La matrice des attendus : un workshop pour s’aligner en équipe sur la répartition des rôles

La matrice des attendus, c’est quoi, en quoi ça consiste ?

Par moment, une équipe peut s'essouffler, être moins harmonieuse, par exemple au cours d’un projet à long terme, ou bien suite à un changement d’organisation. La matrice des attendus est le workshop adapté à cette situation : prenez le temps tous ensemble d’analyser le fonctionnement de l’équipe, de poser tout à plat pour repartir sur de bonnes bases. Chacun exprime clairement sa vision de son poste et de celui des autres, la participation de tous est primordiale.

La matrice des attendus, c’est une sorte de RACI mais plus participatif et plus détaillé. Chacun est invité à préciser son rôle, ce qu’il attend des autres et ce qu’il pense apporter aux autres membres de l’équipe. 

L’objectif c’est que tous les membres de l’équipe soient bien alignés sur qui fait quoi, et quelles sont les interactions. Lorsque tous les rôles sont clairement définis, cela évite les quiproquos et les problématiques liées à une mauvaise répartition de la charge de travail ou une mauvaise communication. Chacun sait ce qu’il est censé réaliser pour ses collaborateurs et ce qu’il attend d’eux pour faire avancer ses tâches. 

Pourquoi utiliser la matrice des attendus, quels en sont les bénéfices ?

Lorsqu’on lance un nouveau projet, faire un RACI permet de bien définir les rôles de chaque membre de l’équipe, noir sur blanc. Avec la matrice des attendus, vous allez plus loin, et surtout elle ne se limite pas au moment du lancement de projet.

Cet atelier est particulièrement utile lorsqu’une équipe rencontre quelques difficultés à collaborer, des divergences dans son fonctionnement.

Il est essentiel que le périmètre d’action de chacun soit respecté pour travailler efficacement en équipe. La matrice des attendus permet à chacun d’avoir une vision claire sur ce périmètre. Le sien, mais aussi celui de chaque membre de l’équipe, pour mieux travailler ensemble. 

Poser à l’écrit ce que l’on attend les uns des autres, et ce qu’on estime apporter aux autres, cela permet de se mettre d'accord. En levant toute ambiguïté, on évite que certaines actions restent finalement en suspens, ou a contrario soient réalisées deux fois en parallèle. Autant éviter ces déconvenues !

Comment animer ce workshop en 5 étapes avec Klaxoon

Comme sur chaque template de la bibliothèque Klaxoon, vous trouverez un mode d’emploi détaillé pour animer votre wokshop. Voici comment se découpe l’atelier de la matrice des attendus avec le template Klaxoon. 

1. Je décris mon rôle

Tous les membres de l’équipe ont rejoint le Board, chacun s’approprie une colonne : il ou elle renseigne l’intitulé de son poste à la place de “Rôle 1” par exemple, en début de ligne et en haut de colonne, et envoie sa photo et son nom dans la case jaune correspondante. Dans cette même case, il s’agit de se concentrer sur ce rôle qui nous est attribué, en détaillant en quoi il consiste selon nous. 

2. Je note ce j’attends des autres et ce que je peux leur apporter

C’est la phase 2 qui voit toutes les cases du tableau se remplir ! Prenez le temps, pour chaque collaborateur, de noter ce que vous attendez de son rôle et que vous, vous pouvez lui apporter, à votre poste. Dans cette étape on utilise des couleurs d’idées différentes pour les attentes et les apports, afin de bien distinguer les deux visuellement.  

3. Suis-je d’accord avec la perception qu’ont mes collègues de mon rôle ? 

Pour cette troisième phase silencieuse, chaque personne prend connaissance de toutes les idées qui ont été envoyées dans sa ligne, c’est-à-dire ce que ses collègues pensent lui apporter et attendre d’elle. En utilisant les catégories d’idées prédéfinies, indiquez en un clic si vous approuvez ou non l’affirmation. C’est à ce moment-là que peuvent émerger d’éventuelles divergences.  

4. Le moment est venu de discuter des points de blocage

Passez en revue, en équipe, toutes les idées catégorisées dans “Pas d’accord” ou “Moyennement d’accord”. Les parties prenantes échangent à l’oral sur le sujet. Deux cas de figure : soit on trouve immédiatement un terrain d’entente et on réajuste l’idée directement dans la matrice, soit un obstacle persiste, et on copie-colle l’idée concernée dans le cadre dédié au plan d’action. Déterminez ensemble la prochaine étape à mettre en place pour débloquer la situation problématique. Avec les champs “dimensions” de l’idée, vous pouvez désigner un porteur de l’action ainsi qu’une échéance. 

Le but de ce temps d’échange n’est pas de solutionner tous les désaccords sur le champ si cela nécessite de longues discussions. Le principal est que tous les rôles soient passés en revue, que chacun ait l’occasion de s’exprimer sur ses missions et sa charge de travail. La zone plan d’action est justement dédiée aux sujets qui demanderont une réflexion plus approfondie et des décisions plus tard. 

5. À chaque problème, une solution !

En fin d’atelier, vous obtenez donc un plan d’action, plus ou moins développé. Certains membres de l’équipe se voient donc confier des missions pour contribuer à trouver une solution aux désaccords auxquels on n’a pas trouvé de compromis. À chacun de faire avancer les tâches qui lui incombent dans les délais impartis. Si le plan d’action est conséquent, nous vous conseillons de programmer ultérieurement un nouveau moment de synchronisation pour faire le point et ajuster la matrice des attendus en équipe. 

Voilà, vous avez toutes les clés en main pour tester le workshop de la matrice des attendus avec ce modèle prêt-à-l’emploi. Ne restez plus jamais dans le flou en équipe, clarifiez les rôles et fluidifiez les interactions !