Obeya: cómo influyen los espacios en la productividad de los equipos
Si alguna vez has intentado trabajar en una cafetería, te habrás dado cuenta demasiado rápido de que todos esos programas de televisión y películas que muestran al protagonista trabajando diligentemente en un espacio así se inclinan más hacia la ficción que hacia otra cosa. A menudo estos espacios te parecen demasiado ruidosos, estrechos, que distraen, o todo lo anterior. Esto puede hacer que la productividad, la eficiencia e incluso la colaboración sean un dolor de cabeza para navegar. Lamentablemente, esto no se limita a los cafés de nuestro barrio, sino que puede aplicarse a muchos otros espacios en el lugar de trabajo.
Naturalmente, con tantas personas trabajando juntas de forma coherente y operativa, puede ser difícil obtener una visión general adecuada de todos los diferentes aspectos de un proyecto concreto. Con las complejidades por las nubes en lo que respecta a qué partes interesadas tienen más peso en una tarea concreta, a veces conseguir que toda la gente esté en el mismo espacio de trabajo puede ser lo más importante para ti.
Si esta situación te resulta familiar, ten por seguro que no eres el único que ha tenido esa experiencia. Ha sido una observación tan frecuente en las operaciones comerciales del pasado que Toyota ha desarrollado un método especial para hacer frente a esta situación: el Obeya.
¿Qué es una Obeya?
En comparación con muchos marcos y técnicas diferentes que puedes haber aprendido hasta ahora, el Obeya podría ser el método más tangible y relativamente fácil de realizar para utilizar en tu espacio de trabajo. El propio Obeya significa "sala grande" en japonés, lo que significa exactamente eso a los efectos del método: una gran sala dedicada a la colaboración, con los responsables clave en la sala.
Puede parecer algo intuitivo o estándar en un entorno de oficina de trabajo, pero la mera especificación de una sala de colaboración conjunta hace maravillas en la forma de enfocar un proyecto. Esta teoría está respaldada por ciertas teorías de diseño de la experiencia del consumidor que sugieren que incluso la fisicalidad y la presencia de objetos materiales dentro de un lugar pueden tener un profundo efecto en cómo un individuo experimenta el tiempo y el espacio.
La idea principal de una obeya es que sea capaz de reducir las posibilidades de que se produzca el "efecto silo" dentro de las empresas mediante un intercambio de información más abierto y colaborativo para lograr la mejor solución posible a favor de todos. Por ejemplo, una empresa que produce camisetas necesita alinearse adecuadamente en cuanto al tipo de camiseta a producir, los métodos de marketing, la gestión de la cadena de suministro, etc. En este caso, una obeya incluiría herramientas de apoyo adicionales, como gráficos, diagramas, mapas de trabajo, líneas de tiempo y estructuras organizativas, para garantizar que todo el mundo está en la misma página con respecto al proyecto. También pueden utilizarse aquí técnicas visuales de ideación y gestión de proyectos, como los mapas mentales y los diagramas de Gantt, para elaborar mejores estrategias sobre los aspectos clave del plan.
Como tal, la obeya funciona mejor cuando se aborda un proyecto específico y tangible. Para un punto de decisión concreto, contar con la presencia de todos los líderes y responsables necesarios hace que la obeya sea mucho más eficaz a la hora de obtener los beneficios previstos. Las obeyas pueden programarse como una reunión diaria, o extenderse a lo largo de distintos periodos que se ajusten mejor al ciclo de operaciones de una empresa. Incluso las reuniones improvisadas son bienvenidas para el uso de obeyas, sobre todo en lo que respecta a las que tienen que atravesar emergencias o crisis.
Historia de Obeya
Se sabe que la obeya es una parte integral del sistema de gestión ajustada, pero se centra en los espacios tangibles y (no siempre) físicos que la gente necesita para colaborar mejor con los demás. La propia obeya se formuló como una forma de ayudar a generar ideas, al tiempo que todo el personal clave de la sala obtiene una visión más completa de los aspectos, al tiempo que se alinea a todos con esos puntos de vista.
Fue Toyota quien desarrolló por primera vez la sala Obeya como parte de su programa "Proyecto Globo Siglo XXI", que ahora se conoce como el origen del desarrollo de su emblemática línea Prius en los años 90. En su caso, la cuestión se había convertido en la mejor manera de introducir un concepto de coche eléctrico en el mercado, probablemente unas décadas antes de que lo hiciera cualquier otro competidor. Fue el ingeniero jefe del proyecto, Takeshi Uchiyamada, quien comprendió que ciertas decisiones no se tomaban en aras de la eficacia, el tiempo y la alineación. Concretamente, Uchiyamada, "sentía que carecía de la autoridad necesaria para tomar las decisiones óptimas, y pensaba que podía ser sobrepasado por los líderes disciplinarios experimentados de una manera que no era óptima para el proyecto como tal".
El concepto de obeya surgió entonces por esta necesidad de reunir a todos en una única "gransala" para idear mejor las formas de atacar un problema concreto. De forma similar a las estructuras de "sala de guerra", la obeya debía convertirse en el espacio central de discusión para todo lo relacionado con un proyecto concreto. Debido a la eficacia de la obeya en su aplicación dentro de la renombrada "Sistema de producción Toyota", otras empresas comenzaron a utilizar el concepto de obeya como parte de sus propios procesos empresariales. Esto significa que las nuevas estrategias empresariales, los planes de desarrollo de software e incluso las reorganizaciones internas podrían utilizar la obeya como parte de su kit de herramientas estratégicas más amplio.
Formas de utilizar una Obeya
Hay muchas formas de utilizar un espacio obeya, ya que permanece muy contextualizado hacia el propósito específico que necesita la empresa en un momento dado. Sin embargo, hay algunos elementos que permanecen bastante constantes a lo largo de las diferentes iteraciones de una sala obeya. Uno de estos elementos es la representación visual del propio plan. Debido a la naturaleza altamente compleja de algunos proyectos, a menudo fue necesario incluir representaciones visuales de ciertos aspectos técnicos de un proyecto, para que los equipos no enfocados puedan seguir captando el significado global de cualquier dimensión particular del proyecto.
La Obeya Física
La obeya física es probablemente la obeya más común y utilizada que verás en el lugar de trabajo. A menudo, la obeya ni siquiera se llama "obeya" oficialmente; estas grandes salas pueden conocerse como "salas de colaboración", "salas de guerra", "salas de enfoque", y más. La característica esencial de las obeyas y de las obeyas no oficiales es que son un lugar elegido específicamente para el trabajo colaborativo.
Si te encuentras organizando una obeya por primera vez, querrás asegurarte de que hay algunos elementos disponibles para que tu equipo los utilice mientras está en la sala. Hemos mencionado la importancia de los materiales informativos visuales que pueden elevar y alinear mejor la discusión entre las partes, pero otro aspecto importante a considerar es la interactividad. El compromiso es una de las mejores formas de que los equipos lleguen a soluciones innovadoras, ya que permite motivar mejor la creatividad. Por ello, disponer de pizarras blancas y grandes blocs de ilustración puede ser útil para celebrar sesiones de workshop que pueden crear mejor una sensación de esfuerzo combinado en relación con un proyecto concreto. Además, el aspecto visual de la interactividad puede ayudar a crear nuevas ideas que podrían no haber estado presentes de forma intuitiva.
Otra cosa útil que hay que explorar es la disposición de los espacios dentro de la propia obeya. Como ya hemos dicho, las obeyas requerirán diferentes distribuciones de los espacios de trabajo para acomodar mejor los diferentes estilos de trabajo necesarios para tareas específicas. Para un debate con todos los participantes, se puede acomodar mejor a través de la disposición de mesas más grandes, mientras que el trabajo individual o en pequeños grupos se puede segmentar en pequeñas áreas divididas.
La Obeya Digital
Como ya sabrás, los espacios físicos no están precisamente a la vanguardia de muchas empresas que buscan adaptarse a la llamada "nueva normalidad". Con la pandemia que ha puesto de cabeza los espacios de trabajo, los empresarios y los empleados han tenido que pasar a una configuración de trabajo totalmente a distancia, en detrimento de todos los pequeños aspectos y colaboraciones que había en la oficina.
La colaboración sigue siendo integral, por supuesto, a pesar de la repentina falta de canales de colaboración. Esto significaba que las tareas se realizaban a menudo de forma mucho más lenta y sin tanto trabajo entre equipos. Esto podría significar más errores y quejas de las partes interesadas al no tener una visión completa de los diferentes aspectos importantes que podrían estar fuera de tu alcance.
Que una obeya se entienda normalmente como un espacio físico, no significa que no puedas aplicar sus principios al ámbito virtual. Para mitigar mejor las dificultades que han surgido del cambio a la configuración del trabajo desde casa, un espacio dedicado, aunque digital, puede funcionar igual de bien para colaborar con todas las partes interesadas. Considera que tu próxima reunión digital "para todos" es una oportunidad para utilizar estrategias de obeya para obtener las aportaciones de todas las partes interesadas clave que puedas.
Tomemos, por ejemplo, la importancia del compromiso y la interactividad a la hora de impulsar las innovaciones. Mientras que las obeyas físicas necesitaban una gestión de materiales y suministros para acomodar los tipos de workshops que necesitarás celebrar, los espacios de trabajo digitales (dependiendo de la plataforma) probablemente ya contarán con herramientas de colaboración. Además, puedes empezar a utilizar funciones multimedia, como el audio y el vídeo, para ilustrar mejor los puntos durante las sesiones de trabajo clave, sin la molestia de tener que preocuparte de montarlo en un espacio físico.
Incluso la "disposición"de los espacios puede gestionarse con un poco más de previsión en un medio digital. Mientras que una obeya estándar necesitará mesas, sillas y tableros, una obeya digital puede utilizar simplemente funciones de la sala de descanso para recopilar mejor la información a nivel de pequeños grupos antes de presentarla al conjunto de asistentes.
Los silos y el efecto de Obeya en los lugares de trabajo
Las obeyas afectan al lugar de trabajo principalmente como un método relativamente sencillo de colaboración entre equipos en proyectos que probablemente tengan un efecto material en la organización. Ya hemos mencionado cómo las obeyas pueden ayudar a mitigar la posibilidad de que se produzca el "efecto silo", pero también entendemos que los silos existen en los lugares de trabajo por razones válidas. El alojamiento de expertos en diferentes áreas tiene sentido, sobre todo cuando se trata de conseguir que cumplan funciones específicas. Pero la cuestión es que la experiencia que tienen también puede servir mejor a los proyectos que requieren más de una perspectiva de un experto funcional.
Al igual que en el baloncesto, los servicios de obeya como una de las mejores formas de obtener un enfoque integral de todas las cosas que afectan a múltiples actores internos. Se entiende que en el baloncesto hay varias posiciones diferentes que puede tener un jugador, como el ala-pívot, el pívot y el base. Aunque cada uno tiene su propia especialidad y método para ganar en su tarea, se necesita la cohesión completa de todos estos diferentes roles para producir resultados. Los "entrenadores" inteligentes entienden que las salas de entrenamiento pueden servir de obeyas, permitiendo escaramuzas y probando cómo reacciona y trabaja cada jugador entre sí.
Cuando se añade la realidad del lugar de trabajo, estas distinciones se vuelven un poco más confusas y difíciles de navegar. Por ejemplo, a menudo se considera que el marketing y las ventas están interconectados, pero su ámbito de trabajo difiere en gran medida tanto desde un punto de vista estratégico como de ejecución. Sin embargo, uno no puede sobrevivir sin el otro, ya que el marketing proporciona el plan estratégico general, mientras que el equipo de ventas tiene la experiencia para ejecutarlo en consecuencia.
En casos como el anterior, no es infrecuente encontrarse con problemas que pueden provocar fricciones entre departamentos. Normalmente surge de un conflicto en los objetivos generales, pero a veces puede surgir de la sensación de infrarrepresentación en un proyecto concreto. Por ello, es fundamental hacer participar a los líderes de los departamentos que tienen relevancia en el asunto, para garantizar que se escuchen sus voces.
Al fin y al cabo, el objetivo debe ser ofrecer el máximo valor al consumidor mediante una clara comprensión de lo que hay que hacer y de las razones para hacerlo. El entrenador de Gemba, Michael Ballé, lo expresa muy bien al afirmar que "una obeya es claramente una herramienta de trabajo en equipo: ayuda a los directivos de diversas funciones a resolver problemas a través de sus fronteras."