Facilitation en workshop : ce qu’il faut savoir pour se lancer

Mais de quoi parle-t-on à propos de la facilitation en workshop ? Pour résumer en trois points, la facilitation c’est :

• Faire travailler les personnes de la manière la plus efficace possible
• Leur permettre de partager leur opinion
• Les aider à prendre des décisions réfléchies 

C’est un moyen et non une fin. La facilitation est l’une des solutions pour aller chercher les meilleures idées d’un groupe. Elle permet de débloquer les situations, favoriser la participation et donc stimuler l’engagement de tous et toutes.

Pratiquer la facilitation de manière régulière constitue par ailleurs un excellent exercice professionnel. Jouer un rôle actif dans la réalisation des projets d’une équipe est un vecteur d’estime de soi et de confiance. Plus vous pratiquerez et plus ce sentiment augmentera. De quoi booster votre motivation et votre engagement au quotidien. 

En bref, c’est un rôle exigeant mais très gratifiant. Et pour se lancer, rien de plus simple : il vous suffit de mettre en pratique quelques règles – et d’en tordre quelques autres !

Soyez le guide de leur histoire

Pour continuer d’explorer la notion de facilitation et vous aider à la pratiquer, faisons un pas de côté dans l’univers de la narration. 

Connaissez-vous le principe du voyage du héros ? C’est un concept de narratologie, qui décrit les étapes dans la quête initiatique du héros ou de l’héroïne : de son origine souvent modeste jusqu’à l’accomplissement de son destin. Parmi les étapes récurrentes du récit, il y a cette idée que pour réussir, tout héros a besoin d’un guide. Par exemple, dans la saga Star Wars, Luke Skywalker passe progressivement de fermier à puissant guerrier grâce à son maître Obi-Wan Kenobi. En clair, le héros le devient en suivant l’exemple du mentor. Et il s’agit bien de deux rôles distincts mais complémentaires. 

Et devinez quoi ? Le guide, c’est vous. Vous devez mener vos héroïnes et héros jusqu’à l’accomplissement de leurs objectifs. Alors concrètement, comment fait-on?

Préparez-vous sur le fond, la forme et fixez vos règles

Qu’il s’agisse de faire participer un maximum de personnes ou d’activer les leviers de la performance de vos équipes, la notion de préparation est essentielle pour assurer votre succès.

Votre préparation doit être axée sur les objectifs que l’équipe doit atteindre. L’équipe, hein ! Pas vous ! C’est l’une des spécificités de cette tâche : votre réussite sera d’abord la conséquence de celle du groupe. Et pour l’évaluer, appuyez-vous sur cette grille de lecture.

• Les personnes présentes dans le workshop ont atteint leurs objectifs.
• Le groupe a compris le cheminement que vous avez préparé pour leur permettre d’atteindre leurs objectifs et y adhère.
• L’équipe s’est sentie à l’aise et dans un climat de confiance tout au long du workshop.

Le premier critère est transparent. Le deuxième et le troisième sont plus complexes à mettre en œuvre et reposent sur la préparation de votre travail de facilitation. Pour schématiser, ils représentent respectivement le fond et la forme.

Sur le fond, il s’agira de déterminer les sujets à aborder, comment les traiter, et évidemment d’expliquer les objectifs du workshop et le plan d’action qui doit en découler.

Sur la forme, demandez-vous quel est votre ordre du jour, comment l’articuler, quelles activités proposées, sous quelles formes et combien de temps pour chacune. Pour prendre des notes et avoir un impact instantané, privilégiez des supports visuels partagés comme un whiteboard.

Pensez également à votre gestion du temps. Donnez des horaires clairs et respectés, et ce dans tous les modules à explorer, même sur les temps de pause : “Le workshop dure tant de temps, on se consacre à telle tâche pendant x minutes.” Tout le monde au même rythme !

Enfin, n’oubliez pas les personnes à distance. Utilisez la visioconférence pour que tout le monde puisse suivre les échanges. Et pour vous, c’est le moyen de voir chaque personne présente et de vous appuyer sur leur communication non verbale. Une vraie mine d’information.

Florence Vallet est facilitatrice en intelligence collective, elle a fait de l’animation de workshop son métier et pour elle, le travail de préparation est primordial. « Dans le processus de préparation d’un workshop, tu dois discuter avec les parties prenantes pour définir les enjeux, les objectifs et qui doit participer. [...] La fluidité qu’on pourra obtenir pendant l’atelier en “front office”, c’est le résultat d’un travail minutieux en arrière-plan.»

Plus votre préparation sera minutieuse, plus votre workshop sera susceptible de fournir des résultats de qualité.

Libérez la participation des personnes présentes

La facilitation, c’est d’abord et surtout permettre de libérer la parole de toutes et tous et favoriser la participation. C’est essentiel pour communiquer, faire émerger les bonnes idées et confronter les points de vue. Et c’est le cœur de votre travail lorsque vous facilitez un workshop. Pour booster la participation de tous, vous pouvez vous aider de cette trame.

D’abord, installez un climat de confiance. Et pour cela rien de tel qu’un icebreaker ! Tel un échauffement avant une épreuve, cet exercice met tout le monde à l'aise en quelques minutes. Ludiques et conviviaux, les icebreakers constituent d’excellentes façons d’apprendre à connaître votre audience et à cerner les profils. Par exemple, avec les bonbons surprises, découvrez quelle personne se cache derrière chaque anecdote.

Ensuite, reprenez les éléments de votre préparation –votre plan, les objectifs, vos supports – et partagez-les avec les personnes présentes. Récemment interrogé sur le sujet de l’engagement en workshop, Gary Shapiro, président-directeur général de la Consumer Technology Association (CTA) ne dit pas autre chose : « Faites-leur comprendre le pourquoi. Pourquoi vous êtes ici, pourquoi c’est important et pour quoi faire.» Cette étape est cruciale pour la réussite de toutes et tous. 

Profitez-en pour interroger votre audience. Demandez-leur si tout est clair, quelles sont leurs envies, quels sont leurs objectifs, est-ce que le plan du workshop leur convient ? 

De même, prenez le temps nécessaire pour répondre à toutes les questions que l’on pourrait vous poser. Pour que les personnes présentes collaborent efficacement, elles doivent être alignées sur les objectifs, les attendus et les moyens de les atteindre. 

Pendant le workshop, instaurez du mouvement. Vous pouvez alterner les séquences en groupe et en autonomie. Vous pouvez clôturer un atelier par un quiz ou un sondage qui permet à tout le monde de vérifier son niveau d’informations et permettre une respiration. Là aussi, posez des questions, interrogez-les, faites en sorte de les faire participer. Le workshop est une organisation vivante, alors insufflez-lui de la vie !

Si vous débutez dans la facilitation, un moyen très facile pour donner du rythme est d’utiliser plusieurs méthodes de collaborations éprouvées. Par exemple, dans le cas d’un brainstorming : appuyez-vous sur le relais d’équipe, une méthode qui permet à chacun et chacune de rebondir sur les idées des autres, à tour de rôle. C’est une très bonne porte d’entrée dans l’univers de l’intelligence collective. Dans le cas d’un suivi de gestion de projet, pourquoi ne pas essayer la méthode Rose, Thorn, Bud qui permet d’évaluer une situation en fonction de ses aspect positifs (Rose), ce qui ne fonctionne pas (Thorn - l’épine) et ce qu’il reste à explorer (Bud - le bourgeon).

Il en existe des dizaines. Ces méthodes sont là pour vous aider à accompagner efficacement vos équipes, alors n’hésitez pas à les essayer, pour trouver celles qui conviennent le mieux.

Faites confiance à votre groupe

La réussite de vos workshops ne repose pas uniquement sur vos épaules. Appuyez-vous sur les forces en présence, ce sont elles qui vont le plus contribuer à leur succès. Faites vous confiance en leur laissant de l’autonomie. 

Tous ces différents conseils sont là pour vous aider à mener vos premières activités de facilitation. Mais gardez en tête que toute trame, tout cadre est évolutif, parce que chaque groupe est différent et que chaque workshop est différent. Vous êtes là pour ajuster, être à l’écoute, pour reformuler les propositions. 

Par exemple, si vous projetez un plan d’action en cinq étapes à définir en sortant du workshop, focalisez-vous sur les deux ou trois incontournables à ne surtout pas négliger. Si les équipes dérapent niveau timing, tout votre travail sera, non pas de les retenir à tout prix, mais de les mener jusqu’à obtenir le meilleur de ces deux incontournables. En clair, laisser une certaine latitude à l’improvisation. Car l’improvisation, c’est construire sur l’idée de l’autre. Une certaine idée de la facilitation aussi.

Demandez un feedback précis

Pour savoir si votre facilitation a été réussie, demandez aux personnes accompagnées ce qu’elles en ont pensé. Le feedback, c’est ce qui vous permet de transformer une intuition en certitude. La qualité de votre facilitation n’en sera que meilleure, workshop après workshop. Revoyez avec votre audience les différentes étapes de vos ateliers : ce qui  a plu, ce qui  a moins plu, ce qu’il faudrait améliorer, ce qu’il faudrait changer.

Toutes les dimensions sont importantes dans un feedback, à condition que celui-ci se fasse de manière constructive et bienveillante. À partir de ces retours, vous pourrez alors faire votre propre autocritique et axer votre progression sur des points spécifiques.

Entretenir la culture du feedback est un incontournable dans ce rôle de facilitation. Les plus aguerris dans ce domaine en font l’un des piliers de leur réussite. C’est le cas de Jérôme Rajkovic, coach agile chez Inetum, animateur de workshops autour de la méthode agile SAFe : «Pendant le workshop, on fait des points étapes, pour vérifier si le discours est bien compris et si le workshop va dans le bon sens. [...] À la fin, on évalue l’ensemble du workshop selon la méthode ROTI. Tout est challengeable et c’est ce qui nous fait gagner en efficacité.»

Pensez également à en redemander, quelque temps après le workshop. À froid, les personnes présentes en workshop auront certainement une autre analyse, qui peut également être pertinente.