5 leviers incontournables pour faire progresser votre équipe

Après plus de 25 années à la tête du club de football de Manchester United - et un palmarès long comme le bras - Sir Alex Ferguson en connaît un rayon en matière de coaching et de motivation des équipes. Interrogé sur le sujet en 2012 lors d’une série d’interviews, il confiait :  « Pour un sportif et même tout simplement pour un être humain, il n’y a rien de mieux que d’entendre un “bien joué”. Pas besoin de superlatifs.» Sans aucun doute, les encouragements sont un carburant certain pour s’assurer de la motivation de ses collaborateurs et partenaires, dans le sport comme ailleurs. Mais pour pousser son équipe et la faire progresser, les actions, même celles qui vous paraissent les plus simples peuvent vous aider.

1. Mettez en valeur votre équipe

C’est une action qui ne nécessite aucune préparation et parfois oubliée : le simple fait de féliciter et encourager ses collaborateurs. Pourtant, la progression d’une équipe passe aussi par la notification des réussites. C’est d’ailleurs prouvé par ce qu’on appelle l'effet Hawthorne. 

D’après cette étude menée à la fin des années 1920 à l’usine Hawthorne (Illinois, Etats-Unis) la productivité s’améliore lorsque les personnes se sentent incluses dans l’expérience. L’intérêt et la confiance dont elles font l’objet les encouragent à être plus investies dans leur activité. En somme, valoriser les individus les rend meilleurs. 

Le management 3.0 en exemple

Environ un siècle plus tard, les modes de management continuent d’évoluer. Aujourd’hui, on parle de management 3.0. Une façon de d’organiser l’entreprise et la circulation de l’information de manière beaucoup plus transparente et bien plus équilibrée entre managers et collaborateurs. Elle encourage l’autonomie et l’auto-organisation tout comme la prise de risques, qui est souvent à l’origine d’innovations. En résumé, plus de confiance apporte plus d’efficacité.

Si vous voulez vous essayer au management 3.0 en valorisant vos équipes, les Kudos Cards sont une excellente porte d’entrée.

Du grec, Kudo, qui désigne la gloire et le renom que l’on peut retirer d’une action réussie. En clair, se féliciter. Avec un set de Kudo Cards, faites savoir à vos collaborateurs tout le bien que vous pensez du travail effectué et encouragez les. C’est une façon très simple de se valoriser en équipe.

Et si vous souhaitez davantage responsabiliser vos équipes, restez dans l’univers des cartes à jouer et appuyez vous sur le Delegation Poker. En équipe, vous pourrez déterminer le niveau de responsabilité de chacun, la solution idéale pour gagner en autonomie, en confiance et en compétences.

En soulignant les réussites de votre équipe, les bonnes intuitions, les processus efficaces, vous contribuez à vos futures réussites. Et en bonus, vous instaurez de bonnes pratiques.

2. Prenez du recul et systématisez la rétrospective pour en tirer des leçons

Non, il ne s’agit pas de la projection de plusieurs films du même réalisateur dans votre cinéma de quartier. Mais d’un temps dédié à l’analyse d’un projet, une fois qu’il est terminé.

Oui, votre équipe peut progresser et se challenger à tout moment. Mais revenir sur les actions menées, les processus et les moyens mis en place lorsque tout est fini est aussi une très bonne façon de progresser en équipe. Alors, pourquoi ?

Parce que les rétrospectives sont faites pour trouver ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné et, par conséquent, pour s’améliorer. Et s’attarder sur ces questions après un projet est pertinent pour la bonne raison que ce temps dédié à la rétrospective n’est pas toujours le même que celui de l’action. 

Vos projets ont un but, un objectif. Comme disent les anglo-saxons “to get things done” (“que les choses soient faites”) et dans le feu de l’action, dans l’urgence, on pallie les problèmes plus qu’on ne les règle. Prenez donc du temps pour réfléchir à la façon dont vous avez mené vos projets.

Faites le tour de la question avec une matrice de rétrospective

Vous l’avez vu, la rétrospective doit être l’occasion de faire un tour d’horizon de tous les paramètres de votre projet. Pourquoi ne pas essayer d’utiliser une matrice spécialement conçue pour cela ? Il en existe de toutes sortes, mais vous pouvez suivre les principes suivants pour vos discussions.

• Keep doing : ce qui fonctionne bien, qu’il faut continuer à faire ou conserver.
• Less of : ce qui existe et qu’il faudrait supprimer, car peu utile ou peu efficace.
• More of : ce qui existe, mais qui devrait être encore plus encouragé, à développer.
• Stop doing : ce qu’il faut arrêter, supprimer à l’avenir.
• Start doing : une nouvelle idée à tester, qui devrait être bénéfique.
  

À l’aide de ces 5 sujets, vous devez pouvoir établir votre plan d'action, et agir en équipe pour progresser. Vous pouvez même rendre votre atelier plus ludique en vous basant sur des référentiels culturels.

3. Obtenez 100% d'engagement de votre équipe

Encouragements et temps de rétrospectives  fonctionnent lorsque chacun exprime ses besoins et ses idées. Mais il n’est pas toujours facile de s’affirmer, d’oser prendre la parole. C’est pourtant primordial pour gagner en efficacité. Alors comment s’y prendre ? Plusieurs solutions sont possibles et méritent d’être combinées.

1. Si vous donnez du feedback à vos équipes, pensez également à en demander. Interrogez vos pratiques, posez des questions explicites à vos équipes pour obtenir des réponses. 
2. Pour favoriser l’expression des plus timides, proposez de répondre à l’écrit à vos questions. Petit bonus, avoir une base rédigée vous rendra service si vous devez faire un compte rendu.
3. Variez les types de questions. Une question ouverte peut être bloquante. Privilégiez une notation avec des étoiles ou un système de “like” pour obtenir plus de réponses.
4. Demandez des retours sur différents sujets. Le fond, la forme, les process, les méthodes. Tout peut se challenger, tout peut s’améliorer si vous avez les bons éléments sur lesquels capitaliser.

C’est l’un des enseignements que nous procure Jérome Rajkovic, UX design & coach agile chez Inetum. Dans le cadre de son activité, Jérôme et ses équipes animent des workshops agiles. Certains d’entre eux peuvent réunir plus d’une centaine de participants sur plusieurs jours. Fort d’une expérience de plusieurs années et de centaines d’ateliers animés, Jérôme admet avoir fait énormément évoluer son organisation pour gagner en efficacité : « Tous les éléments d’un workshop sont challengeables. Qu’il s’agisse des modèles utilisés, des formats, des documents ou des durées de chaque atelier. Grâce aux retours des participants, via des sondages ou des questions, on a pu faire évoluer les outils pour gagner en efficacité. Entre mes premiers workshops et aujourd’hui, j’ai certainement gagné au moins 1h de travail sur un atelier de deux jours.»

4. Jouez la carte du challenge pour stimuler l'esprit de compétition 

Management, coaching, équipe, challenge, parle-t-on de sport ou d’entreprise ? Et pourquoi pas les deux ? Les points communs entre le monde du sport de haut niveau et celui de l’entreprise sont nombreux. Et si on parle communément de jeu lorsqu’il est question de sport, pourquoi ne pas l’appliquer à l’entreprise ?

Oui, même dans un cadre professionnel, on peut penser de façon ludique et titiller l’esprit de compétition de ses collaborateurs afin de faire progresser l’ensemble du groupe.  Demandez à Guillaume Creach, directeur d’une boutique d’optique à Rennes. Inspiré par la NBA, le championnat américain de basketball, il a l’idée d’un challenge commercial pour booster les résultats de ses équipes.

Face à face, deux boutiques du même réseau situées en région rennaise, renommées pour l’occasion Lakers et Bulls. Guillaume explique «Tous les ans, nos fournisseurs nous proposent des challenges commerciaux pour booster les ventes de certaines de leurs marques. Chaque collaborateur porte le nom d’un joueur et dispose de son tableau de score correspondant aux ventes de montures réalisées.»

Le résultat pour la boutique de Guillaume: +30% de ventes réalisées par rapport au même challenge l’année précédente.

Portée par le challenge et la dynamique compétitive entre les uns et les autres, toute l’équipe a pu progresser et améliorer ses performances. La référence de la NBA apporte une dimension ludique au projet. Et Guillaume de conclure : «Je vois une vraie différence sur l’engagement des équipes. Ce challenge a permis de se booster les uns les autres.»

Un challenge SMART

Mais n’oubliez pas. Comme une table de ping-pong et un babyfoot ne suffisent pas à rendre un open-space convivial, coller un décorum inspiré du sport sur un objectif commercial ne fera pas de ce dernier un succès.

Ce type de challenge fonctionne aussi car il repose sur des objectifs dits SMART. SMART comme l’acronyme de spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini. C’est une méthode de définition d’objectifs qui facilite la compréhension et favorise la réussite.

Dans le cas de Guillaume, les objectifs à atteindre suivent cette matrice SMART.

• Spécifique : booster les ventes de marques définies.
• Mesurable : à chaque vente, des points et un score qui augmente, facile à suivre.
• Atteignable : faire mieux que le magasin d’en face.
• Réaliste : la vente est le quotidien des collaborateurs, le challenge est légitime.
• Temporellement défini : le challenge ne fonctionne que sur la base d’un temps identique pour tous les participants.
  

Vos challenges et envies de compétition doivent reposer sur des objectifs précis qui ont du sens pour votre équipe et votre marché. C’est l’une des conditions pour entraîner votre équipe avec vous.

Un défi pour lancer son entreprise

Certaines entreprises ont d’ailleurs entamé leur aventure sur un pari, un challenge, un défi à relever. Par exemple, connaissez-vous l’histoire de la première voiture Renault ?

En 1898, Louis Renault, passionné de mécanique et fasciné par le secteur automobile naissant, fabrique dans son atelier une voiturette pour ses déplacements personnels. Le soir de Noël, cette année-là, il présente sa création à des amis. Ils sont alors au pied de la butte Montmartre à Paris. L’un deux, taquin, le défie d’utiliser son véhicule pour remonter la rue Lepic, une rue particulièrement pentue du quartier. Ni une, ni deux, Louis Renault réussit l’exploit au volant de son bolide. Ses amis et des passants, impressionnés, lui auraient alors passé commande d’un véhicule similaire. Et voilà l’entreprise Renault lancée!

Comme quoi, le besoin de se challenger peut aussi être à l’origine de success stories d’entreprises.

5. Adoptez une démarche d'amélioration continue

Vous valorisez votre équipe, vous organisez des temps de rétrospective pour débriefer vos projets, vous encouragez l’engagement et la participation de tous et vous motivez vos équipes grâce à des challenges et des défis. Sans vous en rendre compte, vous êtes sans doute dans une démarche globale d’amélioration continue.

Cela se résume pratiquement à un seul mot. Kaizen. Un mot japonais qui signifie - devinez quoi - amélioration continue. Cette démarche est constituée de nombreuses petites actions qui doivent être concrètes, simples et peu onéreuses. Pour être efficace, le système Kaizen doit être pratiqué par l’ensemble des équipes, des managers jusqu’aux opérationnels. Comme souvent dans les solutions en provenance du Japon, l’origine de celle-ci est à chercher du côté de l’entreprise automobile Toyota.

Le Kaizen se met en place à travers différents outils et méthodes qui doivent permettre de faire progresser l’équipe en agissant sur son environnement, sur la qualité de sa production et sur la diminution des problèmes rencontrés. Vous pouvez commencer par utiliser celles-ci :

• Les 5S : à savoir comment optimiser  votre environnement de travail à travers 5 étapes : Seiri (débarrasser), Seiton (ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (standardiser) et Shitsuke (discipline). À vous de réveiller la Marie Kondo qui sommeille en vous!
• La roue de Deming : ou cycle PDCA (Planifier, Développer, Contrôler, Ajuster) du nom de William Edwards Deming, son concepteur. Il s’agit d’une représentation du cycle d’un projet. Chaque étape permet d’enclencher la suivante, ce qui crée un cercle vertueux (d’où l’idée de roue) d’amélioration tout au long du cycle de vie du projet.
• Les 5 pourquoi : comment remonter à la racine des problèmes rencontrés à n’iscrmporte quel moment du projet, en vous posant 5 fois la même question : pourquoi ? À chaque étape, vous approfondissez votre réflexion et vous remontez progressivement jusqu’à la “racine” de votre problème. Et alors, vous pouvez le résoudre.
  

Il existe de nombreux autres leviers issus du Kaizen. Tous peuvent vous permettre de gagner en efficacité, en productivité et donc de progresser en équipe sur n’importe quel sujet.

Si vous n’êtes pas convaincu de l’efficacité du Kaizen, sachez juste qu’une voiture sur 10 vendue dans le monde est une Toyota. Vraiment, c’est une affaire qui roule.

En bref, pour faire progresser votre équipe, vous pouvez :

• Valoriser votre équipe pour lui apporter confiance, autonomie et implication.
• Prendre le temps de réfléchir à vos actions à l’aide d’une rétrospective.
• Faire participer l’ensemble des membres pour que tout le monde progresse de concert.
• Jouer la carte du challenge pour apporter une dimension ludique à vos objectifs.
• Et enfin, entamer un processus d’amélioration continue avec les méthodes Kaizen

Alors, n’hésitez pas ! Lancez vous et accompagnez votre équipe pour qu’elle devienne la meilleure !