Was ist visuelles Management?

Kein Wunder also, dass das visuelle Management ein wirksames Instrument zur Verbesserung der Teamarbeit am Arbeitsplatz sein kann. Es kann nützlich sein, wenn die Mitarbeiter sehen können, wie ihre Arbeit voranschreitet, und wenn sie ein besseres Verständnis für die Rollen und Verantwortlichkeiten haben, die sie und andere haben. Es kann für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit sorgen, was oft dazu beiträgt, dass Teams besser und effektiver zusammenarbeiten.

Stellen Sie sich zwei Organisationen vor, die das Gleiche tun. Die eine hat eine Kultur der Transparenz und Rechenschaftspflicht, die den Austausch von Informationen fördert, die für alle sichtbar sind. Die andere hat eine Kultur, in der weniger sichtbar ist, was es den Leuten leichter macht, Probleme zu verbergen oder die Wahrheit zu verschleiern. Welche Organisation hat Ihrer Meinung nach die besseren Teamplayer, Fähigkeiten zur Zusammenarbeit und Ergebnisse?

Visuelles Management ist ein Instrument, das Menschen dazu ermutigen kann, offen und ehrlich zu sein und zusammenzuarbeiten, um Probleme zu lösen und die Leistung zu verbessern. Ganz zu schweigen davon, dass man umso eher die Möglichkeit hat, entsprechend zu reagieren, je mehr man über eine Situation weiß.

Wer hat als Erster das Konzept des visuellen Managements eingeführt?

Das visuelle Management hat seine Wurzeln im Toyota-Produktionssystem (TPS), das zwischen 1948 und 1975 von dem Automobilhersteller entwickelt wurde, um seine Produktionslinien effizienter zu gestalten. Es ist eines der grundlegenden Elemente eines Systems, das aus der Notwendigkeit heraus entstand, den Ressourcenmangel nach dem Zweiten Weltkrieg zu bewältigen. Die Verringerung der Abfallmenge war von entscheidender Bedeutung, und das System konzentriert sich auch auf die kontinuierliche Verbesserung.

Was bedeutet visuelles Management in Bezug auf die Teamarbeit?

Teamarbeit ist eines der grundlegenden Prinzipien des visuellen Managements und des Toyota-Produktionssystems: Ohne sie bricht der Prozess zusammen. Das TPS "zielt darauf ab, die beste Umgebung zu schaffen, in der Menschen Ideen fördern und menschliche Werte maximieren können ". Es wird als eine Methodik und Denkweise betrachtet, die zahlreiche geschäftliche Anwendungen hat.

Wo wird visuelles Management eingesetzt, um Produktivität und Kreativität zu steigern?

Visuelle Managementsysteme werden in erster Linie eingesetzt, um Informationen so zu vermitteln, dass sie mit wenig oder ohne vorherige Unterweisung sofort verstanden werden. Es wurde für den Einsatz an Produktionslinien in Fabriken entwickelt, ist aber weit verbreitet. Viele Unternehmen nutzen das visuelle Management, um Informationen auszutauschen und sicherzustellen, dass Standards eingehalten und Anomalien sofort erkannt werden.

Im Beispiel des Toyota-Produktionssystems wird visuelles Management eingesetzt, um Probleme aufzuzeigen, diese Probleme zu lösen und zu sehen, was erreicht werden muss. Dies kann in Form einer Tabelle oder eines Diagramms geschehen - je nachdem, was am besten zu den Umständen passt -, aber es ist so konzipiert, dass es visuell ist und daher viel schneller und leichter zu verstehen.

In einer Autofabrik könnte es zum Beispiel eine Fortschrittsanzeige geben, und zwar in Form eines elektronischen Displays, das anzeigt, was im Vergleich zu den Erwartungen produziert wurde oder welches Stadium eines Prozesses ein bestimmtes Teil erreicht hat. Auf diese Weise ist sofort ersichtlich, ob die Produktionslinie im Rückstand ist oder ob es zu Verzögerungen kommt. An diesem Punkt kann proaktiv etwas unternommen werden, anstatt zu warten und zu hoffen, dass alles reibungslos funktioniert.

Farbcodierte Etiketten könnten den Status verschiedener Produkte oder Komponenten kennzeichnen, so dass die Mitarbeiter schnell und einfach erkennen können, was beispielsweise fertig ist oder was nicht mehr vorrätig ist und nachbestellt werden muss. In anderen Fällen könnten Diagramme und Grafiken verwendet werden, um Ergebnisse oder die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen, so dass Trends leicht zu erkennen sind. Dann können datengestützte Entscheidungen schneller getroffen und umgesetzt werden.

Natürlich ist visuelles Management nicht nur für Produktionslinien reserviert, sondern kann für jede Art von Team- oder Projektarbeit äußerst nützlich sein. Visuelle Management-Tools wie Online-Whiteboards sind für Teams, die zusammenarbeiten, verfügbar. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen, die die Teamarbeit verbessern und die Kreativität und Zusammenarbeit fördern können.

Wie hilft visuelles Management Teams, besser zusammenzuarbeiten?

Eine visuelle Darstellung der anstehenden Aufgabe und des Stands der Dinge kann den Teams helfen zu verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie der Rest des Teams arbeitet. Dies bietet den Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre eigene Arbeitsweise oder die der anderen zu ändern, um Produktivität und Kreativität zu steigern.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an einem Projekt und es ist wichtig, dass alle Teammitglieder bis zu einem bestimmten Termin etwas produzieren. Sie wissen, was Sie zu tun haben, aber Sie sind sich nicht sicher, wer für die anderen Elemente des Projekts zuständig ist, welche das sind oder wer was bisher getan hat. Sie wissen, dass Sie Ihre Arbeit bis zum Abgabetermin erledigen werden, aber was ist mit Ihren anderen Teammitgliedern? Und wie wird das, was sie tun, mit dem übereinstimmen, was Sie tun müssen? Es ist schön und gut, E-Mails zu verschicken, aber es kann Zeit und Gehirnschmalz kosten, sie strukturiert zu entziffern. Ein Flussdiagramm oder eine Mind Mapoder ein anderes visuelles Element, das zeigt, wer was tut und wie alles zusammenhängt, würde all diese Dinge sofort deutlich machen. Dies bedeutet, dass visuelles Management auch für das Projektmanagement von großem Nutzen sein kann.

Etwaige Probleme oder Fragen werden wahrscheinlich viel früher deutlich: Anstatt beispielsweise zu warten, bis eine Frist für die Lieferung eines bestimmten Elements verstrichen ist, und sich dann zu fragen, warum es nicht erledigt wurde, könnten Sie die Aufgaben in visuelle Schritte unterteilen. Wenn Sie sehen können, wann jeder einzelne Schritt abgeschlossen ist, wird schnell klar, dass jemand in Verzug ist und die Frist wahrscheinlich nicht einhalten kann. Die Teammitglieder können dann früher eingreifen und entweder helfen oder herausfinden, wo das Problem liegt und wie man es beheben kann.

Beim visuellen Management müssen virtuelle Whiteboards nicht nur für Projekte verwendet werden. Sie können auch nützlich sein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wissen, dass sie wertgeschätzt werden: Sie können Fortschritte und Errungenschaften zeigen und so dazu beitragen, die Moral im Team zu stärken und ein kontinuierliches Engagement zu fördern.

Warum sind virtuelle Tools wie Online-Whiteboards für das visuelle Management sinnvoll?

Virtuelle Whiteboards sind digitale Versionen herkömmlicher Whiteboards. Sie ermöglichen es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen, unabhängig davon, ob sie sich im selben Raum befinden oder aus der Ferne an einer workshop oder einer Sitzung teilnehmen. Sie sind vielseitig einsetzbar, eignen sich aber besonders gut für das visuelle Management.

Online-Whiteboards bieten Teams die Möglichkeit, Informationen visuell zu erstellen, zu organisieren und auszutauschen. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Whiteboard lassen sich auf virtuellen Whiteboards Inhalte leicht hinzufügen und neu anordnen. Die Inhalte können sogar Bilder, Videos und andere interaktive Medien umfassen. Sie erleichtern es den Teams, veränderte Gegebenheiten zu erkennen und sich an sie anzupassen. Sie können dabei helfen, Aufgaben neu zuzuordnen oder Prioritäten zu setzen, wenn dies erforderlich ist.  

Mit Online-Whiteboards lassen sich komplexe Ideen und Konzepte einfacher und effizienter kommunizieren. Zum Beispiel kann eine Customer Journey visuell dargestellt und Schmerzpunkte oder potenzielle Probleme hervorgehoben werden.

Brainstorming Sitzungen - die so wertvoll sind, weil sie sich so gut für Kreativität und innovatives Denken eignen - lassen sich leicht mit einem virtuellen Whiteboard durchführen. Auch hier kann jeder sehen, was in Echtzeit vorgeschlagen wird, und jedes Teammitglied kann unabhängig davon, wer oder wo es sich befindet, einen Beitrag leisten.

Wann können virtuelle Kollaborationswerkzeuge beim visuellen Management helfen?

Es gibt verschiedene virtuelle Hilfsmittel, die von Teams in Besprechungen und workshops sowie in Schulungen und Entwicklungssitzungen am Arbeitsplatz eingesetzt werden können und die das visuelle Management unterstützen. Sie können auch Kreativität und Innovation fördern. Die Tools, die typischerweise im Zusammenhang mit dem Prozessdesign thinking eingesetzt werden, sind sehr visuell und können die Zusammenarbeit und Teamarbeit fördern.

Wenn Teams Projektpläne, brainstorm Ideen oder Fortschritte verfolgen müssen, ist es eine gute Idee, visuelles Management zu verwenden. Auf diese Weise können gebrauchsfertige Vorlagen für verschiedene Aktivitäten zur Verfügung, die mit virtuellen Whiteboards ausprobiert werden können. Sie können auch mit anderen Teammitgliedern geteilt werden, was sie zu einem idealen Werkzeug für Hybrid- und Remote-Mitarbeiter macht.

Online-Diagrammwerkzeuge, die in virtuellen Whiteboards verfügbar sind, können zur Erstellung von Flussdiagrammen, Diagrammen und anderen visuellen Hilfsmitteln verwendet werden. Dies kann bei komplexeren Prozessen und Arbeitsabläufen sowie bei der Kommunikation von Projektanforderungen und Erwartungen hilfreich sein. Virtuelle Projekt- und Dokumentenmanagement-Tools können Teams bei der Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Ressourcen unterstützen.

Wie können visuelle Management-Tools von Teams genutzt werden?

Teams verfügen über zahlreiche virtuelle Tools, die für die Zusammenarbeit und Teamarbeit durch visuelles Management genutzt werden können. Es gibt verschiedene Zeiten, in denen verschiedene Tools nützlich sind, aber hier sind einige der beliebtesten visuellen Management-Tools und die Möglichkeiten, wie Teams sie nutzen können:

Kanban-Tafeln

Dabei handelt es sich um visuelle Darstellungen, die mit Hilfe von Markierungen Arbeitselemente in einem Projekt darstellen und den Fortschritt verfolgen. Sie werden in der Regel in Fertigungs- und Softwareentwicklungsunternehmen verwendet, sind aber leicht anpassbar. Sie stellen visuell dar, welche Arbeiten in einem Projekt erledigt werden müssen, was in Arbeit ist und was erledigt ist - und wer für die Arbeit verantwortlich ist. Kanban-Tafelvorlagen können mit virtuellen Whiteboards verwendet werden.

Leistungs-Dashboards

Dabei handelt es sich um interaktive Displays, die wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) in Echtzeit anzeigen. Sie werden in der Regel in Call-Centern und Logistikbetrieben eingesetzt: in schnelllebigen Umgebungen, in denen Sie Zugang zu Echtzeitdaten benötigen, um bei Bedarf schnelle Anpassungen vornehmen zu können.

Dokumentierte Prozesse

Teams können visuelle Dokumentationen von Standardarbeitsprozessen anstelle von oder zusätzlich zu den schriftlichen Versionen erstellen. Dies sollte jedem eine bessere und unmittelbarere Vorstellung davon vermitteln, was jeder tut und wie er es tut. Dies ist häufig in der Fertigung und im Gesundheitswesen notwendig, kann aber auf jede Art von Arbeit übertragen werden.

Visuelle Tools für die Zusammenarbeit

Diese können viele Formen annehmen, von Mind Maps und Customer Personas bis hin zu kreativen Matrizen und Projektablaufplänen.

Unterstützung von Teams mit Tools für Zusammenarbeit und visuelles Management

Visuelles Management trägt zur Verbesserung der Teamarbeit bei, indem es ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Erwartungen schafft. Wenn die Mitarbeiter sehen können, was sie und andere Teammitglieder zu tun haben, und verstehen, wie sich alles in ein größeres Bild einfügt, können sie ihre Aufgaben besser priorisieren und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Visuelle Managementinstrumente wie Kanban-Boards und Leistungsübersichten können dazu beitragen, dieses gemeinsame Verständnis zu schaffen. Sie bieten eine klare visuelle Darstellung der Arbeit, die erledigt werden muss, und der Fortschritte, die gemacht wurden. Die Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit, die durch visuelles Management entsteht, ist entscheidend für das Gedeihen von Teams. Und sie kann zu mehr Kreativität führen.

Zusammenarbeit und Teamwork können durch visuelles Management verbessert werden, da es die Kommunikation fördert und eine Umgebung schafft, in der die Mitarbeiter getrennt an ihren Teilen eines Projekts arbeiten an einem Projekt arbeiten können, aber wissen, wie alles zusammenhängt. Wenn alle Teammitglieder Zugang zu denselben Informationen haben, ist es einfacher, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen.

Virtuelle Whiteboards und andere kollaborative Tools für visuelles Management

Klaxoon verfügt über ein ausgeklügeltes Online-Whiteboard, das Ihren Teams hilft, ihre Arbeit besser zu verwalten, Kreativität und Innovation zu fördern und visuelle Management-Tools effektiver zu nutzen. Unabhängig davon, ob Ihre Teams persönlich zusammenkommen, aus der Ferne arbeiten oder auf einer hybriden Basis zusammenarbeiten, helfen ein digitales Whiteboard und visuelle Management-Tools dabei, fesselnde, interaktive und effektive Möglichkeiten für die Zusammenarbeit zu schaffen und neue Fähigkeiten, Produkte und Dienstleistungen zu erlernen und zu entwickeln.

Hier bei Klaxoon finden Sie zahlreiche Tools und Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, eine effiziente Teamarbeit und Zusammenarbeit mit visuellen Managementtechniken aufzubauen. Auf unserer Ressourcen-Seite finden Sie weitere Ideen.