Rétrospective de sprint : l’indispensable en gestion de projet Scrum pour s’améliorer en équipe

7 questions que vous vous posez sur la rétrospective de sprint dans la gestion de projet agile

En équipe, prenez de la hauteur sur le cycle de développement qui vient de s'écouler afin de vous améliorer ensemble sur les suivants.

1. Quel est l’objectif de la cérémonie Scrum Rétro de sprint ?

Selon le Scrum Guide rédigé en 2011 par Ken Schwaber et Jeff Sutherland, la rétrospective de sprint (appelée sprint retrospective en anglais) est une opportunité pour l'équipe Scrum de s’auto-inspecter à la fin d’un cycle, et de construire un plan d'améliorations à adopter au cours du prochain Sprint. L’objectif est donc de se projeter sereinement sur le prochain sprint en mettant en place des actions concrètes pour ne pas reproduire les erreurs du dernier sprint. La rétro de sprint est tout simplement une rétrospective adaptée au modèle scrum. L’objectif de l’équipe de développement est de faire le point sur ce qui a bien fonctionné, et sur ce qui a posé plus de problèmes au cours du sprint écoulé, afin de trouver ensemble des axes d’amélioration concrets à mettre en place sur le prochain cycle de développement.

2. Qui participe à la rétrospective agile ?

Tous les membres de l’équipe de développement participent à la rétro de sprint, y compris le scrum master et le product owner. Dans le modèle scrum, le scrum master est l’équivalent d’un coach, tandis que le product owner incarne le chef de projet. La cérémonie est animée par le Scrum Master, au moins pour les premières rétros de sprint. Par la suite, il peut tout à fait passer le flambeau de l’animation à un autre membre de l’équipe, et rester en retrait pour s’assurer que la rétro de sprint se déroule bien et soit productive, c’est son rôle. Le product owner est également convié à la cérémonie puisque son rôle est essentiel dans l’équipe Scrum. Cependant, il est conseillé de ne pas convier les parties prenantes au sprint comme des managers par exemple, car cela pourrait dérouter les participants et serait contre-productif : tout le monde doit parler librement et se sentir en confiance pour que l’objectif d’amélioration continue fonctionne, Il faut pouvoir être critique sur son propre travail et reconnaître ses éventuelles erreurs ou tout au moins ses axes d’amélioration, sans avoir peur du jugement ou des conséquences. La rétro de sprint n'est pas une remise en cause des compétences des uns ou des autres, c'est une analyse pour faire mieux la prochaine fois.

3. Combien de temps dure une cérémonie de rétro de sprint en gestion de projet Scrum ?

Comptez deux bonnes heures pour faire une rétrospective efficace pour un sprint de trois semaines par exemple. La durée de la rétro de sprint dépend bien évidemment de la durée du sprint lui-même, vous l’aurez compris. Pour avoir un repère de durée, comptez environ 45 minutes de rétro par semaine de sprint : 1h30 pour un sprint de deux semaines, 3 heures pour un sprint d’un mois... Il ne faut pas sous-estimer ce temps car la rétrospective est hautement importante dans un processus d’amélioration continue. Toutefois, l’utilisation du template rétro de sprint de Klaxoon peut vous apporter un gain de temps pour tout ce qui concerne la logistique et le partage des informations, puisque vous retrouvez tout sur le même whiteboard, un tableau blanc digital sur lequel toute l’équipe peut travailler en simultané ou en asynchrone. Il ne faut pas bâcler la rétro de sprint, nous l’avons vu, mais évidemment faites aussi attention à ne pas être trop long. La fonctionnalité “timer” ou “chrono” dans Klaxoon vous permet de gérer les délais : gardez un oeil sur le timing et soyez vraiment efficaces.

4. Quelle est la différence entre la rétrospective de sprint et la revue de sprint ?

On peut souvent confondre rétro de sprint et revue de sprint, deux cérémonies agiles du modèle Scrum. Pourtant ce sont bel et bien deux moments bien distincts aux objectifs différents.

• La rétrospective de sprint permet à l’équipe de développement de prendre de la hauteur et d’examiner la façon dont elle a travaillé au cours du sprint écoulé, et de mettre le doigt sur ce qui pourrait être amélioré sur les prochains sprints, à travers un plan d’action.

• La revue de sprint quant à elle, est le moment où le Product Owner et le Scrum Master présentent le travail effectué durant le dernier sprint aux parties prenantes du projet. C’est un temps de présentation de l’incrément de produit où chacun peut faire ses retours.

Chronologiquement selon la méthodologie Scrum, la rétrospective de Sprint arrive toujours après la revue de sprint, et avant la prochaine réunion de planification du prochain Sprint.

5. Quelles sont les 4 étapes pour animer une rétrospective de sprint avec le Template Klaxoon ?

Vous venez de terminer votre sprint ? C’est le moment d’utiliser le Template rétro de sprint ! Inspiré des méthodes agiles Scrum, il est idéal pour construire votre propre rétrospective de sprint selon un déroulé en 4 étapes, toutes réalisées en un seul endroit :

• l'icebreaker : Avec  un icebreaker, commencez par briser la glace, mettez tout le monde en confiance, vérifiez l'état d'esprit général de l'équipe à l’issue du sprint et libérez la parole de chacun de façon ludique. Parfait en début de session ! Et avec Board, n’oubliez pas de lancer Live, la visioconférence intégrée, pour vous voir et interagir même à distance, ça accentue la convivialité de mise lors d’un atelier d’icebreaker.

• le recueil de données :  Pour cette seconde partie de votre rétro de sprint, récoltez les feedbacks de l'équipe sur le sprint qui vient de s'écouler : ce qui s’est bien passé, ce qui a coincé, ce qui a été raté… Pas d’autocensure ! Puis, ensemble, envisagez des pistes de réflexion pour vous améliorer. À la fin de cet atelier, “likez” les idées les plus pertinentes à creuser pour le troisième volet de la rétro qu’est le plan d'action.

• le plan d'action : L'équipe doit maintenant passer à l’action, ou plus précisément au plan d’action ! Dupliquez dans cette partie les idées retenues lors de l'atelier précédent, afin de les traduire en actions concrètes. Puis, affectez collectivement chacune d’entre elles à un membre de l'équipe. La “dimension” de l’idée est un champ à remplir dans lequel vous indiquez qui va se charger de l’action.

• la clôture : Donnez votre ressenti sur la rétrospective de sprint avec une question de vote. Toujours en Live (la visioconférence intégrée au Board Klaxoon), échangez et trouvez des solutions en équipe pour vous améliorer lors de votre prochaine rétro. C’est la mise en abyme de la rétrospective ! Prenez du recul sur votre rétrospective de sprint.

6. Comment casser la monotonie des rétro de sprint ?

Pour éviter de lasser l’équipe de développement avec toujours le même modèle de rétro de sprint, construisez vos propres rétro de sprint ! Et pourquoi pas attribuer à chaque nouveau sprint sa nouvelle rétro ? Innovez et changez vos exercices pour maintenir l'équipe dans la bonne dynamique. Pour cela, vous disposez d'une bibliothèque de méthodes prêtes à l'emploi dans laquelle vous venez piocher les activités de votre choix. Pour l’icebreaker, si vous souhaitez innover encore, sélectionnez un icebreaker parmi les méthodes proposées dans la bibliothèque et dupliquez-le dans la première partie de votre rétro. Ensuite, vous pouvez aussi varier les formats concernant le volet “recueil de données” : sélectionnez “comment recueillir facilement du feedback” dans la bibliothèque de templates, choisissez la méthode de votre choix, par exemple SWOT, puis dupliquez-la dans la seconde partie de votre rétro. Les rétros de sprints sont des mines d'or d'informations pour s'améliorer en continu et progresser ensemble. Elles peuvent revêtir différentes formes, mais vous pouvez les regrouper sur le même espace pour y revenir dès que nécessaire et les utiliser comme ressources afin de constater les progrès effectifs.

7. Comment mettre le management visuel au service de la rétrospective agile ?

Les templates Klaxoon qui vous sont proposés et mis à disposition font appel à des méthodes de management visuel qui ont fait leurs preuves. Voici deux exemples de modèles prêts à l’emploi que vous pouvez utiliser au cours de votre rétro de sprint et qui vous donnent des résultats visuels immédiatement.

• sur la partie Icebreaker : Avec le template Klaxoon Météo d'équipe, les membres de l’équipe restent à l’écoute les uns des autres et on décèle rapidement une baisse de régime chez l’un d’entre eux. Le bon fonctionnement d'une équipe repose en grande partie sur l'état d'esprit de l'ensemble de ses membres. Il est donc essentiel pour tous de savoir à quel niveau se situe le moral des troupes après le sprint qui vient de s’écouler ! Le template Météo d'équipe offre un temps privilégié d'écoute et d'empathie, notamment quand on travaille à distance. Chacun s'accorde une parenthèse pour identifier ses émotions et exprimer librement son humeur du moment, sans avoir besoin de se justifier. La météo d'équipe permet à la fois de développer l'entraide quand l'un ou l'autre en a besoin, et de naviguer au mieux en tant qu'équipe à l'aide de ce baromètre. Partagez simplement votre ressenti avec des pictogrammes sur le template Météo d'équipe.
• sur la partie recueil de données : Avec le template de rétrospective Speedboat, l’équipe s’appuie sur la métaphore du bateau pour identifier les axes à améliorer. Chacun exprime tout ce qui a été positif autour du soleil et du vent porteur, et note les freins rencontrés et les risques menaçants, matérialisés par des ancres et des récifs. Ensemble, vous mettez en évidence les priorités et proposez des solutions sur le cycle de développement qui vient de s’achever. C’est ludique et très visuel.

Dans le template rétrospective de sprint, retrouvez plusieurs autres méthodes à votre disposition. Vous pouvez aussi créer vos propres méthodes avec les formes patterns accessibles directement sur le Board Klaxoon, à customiser grâce à la palette de couleurs et autres outils présent sur le whiteboard. Vous venez de terminer votre sprint ? Lancez-vous dans ce Template Rétro de sprint pour faire le point sur ce qui a bien fonctionné, ce qui est à améliorer et identifier les actions à mettre en place pour être encore plus efficace lors du prochain sprint en équipe.