Roadmap : un outil simple, efficace et collaboratif de suivi en gestion de projet

‍Comment utiliser une roadmap pour sa gestion de projet, en 3 temps

Lorsque l’on souhaite mener à bien un projet en équipe, il est important que tous les membres soient au même niveau d’informations, à tout moment. Mais lorsque l’on travaille en mode hybride, avec une partie des effectifs au bureau et l’autre en télétravail, et que la seule solution est une réunion à distance, il peut devenir difficile d’avoir une bonne transmission des informations au sein de l’équipe.

Outil de management visuel agile, la roadmap va vite devenir le lieu de rendez-vous de prédilection de votre équipe pour la gestion de projet. Besoins, objectifs, tâches « to-do » et répartition des actions à mettre en place : un tableau des tâches quotidiennes comme la roadmap a une réelle utilité qui dépasse le classique point projet. Avec le template Roadmap, notamment, revenez quand vous voulez sur votre modèle de feuille de route, même après une réunion, pour consulter l’avancement du projet en toute simplicité et identifier les potentiels points de blocages.

Dans cet article, on vous explique comment préparer une roadmap projet qui garantira le succès de votre gestion de projet !

En amont : comprendre l’utilité d’une roadmap pour la gestion de projet

Nom d’origine anglais, « roadmap » se traduit littéralement par « feuille de route » en français. Et cela décrit assez bien l’utilité première de ce document de gestion de tâches : il s’agit en effet, avec cette roadmap, d’obtenir une vision globale et très visuelle du projet, qui puisse être lue et consultée à n’importe quel moment. Elle pourra être mise en place au début du projet, avec tous les membres de l’équipe impliqués dans sa création, et servira par la suite de fil conducteur et de document de référence pour avoir une idée du bon avancement du projet.

Mais alors, en quoi la roadmap diffère-t-elle du classique plan d’action projet ? Si les deux documents peuvent parfois contenir des informations similaires, il est important que la roadmap reste un outil de planification des tâches suffisamment « haut » dans sa vision du projet. Son objectif n’est pas de trop entrer dans le détail des tâches, mais bien de permettre à chacun de le consulter pour avoir une idée de la direction globale de l’équipe et du projet. Une roadmap se concentre sur les objectifs et les résultats désirés pour un projet donné, ce qui lui apporte du recul grâce à sa ligne de temps visuellement accessible à tout moment pour se renseigner sur l’accomplissement du projet dans les délais impartis, tandis qu’un plan d’action projet va plus s’intéresser au côté opérationnel du projet.

Les avantages d’une roadmap

Que vous organisiez des réunions en salle ou à distance avec votre équipe, utiliser une roadmap présente de nombreux avantages – et d’autant plus avec un document asynchrone comme ce template.

• Travailler en équipe devient plus simple : la roadmap est un tableau de bord visuel facile à comprendre et à consulter, ce qui rend la transmission d’informations entre les différents membres de l’équipe plus simple et fluide.
• Prioriser les tâches (urgent, important, etc.) se fait plus vite : en quelques clics, passez une tâche de la partie « besoin » à la partie « production » de votre roadmap, et posez facilement des questions à un membre précis de l’équipe sur n’importe quelle tâche, en cliquant sur une idée de votre whiteboard.
• Impliquer réellement chaque membre de l’équipe devient plus facile : en lançant le projet avec une réunion brainstorm de création de roadmap, tout le monde a son mot à dire sur la priorisation des tâches pour mener le projet à bien. Par ailleurs, vous pouvez aller plus loin en partageant votre roadmap avec toutes les parties prenantes de votre projet, qu’ils interviennent directement dans celui-ci ou pas.

Vous l’avez compris, avec une roadmap, c’est toute la gestion de projet qui devient plus instinctive et accessible. De la gestion du temps à celles des ressources et des risques : en un clin d’œil, vous savez ce qui doit être adressé lors de chaque réunion, avec une feuille de route qui a été remplie correctement.

Les éléments à avoir dans une roadmap

Afin que votre feuille de route soit efficace, il y a plusieurs éléments qui doivent absolument en faire partie. Les plus évidents sont ceux qui vont permettre à chacun d’avoir une vision d’ensemble de cette gestion de projet : les objectifs ainsi que la finalité du projet. Mais il ne faudra pas non plus oublier d’apporter un caractère temporel à votre feuille de route, avec un calendrier de projet pour que chacun ait accès à un suivi de l’avancement du projet, à tout moment. À côté de la chronologie du projet, chaque date ou deadline devra, bien sûr, être associée à des résultats attendus à ces différentes étapes.

Mais la roadmap n’est pas un document dénué de réalisme : c’est pourquoi il est important d’y inclure également les risques, potentiels comme réels. Lorsqu’ils sont anticipés, ils peuvent être évités et lorsqu’ils sont annoncés suffisamment tôt, ils peuvent être rapidement résolus, ce qui évitera un retard sur l’état d’avancement du projet tout entier.

Si vous souhaitez vous faire une meilleure idée de ce à quoi une roadmap est censée ressembler, retrouvez un exemple de roadmap projet à l’intérieur de notre template Roadmap. Et si vous souhaitez aller plus loin qu’un exemple de feuille de route projet, découvrez aussi tous nos templates de méthodes pour faire de la gestion de projet.

Le jour J : organiser une réunion de brainstorm roadmap

La création d’une feuille de route n’est pas le travail d’une seule personne. Elle doit être le fruit d’une collaboration entre tous les membres de l’équipe. C’est pourquoi il est crucial d’organiser un brainstorm de groupe, pour élaborer une roadmap qui remportera l’adhésion de tous et sera suivie par chacun avec enthousiasme.

Heureusement, avec un outil de création de réunions instinctif et interactif comme Klaxoon, réunir tous ses collègues en un seul lieu n’a jamais été aussi simple. Que la réunion se déroule en salle ou à distance, tout le monde peut participer facilement grâce aux outils de créations d’idées mis à disposition de votre équipe. Texte, image, et même dessin : tout est possible, grâce aux fonctionnalités de l’outil Board.

Lorsqu’on veut créer une roadmap fonctionnelle et efficace, le brainstorm est l’occasion de partager tous ensemble ce que chacun voit comme les priorités du projet pour constituer un outil de planification des tâches à la fois réaliste et motivant pour les équipes.

Poser de bonnes bases pour une roadmap utile à votre gestion de projet

Une fois que chacun a soumis ses idées durant la première phase de réflexion quant aux tâches à accomplir pour mener à bien les objectifs du projet, il est temps de les consulter tous ensemble et d’échanger sur leur légitimité. Vous aurez ainsi peut-être besoin d’affiner l’intitulé des besoins identifiés ou même de fusionner des doublons, lorsque deux personnes auront eu la même idée. Cela fait non seulement partie du processus de création d’une roadmap, mais il s’agit d’une étape nécessaire pour créer une feuille de route solide et pérenne.

En effet, l’un des meilleurs conseils que l’on puisse vous donner quant à la constitution de votre roadmap, c’est de veiller à ce qu’aucune information sur celle-ci ne soit trop floue ou pas assez définie. Des tâches non assignées, des objectifs peu clairs : tout cela pourrait mener à l’échec de votre projet, sur le long terme.

Ces deux points sont d’ailleurs tout aussi cruciaux pour le succès de votre gestion de projet. Il est ainsi important de définir une stratégie d’action claire, dans laquelle chaque tâche est clairement assignée à un membre de votre équipe. La teneur des objectifs est également déterminante : ils doivent être réalistes et atteignables dans les temps impartis, afin que votre équipe soit motivée et que vous ne fassiez pas face à des retards qui auraient pu être évités dès le départ, avec des objectifs plus accessibles.

N’oubliez pas que le but d’une roadmap est de vous aider à visualiser facilement l’ensemble d’un projet en quelques instants : ne rentrez donc pas trop dans les détails de chaque tâche. Autrement, le management visuel du projet sera surchargé et difficile à clarifier, au fil du temps.

En termes de délais, ceux-ci pourront facilement être renseignés sur notre template Roadmap : pour cela, il vous suffit de passer en mode liste et de trier les actions décidées en équipe par rapport à leur date de livraison. Ainsi, pas de doute possible quant à l’ordre à suivre pour faire avancer le projet : les actions sont automatiquement organisées par priorité d’exécution !

Après : faire des points de suivi des tâches régulièrement durant toute la gestion du projet

L’avantage de la roadmap telle que Klaxoon vous la propose dans ce template, c’est qu’elle devient un document asynchrone. Cela signifie que n’importe qui, au sein de votre équipe, peut y avoir accès à n’importe quel moment durant le projet. Idéal pour élaborer un rapport d’avancement de projet facilement, pour regarder quelle sera la prochaine tâche à effectuer en un clin d’œil, mais aussi pour faire le point sur ce qui va… Et ce qui ne va pas.

La roadmap au quotidien : faire évoluer les tâches

En effet, si la roadmap est un document collaboratif, c’est parce qu’elle s’inspire des méthodes dites agiles. Cela signifie qu’elle privilégie le dialogue entre les membres de l’équipe en charge de la gestion du projet. Mais une roadmap agile va aussi plus loin, en permettant une flexibilité dans la manière dont les tâches sont accomplies et, parfois, remises en question.

Ainsi, avec un whiteboard collaboratif comme le template Roadmap ci-dessus, chaque professionnel sur le projet peut revenir sur le document à tout moment pour informer le reste de l’équipe de la complétion d’une tâche. Pour cela, il lui suffit de faire passer le post-it alloué à la tâche de la couleur bleue « WIP » à la couleur verte « Done ». Il sera alors temps de commencer une nouvelle tâche, en la faisant passer de la couleur jaune « To-Do » à la couleur bleue « WIP ». En plus de permettre à chacun de visualiser facilement l’avancée du projet, la roadmap agile motive les équipes qui prendront plaisir à faire avancer les post-its du projet tout au long de celui-ci.

Les points d’équipe : le moment du feedback

Et si une tâche pose problème ? Que fait-on ? C’est à cela que servent les points de suivi des tâches de votre roadmap. Ce sera à vous de décider de la régularité de ces points, mais une chose est sûre : ils sont nécessaires pour la bonne gestion du projet.

Qu’il s’agisse d’une réunion à distance ou en salle, il est important que tous les membres de l’équipe soient présents lors de chaque point projet. Cela sera l’occasion pour chacun de parler du succès des tâches déjà accomplies, mais aussi des points de tension identifiés sur certaines tâches. Tous ensemble, on pourra alors discuter de ces dernières et voir quelles solutions peuvent être apportées. L’utilisation de Question, toujours disponible sur l’outil Board de Klaxoon, permettra à chacun de soumettre ses idées pour résoudre le problème lié à telle ou telle tâche. Parfois, il s’agira ainsi de réfléchir à la réaffectation de cette tâche. Autrement, on pourra remettre en question les ressources budgétaires ou humaines mobilisées pour la réalisation de cette tâche.

On pourra aussi prendre un temps, durant chaque point d’équipe, pour faire le point sur les différents feedbacks accumulés sur les tâches en cours ou déjà terminées. Il est important de parler de tout cela de vive voix, afin de permettre à chacun d’avoir les clés de compréhension pour s’améliorer au fil du temps.

Avec le template Roadmap, réunissez tous les objectifs de votre projet en un document utilisant les ressorts du management visuel agile pour tout planifier et ajuster facilement, en quelques clics.