Pourquoi un whiteboard en ligne est idéal pour le travail asynchrone ?

Qu'entend-on par travail asynchrone ?

Le travail asynchrone est un travail effectué de manière indépendante par les membres d'une équipe, sans communication ni collaboration en temps réel avec d'autres personnes. Les membres de l'équipe peuvent donc accomplir leurs tâches à leur propre rythme, et au moment qui leur convient le mieux. Cela signifie qu'il peut être utile lorsque des retours immédiats ou la contribution d'autres collègues ne sont pas indispensables dans l’instant. Il permet ainsi d'avancer à son propre rythme.

Les projets peuvent impliquer de grandes équipes et des calendriers et des échéances complexes, mais il n'est pas nécessaire de travailler en permanence de manière synchrone avec d'autres personnes. Les individus auront toujours la possibilité d'effectuer des éléments de leur travail suivant leur propre agenda. Cela est particulièrement important pour les équipes qui se trouvent dans des lieux géographiques différents, ou qui travaillent dans un environnement de travail hybride. L'équipe a toujours besoin d'un lieu centralisé pour héberger toutes les informations qu’elle échange.

Pourquoi le travail asynchrone devient-il de plus en plus populaire ?

La pandémie de Covid-19 et le mouvement inattendu et sans précédent vers le télétravail, combinés aux progrès rapides des technologies numériques, nous ont montré qu'il était possible de mettre en place des modalités de travail plus flexibles à distance - et qu'en fait, cela pouvait même être bénéfique tant pour les entreprises que pour leurs employés.

De nombreux salariés ont estimé que le télétravail leur permettait de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et qu'il leur faisait gagner du temps et de l'argent. Les employés ont manifesté une certaine réticence à revenir aux conditions de travail antérieures à la crise du Covid, et les entreprises doivent aujourd’hui y faire face. Au Royaume-Uni, par exemple, au début de l'année 2020, 5,7 % des personnes travaillaient à domicile. Interrogés à nouveau en mars 2023, 37 % des travailleurs britanniques ont déclaré avoir travaillé à distance au moins un jour au cours des sept jours précédents.

Si le télétravail ou le travail hybride présente de nombreux avantages tant pour l'individu que pour l'entreprise, il peut aussi présenter certaines problématiques. La communication et la coordination entre les membres de l'équipe peuvent être plus difficiles, et il peut être aussi moins évident de savoir exactement qui fait quoi et quand. Il est donc essentiel que les équipes puissent trouver un équilibre entre la productivité individuelle et la collaboration.

Sans moyen de le faire efficacement, les équipes courent le risque d'être à la traîne. Un tableau blanc numérique est le choix évident pour les équipes qui ont besoin de travailler en collaboration. C'est également une possibilité, peut-être moins évidente, pour s'assurer que le travail asynchrone est effectué de la meilleure façon possible.

Comment et quand les équipes travaillent-elles de manière asynchrone ?

Les équipes peuvent travailler ensemble de différentes manières et pour différentes raisons. Certaines équipes se réunissent uniquement pour des projets spécifiques, d'autres travailleront toujours dans la même configuration. Certaines peuvent travailler ensemble physiquement dans le même espace de travail, d'autres peuvent être dispersées géographiquement ou avoir un environnement de travail hybride à gérer. Les équipes peuvent ainsi se retrouver à travailler de manière asynchrone de différentes manières, que nous allons examiner ici.

Équipes travaillant sur des projets spécifiques

Vous pouvez faire partie d'une équipe pour un projet, et d'une autre pour un autre projet. Vous pouvez travailler avec des personnes avec lesquelles vous avez déjà travaillé auparavant, tout comme vous pouvez être confrontés à de toutes nouvelles personnes. Quoi qu’il en soit, lorsque vous travaillez ensemble sur un projet, il doit y avoir un certain degré de collaboration et de compréhension. Toutefois, cela ne signifie pas que vous serez tous au même stade de votre travail au même moment. Et c’est cela qui doit être géré correctement.

À certains moments de la gestion de projet, vous travaillerez tous dans une période de temps déterminée, mais vous n'aurez pas forcément besoin de faire la même chose en même temps. Il se peut que vous deviez terminer une certaine tâche avant qu'une autre ne puisse être effectuée, ou vice versa. Mais il y a aussi d'autres moments où vous pouvez terminer votre travail sans tenir compte de ce que font les autres. Peut-être pouvez-vous prendre de l'avance sur un projet d'une autre équipe si vous avez atteint un goulot d'étranglement ailleurs. Ou peut-être disposeriez-vous d'un peu de temps supplémentaire que vous n'attendiez pas ?

Travailler de manière asynchrone pour accomplir vos tâches lorsque vous en avez l'occasion peut s'avérer très bénéfique si le reste de l'équipe a réussi à faire de même : vous êtes alors tous en capacité de prendre de l’avance sur votre planning. La gestion du processus est ici essentielle.

Équipes travaillant à distance

Il se peut que vous soyez en télétravail tout en étant basés dans la même ville, ou que vous fassiez partie d'une équipe dispersée dans le monde entier. Dans un cas comme dans l'autre, il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles vous ne travailliez pas ou ne puissiez pas travailler en synchrone. Cela peut être dû à des engagements personnels et à des préférences. Il peut s'agir de différences de fuseaux horaires ou de jours de congé différents pour des raisons culturelles ou religieuses. Les équipes doivent néanmoins être en mesure de bien travailler ensemble lorsqu'elles sont séparées et lorsqu'elles travaillent de manière asynchrone.

Équipes travaillant 24 heures sur 24

On ne vous demandera peut-être pas à vous de travailler 24 heures sur 24 d’affilée, mais il existe des métiers où les équipes doivent être disponibles sans interruption. Par exemple, les équipes de support client peuvent avoir besoin d’être joignables pour répondre à des demandes 24 heures sur 24. Et pour se transmettre les informations de manière fluide et maintenir leur rythme, ces équipes doivent être en mesure de travailler de manière asynchrone.

Équipes de recherche et de développement

Les équipes de recherche et de développement sont susceptibles d'avoir des périodes pendant lesquelles elles travaillent de manière asynchrone sur des projets, et se retrouvent ensuite pour s'informer mutuellement de leurs progrès, examiner leurs résultats, etc. Il est essentiel de pouvoir travailler ensemble, mais séparément, dans le cadre d'un projet.

Quel est le point commun entre le travail asynchrone et les tableaux blancs numériques ?

Les membres d'une équipe qui travaillent parfois de manière asynchrone peuvent grandement bénéficier de l’utilisation de tableaux blancs numériques : mettez les deux ensemble, et vous obtiendrez une combinaison gagnante !

Par exemple, l'utilisation d'un whiteboard en ligne à des fins de collaboration permet aux membres de votre équipe de trouver de meilleures méthodes de travail. Nous n'allons pas nous étendre sur les avantages de l'utilisation d'un tableau blanc numérique dans cet article mais, entre autres, ils peuvent aider les équipes à améliorer leurs performances et à devenir plus efficaces.

Le travail asynchrone - et les tableaux blancs numériques - permettent ainsi une plus grande flexibilité et accessibilité, et peuvent conduire à un meilleur engagement, une meilleure collaboration, un meilleur travail d'équipe et de meilleurs résultats pour l'équipe.

Quelles sont les qualités d'un tableau blanc en ligne pour compléter le travail asynchrone ?

Les membres d'une équipe doivent pouvoir collaborer et partager leurs idées, même s'ils ne le font pas en temps réel. Comme les tableaux blancs numériques offrent un emplacement centralisé pour conserver les fichiers, les calendriers, les idées, les documents et autres, ils peuvent également être utilisés dans ce but. Cela peut contribuer à améliorer le travail d'équipe et à renforcer l'engagement de ses membres.

Un projet peut nécessiter que les membres d’une équipe n'entreprennent des tâches que lorsqu'ils reçoivent un retour d'information de la part d'une autre équipe. Si vous savez ce que l'on attend de vous et que vous pouvez le faire à votre rythme, tout en étant en mesure d'apporter vos idées et vos réflexions à l'équipe sans avoir à attendre une réunion officielle, le résultat sera probablement meilleur. Les idées risquent moins de se perdre ou d'être rejetées par la personne qui les a émises, qui les considèrerait comme non valables ou non réalisables, par exemple. Le retour d'information peut être recueilli de manière continue, et utilisé pour informer de la phase suivante d'un projet.

Comme nous le savons, toutes les équipes ne travaillent pas dans les mêmes espaces, ni même dans le même fuseau horaire. Les tableaux blancs en ligne sont accessibles quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de votre équipe, et quel que soit le moment où ils souhaitent y accéder. Selon l'endroit où vous vous trouvez dans le monde et votre situation personnelle, cela peut être préférable. Après tout, le week-end varie d'un pays à l'autre, tout comme les jours fériés. Ainsi, tous les membres de l'équipe peuvent accéder et contribuer à un tableau blanc en ligne à leur propre rythme et depuis l'endroit de leur choix, indépendamment du fuseau horaire ou des heures de travail propres à chacun.

Toutes les informations relatives à un projet spécifique peuvent être conservées sur un tableau blanc en ligne, car il n’est pas limité par la taille ou l'étendue du projet. Il est ainsi plus facile de suivre l'évolution des tâches, quelle que soit la personne chargée de les exécuter ou l'endroit où elle se trouve. Cela signifie également que les autres membres de l'équipe peuvent savoir où en sont les autres, et comment ils s'intègrent dans le projet.

Toutes les équipes ne sont pas identiques, et tous les projets non plus. Les tableaux blancs en ligne peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins de l'équipe et du projet, ce qui facilite la gestion et la prise en compte du travail asynchrone. Et comme chaque personne apprend et assimile l'information de manière différente, les whiteboards en ligne profitent à ceux qui apprennent et comprennent mieux l'information s'ils peuvent la visualiser, utilisant ainsi la puissance du management visuel.

Si vous travaillez de manière asynchrone, il se peut que vous ne puissiez pas toujours vous adresser à un autre membre de l'équipe dans l'immédiat. En gardant tous vos fichiers au même endroit et en permettant aux membres de l'équipe de retrouver l'information de manière plus visuelle, il est plus facile pour chacun de se tenir au courant de l'évolution de ses tâches personnelles et de celles des autres membres de l'équipe.

Comment travailler en autonomie sur un tableau blanc en ligne ?

Les tableaux blancs numériques étant réputés pour être un excellent outil de collaboration, on pense souvent qu'ils ne sont utiles que pour le travail d'équipe. Ce n'est pas le cas. Vous pouvez utiliser le tableau blanc en ligne de votre équipe à de nombreuses fins lorsque vous travaillez seuls sur le projet.

Le brainstorming est une technique connue, particulièrement utilisée dans le processus de design thinking pour créer des idées innovantes centrées sur l’utilisateur. Il est généralement considéré comme un processus d'équipe. Cependant, il fonctionne également sur une base individuelle. Vous pouvez partir d'un tableau vierge ou utiliser un template pour vous aider à trouver de nouvelles idées. Il en va de même pour le mind mapping.

Il est parfois difficile d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches à accomplir dans le cadre d'un projet. Les tableaux blancs numériques peuvent être utiles pour la planification d'un projet, et pas seulement pour le projet opérationnel. Vous pouvez créer une représentation visuelle de chaque section d'un projet, et y inclure toutes les informations pertinentes que vous souhaitez. Par exemple, si vous établissez des calendriers, des jalons et des tâches, il est facile de diviser des projets complexes en éléments plus faciles à gérer. Vous pourrez également suivre vos progrès plus facilement.

Utilisez votre tableau blanc numérique pour le travail d'équipe asynchrone

Les tableaux blancs en ligne sont un outil puissant, et il serait dommage de s’en priver simplement parce que vos équipes travaillent de manière asynchrone. En l'utilisant, l'équipe travaillera plus efficacement ensemble, mais aussi séparément. Car le travail d'équipe ne consiste pas seulement à travailler au même endroit sur la même chose au même moment.

Chez Klaxoon, nous avons créé tous les outils et templates dont vous pourriez avoir besoin pour aider vos équipes à devenir plus efficaces, même lorsqu'elles travaillent de manière asynchrone. Les tableaux blancs en ligne favorisent la créativité et l'innovation, tout en augmentant l'engagement et la productivité, quel que soit l'endroit où se trouvent les membres de votre équipe ou le sujet sur lequel ils travaillent.

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