Réunions à distance : des bonnes pratiques pour les dynamiser

Nous avons récemment rencontré le Dr Joseph Allen lors d'une conférence en direct avec Klaxoon, pour qu’il nous donne un aperçu de ses dernières recherches afin de mieux comprendre comment les réunions ont évolué au cours de l'année 2020. Joseph A. Allen, Ph.D., est professeur de psychologie industrielle et organisationnelle (I/O) à l'Université d'Utah et dirige le Center for Meeting Effectiveness, situé dans le Rocky Mountain Center for Occupational and Environmental Health. Il a plus de 100 publications à son actif dans le milieu universitaire et a présenté plus de 250 articles et affiches lors de conférences aux États-Unis.

Le Dr Joseph Allen a également donné plus de 100 conférences dans des milieux universitaires et non universitaires, dans le monde entier, et fait souvent l'objet d'articles dans des titres prestigieux comme le Wall Street Journal, le Financial Times et l'INC. Le changement le plus significatif de nos réunions concerne leur format. Les recherches du Dr Allen ont mesuré quatre styles de format différents et la fréquence à laquelle ils étaient utilisés. Les différents formats de réunion sont : la réunion en salle, la réunion par téléphone, la réunion en visioconférence et la réunion hybride.

Avant la pandémie mondiale, près de 80 % de nos réunions se tenaient en présentiel, et la visioconférence ne concernait que 4 % de l’ensemble des réunions. Le passage au télétravail a profondément changé la façon dont nous organisons nos réunions. L'impossibilité de se réunir dans une même salle a obligé à faire un pas de géant vers la visio, plus de 60 % de nos réunions se déroulant désormais sous cette forme. Ces changements de format ont également eu un effet spectaculaire sur les résultats.  

Les impacts des réunions en ligne  

L'évolution des formats a entraîné un changement dans l'expérience des réunions pour tous les participants.Mais quelles sont les conséquences d'un changement aussi important, qui fait passer les réunions en salle à des réunions à distance ? Qu'est-ce que cela signifie pour la collaboration ? Les participants sont-ils aussi actifs, et quittent-ils les réunions satisfaits ?  Le passage au 100% digital a en fait réduit le temps passé en réunion. Les réunions sont plus courtes et les recherches du Dr Allen montrent que, dans l'ensemble, chaque format de réunion a vu sa durée réduite.

En moyenne, les réunions en salle et les réunions hybrides ont connu la plus forte diminution en réduisant de 15 minutes par session. Pour beaucoup, ces chiffres peuvent être considérés comme une bonne nouvelle. La diminution du temps passé en réunion peut être attribuée au fait que nous sommes plus concentrés sur les objectifs de l’échange lorsque l’on est à distance. Dans de nombreux cas, cela signifie que nous passons moins de temps à discuter amicalement et à nous demander "comment ça va ?" les uns aux autres.

Les réunions de bureau traditionnelles, où les gens se regroupent en salle de réunion et doivent attendre les éventuels retardataires, ne sont plus d’actualité. Le temps de rassemblement des participants à une réunion en salle dure en moyenne 3 à 5 minutes. À distance, les gens rejoignent la réunion en un clic et démarrent plus rapidement, en omettant certaines des interactions sociales que nous avions auparavant. Les recherches montrent également que la perception de l'efficacité des réunions à distance reste la même que celle des traditionnelles réunions en salle. Ces recherches rassurent les organisations sur le fait que l'efficacité des équipes peut être solide dans un contexte de télétravail et un environnement digital.

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L’art de faire bonne figure lors des réunions à distance

L'augmentation considérable des visioconférences à répétition dans nos emplois du temps quotidiens a donné naissance à de nouveaux termes tels que la "Zoom fatigue" (l’épuisement provoqué par l'enchaînement de visioconférences via les plateformes dédiées telles que Zoom). Ce sentiment, qui est parfois difficile à expliquer, implique l'augmentation de la dissimulation des émotions (appelée  “surface acting” en anglais). Nous sommes tenus de faire bonne figure au quotidien face à nos collègues. Le travail émotionnel qu'implique le fait d'avoir une webcam pointée sur son visage 8 heures par jour ne peut être sous-estimé. En tant qu'humains, nous avons la capacité de réguler nos émotions.

Chaque jour, notre degré d'excitation ou de colère à propos de quelque chose peut varier. Les personnes qui travaillent dans un service clients ou qui sont en contact direct avec la clientèle sont censées fournir un service avec le sourire, même si elles passent une mauvaise journée. Cela vaut aussi pour les réunions de travail. Les attentes quotidiennes nécessitent une communication cordiale et, lorsque les hiérarchies professionnelles sont impliquées, certains se sentent tenus de s'enthousiasmer pour les idées du patron.

Nous faisons alors semblant de ressentir une émotion que nous ne ressentons pas actuellement. Un certain degré de superficialité est attendu et nécessaire pour maintenir la cohésion du groupe. Des recherches ont montré que le recours à ce “surface acting”, ou dissimulation des émotions, entraîne souvent une dissonance émotionnelle, qui à son tour a des conséquences négatives telles que l'augmentation du niveau de stress et l'épuisement professionnel. Les recherches menées avant la pandémie ont montré que, lors des réunions, le participant moyen dissimulait ponctuellement ses émotions.

Le changement complet de l’environnement professionnel en passant au télétravail exclusif, combiné au stress de la pandémie mondiale, a entraîné une augmentation significative du “surface acting” en réunion. La visioconférence est plus exigeante car certains facteurs extérieurs sur lesquels nous n’avons pas le contrôle s'accumulent au fil du temps. Qu'il s'agisse de questions familiales, d'une connexion insuffisante ou simplement d'un chien qui aboie, ces frustrations supplémentaires qui contraignent à cacher ses émotions sont devenues l'un des principaux facteurs de la fatigue que nous ressentons chaque jour, chaque semaine et chaque mois.

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La réunion hybride, la nouvelle norme ?

Lorsqu’une partie des travailleurs reviendront au bureau, les réunions hybridesseront monnaie courante. Elles ajouteront une certaine complexité à laquelle de nombreuses organisations ne sont pas préparées. Une réunion hybride est une réunion où certains participants sont présents au bureau et où une autre partie se joint à distance, grâce à la visioconférence. En tirant parti de deux formats de réunion différents, l'augmentation des réunions hybrides pourrait être un défi lorsqu'il s'agit de collaborer en équipe.

Les réunions hybrides offrent notamment la possibilité de travailler avec des équipes distribuées partout dans le monde, tout en ayant la possibilité d'avoir des conversations fortuites en parallèle en salle. Mais cela ouvrira également la perspective de deux réunions séparées se déroulant en même temps. De nouvelles compétences et habitudes seront requises pour animer une réunion : donner envie aux participants de collaborer autant avec les personnes à distance qu’avec celles qui se trouvent dans la même pièce.

La satisfaction générale des réunions hybrides peut être garantie en veillant à ce que des conditions équitables soient créées entre les participants au bureau et ceux à distance. La possibilité de choisir le lieu de travail le plus approprié tout en restant capable d'établir des liens au-delà de la distance fait de l'arrivée des réunions hybrides dans notre future vie professionnelle une perspective alléchante. Leur adoption et leur succès seront déterminés par notre désir de réinventer, une fois de plus, notre façon de travailler en équipe. Les organisations très performantes veilleront à s'adapter de la même manière aux télétravailleurs qu’à leurs collaborateurs présents sur site, tout en adoptant dans la culture d’entreprise les bonnes pratiques inclusives pour favoriser l’engagement des employés dans leur meilleur domaine de compétences.

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Que faire pour améliorer nos réunions à distance ?

Pour que vos équipes aient l'énergie et la capacité de collaborer efficacement, les recherches du Dr Allen montrent qu'il est devenu vital de se concentrer sur la récupération. Des études montrent qu'après une mauvaise réunion, il faut 17 minutes pour se rétablir.

Mais même une “bonne” réunion exige, en moyenne, 5 minutes de récupération et de transition. Pourtant, ce n'est pas ainsi que la plupart des gens organisent leurs journées. Un coup d'œil sur son planning de travail montre que les réunions sont programmées les unes à la suite des autres, sans interruption. Et il est rare qu'une réunion soit courte.

Pour lutter contre ce phénomène, le Dr Allen recommande de réduire la durée de toutes les réunions de 10 %. Ainsi, si vous avez une réunion de 30 minutes, réduisez-la de 3 à 5 minutes, et pour une réunion de 60 minutes habituellement, réduisez-la de 6 à 10 minutes. Cela permettra de résoudre quelques problèmes. Ce sas de décompression entre deux réunions permet aussi de s'assurer que vous ne mettrez pas quelqu'un en retard pour sa prochaine réunion. En effet, une réunion qui commence en retard est souvent moins efficace.

Une deuxième recommandation est de passer outre si des distractions imprévues se produisent au cours d’une réunion à distance. Nous pouvons contrôler notre environnement de travail dans une certaine mesure, mais certains moments de vie peuvent nous échapper. Lorsque nous travaillons à la maison, il est important d’être compréhensif quand ces moments arrivent, à nous ou à nos collègues. Des études montrent également qu'il est préférable de laisser les caméras allumées pendant les visioconférences afin de garantir un niveau de collaboration et d'engagement plus élevé de la part des participants aux réunions. Une dernière recommandation suggérée par  le Dr Allen pour de meilleures réunions à distance est d'introduire des outils tels que Klaxoon comme catalyseur pour favoriser l’émergence de la collaboration parmi les participants.  

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Suddenly Virtual, le nouveau livre de Joseph Allen

Si vous souhaitez vous plonger plus profondément dans les recherches du Dr Allen, il a récemment publié un nouveau livre intitulé Suddenly Virtual: Making Remote Meetings Work. Ce livre est un guide pour les entreprises qui cherchent à rendre leurs réunions aussi efficaces que possible dans le cadre des nouveaux standards en constante évolution, en s'appuyant sur les idées de certains des plus grands leaders d'opinion en matière de science de la rencontre et de communication en visioconférence. Ce livre permet de :

• Mettre en lumière les nouvelles connaissances issues de la recherche sur l'adoption rapide et exponentielle de la technologie des réunions en ligne
• Discuter des problèmes, des défis et des pièges de la rencontre dans cette nouvelle modalité
• Fournir des bonnes pratiques concrètes et réalistes, basées sur des recherches sur les réunions, pour des réunions à distance plus productives et plus efficaces

Parfait pour les cadres, les managers et les salariés d'entreprises de tous secteurs et de toutes tailles, Suddenly Virtual propose les meilleures pratiques pour animer efficacement ses réunions à distance.