Service client : un modèle tout-en-un pour une expérience client inégalée

Gérer la complexité des projets clients avec une approche tout-en-un

Dans le contexte actuel, les projets clients se complexifient à tous les niveaux. Plusieurs équipes, parfois même plusieurs entreprises, doivent désormais collaborer de manière transversale pour atteindre les objectifs fixés.

Pourtant, chaque partie impliquée amène ses propres outils, ses habitudes de travail et son vocabulaire métier. Bien se coordonner devient alors un véritable défi, et plus le projet avance, plus le risque de malentendus augmente.

Adopter une approche tout-en-un permet de rassembler toutes les informations, les échanges et les étapes du projet client dans un seul espace de travail partagé. C’est le meilleur moyen de simplifier chaque étape, tout en réduisant les pertes de temps liées à la recherche d’informations ou à la clarification des rôles et responsabilités, surtout lorsque les points de contact sont nombreux.

En plus de faciliter la coordination, un espace de travail tout-en-un renforce la transparence et la confiance avec le client. Celui-ci peut suivre l’avancement du projet en temps réel, poser ses questions à tout moment et obtenir des réponses rapidement, sans devoir remonter des boucles d’emails. C’est une façon efficace de rassurer le client, de l’impliquer davantage dans la réussite du projet et d’améliorer son expérience : chaque étape devient claire, visible et collaborative.

Quels avantages à utiliser le template “Service client” de Klaxoon ?

Le template de Board “Service client” est une solution de référence pour accompagner vos clients dans un projet de A à Z de manière collaborative. Il rassemble toutes les méthodes les plus efficaces pour bien démarrer et structurer votre réflexion, planifier et exécuter vos actions et évaluer vos résultats grâce à la puissance de la collaboration visuelle :

1. Objectifs SMART : définissez des objectifs projet concrets et ciblés avec votre client, en vous appuyant sur les critères Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Limité dans le temps.
2. Matrice RACI : clarifiez les rôles et les responsabilités dans votre projet en désignant les responsables, superviseurs, conseillers et personnes informées pour chacune de vos tâches.
3. Matrice des risques : identifiez et évaluez les risques liés à votre projet en cartographiant visuellement leur probabilité et leur impact, en vue d'anticiper leur résolution.
4. Roadmap projet : donnez à vos clients une visibilité complète sur les étapes du projet et ses échéances, en renseignant vos jalons et livrables en temps réel.
5. Diagramme Swimlane : organisez vos tâches et processus en lignes parallèles qui mettent en évidence les responsabilités, les workflows et les dépendances entre les différentes équipes et fonctions impliquées.
6. Rétrospective : prenez du recul sur les étapes passées, identifiez ce qui a bien fonctionné, ce qui peut être amélioré, et ajustez vos actions à venir pour atteindre vos objectifs.

Grâce à cette combinaison de méthodes, vous disposez d’outils concrets pour anticiper les aléas de votre projet, fluidifier votre communication et prendre des décisions éclairées à chaque étape. Ainsi, vous comme votre client gagnez en sérénité dans vos échanges, tout en favorisant une relation de confiance jusqu’à l’aboutissement du projet.

Comment utiliser le template tout-en-un de Klaxoon “Service client” ?

Le template “Service client” se structure en 4 sections, chacune correspondant à une étape clé de l’accompagnement :

1. Lancement et alignement : démarrez votre projet sur de bonnes bases, avec la méthode Objectifs SMART et la matrice RACI.
2. Planification et exécution : identifiez et planifiez vos actions pour une production optimale, en vous aidant de la matrice de risques et la roadmap projet.
3. Suivi et visualisation des process : cartographiez vos process avec le diagramme Swimlane, et recueillez les retours de votre client sur chaque itération avec l’outil Question.
4. Rétrospective et amélioration continue : faites une revue visuelle de chaque étape avec votre client, et utilisez son feedback pour améliorer les prochaines itérations de votre projet, jusqu’à la livraison complète.

Commencez par créer votre Board “Service client” à partir de ce template, puis apportez-y des modifications si nécessaire suivant votre contexte, le nombre d’itérations ou les méthodes que vous souhaitez conserver. Une fois partagé, vous pourrez toujours le modifier à tout moment pour vous adapter aux imprévus et aux demandes de votre client.

Partagez ensuite votre Board, et invitez les parties prenantes du projet (clients, collaborateurs en interne ou prestataires) à le rejoindre, soit par email, soit en leur envoyant directement le lien de connexion. 

Au cours du projet, vous pouvez à tout moment démarrer une visio avec votre client ou une autre équipe directement sur le Board. Vous pouvez également commenter vos idées, et mentionner les personnes en commentaire pour qu’elles soient notifiées, et puissent revenir vers vous dès que possible en asynchrone. 

N’attendez plus pour simplifier vos projets clients : adoptez dès maintenant ce template pour centraliser vos échanges, fluidifier la collaboration et offrir à vos clients une expérience vraiment différenciante !