Comment transformer sa réunion hebdomadaire pour en faire un rituel d’équipe efficace pour résoudre les problèmes du quotidien

Le challenge : Sortir de la réunion descendante et générer davantage d’engagement grâce à la réflexion collective

Au Crédit Agricole Côtes d’Armor, les équipes font face à une difficulté récurrente. Malgré trois heures de réunion hebdomadaires, il y a encore trop de problèmes non résolus à la fin. Telles qu’elles existent, les réunions sont encore trop longues, trop descendantes et ne permettent pas de résoudre les problèmes du quotidien. Mathieu Guenroc, animateur commercial au sein de cette banque en a conscience et souhaite trouver une solution. Il liste les différents soucis auxquels les équipes sont confrontées.

• Le rôle du manager doit être repensé pour sortir de la posture du “Manager super-héros” qui doit tout gérer selon le principe du management pyramidal 
• Une grande partie des participants n'est pas acteur de la réunion, alors que tous ont des choses à partager et des points de vue à exprimer. 
• Les réunions ne sont pas assez productives, car il n’y a pas de prise de décision et les problèmes restent non résolus. 
• En dehors des réunions, il manque à ses équipes un espace commun où les échanges seraient factualisés et donc plus faciles à comprendre mettant en avant le partage d’informations.

On voulait sortir de la réunion classique avec la table en U et le paperboard. On voulait une réunion “action-réaction”, vivante, avec du feedback.

À la recherche d’une solution pour répondre à son challenge, Mathieu se tourne vers le Board Klaxoon pour créer un espace de travail visuel et collaboratif, utilisable pour chacune de ses réunions.

La solution : Un nouveau rituel quotidien pour résoudre les problèmes au jour le jour

Avec Board, Mathieu propose à l'équipe un véritable espace de réunion qui accélère l’échange et la résolution de problèmes au quotidien.

En effet, accessible depuis n’importe quel écran, le board est un point d’entrée unique qui permet à chacun d’avoir toute la visibilité dont il a besoin au quotidien : planning, KPI de l’agence etc.

Sur ce Board, plusieurs espaces sont facilement identifiables visuellement.

L'espace L'ÉQUIPE : le cœur du réacteur

Ici l'objectif est de se synchroniser chaque jour en équipe. Dans ce tableau, chaque membre de l'équipe dispose d'un espace à son nom. Chaque collaborateur et collaboratrice peut partager les informations utiles au groupe sur ses sujets, ses projets en cours. Pour faciliter la compréhension de toutes et tous, un code couleur est utilisé:  

• En vert ce qui est fait, 
• En bleu, en cours, 
• En jaune, à faire 
• Et en rouge ce qui est bloqué.

En un clin d’œil, toutes les informations sont disponibles et factuelles, et il devient beaucoup plus simple d'identifier et de traiter les problèmes. Il suffit de regarder les idées en rouge. Le whiteboard étant infini, il est possible de faire courir ce tableau sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois pour conserver une vue d’ensemble même sur les projets les plus importants. Dans ce tableau, chaque collaborateur est parfaitement au courant des tâches qui lui sont assignées et de l’avancement du projet chez ses collègues.

C’est sur cette partie que toute l’équipe se concentre le plus que ce soit pendant les réunions de synchronisation matinales mais aussi tout le long de la journée afin d’indiquer les avancées dans le projet, les idées, les demandes particulières ou encore les points de blocage grâce à un système de post-it et de code couleur. 

Avec cet espace de partage, chaque membre de l’équipe peut apporter sa contribution et son point de vue, ce qui réduit le sentiment de frustration et les incompréhensions. En s’appuyant sur le tableau, chaque personne peut participer et contribuer à rendre la réunion beaucoup plus vivante et efficace. Et le tout en seulement 15 minutes par jour.

Des espace complémentaires pour enrichir le Board et le personnaliser

• Une partie “Cadre”, qui rappelle en permanence à l’équipe les valeurs que tous se sont engagés à respecter. C’est aussi l’occasion de faire un accueil chaleureux aux nouvelles têtes qui sont invitées à ajouter une valeur à leur première réunion matinale et à signer cette charte. Mathieu part donc d’un simple bloc pour en faire un engagement qu’il tient vis-à-vis de ses collaborateurs, dans la droite lignée du Future of Work et du management horizontal !
  
• Une partie “Partage”, qui sert à transmettre des informations utiles à l’équipe. Disponible à tout moment et n’importe où, cette section permet à tout le monde de prendre connaissance des informations y compris dans un mode de travail en asynchrone.
  
• Une partie “Planning Accueil”, spécifique aux besoins de Mathieu et de son équipe, puisque sont recensés ici les noms des personnes en charge de l’accueil des clients au sein de l’agence. C’est la preuve que le Board Klaxoon peut tout à fait s’adapter aux besoins de chacun, et servir de plateforme d’information centralisée pour toute l’équipe !
• Quoi d’autre ? Différents espaces ayant trait à la satisfaction client, une liste reprenant les anniversaires des membres de l’équipe, un planning de vacances…

Mathieu a vraiment créé un espace dédié à toute la vie de l’équipe, pensé aussi bien pour l’efficacité au travail que pour le bien-être et la bienveillance au sein de son équipe. Grâce à l’aspect très ordonné de l’information, ses réunions de synchronisation du matin sont plus efficaces que jamais, le tout en seulement 15 à 20 minutes. Si besoin, l’équipe peut échanger en asynchrone via d’autres outils Klaxoon comme Question, Mémo ou Network. Il n’y a plus de perte d’informations dans des mails, tout est centralisé. Il est facile de s’interpeller comme le font Mathieu et les équipes du Crédit Agricole Côtes d'Armor à l’aide de Question. L’occasion d’échanger en dehors des temps de réunions et de profiter au maximum de l’intelligence collective lors des moments de synchronisation. Cela permet aussi à d’autres équipes de prendre les informations ou d’en communiquer simplement en se rendant sur le Board.

L’utilisation du Board Klaxoon au quotidien permet l’alignement de toutes les parties, comme l’explique Mathieu.

L’information est présentée de manière plus concrète et plus visible, on sait ce qui se passe dans l’équipe et nos échanges sont plus factuels.

Le résultat : Plus de participation, plus d’engagement et plus d’efficacité au quotidien

Ce nouveau format de réunion a permis de gagner en réactivité et en productivité grâce à un format plus dynamique et plus participatif.

Nous sommes passés de 10% de participation à 90% d’engagement et sommes beaucoup plus réactifs dans la résolution de problèmes.

Un manager chef d’orchestre pour une symphonie jouée par l’équipe : un alignement parfait

La collaboration est mise au premier plan. Ce sont bien les membres de l’équipe qui animent et font vivre la réunion : c’est en poussant plus loin la participation et grâce à son utilisation judicieuse du Board Klaxoon que Mathieu est parvenu à donner à tous l’occasion de se faire entendre et de s’exprimer. Ce qui permet à tous de se sentir davantage acteur.

Fini la réunion classique : la réactivité est décuplée

Comme l’explique Mathieu, les réunions en U, c’est terminé. Les réunions se tiennent là où elles en ont besoin. Certains sur site, d’autres à distance, parfois debout, dans des salles de réunions ou dans des espaces plus conviviaux. En sortant de la salle de réunion, les équipes Crédit Agricole Côtes d'Armor peuvent développer leur créativité et s’exprimer comme cela leur convient. La puissance du management visuel permet également de faire vivre l’information, bien au-delà du simple temps de réunion. Durant celle-ci, les intervenants n’ont aucun mal à se faire comprendre grâce au support visuel qu’offre le whiteboard.

Fini les chaînes d’emails sans fin: toute l’information utile est disponible au même endroit

En dehors de la réunion, ce même support visuel permet de fortement réduire le nombre d’e-mail : c’était l’outil de prédilection de ses collaborateurs lorsqu’ils souhaitaient partager une info. Les boîtes mails étaient engorgées ! Désormais, il suffit d’aller jeter un œil sur le board pour obtenir l’information utile. C’est un moyen très efficace de faire remonter les points de blocage pour les traiter encore plus rapidement qu’avant.

Klaxoon offre bien plus que les fonctions de whiteboard. On optimise le temps de nos points quotidiens en accélérant nos échanges.

Preuve enfin de l’efficacité de cette nouvelle approche, l’usage de Klaxoon s’est étendu au sein du réseau Crédit Agricole Côtes d'Armor. Aujourd’hui, ce sont plus de 35 caisses régionales et près de 40.000 qui utilisent la plateforme au quotidien. Et tout ça au sein de l’une des plus importantes institutions bancaires européennes.

Si vous voulez, vous aussi, développer votre rituel d’équipe quotidien, vous pouvez vous appuyer sur les modèles de templates, prêts à l’emploi de Klaxoon.

Avec La Matinale, par exemple : la réunion pour se synchroniser en équipe au quotidien. Avec ce template, vous pourrez facilement faire un point rapide d’environ 15 minutes pour partager de l’information utile à toutes et tous, comme Mathieu Guenroc et les équipes du Crédit Agricole Côtes d'Armor.

Et si vous avez plutôt besoin d’une réunion sur un rythme hebdomadaire, n’hésitez pas à essayer le template Weekly.