Comment la collaboration transversale peut-elle décupler l’efficacité de tous ?

Vous êtes-vous déjà demandé combien de personnes et d’équipes différentes étaient nécessaires pour fabriquer une voiture ? Imaginez. Une équipe de recherche et développement pour concevoir le véhicule, des designers pour en travailler la forme, les équipes achats pour obtenir certaines pièces et matériaux, des opérateurs et opératrices en usine pour le fabriquer, des spécialistes de la qualité pour vérifier sa conformité… En bref, un très grand nombre de personnes. Tout ça pour vous dire que la fabrication d’une voiture, c’est un très bon exemple de collaboration transversale.

Qu’est ce que c’est que la collaboration transversale ?

D’une certaine façon, tout projet d’entreprise nécessite de la collaboration transversale, car chaque nouveauté, chaque nouveau produit ou service, nécessite une action de l’ensemble des équipes.

La principale difficulté réside dans l’organisation et la communication entre les différentes entités qui doivent collaborer. À quoi bon, faire fonctionner les équipes ensemble si chacune reste cantonnée dans son silo et ne communique pas ensemble.

Selon Behnam Tabrizi, professeur et chercheur en stratégie des organisations à l’université de Stanford, 75% des équipes transverses sont dysfonctionnelles. Il distingue cinq raisons principales à ces difficultés, dont seulement trois suffisent à rendre une équipe transverse inefficace.

• Ne pas respecter le budget alloué au projet.
• Ne pas tenir les délais prévus pour le projet.
• Oublier les clients et leurs attentes dans la réalisation du projet.
• Ne pas adhérer aux spécificités de ce type d’organisation.
• Ne pas aligner les objectifs de l’équipe sur ceux de l’entreprise.

Si les problématiques de budget, de délais et d’approche client peuvent survenir dans n’importe quel projet, les deux dernières se démarquent, car elles sont directement liées aux spécificités de la collaboration transversale.

Pourtant, maîtriser la collaboration transversale, c’est potentiellement décupler les qualités de l’ensemble des équipes. Celles qui la pratiquent constituent en quelque sorte des “super équipes”. Lorsqu’elle est réussie, elle permet de gagner en efficacité, d’atteindre des niveaux d'engagement inédits pour in fine parvenir aux objectifs fixés voire les dépasser. 

Mais si la transversalité décuple les qualités naturelles d’une équipe, les difficultés auxquelles elle peut faire face sont tout aussi décuplées. En somme, pratiquer une collaboration transversale à tous les niveaux de l'entreprise peut être un atout des plus puissants comme une grande fragilité.

Alors comment permettre une collaboration efficace entre les différents membres de l’équipe et comment s’assurer que tout le monde reste aligné avec les objectifs généraux de l’entreprise ?

Vous ne réunissez pas des talents, vous créez une équipe

Dans le premier film de la série des Avengers, la première fois que tous les super-héros sont réunis, cela provoque une catastrophe. Pour faire simple, ils détruisent un super porte-avion volant de l’armée américaine. Pourquoi ? Parce qu’aussi forts qu’ils soient, à ce moment-là de l’histoire, ils ne forment pas une équipe mais seulement un agrégat de personnes. Et ça ne marche pas. C’est seulement lorsqu’ils réalisent qu’ils ont besoin les uns des autres que la situation s’améliore et qu’ils peuvent sauver le monde. Ouf.

Réunir des talents ne suffit donc pas. Une équipe transverse peut passer par les mêmes problématiques - à son échelle. Les membres d’une équipe transverse ne sont pas habitués à collaborer ensemble – ils ne se connaissent peut-être même pas. Il y a donc une nécessité de transformer ces différents talents individuels en une seule et même équipe. Et pour y parvenir, l’une des priorités est de donner du sens à leur collaboration. 

Le Forbes Technology Council s’est récemment penché sur la question. Seize de ses membres ont donné leurs astuces pour construire des équipes transverses efficaces. Pour Roman Taranov, fondateur et directeur général de Ruby Labs, il faut « expliquer aux membres de l’équipe transverse que leur travail va profondément servir les intérêts de l’entreprise et même les aider à atteindre leurs objectifs individuels. C’est très important qu’ils aient une visibilité totale pour accomplir leurs projets.» Behnam Tabrizi va même plus loin : « Chaque membre d’une équipe transverse doit faire du projet sur lequel elle s’engage sa priorité.» Il préconise également de faire du projet transverse un élément déterminant de l’évaluation annuelle des collaborateurs impliqués.

Il faut donc formaliser la création de l’équipe pour la rendre crédible et concrète. Mais ce qui transformera votre groupe de talents en véritable équipe, ce sont aussi les relations interpersonnelles entre ses membres. 

Auriez-vous envie de vous dépasser pour un ou une collègue dont vous ignorez tout ? Probablement pas. Il vous faut donc apprendre à vous connaître. À la fois sur le plan professionnel et personnel. D’une part, il s’agit de reconnaître les compétences d’autrui et leur impact dans la réussite du projet. D’autre part, il est très utile d’apprendre à se connaître en parlant de choses et d’autres, notamment de sujets non professionnels. Une étude du docteur en psychologie Ron Friedman le confirme. Dans son article 5 Things High-Performing Teams Do Differently, ce dernier montre que dans les équipes les plus performantes, on passe plus de temps à discuter entre collègues pendant les horaires de travail. Et les conversations traitent de sujets qui n’ont absolument rien à voir avec l’activité professionnelle, comme l’actualité sportive ou littéraire, ou encore les dernières nouvelles de la famille. 

Qui aurait cru que parler de son équipe de football préférée pouvait vous permettre de réussir un projet ?

Faites de la transmission d’information le socle de votre équipe

Une des difficultés principales des équipes transverses réside dans la transmission des informations. Dans un schéma très (trop ?) classique, il existe un circuit de l’information pré-déterminé, où les membres de l’équipe rapporte à un chef de projet, qui lui-même transmet à un membre de la direction, qui lui-même peut transmettre à un comité exécutif. Le meilleur moyen pour perdre en efficacité et surtout en qualité de l’information. 

Pour éviter ce dysfonctionnement, les équipes, celles qui sont à l'œuvre sur le terrain, doivent avoir les moyens de remonter directement l’information. Elles sont les plus à même de pouvoir partager les données, les dysfonctionnements, les propositions de solutions aux problèmes etc. Pour que cela soit efficace et puisse être utilisé directement par toutes et tous, il est nécessaire que cette information remontée s’organise au sein d’un espace visuel commun et structuré.

Cet espace visuel commun regroupe de nombreux atouts :

• Il vous permet d’échanger de manière asynchrone des informations, des documents, à tout moment et de prendre connaissance des informations en temps réel.
• Il vous permet de garder une trace de l’avancée de votre travail et de son évolution.
• Il permet de retrouver toute l’information en un seul endroit, accessible de tous.

Une société spécialisée dans les diagnostics médicaux en a fait l’une des clés de sa réussite. Dans chacune de ses usines, les équipes répertorient chaque jour de nombreux indicateurs de suivi de la production (qualité, coût, problèmes) mais aussi de la qualité de vie au travail (motivation). Tout est regroupé au sein d’un tableau de bord créé avec le Board Klaxoon. Chaque matin, après-midi et soir, les membres de l’équipe en poste remettent le tableau à jour : grâce à un code couleur déterminé en amont, les équipes supports et managériales visualisent en un clin d'œil ce qui fonctionne et les problèmes à régler dans la journée ou à moyen terme.

Ce sont donc directement les personnes en charge des projets qui indiquent leur avancée et leurs blocages, ce qui facilite le travail de toutes les équipes. Peu importe les équipes concernées, l’information utile est partagée, partout  et tout le temps.

En complément de ce partage d’information simplifié et efficace, il faut aussi se coordonner pour s’assurer que toutes les parties prenantes aillent dans la même direction. Le rituel de synchronisation y contribue.

Le rituel de synchronisation concerne les membres de l’équipe qui travaillent sur le projet. À chaque point de synchronisation, ils partagent les informations utiles à l’ensemble du groupe pour pouvoir avancer en équipe. 

Vous pouvez même réfléchir à des synchronisations différentes selon vos besoins. Par exemple, une première, du quotidien, pour échanger de manière rapide et efficace sur l’avancée du projet au sein de l’équipe. Et une deuxième, qui peut être mensuelle, pour réfléchir sur le temps long et prendre des décisions stratégiques.

Grâce à ces deux rituels de synchronisation, vous vous assurez à la fois de suivre les objectifs de l’équipe transverse tout en gardant le lien avec les objectifs de l’entreprise.

Ces échanges permanents, cette collaboration transversale à travers les rituels et des espaces de travail communs, c’est le mode d’organisation qu’a choisi MerConcept, l’écurie de course au large du navigateur François Gabart.

Une collaboration transversale réussie, l’exemple de MerConcept

Ces dernières années, la conception des bateaux de course s'est complexifiée. Matériaux, forme des coques, conception des foils, gestion hydraulique, pilotage électronique, ..., ce sont autant d'exploits collectifs qui demandent des compétences très larges et des dizaines de métiers à coordonner sur des temps très différents.

Et depuis 2019, l’entreprise s’est transformée. Imaginez 80 collaborateurs répartis sur de nombreux sites : dans des bureaux, dans un immense atelier de construction, chez différents partenaires techniques et en mer, au large ! Jusqu'ici, chaque métier intervenait les uns après les autres, François Gabart a souhaité révolutionner cette approche en maximisant les interactions tout au long du projet : de la première esquisse du bateau à son exploitation. C’est une approche qui fait voler en éclat les silos en facilitant le travail entre les différents métiers, les différentes équipes. De workshop en workshops, les équipes se coordonnent, partagent un maximum d'informations au quotidien lors de points de synchronisation mais aussi au fur et à mesure des avancées de chacun. Une vision défendue par Thomas Normand, son directeur général : «On a évité de se développer en silos. Aujourd’hui nos équipes, quand elles trouvent de bonnes solutions, il faut qu’elles puissent tout de suite les partager en interne. De la même manière, quand elles rencontrent des problématiques, il faut qu’elles puissent trouver des solutions, non pas dans leur groupe mais de manière transversale le plus possible. On a forcément une réponse quelque part chez MerConcept, la réponse, grâce à toute l’expérience que nous avons accumulée.»

En somme, tous les métiers qui contribuent à la chaîne de valeur collaborent de manière coordonnée et efficace. Pourquoi? car tout le monde participe et est engagé dans le projet commun. Ce qui décuple l’engagement et la participation de tous.

On vous avait dit que la voiture pourrait bien être le symbole de la collaboration transversale. Finalement, ne serait-ce pas le trimaran ?