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Comment booster votre équipe avec une réunion de 15 min chaque matin ?

Publié le
7/5/2021
Live le
7/5/2021
partagé par
Mathieu GUENROC
Animateur commercial, Crédit Agricole
par
Julie
David
Chargée de communication

La réunion d’équipe quotidienne : voilà un sujet très vaste qui connaît de nombreux challenges à surmonter. C’est bien simple, quand on sait que 52% des réunions sont considérées comme inutiles par les collaborateurs (source : Opinion Way), il paraît évident que les managers doivent chercher à transformer ces réunions, par tous les moyens possibles. La réunion aujourd’hui doit servir certains idéaux et se veut plus horizontale. Non seulement chaque participant devrait en profiter pour communiquer un maximum d’informations pertinentes; mais en plus, on cherche à rendre les réunions plus efficaces en réduisant leur durée et leur impact sur les plannings. C’est le rôle de personnes comme Mathieu Guenroc de proposer à ses équipes des moyens innovants d’optimiser les réunions quotidiennes. C’est justement la mission qui lui a été confiée et pour ce faire, il fait appel à Klaxoon !

Mathieu GUENROC
niveau
présentiel
distanciel

Mathieu Guenroc est animateur commercial pour le Crédit Agricole Côtes-d’Armor depuis le début des années 2000. À ce titre, il doit répondre à une problématique spécifique :

“Comment utiliser le management visuel pour sortir des réunions d’équipe classiques et aller vers plus d’autonomie et de coopération ?”

Une question épineuse donc, mais pour y répondre, Mathieu se tourne naturellement vers Klaxoon : il l’utilise depuis 2019 pour animer des réunions virtuelles et physiques, et sa mission consiste à exploiter les outils Klaxoon au maximum pour en tirer tous les bénéfices !

L’équipe Klaxoon l’aide alors à développer ses usages des outils. Très vite, l’objectif de Mathieu se dessine plus précisément au fur et à mesure qu’il fait la liste des problèmes et des points d’amélioration dans ses réunions :

  •      Les réunions quotidiennes ne sont pas assez réactives, pas assez directes et ne servent pas assez bien les intérêts de l’équipe.
  •      Le rôle du manager au sein des réunions est celui du “Manager super-héros” qui doit tout gérer, selon un principe (plus traditionnel) de management pyramidal. Les participants à ces réunions ne sont pas actifs, ce qui ajoute encore à l’inefficacité des briefs d’équipe.
  •      En dehors des réunions, il manque à ses équipes un espace commun où le partage serait vraiment mis en avant. Il souhaite disposer d’un espace collaboratif.

On voulait sortir de la réunion classique avec la table en U et le paperboard. On voulait une réunion “action-réaction”, vivante, avec du feedback.”Mathieu Guenroc, animateur commercial, Crédit agricole

Ainsi, Mathieu souhaite une réunion matinale beaucoup plus efficace, qui prend moins de temps à ses équipes tout en maintenant un bon niveau d’information.

Dans l’idéal, la transformation de ses réunions matinales doit amener ses collaborateurs à travailler en équipe. Il souhaite aussi aboutir à un management horizontal, axé sur la coopération. Enfin, son équipe doit pouvoir profiter d’un support commun, accessible n’importe quand (et pas seulement pendant la réunion) pour inciter ses collègues à participer et à partager l’information plus efficacement.

Tous ces besoins, avec un seul outil ?!

C’est chez Klaxoon qu’il trouve son bonheur, grâce à Board de Klaxoon qu’il adapte tout naturellement à ses besoins !

Se créer un template à partir de Board de Klaxoon comme solution pour de meilleures réunions

L’outil Board utilisé comme outil de management et de gestion de projet

Mathieu s’oriente donc vers Board, un whiteboard digital à l’espace infini, et le personnalise en fonction des besoins de son équipe.

Grâce à la barre d’outil intégrée, il organise différents espaces qui permettent à ses collègues d’ordonner leurs idées et de partager différents éléments comme :

  •      du texte
  •      des photos
  •      des liens
  •      des croquis et dessins…

Cela lui permet de garder un certain contrôle et surtout de l’ordre sur le board : c’est très important pour Mathieu car il ne l’utilise pas uniquement pour animer les réunions matinales. Il s’en sert aussi comme outil de gestion de projet et de management visuel : il peut consulter Board à tout moment pour prendre connaissance des avancées de chacun. Mieux encore, Board est un espace d’échanges pour lui et son équipe puisque ce sont les collaborateurs eux-mêmes qui le remplissent et l’enrichissent. Mathieu s’est donc construit un vrai outil de gestion de projet centralisé et collaboratif.

L’information est présentée de manière plus concrète et visible, ce qui améliore la mémorisation des informations par son équipe, dans la droite lignée du Lean Management, pour une meilleure dynamique d’équipe : et c’est bien là l’une des forces de cet outil que de pouvoir proposer à toute l’équipe un support visuel collaboratif.

L’utilisation quotidienne en réunion de synchronisation matinale

Board peut aussi être utilisé en réunions, afin de mieux les structurer et de gagner beaucoup de temps.

Mathieu décide d’initier son équipe avec cet outil en février 2020 : pendant plusieurs semaines, il teste avec eux cette nouvelle méthode de réunion matinale qui connaît très vite un franc succès. En effet, ses collaborateurs eux-même lui font des retours très élogieux : ils citent notamment :

  •      le gain d’intérêt de la réunion, grâce à la fonctionnalité Timer de Live, l’outil de visioconférence directement intégré à Board
  •      le gain de temps
  •      la qualité des informations partagées
  •      les avantages du management visuel grâce au support connecté entre tous les collaborateurs.

Finalement, Mathieu est parvenu à retrouver tous les avantages et l’intérêt même de la réunion de synchro du matin.

Le matin les réunions doivent être courtes et efficaces. Le template La Matinale nous a vraiment permis de mettre en place des rituels et d’échanger même après la réunion.Mathieu Guenroc, animateur commercial, Crédit agricole

Face à ce succès, il convertit d’autres agences du Crédit Agricole en région Côtes-d’Armor, qui sont aujourd’hui nombreuses à utiliser leur propre Board pour organiser leurs réunions virtuelles avec n’importe quelle plateforme de vidéoconférence (Zoom, Google Meet…) ou en présentiel en mode “Stand-up meeting” grâce au Meeting Board, un espace de travail en équipe intelligent et mobile de Klaxoon !

Le confinement et le télétravail en mars 2020 ont incité ses équipes à conserver ce mode de fonctionnement, cette fois pour animer des réunions à distance grâce à l’outil Live, directement intégré à Board : une bonne surprise pour Mathieu dont l’équipe n’a tout simplement rencontré aucun problème. Tous ses collègues se sont naturellement approprié le tableau de bord pour garder le contact et préserver un suivi efficace des projets.

Finalement, le Board Klaxoon a vraiment permis à Mathieu et ses collaborateurs de conserver leur rituel d’équipe de la réunion matinale tout en préservant sa qualité même en passant à un format virtuel, et ça, c’est un très gros plus pour Mathieu !

Comment Mathieu s’est construit son propre Board selon ses besoins

De par son aspect très adaptatif, le Board Klaxoon appliqué aux réunions de synchro matinales s’est entièrement transformé sous l’action de Mathieu, qui a tout à fait su exploiter les différents outils à sa disposition.

On retrouve donc différents espaces parfaitement identifiables visuellement :

  •      Une partie “Cadre”, qui rappelle en permanence à l’équipe les valeurs que tous se sont engagés à respecter. C’est aussi l’occasion de faire un accueil chaleureux aux nouvelles têtes qui sont invitées à ajouter une valeur à leur première réunion matinale et à signer cette charte. Mathieu part donc d’un simple bloc pour en faire un engagement qu’il tient vis-à-vis de ses collaborateurs, dans la droite lignée du Future of Work et du management horizontal !

  •      Une partie “Partage”, qui sert à mettre en commun des informations utiles à l’équipe. Cette information est disponible toute la journée par toute son équipe.

  •      Une partie “Planning Accueil”, spécifique aux besoins de Mathieu et de son équipe, puisque sont recensés ici les noms des personnes en charge de l’accueil des clients au sein de l’agence. C’est la preuve que le Board Klaxoon peut tout à fait s’adapter aux besoins de chacun, et servir de plateforme d’information centralisée pour toute l’équipe !

  •      Le cœur du template, une partie que Mathieu appelle à juste titre “Vie de l’équipe”. C’est là que l’on retrouve tous ses collègues représentés par des avatars en fonction de leurs humeurs, de leurs personnalités ou de leurs surnoms. Cette partie prend la forme d’un tableau de gestion de projet avec en colonne les avatars et noms des collaborateurs et en ligne les différentes tâches et/ou projets. Le whiteboard étant infini, il est possible de faire courir ce tableau sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois pour conserver une vue d’ensemble même sur les projets les plus importants. Dans ce tableau, chaque collaborateur est parfaitement au courant des tâches qui lui sont assignées et de l’avancement du projet chez ses collègues. C’est sur cette partie que toute l’équipe se concentre le plus que ce soit pendant les réunions de synchronisation matinales mais aussi tout le long de la journée afin d’indiquer les avancées dans le projet, les idées, les demandes particulières ou encore les points de blocage grâce à un système de post-it et de code couleur.

  •      Quoi d’autre ? Différents espaces ayant trait à la satisfaction client, une liste reprenant les anniversaires des membres de l’équipe, un planning de vacances…

Mathieu a vraiment créé un espace dédié à toute la vie de l’équipe, pensé aussi bien pour l’efficacité au travail que pour le bien-être et la bienveillance au sein de son équipe. Grâce à l’aspect très ordonné de l’information, ses réunions de synchronisation du matin sont plus efficaces que jamais, le tout en seulement 15 à 20 minutes.

Le Board Klaxoon adapté par Mathieu est donc devenu un support indispensable pour toute son équipe !

Que puis-je attendre de l’utilisation du Board lors de mes réunions  ?

Mais concrètement, qu’est-ce que l’équipe de Mathieu a gagné suite à l’utilisation quotidienne de Board de Klaxoon ?

Pour Mathieu, tous les objectifs qu’il s’était fixés sont remplis, et même au-dessus de ses espérances !

Une information plus fluide grâce au management visuel

Le premier bénéfice ressenti par Mathieu et son équipe est une bien meilleure fluidité de l’information en utilisant le management visuel : durant les réunions, les intervenants n’ont aucun mal à se faire comprendre grâce au support visuel qu’offre le whiteboard.

En dehors de la réunion, ce même support visuel permet de fortement réduire le nombre d’e-mail : c’était l’outil de prédilection de ses collaborateurs lorsqu’ils souhaitaient partager une info. Les boîtes mails étaient engorgées ! C’est un moyen très efficace de faire remonter les points de blocage pour les traiter encore plus rapidement qu’avant.

Des réunions nouvelle version, plus modernes et plus participatives

Second bénéfice : les réunions sont plus spontanées, plus naturelles et moins formelles. C’est ce que recherchaient Mathieu et sa direction, qui souhaitaient avant tout sortir de la réunion classique, pour aller vers un mode de réunion plus collaboratif, plus vivant mais aussi plus réactif.

Une forme de management plus horizontal, qui mise sur la collaboration

Enfin, dernier avantage perçu par Mathieu mais pas des moindres, la collaboration est réellement mise au premier plan. C’était l’objectif principal de Mathieu qui voulait revoir la place du manager au sein de l’équipe. Si c’est toujours le manager qui gère la réunion, ce sont bien les membres de l’équipe qui l’animent et la font vivre : c’est en poussant plus loin la participation et grâce à son adaptation judicieuse du Board Klaxoon que Mathieu est parvenu à donner à tous l’occasion de se faire entendre et de s’exprimer durant la réunion hebdomadaire.

On est passés du manager super-héros au manager chef d’orchestre, qui dirige la partition : mais c’est bien tout le monde qui joue la symphonie !Mathieu Guenroc, animateur commercial, Crédit agricole

Comme Mathieu, dites “bonjour” à des réunions efficaces avec Board de Klaxoon !

À travers l’étude de l’usage du Board Klaxoon par Mathieu Guenroc, on se rend compte de bien des aspects.

  •      Les réunions matinales sont enfin efficaces ! Moins de temps perdu pour plus de renseignement et d’entraide entre les collaborateurs ;
  •      La collaboration est de nouveau mise au premier plan avec une équipe qui partage l’information sur un espace commun et avec des réunions où chacun intervient à tour de rôle ;
  •      Le manager prend la place de chef d’orchestre, et incite les autres à participer le plus possible ;
  •      Les réunions à distance sont aussi efficaces que les réunions au bureau grâce à un management visuel des informations, qui aide tout le monde à mieux traiter l’information ;
  •      Board s’adapte aux besoins de toutes les équipes : il suffit de le construire comme on le souhaite ! Et sinon, il y a toujours de nombreux templates, comme le template La Matinale, mis à disposition pour ceux qui préfèrent partir d’une base déjà établie !


Le template La Matinale, disponible dans la bibliothèque de templates Klaxoon, pour animer efficacement vos réunions quotidiennes d’équipe

La grande modulabilité de Board lui permet d’être vraiment utile à tous.

Le chef de projet appréciera tout particulièrement l’aspect gestion de projet du template ainsi que la durée réduite des réunions matinales.

Le manager peut se servir du Board Klaxoon pour inciter ses collaborateurs à partager, à travailler en équipe et à être proactifs.

Mais plus que cela, c’est bien l’équipe qui a à gagner : le Board permet à chacun d’avoir un espace collaboratif où s’exprimer, où faire remonter les erreurs, les inquiétudes, mais aussi les bonnes idées.

Finalement, le Board Klaxoon favorise la mise en place d’un nouveau management basé sur l’écoute de tous, sur la cohésion de groupe : un management plus horizontal et collaboratif.

par
Julie
David
,
Chargée de communication
Lorsqu’elle ne sillonne pas les salons de la tech, du digital et du learning du monde entier, Julie met son énergie et son humour au service de la valorisation des usages de la communauté de klaxooneurs.
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