Comment gagner 3 mois de gestion de projet grâce à des ateliers collaboratifs ?

Le challenge : adapter le processus de commande au format digital dans 43 pays

ALD Automotive doit réaliser des ateliers de transformation dans 43 pays dans le but de transformer le process de commandes des voitures en leasing de leurs partenaires tels que Smart ou Tesla, avec une nouvelle plateforme : International Digital Framework (IDF). 

Dans le cadre de ces ateliers, les équipes passent d’un process manuel à un process digitalisé.

Pour l’équipe de Valérie, il faut réussir cette transformation internationale en 2020, avec un contexte de crise sanitaire où les contraintes sont fortes : déplacements limités, nouvelles pratiques de travails suite aux confinements, … Il devient alors nécessauire de repenser le format des ateliers réalisés jusqu’ici uniquement en présentiel.

Ce format initial rassemblait les équipes en salle, avec des rouleaux de papier kraft physiques accrochés aux murs pour que chaque participant puisse partager ses idées sur des post-its. Pour le faire évoluer, Valérie a besoin d’un outil complet qui reproduise en télétravail les interactions et le partage visuel des informations.

La mise à distance des activités au moment des confinements a permis à l’équipe de Valérie de découvrir l’outil Board de Klaxoon, et de réaliser ses ateliers à distance. Ce format s’étant révélé être bien plus efficace que les ateliers en présentiel, Valérie l’a alors étendu aux ateliers qui ont suivi, même lorsqu’il était possible de les réaliser sur site.

Valérie et son équipe ont digitalisé tous leurs ateliers en utilisant principalement l’outil Board, associé à des Sondages directement dans Klaxoon pour accompagner la transformation. 

La solution : une suite d’outils collaboratifs qui combine participation et flexibilité en télétravail 

Concrètement, Valérie organise un atelier par pays, entièrement à distance, avec toutes les parties prenantes concernées par les changements :

• Commerciaux
• Opérations
• Finance
• Constructeurs partenaires
• Informaticiens,…
  

L’objectif de cet atelier est de présenter le nouveau process digital (“TO BE”), et de récolter les informations “métier” sur le processus existant (AS IS) pour les développeurs et analystes techniques.

Avec Board, le whiteboard en ligne de Klaxoon, l’équipe en charge de la transformation créé simplement un modèle de Board, qu’elle duplique dès qu’elle a besoin de déployer l’atelier dans un nouveau pays. 

Le déroulement des ateliers, inspiré du Lean Management

Valérie s’appuie sur les pratiques du Lean Management pour animer ses ateliers. 

Le Lean Management a pour objectif de d’améliorer les performances d’une entreprise et, plus particulièrement, la qualité et la rentabilité de sa production.

Cette méthode permet d’analyser toutes les étapes d’un process, d’évaluer la valeur ajoutée des étapes, et d’optimiser le travail des personnes au niveau opérationnel.  

En pratique, cela implique un travail avant, pendant et après l’atelier : 

En amont de l’atelier, Valérie établit sur le Board le processus actuel (manuel), le confronte au processus futur (digitalisé), et intégre les différentes questions des développeurs et analystes techniques.

À ce stade, le Board est prêt à l'emploi pour le workshop.

Puis, Valérie et son équipe rassemblent les 8 à 15 participants concernés pour le workshop en visioconférence, d’une durée de 2 heures, sur le Board Klaxoon. 

Ce Board devient alors un espace partagé de documentation du projet. Les parties prenantes peuvent y retrouver toutes les informations le concernant à tout moment, et depuis n’importe où. De plus, les personnes qui ne peuvent pas participer pas au workshop au moment où il a lieu peuvent rejoindre le Board en asynchrone par la suite, et partager leurs spécifications fonctionnelles si besoin.

Durant la phase synchrone, l’atelier est divisé en 3 étapes-clés : 

1. Étude du processus existant (AS IS)

La première étape consiste à analyser le processus existant. Sur le Board, cela se matérialise par la représentation des phases et étapes du processus en colonne, et les différents acteurs du processus en ligne.  

Avec Klaxoon, le processus est présenté de manière très visuelle, et toutes les informations utiles sont centralisées dans le même outil. Les participants partagent les photos des parties prenantes dans chaque ligne, et utilisent des connecteurs pour structurer le processus. Le groupe ajoute également des visuels afin d'illustrer les différentes sous-phases.

2. Présentation du futur process (TO BE)

La deuxième étape consiste à présenter le process futur, et la manière dont celui-ci va impacter les parties prenantes au quotidien.

Sur le Board, Valérie partage d’abord une vidéo d’introduction au nouveau processus. Puis, elle en présente les étapes de manière visuelle. On retrouve les différentes phases et les interdépendances pour permettre de se projeter.

3. Session de questions/réponses

Enfin, la dernière étape consiste à demander aux participants de répondre aux questions des développeurs et des analystes techniques.

Pour cela, de manière synchrone au départ, les animateurs expliquent : 

• Quelles sont les réponses attendues des participants ;
• Comment faire pour partager une idée sur le Board ;
• Comment utiliser les catégories, des codes couleurs et des dimensions.
  

Puis, les participants répondent aux questions de manière asynchrone, en autonomie. Grâce à l'asynchrone, d’autres équipes (externes au projet) peuvent même intervenir en cours de route sur le Board, pour ajouter les questions ou idées sans solliciter directement l’équipe de Valérie.

En catégorie, on identifie le sujet concerné par la question :

• Le site web ;
• La configuration du leasing véhicule; 
• Le devis ;
• La vérification de crédit,...
  

Pour préciser encore plus chaque question partagée, des dimensions sont utilisées sur Klaxoon pour définir :

• La question à laquelle l’idée répond ;
• S’il s’agit d’une question ou d’une réponse ;
• L’auteur de cette idée.

Le résultat : 3 mois de gagnés sur la gestion du projet 

Pour Valérie et son équipe, Klaxoon a permis un vrai gain de temps dans la digitalisation de leurs workshops. 

Board permet de centraliser toutes les informations, et de préparer les ateliers en amont de manière claire, visuelle et structurée. Cette phase est très simple, car l’équipe BPM a un modèle prêt à l’emploi pour l’occasion. C’est un template customisé, qu’ils peuvent réutiliser lors de la transformation du processus dans chaque nouveau pays. Cela réduit considérablement le temps passé à remettre en place la structure à chaque nouvel atelier. 

Puis, pendant le workshop, la trame préparée permet de focaliser l’attention des personnes. C’est-à-dire que sur un Board Klaxoon, les participants peuvent suivre facilement l’animateur où il se trouve de manière synchronisée. Il est également possible de poser des Questions, et ainsi d’avoir un retour très rapide des participants.

Il y a aussi un gain important sur le temps de restitution. Avec Klaxoon, il n’y a plus besoin de tout retranscrire en fin de workshop, car tout est directement lisible. L’ensemble du contenu est conservé, et les idées partagées lors des ateliers ne sont pas perdues. C’est également valable dans le cas où quelqu’un rejoindrait le projet en cours de route.

D’après le retour du directeur de la plateforme International Digital Framework (IDF), la mise en place du workshop et l’utilisation de Klaxoon lui permettent de gagner 3 mois par projet, de la préparation jusqu’aux étapes qui suivent les ateliers.

Désormais, Valérie utilise aussi Klaxoon pour animer ses ateliers en présentiel, car c’est plus ludique, l’outil cenltralise l’ensemble des sujets qu’ils souhaitent adresser, et les participants sont rapidement mobilisés autour des sujets qui nécessitent le plus leur attention.

Quand on est en 'live' avec Klaxoon, c’est super ! C’est ce qu’on a fait au Maroc lors de l’un des derniers projets, et on n'y a vu que des bénéfices.