Fiche projet : l’outil de gestion de projet pour centraliser les informations clés  

Avec le template Fiche projet, pilotez les grands axes stratégiques de votre projet en temps réel. Non seulement vous aimez les organisations claires et efficaces, mais vous avez constaté que c’était un élément indispensable à une bonne gestion de projet ? Le template fiche projet est fait pour vous ! Véritable carte d’identité du projet, la fiche centralise toutes les informations importantes pour ce dernier. En un clin d’œil, vous accédez aux contacts et informations indispensables pour piloter les grands axes de votre projet. Espace d’échange, de partage et de suivi, vous pouvez l’utiliser au lancement de votre projet, à chaque point de suivi du projet, et même en dehors (notamment grâce à l’outil Questions).

‍La fiche projet : un socle essentiel en gestion de projet

Il existe de nombreux outils et diverses méthodes pour faciliter la gestion de projets de toutes sortes. Certains, dont les templates proposés par Klaxoon, sont centrés sur une bonne définition des objectifs (comme la méthode OKR), d’autres se concentrent sur la répartition des tâches, des rôles et des responsabilités (comme le RACI), d’autres encore s’intéressent à l’empreinte carbone générée par votre projet (comme Greenstorm). La fiche projet est beaucoup plus large et complète.

En équipe, vous posez les objectifs, les acteurs influents, les différentes prises de contact, les liens vers vos documents de travail, les dates de livraison et d’avancement, les budgets définis, etc. Cet espace de travail d’équipe collaboratif facilite ainsi le brainstorm et regroupe en un même endroit toutes les informations dont chaque membre de l’équipe a besoin. Résultat ? L’équipe prend de la hauteur, avance de manière coordonnée et progresse facilement dans le temps. C’est toute l’équipe qui travaille de manière fluide et efficace, depuis le démarrage du projet jusqu’à sa réalisation finale !

Les avantages de la centralisation pour l’avancement du projet

Il est vite arrivé de se perdre dans la gestion d’un projet lorsqu’il met en jeu plusieurs acteurs, des espaces de travail différents et des réunions à distance...

Vous avez déjà passé plus d’une heure à rechercher le contact adéquat pour demander une extension de délai, un point projet urgent, une liaison avec un service extérieur, ou simplement un avis ou conseil ? Adoptez le template Fiche projet et tous ces problèmes récurrents disparaîtront.

Pour garder une équipe soudée et concentrée autour de son objectif, il faut deux choses : des informations claires et partagées, et un espace de travail collaboratif dédié à ce projet particulier. Si vous arrivez à mettre cela en place, que vous gériez le suivi de votre projet à distance ou en présentiel, l’engagement de l’équipe est assuré.

De plus, les parties prenantes du projet ne seront que plus motivées par le fait d’être associées à la construction de cet espace. En effet, la fiche projet peut évoluer en même temps que celui-ci, et les membres de l’équipe ont tout le loisir d’ajouter et de modifier les informations qui leur paraissent importantes. Elle devient ainsi un espace d’échange et de suivi vous permettant de piloter de manière macro les étapes et les actions clés du projet, et ce, pendant vos réunions de synchronisation comme en dehors. La coordination fait partie des clés indispensables à la réussite d’un projet, c’est pourquoi cette fiche projet centralisée et partagée deviendra vite primordiale pour vous assurer que tous les acteurs avancent au diapason.

Le brainstorm collaboratif : un outil puissant de gestion de projet

Outre le côté ludique, visuel et dynamique du whiteboard digital, Board offre un seul et même espace qui donnera naissance à toutes les idées. Faites appel à l’intelligence collective de votre équipe et vous constaterez la rapidité d’évolution de vos actions et la qualité des idées et des conseils échangés entre les membres.

Cette fiche projet collaborative facilite le travail d’équipe ; vous mettez donc toutes les chances de votre côté pour piloter votre projet correctement et le mener à bien en temps et en heure. En effet, les oublis sont moins fréquents, les problèmes plus rapidement résolus, les actions en cours soutenues par toute l’équipe, même les membres qui n’y participent pas forcément, et les nouvelles idées jaillissent beaucoup plus facilement !

L’outil Questions vous offre même la possibilité de demander l’avis de vos collaborateurs, ou d’interpeller une personne en particulier, même en dehors des temps de réunion de suivi projet.

Comment gérer votre projet avec la fiche projet

La préparation, étape cruciale d’un bon management centralisé

La fiche projet est construite pour vous permettre de visualiser toutes les informations clés en un clin d’œil. En haut, le porteur du projet remplit le nom du projet, ainsi que la date de livraison ou de réalisation, et le budget défini. Sous la bannière du nom de projet, un espace est dédié aux objectifs de celui-ci. Soyez clair et concis, vos collaborateurs n’en seront que plus motivés à travailler avec vous !

Nous vous conseillons ensuite d’inviter les membres de votre équipe. Pour ce faire, vous disposez de plusieurs possibilités :

• Vous êtes en réunion et des personnes sont en salle avec vous ou à distance, cliquez en bas à gauche de votre écran pour obtenir le code correspondant au whiteboard. Les participants peuvent soit scanner le QR code généré, soit se connecter via le lien d’accès à l’application et saisir ensuite le code numérique manuellement.
• Les membres de l’équipe ne sont pas avec vous : envoyez-leur l’URL de connexion par email ou tout autre type de messagerie que vous utilisez. Sinon, il vous suffit de cliquer sur la fonction d’invitation dans votre espace de travail, puis sur le nom des personnes choisies, ou bien saisir leur adresse email.

Le lancement, ou le travail d’équipe à l’œuvre

Tirez profit d’une réunion de brainstorm en équipe pour compléter les espaces qui suivent. Parties prenantes au projet, prises de contact, et actions à réaliser, en cours ou à venir ; passez tout en revue. Et pour que le projet soit véritablement vivant, n’hésitez pas à utiliser des images, dessins ou liens vers des documents multimédias en ligne. Chacun peut placer des idées à sa guise sur le board, mais, pour plus de clarté et de stabilité, vous pouvez désactiver l’option de déplacement des images, dessins et formes. Ensuite, libre à vous de verrouiller également les idées lorsque vous avez collectivement défini les grands axes de votre projet ! Vous profitez ainsi à la fois d’un véritable travail d’équipe, sans mettre de côté l’efficacité d’un management centralisé.

En équipe, identifiez et classez les acteurs qui influencent votre projet. Besoin d’aide pour identifier tous les acteurs qui auront une influence sur ce dernier ?

Notre template Fiche projet dispose d’un outil appelé la « Stakeholder map ». En forme de cible, présentant des cercles de relations contenant les acteurs clés au centre, et les moins impliqués à l’extérieur, il vous permet de hiérarchiser puis de visualiser d’un seul coup d’œil qui sont les acteurs impactés par votre projet. Appuyez-vous sur cette méthode de design thinking pour analyser les différentes ressources humaines au démarrage de votre projet. Pour ce faire, répertoriez sur la carte les « stakeholders », c’est-à-dire les parties prenantes du projet, selon leur niveau d’influence et déterminez en équipe leurs liens potentiels. Ensuite, affichez-les grâce aux connecteurs. Au final, vous obtenez une vue d’ensemble de toutes les personnes susceptibles d’influencer de près ou de loin votre projet et des interconnexions potentielles entre elles.

Profitez de cette étape pour inclure à votre fiche projet tous les contacts nécessaires, en y ajoutant leur photo et leurs coordonnées. N’ayez pas peur, si d’autres contacts s’ajoutent au fil du temps, le whiteboard reste accessible et modifiable à tout moment !

Une gestion de projet facilitée, en direct et à distance

La fiche projet Klaxoon vous sera d’une grande aide, non seulement au démarrage du projet, mais elle vous permet aussi de garder le cap et la connexion avec votre équipe à tout moment, même en dehors des réunions de suivi.

Grâce à l’outil Questions, vous avez à votre disposition une véritable trousse à outils de suivi de projet ! Vous pouvez poser une question à toute votre équipe en l’inscrivant sous une idée, vous renseigner sur l’avancement d’une action précise, générer un sondage, collecter des idées ou des retours, et même solliciter un membre en particulier en saisissant son nom dans la question. Les membres de votre équipe, ou la personne mentionnée en particulier, reçoivent instantanément la question et peuvent y répondre librement sur le whiteboard. Ainsi, aucune information n’est perdue et votre fiche projet continue de centraliser toutes les informations utiles et nécessaires.

Bien gérer un projet, ce n’est pas seulement centraliser des informations et mettre les bonnes personnes en lien, c’est aussi avoir une vision d’ensemble de ce qu’il se passe en temps réel. La partie « Plan d’action » et le tableau placé en dessous sont les outils parfaits pour suivre et piloter l’avancement du projet à chaque point de suivi, qu’il se déroule à distance ou en présentiel.

La première partie vous permet de présenter tous les acteurs du projet, avec leur photo, leur rôle et leurs coordonnées.

La partie « Accès / Liens » vous offre un espace de stockage précieux afin de conserver à portée de clic tous les documents de travail utiles à l’équipe. Plus besoin de chercher le dernier budget prévisionnel ou le listing de fournisseurs avant chaque réunion d’avancement, tout est à disposition !

Enfin, placez dans le tableau les prochaines actions à mettre en place ou à poursuivre. Inutile de rentrer dans le détail, l’objectif étant de permettre à tous les membres de l’équipe de visualiser les grands axes du projet et de suivre leur avancement. N’oubliez pas d’y assigner les porteurs d’action pour que chaque membre puisse savoir à qui se référer pour chaque action.

La gestion de projet macro visuelle et efficace

Grâce au tableau de la fiche projet, vous pouvez, en équipe, piloter efficacement votre projet depuis un seul et même espace.

À chaque point de suivi, faites avancer les actions selon le code couleur du tableau. La vue colonne vous permet à tout moment de les classer selon leur niveau d’avancement (à faire, en cours ou terminé) et de voir à quel rythme avance le projet, s’il existe des points de blocage ou si tout se déroule comme prévu.

Vous n’aurez plus besoin de faire des réunions d’avancement service par service, ou groupe par groupe, ni de réaliser des entretiens individuels pour suivre le travail de chaque membre de l’équipe. Ces derniers gagnent en autonomie et en souplesse d’action, tandis que le chef de projet peut se consacrer à ses autres tâches de manager. Vous prenez du recul et gardez l’œil sur vos objectifs, tout en restant à l’écoute et en soutien de votre équipe.

Grâce à la fiche projet, votre suivi gagne en fluidité et en efficacité

Simple et visuelle, cette fiche projet s'adapte à tous types de projet, à tous les rôles et à toutes les problématiques. Ce support commun est aussi utile pour les porteurs et chefs de projet que pour les membres « acteurs » de l’équipe. C’est un outil visuel complet et simple d’utilisation, vous permettant de vous situer dans l’avancement du projet et de vous entraider au fur et à mesure. Au bureau ou en télétravail, en mode hybride, vous vivez réellement l’expérience du travail d’équipe jusqu’à l’aboutissement de votre projet.