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Delegation Poker : déléguer les prises de décision en équipe avec le management 3.0

Publié le
1/6/2021
Live le
1/6/2021
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Klaxoon

Avec le template Delegation Poker, le manager et ses collaborateurs se mettent d'accord sur les processus de décision en fixant un niveau de délégation.

En équipe, déterminez les tâches récurrentes à déléguer et la marche à suivre.

Savoir déléguer est un réel challenge. Il est important de connaître son équipe, de travailler main dans la main avec elle pour répondre à ses besoins. Chaque jour, nous devons prendre des décisions et beaucoup sont récurrentes. Pour faciliter la vie d'équipe et fluidifier la prise de décision, choisissez ensemble le processus avec l'atelier "Delegation poker".

"Delegation poker" est une méthode pour convenir en équipe du mode de délégation le plus adapté à chaque prise de décision récurrente dans votre fonctionnement : demande de congé, nouvel outil, dates de réunions... Cette méthode est inspirée du management 3.0.

D'abord on fait un état des lieux pour recenser toutes les décisions concernées et se demander : comment sont-elles prises actuellement ? Avons-nous tous la même perception de "déléguer" ?

Ensuite, on analyse en équipe comment l'équipe souhaite que les décisions soient prises dans le futur. Enfin, l'équipe s'engage à adopter le nouveau mode de délégation défini ensemble. Chacun peut revenir sur le Board s'il considère que le mode de délégation n'est pas appliqué.

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7 cartes pour gagner de l’autonomie en équipe : adoptez le management 3.0

Pourquoi et comment déléguer ? C’est une question que beaucoup de managers se posent. L’atelier Delegation Poker est issu du management 3.0, popularisé par Jurgen Appelo. Le but ? Décider en équipe de ce qui doit être délégué, et à quel degré. Pourquoi déléguer et confier des tâches à ses collaborateurs ? Comment utiliser le template Delegation Poker ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cet atelier pour que l’équipe gagne en autonomie.

Introduction au management 3.0

Le management 3.0 marque la fin du management exclusivement descendant, appelé aussi le management pyramidal. La relation entre le manager et le reste de l’équipe est plus équilibrée et complémentaire. L’information circule dans les deux sens. La collaboration, la communication et la transparence sont au cœur des nouvelles pratiques managériales. Les objectifs sont communs. Le management 3.0 encourage l’autonomie et la prise d’initiative : c’est notamment à ce point que répond l’atelier Delegation Poker, sous forme de jeu de cartes. Le jeu figure parmi les nouveaux outils à disposition du manager. Ce format favorise et encourage les interactions dans l’équipe. Au-delà de son aspect ludique, chaque jeu présente un objectif concret pour l’équipe.

Pourquoi utiliser le jeu Delegation Poker dans son mode de management ?

Cet outil de management est recommandé pour que les équipes puissent gagner en autonomie, notamment dans le cadre d’une transformation agile par exemple. Vous pouvez aussi y avoir recours quand le mode de délégation n’est pas clair, quand certaines actions ne sont pas officiellement attribuées aux uns ou aux autres. S’il y a des zones de flou entre le manager et le reste de l’équipe, jouez à Delegation Poker !

Le niveau de délégation attribué à une prise de décision est co-décidé avec l’ensemble des parties prenantes. C’est-à-dire qu’on en discute, le manager ne se contente pas de déléguer à ses subordonnés : on n’est pas dans le management descendant. L’équipe va prendre ses responsabilités avec implication, sans subir les responsabilités

Le processus de délégation est progressif. Le mettre en place dans le cadre d’un échange, en équipe, permet de le mener de manière plus fluide et efficace, avec le consentement de toutes les parties, en tenant compte des avis et envies des uns et des autres, mais aussi du contexte extérieur.

Pourquoi déléguer des pouvoirs à un collaborateur ? Déléguer apporte de l’autonomie à l’équipe, et pour le manager cela présente aussi des bénéfices. Laisser plus d’autonomie à l’équipe permet de se dégager du temps, d’être plus disposé à faire autre chose que diriger, décider et demander des comptes. Et donc d’être plus disponible pour se concentrer sur d’autres projets.

7 niveaux pour déléguer et responsabiliser

Quand on évoque le fait de déléguer, la première chose à laquelle on pense, c’est qu’il s’agit de faire faire par quelqu’un d’autre plutôt que de faire soi-même… mais ce n’est pas si binaire. Il existe des nuances dans le fait de déléguer et c’est ce sur quoi repose l’atelier Delegation Poker.

Concrètement, l’atelier recense 7 niveaux de délégation pour clarifier la collaboration de l’équipe. Ces niveaux sont déclinés en 7 cartes, dématérialisées dans le template Klaxoon.

Voici le détail des 7 niveaux de délégation, du plus bas au plus haut

  1. Dire : Le manager prend la décision lui-même et informe l’équipe de cette décision, c’est le niveau le plus bas puisque c’est l’absence totale de délégation.
  2. Vendre : Le manager décide mais prend le temps d’argumenter pour convaincre tout le monde du bien-fondé de sa décision.
  3. Consulter : Le manager prend la décision, mais seulement après avoir écouté et pesé les commentaires de l’équipe.
  4. S’entendre : Le manager et l’équipe échangent, et prennent la décision d’égal à égal.
  5. Conseiller : Le manager conseille son équipe, il peut influencer la décision mais cette dernière est prise par l’équipe.
  6. Enquêter : L’équipe décide elle-même, puis informe le manager de la décision et de sa motivation.
  7. Déléguer : Le manager n’a plus d’influence, c’est l’équipe qui décide toute seule. C’est le niveau le plus élevé puisque la décision est totalement déléguée, en toute confiance et sans vérification ultérieure.

Les niveaux de délégation sont représentés par les cartes numérotées de 1 à 7. Chaque membre de l’équipe dispose du même jeu de 7 cartes. Lors de l’atelier Delegation Poker, on va statuer sur différents sujets qui concernent l’équipe, ça peut être très varié : lancer une campagne sur les réseaux sociaux, recruter un nouveau collaborateur, tester un prototype, attribuer les périodes de congés… Quelle que soit la décision étudiée, l’équipe échange pour se mettre d’accord sur le choix de niveau de délégation. Ensuite on met en place le nouveau processus de délégation

Le suivi à l’issue de l’atelier est important pour vérifier si on applique bien la décision prise. Il faut se laisser la possibilité de réajuster si on constate que le processus choisi n’est pas adéquat dans la pratique.

Comment animer un atelier Delegation Poker avec le template Klaxoon ?

Cliquez sur utiliser le template pour le lancer et vous l’approprier. Invitez ensuite votre équipe à rejoindre le Board en un clic ! Vous êtes tous connectés au whiteboard digital à l’espace infini ? Lancez un Live de 30 minutes ! Live, c’est l’outil de visioconférence intégré à Board !

Demandez à chacun d’envoyer un selfie avec son prénom pour bien visualiser l’équipe participante et apporter de la vie à votre Board. Ensuite, tous les participants prennent connaissance des cartes et des différentes nuances de délégation correspondantes.

Pendant 5 minutes, chacun réfléchit aux sujets qu’il aimerait aborder dans le cadre de l’atelier, puis envoie ses idées dans l’espace dédié. Chacun apporte ses propres sujets à discuter, tout peut être remis en question. La fonctionnalité Timer permet de cadrer ce temps de réflexion individuelle : au bout de 5 minutes, l’alarme retentit et l’envoi d’idées est suspendu ! Une fois que le temps est écoulé, chacun lit l’ensemble des propositions et like les 4 décisions sur lesquelles il a le plus envie de statuer.

Les idées les plus populaires sont étudiées. Nous vous suggérons d’en choisir 4 à la fois, mais vous pouvez bien évidemment adapter le template. Sur l’ensemble des templates, et le Board en général, tout est modifiable et personnalisable à tout moment, rien n’est figé !

Le moment est venu d’étudier la prise de décision. Dans un premier temps, on va se poser la question suivante : “Comment cette décision est-elle prise actuellement ?” Chacun déplace son avatar sous la carte du niveau auquel il estime que cela correspond. Dans un second temps, les participants votent pour le niveau de délégation qu’ils souhaiteraient atteindre pour chaque décision à statuer. La carte qui récolte le plus de suffrages l’emporte.

Chaque participant au Board peut y revenir dès qu’il le souhaite pour consulter ce qui a été acté. Une question de suivi est ouverte sous chaque décision, pour pouvoir s’interpeller en cas de besoin : un mode de délégation qui n’est pas appliqué, une envie de faire évoluer le niveau… N’hésitez pas à échanger, la communication et la collaboration sont les moteurs d’une équipe efficace !

Avec ce processus de délégation, vous obtenez une équipe auto-organisée. De part et d’autre, on ne subit plus les responsabilités mais on les acte tous ensemble. Delegation Poker est un outil puissant vers l’autonomie des équipes. La gestion de projet en mode agile se prête particulièrement à cet atelier. N’attendez plus pour vous lancer !

Et pour tester un autre jeu issu du management 3.0, rendez-vous sur le template Moving Motivators !

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Klaxoon est la suite d'outils collaboratifs conçus pour travailler en équipe plus efficacement, qu'on soit au bureau, en télétravail, en déplacement, partout dans le monde. L'équipe Klaxoon partage des centaines de templates, inspirés des méthodes agiles industrielles et des meilleurs usages de la communauté Klaxoon.
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