Qu'est-ce que le Lean Project Management ?

Qu'est-ce que le Lean Project Management, et pourquoi devenir agile ?

Le Lean Project Management est une méthodologie agile qui vise à apporter plus de valeur au client en éliminant les gaspillages dans chaque phase du projet. Dans cet article, nous expliquons en quoi consiste ce type de gestion de projet et comment l'utiliser pour gagner en productivité.

Bien que toujours d'actualité, c'est une méthode ancienne dont l'histoire mérite d'être rappelée.

Les origines de la gestion de projet Lean

Entre 1948 et 1975, des ingénieurs japonais travaillant chez Toyota ont inventé le Toyota Production System (TPS), qui a inspiré la méthodologie Lean que nous connaissons aujourd'hui. Le TPS a été conçu pour faciliter la production et améliorer les relations entre fournisseurs et clients, tout en éliminant les gaspillages.

Dans son livre "The Toyota Way", le Dr Jeffrey K. Liker décrit les principes du lean management et explique comment les entreprises peuvent adapter le TPS à d'autres secteurs, sachant qu'en gestion de projet, la méthode lean permet de lutter contre tout type de gaspillage.

Afin d'atteindre les objectifs énoncés ci-dessus, il est nécessaire d'établir les principes directeurs.

Quels sont les principes de la gestion de projet Lean ?

Ils sont au nombre de cinq. Ces cinq principes ont été établis dans le but d'obtenir la plus grande satisfaction possible du client. Vous cherchez à réduire les déchets de produits, à rester dans le cadre de votre projet et à atteindre vos facteurs-clés de succès ? Suivez les étapes ci-dessous pour y parvenir !

Les 5 principes de la gestion de projet allégée

1. Identification de la valeur du produit

Premier principe essentiel du processus de gestion de projet Lean : identifier la valeur de votre produit. Pour ce faire, vous devez déjà connaître votre ou vos parties prenantes, qu'il s'agisse de parties prenantes internes pour lesquelles vous produisez les livrables du projet ou de clients, c'est-à-dire de parties prenantes externes.

• Les parties prenantes internes ont un intérêt direct dans la réussite de votre projet, c'est pourquoi elles suivent son évolution.
• Les parties prenantes externes sont les clients qui veulent acheter le produit ou le service, et qui ont donc leur mot à dire sur sa qualité.

2. Cartographie de la chaîne de valeur

Un autre principe-clé de la gestion de projet Lean est la cartographie de la chaîne de valeur (VSM), un outil visuel qui vous permet de schématiser votre processus actuel et votre processus idéal du début à la fin du projet.

Vous pouvez ensuite comparer les deux processus afin d'identifier les gaspillages à éliminer à chaque phase de la gestion du projet et ainsi maximiser son efficacité.

Toyota a mis en évidence plusieurs types de gaspillage qui peuvent être identifiés grâce au VSM. Ceux-ci s'appliquent à la production manufacturière, mais nous vous donnons entre parenthèses un équivalent général dans d'autres secteurs :

• La surproduction (fonctionnalités inutiles) : la surproduction et les fonctionnalités logicielles inutiles peuvent faire grimper les coûts, notamment l'augmentation des besoins de stockage, le gaspillage de matériaux et les stocks inutiles.
• L'inventaire (mauvaise gestion du carnet de commandes) : le gaspillage des stocks et un travail inachevé, ainsi qu'une mauvaise gestion du carnet de commandes, peuvent entraîner des coûts inutiles. Cela s'explique par la nécessité d'accumuler des stocks, des frais de transport et d'autres coûts supplémentaires nécessaires à la réalisation du travail.
• Le mouvement (approche multitâche) : ce type de gaspillage est lié à des mouvements inutiles de personnes ou de machines. Il prend la forme de processus redondants ainsi que d'une surabondance d'applications professionnelles. En moyenne, un travailleur intellectuel change d'environnement de travail virtuel jusqu'à 25 fois par jour. En outre, plus d'un tiers (27 %) d'entre eux déclare manquer des messages et des tâches à cause de ce va-et-vient entre les différentes applications.
• Les défauts (dette technique) : les défauts peuvent entraîner des réparations coûteuses et des pertes de matériel. Et la dette technique peut vous faire perdre un temps précieux.
• Les opérations inutiles (outils coûteux) : elles peuvent également entraîner des coûts inutiles, par exemple lorsque vous proposez une mise à jour inutile sur un produit, parce que vous ne répondez pas aux besoins et aux demandes des utilisateurs. Le même problème se produit lorsque vous investissez dans des outils coûteux qui n'en valent pas la peine.
• L'attente : il s'agit des coûts associés aux retards dans la production des livrables finaux.
• Le transport : Comme les déplacements inutiles, trop de déplacements de produits ou de matériaux entraîneront des surplus.
• Des équipes divisées : entre problèmes de communication, réunions inutiles et un niveau de collaboration réduit, le manque de cohésion des équipes peut augmenter les coûts inutilement à bien des égards.

Vous noterez également que le VSM est l'étape la plus importante de la gestion de projet Lean. Sans elle, vous n'aurez pas la visibilité nécessaire pour identifier les défauts tout au long du cycle de vie du projet, et ne serez donc pas en mesure de livrer un produit de meilleure qualité à vos clients.

3. Créer le processus

Cette étape est l'occasion de se débarrasser des gaspillages identifiés à l'étape deux, afin de remanier votre plan de gestion de projet pour le rendre plus efficace. Pour ce faire, vous allez décomposer toutes les étapes du développement du produit et les réorganiser si nécessaire. Vous établirez également des jalons de projet, qui serviront de points de contrôle pour garantir qu'aucun gaspillage supplémentaire ne se produise au cours de l'avancement du projet.

Un exemple : disons qu'à l'étape deux, vous avez identifié un problème dans la gestion d'un backlog, ainsi qu'un retard dans le calendrier dû à une mauvaise planification de la part des membres de votre équipe. Vous devrez trouver comment résoudre ces problèmes et revenir à un plan de projet optimal.

Pour vous assurer que tous vos efforts ne sont pas vains après ce VSM, communiquez ouvertement avec les membres de votre équipe. Une fois que vous aurez pris le temps d'identifier les gaspillages et de les éliminer, vos collègues travailleront main dans la main dans le but de combattre toute inefficacité future potentielle ou tout nouveau gaspillage.

4. Mettre en place un système de traction

Il s'agit de "tirer" le travail d'une étape du processus vers la suivante, une fois l'étape précédente terminée. Ce concept a été développé dans le cadre de la production pour aider les usines à répondre aux demandes des clients avec précision, en utilisant un système de gestion des stocks en flux tendu. Toutefois, il peut également être utile dans d'autres secteurs d'activité, car il contribue à assurer le bon déroulement de votre processus.

Un exemple de système Pull dans le développement de logiciels :

1. Le concepteur technique termine sa tâche et indique que le produit est prêt à être vérifié.
2. Une fois la vérification terminée, la phase de codage peut commencer.
3. Votre codeur termine la tâche et indique que le produit est prêt pour la vérification.
4. Une fois la vérification terminée, la phase de test peut commencer.
5. Le testeur du produit termine la tâche et indique que le produit est prêt pour une vérification finale.
6. Vous effectuez la vérification finale du produit.

La mise en place d'un système en flux tendu peut être bénéfique aux équipes, quel que soit le secteur d'activité, car elle garantit que le travail se déroule sans heurts tout au long du cycle de vie du projet. Les entreprises qui créent des produits pour un client final obtiendront de meilleurs résultats en utilisant des signaux Pull pour remonter la chaîne de production et ne produire que ce dont le client a besoin.

5. L'amélioration continue

La gestion de projet Lean n'est pas un événement ponctuel : il s'agit d'un processus itératif, dont le cinquième principe est de viser la perfection en améliorant constamment votre processus.

Que votre client soit une partie prenante interne ou externe, ses exigences changeront toujours. Par conséquent, vous devrez, à intervalles réguliers, évaluer la valeur de votre produit et analyser votre processus pour y déceler d'éventuels gaspillages.

L'application des principes ci-dessus vise à tirer pleinement parti des avantages offerts par la méthode de gestion de projet Lean.

Les avantages du Lean Management

Il existe des avantages majeurs que les chefs de projet pourront observer en mettant en œuvre les méthodes du Lean Management :

• Concentration : en appliquant la méthode Lean, vous serez en mesure de réduire le gaspillage. Par conséquent, votre personnel pourra se concentrer sur les activités qui apportent une réelle valeur ajoutée.
• Amélioration de la productivité et de l'efficacité : les employés qui se consacrent à la création de valeur seront plus productifs et efficaces car ils ne seront pas distraits par des tâches peu claires.
• Processus plus intelligent : en mettant en place un système optimisé, vous serez en mesure de fournir du travail uniquement lorsqu'il existe une demande réelle.
• Une meilleure utilisation des ressources : en basant votre production sur la demande réelle, vous serez en mesure d'utiliser uniquement les ressources dont vous avez besoin, évitant ainsi le gaspillage.

Par conséquent, l'entreprise ou l'équipe de projet qui l'utilise deviendra beaucoup plus flexible et capable de répondre aux exigences des clients beaucoup plus rapidement. Les principes du Lean Management permettront au projet de mieux atteindre ses livrables, ce qui améliorera la performance globale du projet, dont l'un des indicateurs sera un coût réduit dans les différentes phases.

Et pour profiter pleinement des avantages qu'offre la méthode de gestion de projet Lean, il est judicieux qu'elle soit soutenue par des outils qui la rendent plus fluide.

Les outils du Lean management

Pour améliorer le processus de réalisation d'un projet, vous pouvez utiliser les outils suivants. Dans un contexte d'amélioration continue, ces outils aideront votre équipe à éviter les gaspillages, à gagner en efficacité et à offrir plus de valeur au client.

Il s'agit de :

Le cycle PDCA ou roue de Deming

Le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) était à l'origine une méthode de résolution de problèmes en trois étapes créée par le Dr Walter Shewart dans les années 1920. Plus tard, dans les années 1950, le Dr W. Edwards Deming a popularisé une version révisée, d'où le nom de roue de Deming.

Le cycle PDCA est divisé en quatre étapes :

• Planifier : analysez votre processus et identifiez les problèmes à résoudre.
• Faire : trouvez des solutions à ces problèmes en analysant les données pertinentes et en travaillant avec les membres de l'équipe.
• Vérifier : déterminez si les solutions que vous avez mises en œuvre sont efficaces et ajustez votre plan en conséquence si nécessaire.
• Agissez : appliquez ces solutions actualisées et tirez des enseignements de vos actions.

La roue de Deming est facilement applicable à différents processus organisationnels. Si elle est mise en œuvre correctement, elle peut avoir un impact très positif sur la valeur de votre produit.

Le rapport A3

Le rapport A3 se compose de 8 étapes qui se succèdent les unes aux autres. Elles sont intégrées à la roue de Deming, dont le cycle en 4 phases s'inscrit dans une logique d'amélioration continue : Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Un rapport A3 se construit en équipe et non individuellement. C'est un support très visuel, dont la trame normalisée crée un cadre favorable à l'analyse et à la synthèse, en amenant chacun à se concentrer sur l'essentiel. C'est un point de référence clair pour les équipes, pour chaque nouveau projet.

Le Klaxoon Board

Board est l'outil collaboratif développé par Klaxoon pour rendre le travail en équipe encore plus efficace. Concrètement, il prend la forme d'un tableau blanc numérique aux dimensions infinies. Dans le cas précis du rapport A3, dont l'essence même est de produire un travail de réflexion concis, contenu dans un format limité, cette fonctionnalité est certainement accessoire. Mais Board présente d'autres avantages dont vous aurez du mal à vous passer.

Tout d'abord, en étant accessible à tout moment, aussi bien dans une salle qu'à distance, Board élimine toute contrainte de temps et d'espace pour ses utilisateurs. Si tous les membres de votre équipe ou certains d'entre eux ne peuvent pas se réunir physiquement dans une salle pour concevoir un rapport A3, l'outil de vidéoconférence intégré Live rend les échanges verbaux possibles. Un membre de l'équipe qui souhaite mener la réunion peut sélectionner l'outil de synchronisation "suivez-moi", afin que les autres participants puissent voir en temps réel les zones du tableau sur lesquelles il se concentre.

À certaines étapes, vous devrez prendre position sur les idées proposées. Pour décider démocratiquement, utilisez l'outil Question, en soumettant un vote à toute l'équipe : simple et efficace !

Dans la 4e étape du rapport A3, vous recherchez les causes profondes d'un problème à l'aide de la méthode Ishikawa (similaire au modèle Fishbone). Pour faire germer les idées, rien de tel qu'une phase d'idéation dynamisée par un compte à rebours, via la fonction chrono/timer !

Enfin, dans la 8e étape, colorez vos idées en fonction de l'action à mettre en œuvre.

Votre rapport A3 est prêt à être envoyé ? Il vous suffit de partager le code ou le lien du Board pour que les participants puissent y accéder. Et si besoin, vous pouvez également télécharger les informations recueillies dans l'intégralité du Board, notamment au format .csv.

Avec ce modèle prêt à l'emploi, vous disposez d'un cadre complet pour utiliser la méthode du rapport A3. Vous pouvez même facilement apporter les ajustements nécessaires, en fonction de l'utilisation spécifique que vous souhaitez en faire. Alors, c'est parti !