7 méthodes de gestion de projet qui s’appliquent à la formation d’équipe
Un rapport du Project Management Institute montre que les organisations qui utilisent des approches inspirées de la gestion de projet ont plus de chances d'atteindre leurs objectifs.
Qu'est-ce que cela signifie pour les entreprises ? Cela souligne l'efficacité de tester des méthodologies issues de la gestion de projet pour améliorer vos performances et améliorer vos résultats dans tous les domaines, y compris la formation d’équipe.
Le fait est que de nombreuses formations en entreprise échouent en raison d'un manque d'interaction et d'une collaboration inefficace, ce qui se traduit souvent par de faibles taux de participation et d'engagement, un gaspillage de ressources et une acquisition de compétences incomplète. Ces enjeux montrent un besoin de méthodologies structurées qui et de processus clairs pour une formation d'équipe fluide et dynamique.
Dans cet article, nous explorons 7 méthodologies efficaces inspirées de la gestion de projet, qui peuvent aider les formateurs et les équipes L&D (Learning & Development) en entreprise à relever ces défis :
- Agile : cette approche met l’accent sur l'apprentissage itératif et la flexibilité.
- Lean : cette méthode renforce votre efficacité en éliminant les étapes inutiles.
- Kanban : la méthode Kanban vous donne une représentation visuelle de votre progression.
- Design thinking : cette approche favorise la créativité et la résolution de problèmes.
- Waterfall : la méthode Waterfall met en place une approche séquentielle et structurée.
- Scrum : cette méthode agile encourage une collaboration efficace par le biais de sprints.
- OKR : la méthode OKR vous permet de vous assurer que votre formation d’équipe s'aligne sur vos objectifs business.
Lorsque vous choisissez une méthodologie, alignez-la sur les besoins et les objectifs de votre équipe. Évitez de surcharger votre équipe de processus qui peuvent conduire à du micromanagement. Invitez vos collaborateurs à s'exprimer et à être créatifs pour renforcer la confiance et réduire le risque de frustration.
L'objectif est de trouver un équilibre, un cadre qui maximise l'efficacité de l'apprentissage sans être trop contraignant. Ce faisant, les organisations peuvent créer un environnement dans lequel les équipes s'épanouissent et réalisent leur plein potentiel.
Le manque d’interactivité est une des principales causes d’échec en formation d’équipe. Cela entraîne un gaspillage de ressources et un dédoublement des tâches, sans compter une confusion générale vis-à-vis des objectifs de montée en compétences.
Dans ce contexte, le management est un levier majeur pour faire pencher la balance. Il ne s'agit pas seulement de formuler des directives, il faut aussi donner un véritable sens à vos actions de formation. Les compétences de management collaboratif sont essentielles pour guider les formateurs comme les apprenants vers une collaboration claire et efficace, et ainsi raviver un sentiment d'ambition collective.
Pour vous y aider, une solution efficace est de vous inspirer des méthodologies de gestion de projet. Avec une structure et un cadre clairs, elles aident les équipes à trouver le bon rythme, rationaliser leurs efforts de formation et redécouvrir la puissance de la collaboration. Sans être une solution miracle pour atteindre la perfection, elles restent redoutablement efficaces lorsqu’il s’agit d’évaluer votre progression en continu, et de comprendre l’impact de vos actions.
Découvrons ensemble comment ces 7 méthodologies de gestion de projet peuvent vous aider à rendre la formation d’équipe plus interactive et décupler son impact.
Qu'est-ce qu'une méthodologie de gestion de projet efficace ?
Les méthodologies de gestion de projet sont comme une feuille de route pour vous faire avancer sur tous vos sujets. C’est un moyen structuré de planifier, d'exécuter et de livrer des projets, y compris la formation d'équipe, de sorte que chaque étape génère des résultats concrets et améliore vos performances..
Ce cadre aide les équipes à tirer le meilleur parti de leurs ressources, à rester alignées et à atteindre leurs objectifs, le tout en gardant une vue d’ensemble.
Le secret pour bien s’en servir ? Choisir la bonne méthodologie, qui non seulement convient au projet, mais qui prend également en compte les particularités et les besoins de votre équipe. En bref, une méthodologie de gestion de projet efficace apporte une structure à votre formation d’équipe, tout en laissant place à la créativité afin que vos collaborateurs puissent donner le meilleur d'eux-mêmes.
Quels sont les bénéfices des méthodes inspirées de la gestion de projet ?
Une meilleure collaboration
Les équipes qui réussissent n’y parviennent pas par hasard. Elles se construisent en premier lieu grâce à une collaboration claire et structurée. En définissant les rôles de chacun et vos workflows dès le départ, les méthodologies de gestion de projet éliminent la confusion et le manque de visibilité, même lorsqu'il s'agit de formation d’équipe.
Chacun connaît son rôle et sait comment atteindre ses objectifs, créant ainsi un environnement qui favorise une collaboration et une montée en compétences efficaces et performantes.
Une utilisation efficace des ressources
La perte de temps, d’argent et d’énergie constituent les trois obstacles à une bonne progression. Avec une méthodologie solide, vous vous assurez que toutes vos ressources, personnes comme outils, sont utilisées à bon escient et de manière ciblée.
Fini les tâches dédoublées et les participants confus ! Vos équipes se concentrent désormais sur les activités à forte valeur ajoutée qui font avancer les choses et maximisent le ROI de la formation d’équipe.
Des processus évolutifs
Comme pour la formation, une gestion de projet efficace évolue avec vos besoins. Votre cadre se transforme en même temps que votre entreprise, tout en maintenant une structure cohérente quelle que soit la taille ou la complexité de l'équipe.
Un problem solving renforcé
Une résolution efficace des problèmes nécessite une réflexion claire et des actions décisives. Justement, les méthodologies de gestion de projet donnent à vos équipes des approches structurées pour trouver des solutions efficaces.
En suivant ces processus, vos équipes peuvent surmonter les obstacles, identifier des solutions et transformer leurs problématiques en opportunités de croissance.
Des résultats quantifiables
Deviner ou estimer ne suffit pas pour comprendre l’impact réel de votre formation d’équipe. Les méthodologies de gestion de projet, quant à elles, mettent fortement l’accent sur les données et les résultats mesurables et concrets.
En suivant leurs performances à l'aide d'indicateurs-clés (ICP), vos équipes obtiennent des retours clairs sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. C'est un moyen simple mais puissant de responsabiliser le collectif et de vous améliorer en continu.
7 méthodologies de gestion de projet qui peuvent s’appliquer à votre formation d'équipe
1. Agile : la responsabilisation grâce à un apprentissage itératif
L’approche
Les méthodes Agiles se basent sur le principe d’itération. Chaque étape s'appuie sur les enseignements de la précédente, jusqu'à parvenir à un livrable qui répond à l’ensemble de vos exigences et contraintes.
Créée à l'origine pour le développement de logiciels, les méthodes Agiles sont aujourd'hui largement utilisées dans tous les secteurs d’activité, car elles sont très efficaces pour s'adapter rapidement à l'évolution des besoins du projet.
Application à la formation d'équipe
Divisez vos sessions de formation en étapes ciblées pour mettre en place un cycle d’amélioration continue. Combinez des outils adaptés à l’agilité tels que Jira et Klaxoon pour suivre votre progression, rationaliser vos workflows et apporter des ajustements après chaque itération.
Quand cette méthode est la plus efficace
Les méthodes Agiles se prêtent bien à des environnements de travail dynamiques où l'adaptabilité est essentielle. Elles peuvent cependant ne pas convenir aux équipes qui ont besoin de processus rigides et linéaires, ou bien à celles qui expriment une résistance au changement.
2. Lean : rationalisez la formation d’équipe pour une efficacité maximale
L’approche
De nombreuses équipes consacrent du temps et de l’énergie à des tâches qui ne sont pas essentielles à la réussite d’un projet. La méthode Lean change la donne, en amenant les équipes à se demander : « Qu'est-ce qui apporte vraiment de la valeur ? ». Elle vise à obtenir de meilleurs résultats, tout en optimisant vos ressources au maximum.
Application à la formation d'équipe
Le Lean management peut vous aider à créer des sessions de formation en flux tendu, très ciblées et dispensées au moment où votre équipe en a le plus besoin. Cela vous permet de maintenir l'engagement de vos équipes, de gagner du temps et de leur permettre d'agir de manière décisive.
Quand cette méthode est la plus efficace
La méthode Lean est idéale pour les équipes qui valorisent la précision, la clarté et l'efficacité. Cependant, elle peut ne pas convenir à un environnement de travail expérimental ou exploratoire. Son approche structurée fonctionne mieux dans des environnements qui privilégient les processus rationalisés.
3. Kanban : visualisez votre progression en formation
L’approche
Le Kanban est un système visuel de gestion de workflows qui aide les équipes à organiser leurs tâches et à suivre leur progression.
Grâce à une visualisation claire de chaque étape, le Kanban permet de comprendre facilement ce qui est fait, ce qui est en cours et les tâches à venir.
Application à la formation d'équipe
Utilisez des tableaux Kanban pour définir vos objectifs de formation, attribuer les tâches et suivre les étapes-clés. Des outils collaboratifs peuvent aussi permettre à vos équipes de créer des tableaux Kanban visuels et interactifs, pour des échanges où chacun est responsabilisé et s’exprime en toute transparence.
Quand cette méthode est la plus efficace
Le Kanban fonctionne bien pour les équipes qui ont besoin de clarté et de structure pour gérer simultanément plusieurs tâches.
Cependant, pour rester efficace, il nécessite des ajustements en continu et une communication régulière.
4. Design thinking : favorisez la créativité par le problem solving
L’approche
Le design thinking repose sur l'empathie, l'idéation et le prototypage pour résoudre des problématiques complexes. Il pousse les équipes à penser au-delà des solutions conventionnelles et à aborder leurs problèmes avec une perspective centrée sur l'utilisateur final.
Application à la formation d'équipe
Créez des modules de formation qui répondent aux défis communs de vos équipes. Intégrez des ateliers collaboratifs pour le brainstorming, et testez des scénarios de formation pour affiner votre approche avant de déployer vos actions à l’échelle.
Quand cette méthode est la plus efficace
Le design thinking se prête à des environnements de travail où un problem solving créatif est essentiel. Il peut toutefois être moins efficace pour des équipes qui ont besoin d’un cadre plus rigide ou de solutions rapides.
5. Waterfall : structurez la formation d’équipe de manière séquencée
L’approche
La méthode Waterfall est une approche de gestion de projet classique, étape par étape, où chaque phase est finalisée avant de passer à la suivante.
Elle est prévisible et linéaire, comme suivre une recette bien planifiée où chaque étape doit être effectuée dans l'ordre avant de passer à la suivante.
Application à la formation d'équipe
Structurez vos programmes de formation en phases distinctes : planification, exécution, livraison, revue,... Chaque étape doit s'appuyer sur la précédente, tout en gardant une cohérence d’ensemble tout au long du processus.
Quand cette méthode est la plus efficace
La méthode Waterfall convient mieux aux équipes qui préfèrent une approche structurée et séquencée. Elle est moins adaptée aux environnements dynamiques ou en évolution rapide qui privilégient la flexibilité.
6. Scrum : renforcez votre collaboration grâce aux sprints
L’approche
La méthode Scrum est une approche Agile qui divise le travail en sprints courts et délimités dans le temps. Elle met l'accent sur la collaboration, la responsabilisation et la progression itérative pour obtenir des résultats rapidement.
Application à la formation d'équipe
Divisez votre formation d’équipe en sprints courts et réalistes, avec des objectifs clairs. Organisez des points quotidiens, ou dailys, pour suivre votre progression, et mettez en place un backlog produit et des rétrospectives de sprint pour affiner constamment vos actions de formation.
Quand cette méthode est la plus efficace
L’approche Scrum est idéale pour les équipes qui fonctionnent sur un principe d’ajustements rapides. Elle peut cependant ne pas convenir aux groupes qui préfèrent des programmes de formation exhaustifs et détaillés, ou encore à ceux qui expriment une résistance au changement.
7. OKR : Alignez la formation avec vos objectifs organisationnels
L’approche
La méthode OKR (Objectives and Key Results) propose un cadre de définition d’objectifs qui permet aux équipes de rester alignées avec la vision globale du projet.
Elle permet à l’équipe projet de concentrer ses efforts sur des résultats mesurables, et favorise l'obtention de ces résultats en responsabilisant chacun.
Application à la formation d'équipe
Définissez des objectifs clairs pour une formation d’équipe qui corresponde aux priorités de votre entreprise.
Utilisez des métriques-clés pour suivre vos réalisations, par exemple l'amélioration des performances ou le développement des compétences, et passez régulièrement les chiffres en revue pour maximiser votre alignement.
Quand cette méthode est la plus efficace
La méthode OKR est parfaite pour les équipes qui ont besoin de faire clairement le lien entre leurs propres efforts et les objectifs de leur entreprise.
Cependant, cela nécessite un suivi rigoureux, et peut ne pas fonctionner aussi bien pour des équipes qui ne sont pas habituées à une responsabilisation axée sur des objectifs.
Choisir la bonne méthodologie de gestion de projet pour la formation d’équipe
Chaque équipe est unique, et la bonne approche peut faire la différence. Voici comment déterminer la ou les méthodologies de gestion de projet qui vous correspondent, étape par étape.
1. Évaluez les besoins de votre équipe
Commencez par vous demander : quels sont les blocages qui freinent votre équipe ?
Il peut s'agir d'une mauvaise communication, de workflows inefficaces ou d'une résistance au changement. En identifiant vos points faibles, vous pouvez commencer à les associer aux points forts des différentes méthodologies présentées ci-dessus.
N'oubliez pas qu'une méthodologie doit résoudre les problèmes, et non en créer de nouveaux. Plus vous aurez une idée claire des difficultés de votre équipe, plus votre solution sera efficace.
2. Clarifiez vos objectifs de formation
Définissez ce que vous considérez comme un succès. S'agit-il d'une meilleure efficacité, d'une meilleure collaboration ou de délais réduits ?
Sans vision claire, vous êtes comme un navire perdu en mer. Vos objectifs de formation sont comme votre boussole, et guident chacune de vos décisions. Soyez précis, mesurables et réalistes dans la définition de ces objectifs, afin de disposer d'un point de référence concret pour mesurer votre réussite.
3. Évaluez la disponibilité des ressources
Aucune méthodologie ne fonctionne sans les bons outils, du temps et un budget. Soyez honnêtes quant aux ressources que vous devrez déployer. Trop solliciter vos ressources ne fera qu'accroître votre frustration.
Choisissez plutôt un cadre collaboratif qui s'adapte aux capacités de votre équipe, lui permettant ainsi de travailler et monter en compétences sans se sentir dépassée.
4. Testez et ajustez
Il y a peu de chances que vous atteignez votre idéal du jour au lendemain. Déployez un programme de formation pilote et observez-le de près. Sur quels points est-il performant ? À quels niveaux fonctionne-t-il moins bien ?
Considérez cette phase comme une expérience, recueillez le feedback des apprenants et affinez au fur et à mesure. Comme pour aiguiser une lame, chaque itération devrait renforcer votre processus, le rendre plus ciblé et mieux adapté à votre équipe.
5. Combinez les méthodologies
Parfois, aucune méthodologie ne convient parfaitement. Dans ce cas, n'ayez pas peur de combiner plusieurs d’entre elles.
Empruntez à certaines approches des éléments qui fonctionnent pour vous, et laissez de côté les autres. Une approche hybride adaptée à vos besoins peut aussi vous donner la structure et la flexibilité nécessaires pour réussir. La clé est de rester adaptables, et de s'ajuster constamment à ce qui sert le mieux votre équipe.
Conclusion
Les freins du management ou le manque de structure ne s’annoncent pas toujours clairement quand il s’agit de l’efficacité au quotidien. Ils peuvent causer bien des dommages de manière insidieuse, et cela concerne aussi le domaine de la formation d’équipe.
Cependant, il existe une solution pour contourner ces obstacles. Exploitez la puissance des méthodologies de gestion de projet pour décupler l’efficacité et l’impact de vos actions de formation : la flexibilité des méthodes Agiles, la clarté d’un tableau Kanban, ou encore l’idéation innovante du design thinking.
Lorsque les méthodologies utilisées sont en phase avec vos intentions, la confusion fait place à la clarté et vos équipes savent concrètement où elles vont. Dès maintenant, mettez en place un cadre structuré et favorable à la formation de votre équipe, pour une montée en compétence collaborative et efficace.
