Parcours d’offboarding : comment préparer au mieux le départ d’un salarié

Qu’est-ce que l’offboarding ?

« Il faut que tu m'expliques, un peu mieux, comment te dire adieu ? » Françoise Hardy avait raison dès 1968. Comme toute relation qui se termine, la collaboration entre un salarié et son employeur mérite une jolie fin.

Et si l’onboarding, ou l’art de bien accueillir ses salariés, est entré dans les usages de la plupart des entreprises, pourquoi faudrait-il délaisser son pendant au départ : l’offboarding ? Cette période d’accompagnement correspondant à celle du préavis comporte plusieurs étapes qu’il convient de suivre pour se quitter en bons termes. C’est d’autant plus important que l’époque où l’on entrait dans une entreprise à la sortie des études pour la quitter à la retraite est désormais révolue. La preuve :  un rapport du Sénat français, publié en septembre 2022, précise qu’en moyenne, une personne change d'emploi entre 5 et 13 fois au cours de sa carrière. De quoi faire quelques parcours d’offboarding. Encore aujourd’hui, le départ d’un collaborateur est associé à quelque chose de négatif, alors que les chiffres prouvent qu’il s’agit tout simplement d’une étape normale et logique dans la vie du salarié comme dans celle de l’entreprise.

Pourquoi instaurer le parcours d’offboarding dans votre entreprise ?

Il serait assez simple de se dire : quitter une entreprise, ça arrive tous les jours, c’est parfois fâcheux, mais après tout, c’est la vie. Pourquoi s’occuper de ceux qui partent, mieux vaut s’occuper des autres, ceux qui arrivent et ceux qui restent ? 

D’abord, parce que l’un n’empêche pas l’autre. Ensuite parce que la vie ne s’arrête pas aux portes de l’entreprise, en effet. Rater son départ peut être très douloureux, à la fois pour le salarié et pour l’entreprise. Si un onboarding raté peut provoquer démotivation et désengagement dès les premiers jours pour le nouveau salarié, l’offboarding raté aura des conséquences sur toute l’entreprise et à long terme. En vrac : 

• D’un point de vue purement individuel : perte d’un talent et d’une ou plusieurs compétences ciblées ;
• D’un point de vue collectif : surcharge de travail pour les collaborateurs et collaboratrices toujours présentes qui devront éventuellement compenser l’absence de leur collègue ;
• Sur les deux plans : perte de productivité globale, la performance de la personne partante ayant un impact direct sur les performances de l’équipe ;
• Fuite d’informations : transmission de données sensibles à la concurrence par exemple.

L’intérêt de réaliser un bon offboarding réside donc surtout dans l’après. Un salarié en colère, c’est un salarié qui peut vite détruire la réputation d’une entreprise. Interrogée par le site Hellowork sur le sujet, Jenny Gaultier, fondatrice de l’entreprise Le Mercato de l’Emploi, résume ce sentiment simplement : « In fine, c’est la manière dont s’est fait leur départ que les collaborateurs retiendront ! »

L’objectif est de pouvoir faire de la personne partante un futur ambassadeur de l’entreprise pour véhiculer une image positive et contribuer à la marque employeur. D’ailleurs, les entreprises qui éprouvent des difficultés à recruter sont le plus souvent victimes d’une mauvaise image, véhiculée par d’anciens salariés. En mettant en place le parcours d’offboarding conçu par Klaxoon, le collaborateur a l’occasion d’exprimer son point de vue sur le poste, l’équipe, les outils, l’entreprise, etc. Ces retours vous permettent donc d’identifier des dysfonctionnements pouvant motiver des départs et y remédier.

Cerise sur le gâteau, la mise en place d’un parcours d’offboarding adapté favorise le recrutement boomerang, c’est-à-dire la réembauche d’un ancien collaborateur. Un vrai plus pour pallier la pénurie de candidats et économiser du temps lors de la phase de recrutement.

Du côté des salariés qui restent au sein de l’entreprise, un bon offboarding peut avoir un effet très positif. Il peut générer un renforcement de l'engagement, de l'attachement à l'entreprise et surtout de la confiance en le management.

Comment mettre en place le parcours d’offboarding avec Klaxoon

Utilisez ce Template sur Board pour faciliter l’offboarding d’un salarié

Tableau blanc digital ou whiteboard, le Board Klaxoon est un puissant outil de communication visuelle qui permet de partager des idées sous la forme de vignettes colorées et tous types de documents. Grâce au système de visioconférence intégré, vous pouvez même réunir plusieurs personnes à distance pendant les étapes du parcours d’offboarding qui le nécessitent. À l’aide de ce modèle prêt à l’emploi, vous vous appuyez sur une méthode qui alterne les moments synchrones et asynchrones, dont les étapes successives permettent de recueillir du feedback de la part du collaborateur, dans une démarche d’amélioration continue.

Échangez avec le collaborateur sur son parcours

C’est l’occasion pour le collaborateur de faire un bilan de l’expérience avec son interlocuteur des ressources humaines, puis avec son manager. Sur le Board, le collaborateur peut partager ce qu’il retiendra de l’entreprise et de son manager en suivant le code couleur :

• En vert, ce qu’il a apprécié,
• En rouge, ce qu’il a moins apprécié,
• En blanc, sa préconisation d’amélioration.

Ainsi, vous récoltez de précieux retours sur sa vision du poste, de l’équipe, des outils et sa propension à recommander l’entreprise. Autant de remarques utiles pour améliorer certains aspects au sein de l’entreprise. En complément des idées partagées, les Questions d’évaluation permettent de noter son niveau d’appréciation, de 1 à 5 étoiles.

De même, dans une démarche constructive et valorisante, partagez ce que vous retiendrez du collaborateur : ses qualités et compétences appréciées, ses axes de progression, ses réalisations marquantes.

Faites le point sur la passation de ses missions

C’est l’étape qui permet de transmettre les informations nécessaires pour maintenir l’activité sans perte de productivité ou d’efficacité. Elle peut se présenter de deux sortes : 

• Une personne peut reprendre les missions du salarié, qu’il s’agisse d’une recrue externe ou interne. Idéalement, organisez des sessions de travail entre la personne partante et celle qui le remplace pour gérer cette passation.
• Les missions sont réparties entre différentes personnes, en attendant un recrutement ou pour une question de réorganisation. Là aussi, prenez le temps en équipe de répartir la tâche de travail pour éviter la rupture brutale.

Communiquez sur son départ de façon formelle

Pensez ensuite à la communication, primordiale en interne et, selon les missions du collaborateur, en externe également. La personne qui s’en va et le management doivent s’accorder pour l’annoncer aux équipes, de sorte de bien anticiper diverses actions.

Préparez les documents administratifs

Il s’agit de toutes les formalités administratives nécessaires pour valider le départ : le remboursement des notes de frais, la restitution du matériel, la remise du solde de tout compte et du certificat de travail.

Si vous le souhaitez, préparez une lettre de recommandation ou bien attestez des compétences et du professionnalisme du collaborateur sur son profil Linkedin.

Faites en sorte de garder contact

Enfin, il est utile de maintenir le lien après le départ, via les réseaux sociaux professionnels. Par exemple, en adressant des félicitations après une prise de poste ou tout simplement en prenant des nouvelles régulièrement. Sur le long terme, cela peut représenter des opportunités business intéressantes.

Après le départ de la personne, Il sera également intéressant de prendre le pouls des collaborateurs de l’équipe, pour s’assurer que la situation est digérée et que la perception des derniers moments reste positive.

Et puis sait-on jamais, peut-être que le train passera une deuxième fois ? 

D’après une étude menée par le cabinet Hays, dans près de 70% des cas, les collaborateurs seraient même enclins à réintégrer une entreprise qu’ils ont quittée, si l’accompagnement de leur départ les a satisfaits. Encore une bonne raison de soigner vos départs.