Comment réaliser un workshop avec 90 personnes, à distance, pour développer la collaboration entre équipes

Le challenge : organiser à distance un workshop pour plus de 90 personnes dispersées sur le territoire de la Métropole

Le passage de nombreuses activités en distanciel ont poussé Nicolas à chercher de nouveaux outils et moyens de maintenir un haut niveau de collaboration entre les différents services de la Région. Nicolas explique le challenge auquel il est confronté : « J'ai été sollicité pour un workshop géant avec plus de 90 personnes dont l'objectif a été de travailler sur des axes d'amélioration au sein des parties prenantes de la direction des systèmes d'information (DSI). »

L'objectif de ce séminaire est d’identifier des valeurs communes entre les membres de chaque groupe, faire remonter collectivement les besoins au sein de la DSI avec un objectif de cohésion. Ce sont trois équipes de la Région qui commencent à se connaître. Nicolas décide d’utiliser Klaxoon pour organiser son séminaire.

La solution : un Board pour récupérer le maximum d’informations et créer une immersion totale 

Avant le workshop

En amont du workshop, Nicolas prend connaissance des enjeux et des objectifs à atteindre de la part de la direction des services informatiques, son commanditaire pour cette mission. Une fois les informations obtenues, il peut créer son déroulé, son programme et recruter des personnes en charge de la facilitation afin d’obtenir de meilleurs résultats. Il choisit d’utiliser l’outil Board de la Workshop Platform pour réunir toutes les personnes participantes en un seul et même lieu.

Nicolas utilise Board pour structurer et élaborer le programme de la journée. Comme il l’indique lui-même : « La seule limite de Board, c’est l’imagination. » Il décide donc de partir d’une feuille blanche pour créer le Board idéal.

Une fois le Board créé, Nicolas invite toutes les personnes participantes à rejoindre le Board, en envoyant un lien de connexion par e-mail. Elles doivent ensuite positionner une idée avec leur nom sur un personnage de jeu vidéo.

Cette invitation a deux objectifs :

• Permettre à toutes les personnes présentes de découvrir les fonctionnalités du Board avant le début “réel” du workshop ;
• Créer les futurs groupes de travail grâce à la répartition.

Nicolas prend le temps de présenter les outils : « J’explique, par exemple, comment je dépose une idée et, selon les besoins de l’atelier et le temps dont on dispose, je donne plus ou moins d’éléments. » 

Ces tâches accomplies en asynchrone représentent autant de temps gagné pour atteindre les objectifs de ce workshop.

Pendant le workshop

Le jour J, la totalité de la DSI est réunie sur le Board : chefs de projets, techniciens sur les postes de travail, chargés du support technique. Cela représente plus de 90 personnes. « On commence par un temps d’accueil, de présentation de l’ensemble de la matinée et de présentations des règles », introduit Nicolas.

Du point de vue visuel, Nicolas a réalisé une forme d’arbre électrique. Une image connue du public du workshop et qui permet de bien représenter le parcours de formation, « depuis les racines jusqu’aux branches », précise-t-il.

Dans l’organisation, les dix facilitateurs et facilitatrices prennent en charge des groupes d’une dizaine de personnes pour trois ateliers à suivre et chronométrés. Chaque groupe ouvre un canal de visioconférence sur Microsoft Teams et se déplace sur le Board pour rejoindre sa zone de travail.

Atelier 1 : retour d’expérience sur une réussite 

Ce premier atelier est consacré aux réussites du groupe. Les participantes et participants dessinent sur papier ou sur le Board une action dont ils sont fiers. « On choisit le dessin pour changer de la rédaction écrite et avoir une approche moins intellectuelle », précise Nicolas Rose. 

À tour de rôle, chaque personne décrit son succès, en quoi celui-ci est important pour elle, quelles sont les valeurs qu’elle en retire, le sens qu’il revêt. « Cet exercice nous permet de trouver des valeurs communes », indique Nicolas. Ces valeurs serviront ensuite pour créer des modalités de travail en commun.

Atelier 2 : ce qu'on veut améliorer, ce qui est bien et dont on est fier

Ce deuxième atelier prend une forme de rétrospective. Les participants et participants s’interrogent sur ce qui est important, ce qui doit être amélioré ou ce qui prend du temps et postent les idées correspondantes.  Ensuite, pour déterminer l’importance de chaque idée, un temps est laissé pour “liker” les idées. « Ce temps de vote, à travers les likes, nous permet de prioriser les actions futures. » En effet, les idées les plus “likées” seront ensuite plus faciles à mettre en place, car elles auront été coconstruites et font l’objet d’un consensus.

Atelier 3 : comment faire pour... 

Cet ultime atelier est consacré à l’élaboration de propositions pour répondre aux enjeux évoqués durant l’atelier précédent. C’est l’occasion d’établir un plan d’action.

À l’issue de ces trois ateliers, le groupe se réunit en intégralité pour la présentation des résultats à l’ensemble de la DSI et notamment pour pousser les propositions à la direction de celle-ci. Cette dernière étape permet de déterminer les modes d’actions entre agents et direction.

Cela permet de voir de quelle manière il serait possible de travailler sur ces points avec les agents et avec la direction elle-même.

Le résultat : un gain de temps et d’efficacité

 « En trois heures, les groupes ont réalisé trois ateliers entièrement timés, avec un facilitateur par groupe », constate Nicolas. L’obtention des premiers résultats est immédiate, les personnes participantes constatent, sur le Board, le fruit de leur travail.

Nicolas voit deux avantages importants à l’utilisation de Klaxoon.

• Un éventail de possibilités presque infini : on peut y intégrer des éléments ludiques pour rendre le Board plus interactif.
• La vue sur le Board permet de constater la progression de toute l’équipe et des résultats pratiquement immédiats.

Grâce à la Workshop Platform, Nicolas arrive à recréer les conditions de proximité entre les personnes des ateliers en présentiel : «Sur Klaxoon, on peut faire quelque chose de beaucoup plus immersif. »

Nicolas Rose occupe désormais un poste similaire au sein de la communauté de commune de Bordeaux Métropole.