Pourquoi utiliser un tableau blanc numérique avec vos clients ?

Les enjeux de la collaboration avec vos clients

Travailler avec des clients peut être difficile. La communication peut parfois s'avérer plus laborieuse que prévu. Nous avons tous fait des ping-pongs par téléphone ou par mail ! Il n'y a rien de plus frustrant que de tomber à chaque fois sur l’une ou l’autre des parties  qui n’est pas disponible, surtout lorsqu'il s'agit d'une simple demande de renseignement.

Parfois, un petit détail peut entraîner des retards importants. Sans parler du fait que, lorsque vous parvenez enfin à joindre quelqu'un, il peut s’avérer que vous avez en fait sollicité la mauvaise personne pour l'information dont vous avez besoin. Il faut alors tout recommencer. Sans compter que les gens ne sont pas toujours très à jour de leurs messages vocaux ou pour vous répondre dans les meilleurs délais !

Il existe, bien sûr, divers outils de messagerie et de collaboration que vous et vos clients pouvez utiliser, et que vous utilisez sans aucun doute, mais cela peut vous obliger à vérifier constamment les différentes plateformes que vos différents clients utilisent. Et il ne fait aucun doute qu'ils utilisent tous des plateformes différentes dans des objectifs différents. Cela signifie que vous devez vous trouver sur la bonne plateforme, pour le bon client, et au bon moment, afin de ne pas perdre le fil. Il en résulte que parfois, vous vous retrouvez avec tellement de notifications qu'il est difficile de s'y retrouver !

Le partage de fichiers et de documents

Collaborer sur des documents ou des fichiers et s'assurer que toutes les personnes concernées ont accès à la bonne version de tous les documents - et qu'elles savent où et comment les trouver - présente de nombreuses contraintes. Si vous, vous échangez des versions différentes par mail, vous risquez de vous retrouver avec la mauvaise version d'un document ou de devoir attendre que quelqu'un le transmette à une autre personne pour qu'elle le vérifie, etc. Cela peut être très frustrant !

Et vos clients ne peuvent pas toujours répondre au moment précis où vous avez besoin d'eux, même si c'est dans leur intérêt. De plus, ce sera probablement à vous d’expliquer par la suite pourquoi le projet a pris du retard. Sans compter qu’il est probable que vos clients gèrent eux aussi différentes plateformes avec différents clients, et qu'ils rencontrent les mêmes problèmes que vous en matière de gestion du temps et de l'information.

Un endroit centralisé pour y rassembler toutes les informations concernant un projet ou un client peut alors vous aider autant que lui.

Un tableau blanc numérique pour interagir avec vos clients et les engager

Que penseraient vos clients si vous leur disiez que tout ce qui concerne leur projet peut être contenu dans un seul espace de travail ? Que le travail d'équipe et la collaboration sont facilités par l'utilisation d'un outil de collaboration qui permet de couvrir tous vos besoins ? Qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser plusieurs plateformes, de jongler entre différentes applications ou d'aller chercher la bonne personne pour accéder à un document ?

L'utilisation d'un tableau blanc en ligne comme principal outil de collaboration avec vos clients n'est pas seulement utile pour vous et vos clients, elle vous différencie également de toutes les autres entreprises avec lesquelles ils traitent. Nombre d'entre elles utilisent encore des moyens de collaboration et de communication obsolètes et fastidieux. Avec un whiteboard, tout le monde y gagne.

Les tableaux blancs numériques sont accessibles n’importe quand, depuis n’importe où

Un tableau blanc en ligne peut vous aider à travailler avec vos clients et à progresser plus rapidement et plus efficacement. Avec cet outil, il suffit d'un seul point d'accès. Vous n'êtes pas limités par le temps ou l'espace, puisqu'il s'agit d'un tableau virtuel. Ainsi, contrairement à un tableau blanc traditionnel, il n'est pas limité dans son champ d'application, et est disponible 24 heures sur 24 depuis n'importe quel endroit où vous disposez d'une connexion Internet.

Les tableaux blancs virtuels sont donc accessibles à tous les membres d'une équipe, où qu'ils se trouvent dans le monde. Ils peuvent travailler à distance ou pratiquer le travail hybride. Ils peuvent se trouver dans un pays ou un fuseau horaire différent et travailler de manière asynchrone, mais ils seront toujours en mesure de collaborer et de participer en temps voulu.

Cela permet finalement des interactions beaucoup plus rapides et efficaces avec vos clients. Ils peuvent simplement accéder aux informations dont ils ont besoin, et répondre aux demandes d'information plus rapidement. Cela signifie également qu'ils peuvent donner un retour d'information en temps réel, ce qui peut vous faire gagner du temps et contribuer à faire avancer un projet plus rapidement.

Les tableaux blancs numériques, un outil engageant et polyvalent

Vous organisez peut-être des ateliers ou des séances de brainstorming avec vos clients. Dans ce cas, un tableau blanc en ligne peut offrir une expérience beaucoup plus interactive et intéressante qu'un simple appel en visio. Un tableau blanc virtuel peut rendre le processus plus engageant, et un plus grand engagement conduit à de meilleurs résultats. Cela favorise la créativité, et peut aider les gens à trouver des idées plus innovantes. Un degré plus élevé de participation et la volonté de partager peuvent rendre les réunions et les ateliers plus productifs et vous prendre moins de temps. C'est pourquoi il est toujours bon de maximiser l'engagement dans la mesure du possible.

Utiliser un tableau blanc numérique pour visualiser des concepts et des idées avec vos clients

Avec un tableau blanc en ligne, vous disposez de plus de possibilités en matière de représentations visuelles d'idées, de processus, de concepts et de dessins. C'est un excellent moyen d'aider vos clients à mieux comprendre des sujets complexes, et à prendre des décisions plus éclairées.

Ils peuvent plus facilement imaginer si une solution proposée est susceptible d'être une option viable, par exemple. De même, certaines personnes ont plus de facilité à s'exprimer visuellement, et se sentiront donc plus à l'aise et mieux prises en compte si elles peuvent utiliser le management visuel pour faire passer un message. Cela peut également aider à surmonter les barrières linguistiques et le jargon technique que vous ou vos interlocuteurs pourriez utiliser. Les diagrammes, les images et les vidéos peuvent être vous utiles pour expliquer des concepts. Si vous facilitez la compréhension de vos clients et leur retour d'information, cela aura certainement un impact positif sur leur satisfaction et sur la poursuite de votre collaboration.

Les tableaux blancs visuels permettent d'ajouter des vidéos, des fichiers audio ou des images, ainsi que des documents et des post-its virtuels. Ils ne servent pas uniquement à écrire, comme un tableau blanc traditionnel. Et si vous utilisez votre tableau blanc lors d'une réunion ou d'un atelier pour une séance de brainstorming, par exemple, vous pouvez bien sûr sauvegarder tout ce que vous avez fait (et toutes les versions précédentes que vous souhaitez conserver à titre de référence). La version à jour peut ensuite être partagée avec l'équipe, et même modifiée si nécessaire.

Les meilleures façons d'initier vos clients à l’usage des tableaux blancs en ligne

Expliquez à vos clients pourquoi l'utilisation d'un tableau blanc numérique leur serait utile : vous pouvez créer des tutoriels ou partager des études de cas, par exemple. Expliquez-leur les avantages de l'utilisation d'un tableau blanc en ligne pour leur capacité à collaborer et de permettre aux projets d’avancer plus rapidement. Partagez vos réussites, qu'il s'agisse de vos équipes en interne ou même d'autres clients qui vous ont donné leur accord. Vous pouvez même envisager de proposer un geste commercial pour encourager vos clients à utiliser un tableau blanc en ligne.

Proposez-leur une formation spécifique : bien que les tableaux blancs virtuels soient intuitifs et ne nécessitent que très peu de formation, de nombreuses personnes peuvent se montrer craintives lorsqu'on leur demande d'utiliser de nouvelles technologies numériques. Elles pensent souvent qu'elles vont prendre du temps, que ces outils sont inutiles et trop compliqués. Le fait d'offrir à vos clients une formation et un accompagnement pour l'utilisation d'un tableau blanc en ligne devrait permettre de surmonter toute résistance ou confusion initiale, et d'augmenter les chances d'adoption de l'outil.

En adoptant une approche stratégique pour stimuler l'adoption d'un tableau blanc numérique comme principal outil de collaboration avec vos clients, vous pouvez différencier votre entreprise tout en augmentant l'engagement et l'efficacité.

1. Utiliser les fonctionnalités d'un whiteboard en ligne

L'une des meilleures façons d'encourager vos clients à utiliser un tableau blanc en ligne est de l'utiliser lors des réunions ou des ateliers que vous organisez avec eux. Et pas seulement pour y consigner quelques notes ! Une fois que vos clients ont vu à quel point ils peuvent être utiles dans un contexte réel, ils sont plus susceptibles d'être intéressés par une démonstration de l’outil, ou de discuter de la manière dont vous pouvez tous en utiliser un pour un projet spécifique ou pour votre organisation en général.

2. Les icebreakers, un excellent moyen de lancer une réunion

Vous pouvez commencer vos réunions avec vos clients en brisant la glace. Les icebreakers sont un moyen utile de s'assurer que tous les participants se sentent à l'aise, surtout si tout le monde ne se connaît pas au départ. Ils permettent d'encourager la participation dès le début, et de donner un ton positif au reste de la réunion. Si vous commencez par une activité amusante et engageante comme un icebreaker, vous avez plus de chances de créer une atmosphère productive et agréable, ce qui favorisera la créativité et l'ouverture d'esprit.

Avec un tableau blanc en ligne, vous n'avez même pas à vous soucier de créer quelque chose de zéro : vous pouvez utiliser un modèle prêt à l'emploi pour ce que vous voulez faire. Et les icebreakers ne sont que l'un des nombreux modèles disponibles.

3. Des templates prêts à l'emploi pour accroître la productivité, l'innovation et la créativité

Le brainstorming est un moyen éprouvé de libérer la créativité des membres de votre équipe. Différents modèles peuvent être utilisés pour vous aider, en fonction des circonstances et de l'objectif recherché. Le brainstorming est aussi l'une des phases du processus de design thinking, et peut être utile pour aider les gens à trouver des idées plus créatives et innovantes.

Il est essentiel que vos équipes internes travaillent en bonne intelligence avec l'équipe de votre client si vous voulez parvenir ensemble à un résultat fructueux. L'utilisation de templates de méthodes de travail pour certains processus que vous menez avec votre client peut faciliter l'obtention de meilleurs résultats. Il existe de nombreux modèles prêts à l'emploi que vous pouvez utiliser avec vos clients, et qui peuvent vous aider à atteindre le résultat final plus rapidement. Qu'il s'agisse de cartographie mentale ou mind mapping, de gestion de projet ou de réndez-vous commerciaux, par exemple, il existe un template adapté à vos besoins.

L'utilisation de modèles prêts à l'emploi avec votre tableau blanc en ligne peut aussi vous faire gagner du temps, car vous n'avez pas besoin de créer une mise en page personnalisée à chaque fois sur votre whiteboard, ce qui vous rend plus productifs, vous et votre équipe. Pour les réunions qui, autrement, manqueraient de structure, ils peuvent également aider les membres de l'équipe à rester concentrés et productifs. Des templates permettent également de s'assurer que tous les sujets nécessaires sont abordés, et que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

Les templates de whiteboard sont également un bon moyen d'encourager la collaboration et le travail d'équipe. Ils peuvent aider chacun à contribuer à la discussion de manière structurée et organisée. De nombreux modèles sont très visuels, ce qui permet à beaucoup de participants de comprendre plus rapidement et plus facilement les sujets de discussion, et les liens qui existent entre eux.

Utilisez un tableau blanc numérique avec vos clients

L'utilisation d'un tableau blanc en ligne comme principal outil de collaboration avec vos clients est un excellent moyen d'accroître l'efficacité et la productivité, et de vous différencier de vos concurrents. Vous réunissez en effet deux équipes pour n'en faire qu'une. Si vous utiliseriez un tableau blanc en ligne en interne dans ces circonstances, pourquoi ne pas le faire aussi avec vos clients ?

Chez Klaxoon, nous avons créé une plateforme collaborative avev tous les outils et templates dont vous avez besoin pour vous aider à travailler plus efficacement avec vos clients. Un tableau blanc en ligne vous permettra d'accroître votre productivité, et d'améliorer votre expérience et celle de vos clients. Ces outils innovants favorisent la créativité et l’interaction, tout en augmentant l'engagement.

Pourquoi ne pas consulter nos ressources pour voir comment nos outils et nos templates peuvent vous aider à travailler plus facilement avec vos clients ?