son las características de un espacio de trabajo de formación atractivo?

Como hemos visto, los alumnos esperan ciertas cosas de su espacio de trabajo para una formación atractiva, y todo ello forma parte también de lo que hace que un entorno de aprendizaje sea excelente. Sin embargo, si lo miramos también desde el punto de vista del formador, también deberíamos tenerlo en cuenta:

1. Adaptabilidad

Un entorno de formación que pueda prestarse a diferentes necesidades y estilos de formación será más eficaz que otro que no pueda. Este es el caso tanto de la formación presencial como de la formación a distancia. Disponer de espacios donde los alumnos puedan reunirse en un grupo grande para aprender juntos, o en otros más pequeños donde puedan formar equipos y conocerse mejor, ofrecerá mayores oportunidades de participación. 

Compartir conocimientos e ideas ayuda a crear un sentimiento de confianza y comprensión. Sin embargo, si se utiliza información delicada, o si hay información que no debe ser escuchada por otros alumnos en aras de un ejercicio de equipo, por ejemplo, es vital disponer de un espacio seguro.  

2. Tecnología innovadora

Las últimas tecnologías y herramientas, como las pizarras interactivas, pueden ayudar a crear sesiones de formación dinámicas que mantengan altos los niveles de participación de los alumnos. Aprovechar al máximo la tecnología es algo obvio en las sesiones de formación a distancia, pero también es un aspecto importante en la formación presencial.

Asegurarse de que la tecnología disponible en un local es compatible con la tuya es una prioridad. La tecnología es estupenda cuando funciona, ¡pero no tanto cuando no lo hace! Aunque los entrenadores y facilitadores de formación tienen menos control sobre los problemas que pueden surgir en las sesiones de formación a distancia, sigue siendo importante asegurarse de que la tecnología que utilizas es pertinente y adecuada para la experiencia, las expectativas y las necesidades de tu audiencia.

3. 3. Facilidad de uso

Un gran entorno de aprendizaje ofrece apoyo y orientación, tanto a nivel personal como en lo que respecta a tener acceso a todos los recursos y materiales de formación pertinentes. Es imprescindible crear un entorno seguro. Esto es válido para los espacios físicos y virtuales. Los aprendices que se sientan seguros, apoyados y escuchados estarán más comprometidos que los que sientan que no son más que un nombre en una lista.

Asegúrate de que los alumnos tengan fácil acceso a todos los recursos y materiales de aprendizaje que necesiten. Para una sesión de formación presencial, esto podría incluir accesorios, libros, herramientas digitales y cualquier otro material que permita a los alumnos aprender de forma más activa. Para las sesiones de formación a distancia, puede ser necesario que se envíe material complementario con antelación para que los alumnos tengan a mano lo que necesiten. Puede que sólo tengan que imprimirse un cuaderno de ejercicios, o puede que haya que enviar algo por correo o mensajería.

El apoyo también consiste en asegurarse de que todo el mundo pueda acceder al espacio de trabajo de formación, incluso de forma asíncrona. Para la formación en línea debe disponerse de equipos apropiados y adecuados, y tanto los espacios de trabajo físicos como los digitales deben ser conformes, seguros y protegidos. Los espacios de trabajo físicos también deben estar exentos de peligros y ser accesibles para las personas menos capacitadas.

Asistir a una sesión de formación puede resultar desalentador para algunas personas. Puede que les resulte difícil integrarse en un grupo o que les dé ansiedad hablar en público: estos factores pueden reducir la participación de los alumnos. Introduzca en su formación elementos que le ayuden a romper el hielo y conseguir que todos interactúen y se sientan más relajados desde el principio.

¿Cómo ayudan las herramientas digitales a crear un espacio de trabajo para una formación atractiva?

Las sesiones de formación dinámicas, interactivas y de fácil acceso pueden mejorarse con el entorno adecuado. Podemos hacer que un espacio de trabajo de formación, en línea o físico, se adapte mejor a la tarea y aumentar así el compromiso del alumno. Vivimos en un mundo digital y esto debe reflejarse también en los espacios de trabajo de formación. Las herramientas en línea ofrecen muchas oportunidades que los formadores y facilitadores de formación pueden incorporar a sus programas para aumentar el compromiso.

A diferencia de muchos medios de formación no digitales, las herramientas digitales suelen ser flexibles, accesibles y compartibles. Las buenas también son fáciles y listas para usar, y pueden utilizarse eficazmente en grupos de tamaño variable.

Mantener altos niveles de compromiso es una prioridad máxima para todos los formadores y entrenadores. Todo el mundo está implicado en los resultados positivos del aprendizaje: la empresa, el formador y los alumnos. Y para sacar el máximo partido de las sesiones profesionales de workshops y otras sesiones de formación, quieres el máximo compromiso. Acertar con el entorno del espacio de trabajo es el primer paso para asegurarte de que tendrás una clase llena de personas comprometidas, dispuestas a aprender. Y aunque no podemos controlarlo todo, sí podemos controlar los medios digitales de formación que utilizamos.

Cuando comprendemos las necesidades específicas de los alumnos y el tipo de formación que se imparte, podemos influir en el diseño del espacio de trabajo físico o virtual en consecuencia, y la tecnología puede desempeñar un papel importante. Se pueden utilizar pizarras interactivas, pantallas digitales, tablerosbrainstorming , juegos en línea y cuestionarios para mejorar la experiencia de aprendizaje.

A medida que se generaliza el trabajo híbrido, puede haber ocasiones en que la formación se realice en persona y a distancia al mismo tiempo. Asegúrate de que dispones de las herramientas adecuadas para trabajar igual de bien en ambos entornos al mismo tiempo, y que todos los alumnos reciben una experiencia similar. Los espacios de trabajo de formación deben crear entornos de aprendizaje atractivos, interactivos y eficaces, que respondan a las diversas necesidades de los alumnos.

Los espacios de trabajo que ofrecen los mayores beneficios para las sesiones de formación son los que se han diseñado para lograr la máxima participación de los alumnos. Si impartes formación a profesionales, asegúrate de que utilizas los mejores recursos digitales.

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