¿Qué es la gestión ajustada de proyectos?

¿Qué es la gestión de proyectos Lean y por qué convertirse en agile?

Entre 1948 y 1975, los ingenieros japoneses que trabajaban en Toyota inventaron el Sistema de Producción Toyota (TPS), que inspiró la metodología Lean que conocemos hoy. El TPS se diseñó para facilitar la producción y mejorar las relaciones entre proveedores y clientes, al tiempo que se eliminaban los residuos.

En su libro"The Toyota Way", el Dr. Jeffrey K. Liker describe los principios de la gestión ajustada y explica cómo las empresas pueden adaptar el TPS a otros sectores, sabiendo que en la gestión de proyectos, el método ajustado permite luchar contra cualquier tipo de despilfarro.

Para alcanzar los objetivos expuestos, es necesario establecer los principios rectores.

¿Cuáles son los principios de la gestión de proyectos Lean?

Son cinco. Estos cinco principios se han establecido con el fin de obtener la máxima satisfacción del cliente. ¿Buscas reducir el desperdicio de productos, mantenerte dentro del alcance de tu proyecto y lograr tus factores clave de éxito? ¡Sigue los siguientes pasos para conseguirlo!

Los 5 principios de la gestión ajustada de proyectos

1. Identificación del valor del producto

El primer principio esencial del proceso de gestión de proyectos Lean: identificar el valor de tu producto. Para ello, debes conocer ya a tu(s) parte(s) interesada(s), tanto si son partes interesadas internas para las que produces los productos del proyecto, como si son clientes, es decir, partes interesadas externas.

• Las partes interesadas internas tienen un gran interés en el éxito de tu proyecto, por lo que supervisan su progreso.
• Las partes interesadas externas son los clientes que quieren comprar el producto o servicio, y por tanto tienen voz en su calidad.

2. Mapeo del flujo de valor

Otro principio clave de la gestión de proyectos Lean es el Mapeo del Flujo de Valor (VSM), una herramienta visual que te permite diagramar tu proceso actual y tu proceso ideal desde el principio hasta el final del proyecto.

A continuación, puedes comparar los dos procesos para identificar los residuos que hay que eliminar en cada fase de la gestión del proyecto y así maximizar su eficacia.

Toyota ha identificado varios tipos de residuos que pueden identificarse mediante el VSM. Se aplican a la fabricación ajustada, pero entre paréntesis te damos un equivalente general en otros sectores.

• Sobreproducción (funciones innecesarias): La sobreproducción y las funciones innecesarias del software pueden aumentar los costes, incluyendo el aumento de las necesidades de almacenamiento, el desperdicio de materiales y el inventario innecesario.
• Inventario (mala gestión de los retrasos): El despilfarro de inventario y el trabajo incompleto, así como la mala gestión de los atrasos, pueden generar costes innecesarios. Esto se debe a la necesidad de almacenar el inventario, los costes de transporte y otros costes adicionales necesarios para completar el trabajo.
• Movimiento (enfoque multitarea): Este tipo de despilfarro está relacionado con el movimiento innecesario de personas o máquinas. Adopta la forma de procesos redundantes, así como de un exceso de aplicaciones empresariales. De media, un trabajador del conocimiento cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces al día. Además, más de un tercio (27%) afirma que se pierden mensajes y tareas debido a este ir y venir entre aplicaciones.
• Defectos (deuda técnica): Los defectos pueden provocar costosas reparaciones y pérdidas de material. Y la deuda técnica puede costarte un tiempo valioso.
• Operaciones innecesarias (herramientas caras): también pueden generar costes innecesarios, por ejemplo, cuando propones una actualización innecesaria de un producto, porque no satisfaces las necesidades y demandas de los usuarios. El mismo problema se produce cuando inviertes en herramientas caras que no merecen la pena.
• Espera: son los costes asociados a los retrasos en la producción de los productos finales.
• El transporte: Al igual que el movimiento innecesario, el exceso de movimiento de productos o materiales dará lugar a residuos.
• Equipos divididos: entre los problemas de comunicación, las reuniones innecesarias y las debilidades de colaboración, la falta de cohesión del equipo puede aumentar los costes innecesariamente de muchas maneras.

También observarás que el VSM es el paso más importante en la gestión de proyectos Lean. Sin él, no tendrás la visibilidad necesaria para identificar los defectos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, y por tanto no podrás entregar un producto de mayor calidad a tus clientes.

3. Crear el proceso

Este paso será una oportunidad para deshacerte de los residuos identificados en el segundo paso, con el fin de rediseñar tu plan de gestión de proyectos para hacerlo más eficiente. Para ello, desglosarás todos los pasos del desarrollo del producto y los reorganizarás según sea necesario. También establecerás hitos del proyecto, que actuarán como puntos de control para garantizar que no se produzcan más residuos en el progreso del proyecto.

Un ejemplo: digamos que en el segundo paso has identificado un problema en la gestión de un backlog, así como un retraso en el calendario debido a una mala planificación por parte de los miembros de tu equipo. Tendrás que averiguar cómo resolver estos problemas y volver a un plan de proyecto óptimo.

Para asegurarte de que todos tus esfuerzos no sean en vano después de este VSM, comunícate abiertamente con los miembros de tu equipo. Una vez que te hayas tomado el tiempo necesario para identificar los residuos y eliminarlos, tus compañeros trabajarán codo con codo con el objetivo de combatir cualquier posible ineficiencia futura o nuevos residuos.

4. Establecer un sistema pull

Esto implica "tirar" del trabajo de una etapa del proceso a la siguiente una vez que se ha completado la etapa anterior. Este concepto se desarrolló en el ámbito de la producción para ayudar a las fábricas a satisfacer las demandas de los clientes con precisión, utilizando un sistema de gestión de inventario "justo a tiempo". Sin embargo, también puede ser útil en otros sectores, ya que ayuda a que el proceso funcione sin problemas.

Un ejemplo de sistema Pull en el desarrollo de software:

1. El diseñador técnico completa la tarea e indica que el producto está listo para la verificación.
2. Una vez completada la verificación, puede comenzar la fase de codificación.
3. Tu codificador completa la tarea e indica que el producto está listo para la verificación.
4. Una vez completada la verificación, puede comenzar la fase de pruebas.
5. El probador de productos completa la tarea e indica que el producto está listo para una comprobación final.
6. Realiza la verificación final del producto.

Establecer un sistema Pull puede ser beneficioso para los equipos de cualquier industria, ya que garantiza que el trabajo se mueve sin problemas a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las empresas que crean productos para un cliente final conseguirán mejores resultados si utilizan las señales Pull para ascender en la cadena de producción y producir sólo lo que el cliente necesita.

5. Mejora continua

La gestión ajustada de proyectos no es un hecho puntual: es un proceso iterativo, cuyo quinto principio es buscar la perfección mejorando constantemente tu proceso.

 Tanto si tu cliente es una parte interesada interna como externa, sus demandas siempre cambiarán. Por lo tanto, tendrás que evaluar el valor de tu producto y analizar tu proceso en busca de posibles residuos a intervalos regulares.

La aplicación de los principios anteriores pretende aprovechar al máximo las ventajas que ofrece el método lean de gestión de proyectos.

Las ventajas del Lean Management

Hay grandes ventajas que los directores de proyecto podrán observar al aplicar los métodos de Lean Management:

• FocusLa metodología Lean: al aplicar la metodología Lean, podrás reducir los residuos. Como resultado, tu personal podrá centrarse en las actividades que realmente añaden valor.
• Mejora de la productividad y la eficiencia: los empleados que se dedican a crear valor serán más productivos y eficientes porque no se distraerán con tareas poco claras.
• Proceso más inteligente: al establecer un sistema pull, podrás proporcionar trabajo sólo cuando haya una demanda real.
• Mejor utilización de los recursos: al basar tu producción en la demanda real, podrás utilizar sólo los recursos que necesites, evitando así el despilfarro.

Como resultado, la empresa o el equipo de proyecto que lo utilice será mucho más flexible y podrá responder a los requisitos del cliente con mayor rapidez. Los principios del Lean Management permitirán que el proyecto alcance mejor sus resultados, lo que mejorará el rendimiento global del proyecto, uno de cuyos indicadores será la reducción del coste en las distintas fases.

Y para disfrutar de todas las ventajas que ofrece el método de gestión de proyectos Lean, es conveniente que se apoye en herramientas que lo hagan más fluido.

Las herramientas de la gestión Lean

Para mejorar el proceso de ejecución del proyecto, puedes utilizar las siguientes herramientas. En un contexto de mejora continua, estas herramientas ayudarán a tu equipo a evitar el despilfarro, a ganar eficacia y a ofrecer más valor al cliente.

Son:

El ciclo PDCA o la rueda de Deming

El ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) fue originalmente un método de resolución de problemas en tres pasos creado por el Dr. Walter Shewart en la década de 1920. Más tarde, en la década de 1950, el Dr. W. Edwards Deming popularizó una versión revisada, de ahí el nombre de rueda de Deming.

El ciclo PDCA se divide en cuatro pasos:

• Planifica: analiza tu proceso e identifica los problemas que hay que resolver.
• Hazlo: Encontrar soluciones a estos problemas analizando los datos pertinentes y trabajando con los miembros del equipo.
• Comprueba: Determina si las soluciones que has aplicado son eficaces y ajusta tu plan en consecuencia si es necesario.
• Actúa: Aplica estas soluciones actualizadas y aprende de tus acciones.

La Rueda de Deming es fácilmente aplicable a diferentes procesos organizativos. Si se aplica correctamente, puede tener un impacto muy positivo en el valor de tu producto.

El informe A3

El informe A3 consta de 8 pasos que se suceden. Se integran en la rueda de Deming, cuyo ciclo de 4 fases forma parte de una lógica de mejora continua: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA).

 Un informe A3 se construye en equipo y no individualmente. Es un soporte muy visual, cuyo marco estandarizado crea un marco favorable para el análisis y la síntesis, al llevar a todos a centrarse en lo esencial. Es un punto de referencia claro para los equipos, para cada nuevo proyecto.

El Klaxoon Board

Board es la herramienta de colaboración desarrollada por Klaxoon para hacer más eficiente el trabajo en equipo. En concreto, toma la forma de una pizarra digital de dimensiones infinitas. En el caso concreto del informe A3, cuya esencia es elaborar un trabajo de reflexión conciso, contenido en un formato limitado, esta característica es ciertamente accesoria. Pero Board tiene otras ventajas de las que te será difícil prescindir.

En primer lugar, al ser accesible en cualquier momento, tanto en una sala como a distancia, Board elimina todas las limitaciones de tiempo y espacio para sus usuarios. Si todos o algunos de los miembros de tu equipo no pueden reunirse físicamente en una sala para diseñar un informe A3, la herramienta de videoconferencia integrada Live hace posible los intercambios verbales. Un miembro del equipo que quiera dirigir la reunión puede seleccionar la herramienta de sincronización "sígueme", para que los demás participantes puedan ver en tiempo real las áreas de Board en las que se está centrando.

En ciertas etapas, tendrás que tomar una posición sobre las ideas propuestas. Para decidir democráticamente, utiliza Question presentando una votación a todo el equipo: ¡simple y eficaz! 

En el 4º paso del informe A3, buscas las causas raíz de un problema mediante el método Ishikawa (similar a la espina de pescado template ). Para que las ideas florezcan, nada mejor que una fase de ideación dinamizada por una cuenta atrás, mediante la función de temporizador.

Por último, en el 8º paso, colorea tus ideas según la acción a realizar.

¿Tu informe A3 está listo para ser enviado? Sólo tienes que compartir el código o el enlace para acceder a Board. Y si lo necesitas, también puedes descargar todos los datos recogidos, en particular en formato .csv. 

Con este template listo para usar, tienes un marco completo para utilizar el método del informe A3. Incluso puedes hacer fácilmente los ajustes necesarios, según el uso específico que quieras hacer de él. Así que ¡empecemos!