5 métodos de gestión de proyectos ideales para principiantes

Pero, ¿cómo saber por dónde empezar? ¿En qué consiste exactamente la gestión de proyectos y por qué es tan importante? Se ha convertido en un tema tan amplio que puede resultar difícil comprender qué herramientas de colaboración pueden aportar más al trabajo en equipo y a la eficacia de los proyectos.

Con nombres como hoja de ruta, Kanban, objetivos SMART, RACI y OKR, puede parecer un tema opaco y difícil de entender para un principiante. Sin embargo, estos son algunos de los mejores métodos que hay que conocer y utilizar cuando se está empezando. Estos 5 métodos le ayudarán a obtener más de sus equipos y sus proyectos.

¿Qué es exactamente la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos le proporciona un marco para gestionar a las personas, los recursos y el tiempo, y le ayuda a mantener el rumbo de sus proyectos.

Un proyecto es un trabajo que tiene un objetivo específico y que no suele formar parte de la actividad cotidiana de una organización. Suele implicar a un equipo o equipos de personas que trabajan juntas para alcanzar ese objetivo. Si antes de empezar no se sabe qué hay que hacer, cuándo y cuánto va a costar, se corre el riesgo de fracasar.

Hay formas de planificar y organizar su proyecto para asegurarse de que comprende lo que habrá que hacer para alcanzar el objetivo fijado. Los proyectos necesitan una planificación previa. Así sabrá si cumple el calendario previsto y podrá entregarlo cuando haya dicho que lo hará. También hay que fijar y respetar un presupuesto. Sin un presupuesto y una forma de medir los costes, puede acabar gastando mucho más de lo que obtendrá a cambio.

Una vez que tenga un objetivo para el proyecto, podrá empezar a identificar las metas que habrá que alcanzar durante el proceso. A continuación, podrá definir las tareas necesarias y asignar recursos al proyecto. Las tareas del proyecto deberán ejecutarse en determinadas fechas y supervisarse de algún modo para garantizar que los gestores del proyecto se mantienen al tanto del mismo. Para garantizar el éxito del proyecto, hay que ser capaz de identificar y gestionar los riesgos que surjan antes de que se conviertan en un problema.

¿Por qué la gestión de proyectos es un tema tan importante?

Si miras a tu alrededor, verás ejemplos de proyectos por todas partes. Cada edificio habrá empezado como una idea en un tablero de dibujo. Se habrán reunido equipos de personas para hacer realidad esa idea. La rapidez, la calidad y el resultado de cualquier proyecto dependerán de lo bien que se haya planificado y gestionado.

Los principios y prácticas de la gestión de proyectos han cambiado con el tiempo. En el Renacimiento italiano, por ejemplo, empezaron a construir el Duomo de Florencia a sabiendas de que carecían de la tecnología necesaria para terminar la parte abovedada. El edificio permaneció inacabado durante años y se organizó un concurso para ver quién lo terminaba mejor. Ganó la idea de Filippo Brunelleschi, a quien se encargó terminar un proyecto que duró 142 años en total.

Hoy en día enfocamos los proyectos de una manera muy diferente. Con la industrialización, las organizaciones necesitaban trabajar a escalas mucho mayores que antes. Las fábricas necesitaban controlar y supervisar su producción y sus costes. Los avances tecnológicos también han influido mucho en nuestra forma de trabajar. Hoy en día, la gestión eficaz de proyectos es clave para todas las empresas, independientemente de su tamaño.

A medida que los proyectos se hacen más grandes y los márgenes se estrechan, los pequeños problemas pueden tener repercusiones mucho mayores. Los proyectos pueden ser interdisciplinarios y multinacionales. Puede haber muchas partes interesadas en un proyecto, todas ellas con un énfasis ligeramente diferente en el resultado. La gestión de proyectos permite administrar los recursos y controlar cómo se utilizan.

¿Cuáles son los 5 métodos sencillos de gestión de proyectos para principiantes?

Ya hemos mencionado la hoja de ruta, Kanban, los objetivos SMART, RACI y OKR. Veamos qué son y cómo pueden ayudarte con tus proyectos.

1. Hoja de ruta

Una hoja de ruta en gestión de proyectos es una representación visual de un proyecto. En ella se esbozan los objetivos clave, los hitos, las tareas y los plazos de un proyecto. Ofrece una visión general de alto nivel de los objetivos de un proyecto y de cómo se alcanzarán. Una hoja de ruta puede ofrecer claridad y dirección, y propiciar una comunicación más eficaz, ya que sus características de gestión visual ayudan a comprender ideas complejas con mayor facilidad.

Una visión estructurada del alcance y las actividades de un proyecto puede ayudar a comprender su finalidad y los pasos necesarios para alcanzar sus objetivos. También pueden mostrar cómo un proyecto contribuye a una visión estratégica más amplia, ayudando a las personas a tomar decisiones informadas y priorizar las tareas en consecuencia. 

Al visualizar los principales hitos y dependencias, las hojas de ruta ayudan a identificar las tareas y actividades más importantes y a gestionar mejor los recursos. Con una hoja de ruta, es más fácil seguir el progreso del proyecto. Esto significa que podrá realizar ajustes y acciones correctivas cuando sea necesario.

2. Kanban

Kanban significa tablero visual o tablero de señales. El término tiene su origen en el Sistema de Producción Toyota. Fue introducido por Toyota en la década de 1940 para eliminar el despilfarro y hacer más eficientes sus líneas de producción. Las técnicas de gestión visual se utilizan para visualizar el trabajo y los flujos de trabajo en un tablero Kanban con el objetivo de optimizar la eficiencia y la productividad.

Un tablero Kanban puede ser real o virtual, y una pizarra en línea es ideal para este tipo de gestión de proyectos. Un tablero Kanban suele constar de tres columnas que representan diferentes etapas de un flujo de trabajo. Por ejemplo, 'Por hacer', 'En curso' y 'Completado'". Las tareas se colocan en tarjetas o notas adhesivas y se desplazan por las columnas a medida que avanzan en el flujo de trabajo.

Aunque Kanban tiene sus raíces en el proceso de fabricación, puede utilizarse en muchos sectores. Se puede utilizar para ver información en tiempo real y puede poner de relieve cualquier cuello de botella u otros problemas que puedan causar interrupciones. Una mayor visibilidad puede ayudar a reducir los plazos, mejorar los flujos de trabajo y facilitar el trabajo en equipo. Kanban es especialmente útil cuando se necesita un método eficaz que ofrezca flexibilidad, capacidad de respuesta y mejora continua en el proyecto.

3. Objetivos SMART

Los objetivos SMART son aquellos que son específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y con un plazo determinado.

Específico

Los objetivos deben ser claros, concisos y bien definidos. Garantizarán que todo el mundo esté de acuerdo.

Mensurable 

Si dispone de criterios o indicadores cuantificables que puedan utilizarse para hacer un seguimiento de los avances, podrá determinar si está logrando o no el éxito que busca. Los parámetros cuantificables incluyen números, porcentajes, hitos o indicadores clave de rendimiento (KPI).

Realizable 

Los objetivos deben ser realistas y alcanzables teniendo en cuenta los recursos, las limitaciones y los plazos disponibles. Deben tener en cuenta las habilidades, la experiencia y los recursos disponibles. Un objetivo alcanzable motivará e inspirará confianza, ya que se verá como un reto que puede lograrse. Los objetivos poco realistas y difícilmente alcanzables tendrán el efecto contrario.

Correspondiente 

No tiene sentido tener objetivos que no estén alineados con los objetivos generales del proyecto. Deben tener un impacto directo en el éxito del proyecto y contribuir a su propósito general. No conviene perder tiempo ni esfuerzo en cosas que no harán avanzar el proyecto.

Con límite de tiempo 

Es necesario definir un calendario o un plazo de ejecución para crear una sensación de urgencia y ayudar a planificar y priorizar las tareas de forma eficaz.

4. RACI

RACI son las siglas en inglés de Responsable, Contable, Consultado e Informado. Un gráfico o matriz RACI aclarará las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo que trabajan en un proyecto. Una representación visual de quién supervisa qué aportará claridad y estructura.

Responsable 

Es el gestor o miembro del equipo que es directamente responsable de la finalización con éxito de una tarea del proyecto.

Responsable 

Es la persona responsable en última instancia y encargada de un determinado producto.

Consultado 

Es alguien a quien el equipo puede consultar.

Informado 

Se trata de un cliente o colega que no participa directamente en la ejecución del proyecto, pero al que hay que mantener informado de su evolución.

5. OKR

Los objetivos y resultados clave son la base del método de gestión de proyectos OKR.

Objetivos 

Los objetivos son las metas de alto nivel que describen lo que un individuo, equipo u organización pretende conseguir con un proyecto. Proporcionan la dirección del proyecto.

Principales resultados 

Los resultados clave son resultados específicos y mensurables. Determinan si se han alcanzado los objetivos del proyecto. Proporcionan una forma cuantitativa o cualitativa de evaluar los avances y el éxito. Los objetivos también tienen que ser SMART para que los equipos y gestores del proyecto puedan hacer una evaluación adecuada del rendimiento.

Utilizar las herramientas adecuadas para una gestión eficaz de los proyectos

Las pizarras en línea son una parte fundamental de su kit de herramientas para una gestión eficaz de los proyectos. Son flexibles y adaptables, y pueden utilizarse fácilmente con todos los métodos señalados anteriormente, y muchos más. 

Una pizarra virtual es una herramienta de colaboración que, combinada con las plantillas adecuadas, ayudará a sus equipos a mejorar su eficacia y su trabajo en equipo. A diferencia de una pizarra tradicional, los equipos pueden utilizar una pizarra virtual para la gestión de proyectos tanto si se encuentran en el mismo espacio de trabajo como si trabajan a distancia.

La capacidad de colaborar en tiempo real es vital para la gestión de proyectos. El trabajo híbrido y a distancia se ha convertido en una práctica habitual desde la pandemia de Covid-19. Ya no se puede dar por sentado que los miembros del equipo trabajarán juntos en el mismo espacio físico de trabajo. 

Disponer de numerosas aplicaciones y correos electrónicos para comunicarse puede generar confusión e ineficacia: el uso de una pizarra virtual permite la colaboración en tiempo real para que los miembros del equipo puedan contribuir simultáneamente, mejorando la productividad.

Por ejemplo, brainstorming es una metodología utilizada por los equipos de proyecto para proponer ideas nuevas e innovadoras. Cuando este método se introdujo por primera vez, se solía utilizar una pizarra o un trozo de papel. Una pizarra online tiene numerosas características que ayudarán a tu equipo a generar mejores ideas. Por ejemplo, la pizarra no se limita a texto o a un tamaño específico. Puedes añadir archivos multimedia, mover cosas, guardar distintas versiones, etc.

Las pizarras online permiten la representación visual de ideas, conceptos y planes. Tanto si creas un tablero Kanban como si utilizas cualquiera de los otros métodos de gestión de proyectos que hemos mencionado, dispondrás de una plataforma compartida para crear cualquier diagrama, diagrama de flujo, cronograma u otros elementos visuales que necesites. Esto hace que la información compleja sea más comprensible y accesible para el equipo. Además, le ofrece un centro para toda la información relacionada con el proyecto.

Las plantillas listas para usar diseñadas para la gestión de proyectos le ofrecen estructuras predefinidas que pueden ayudarle a planificar y organizar de forma más eficiente y eficaz. Le ahorrarán tiempo y le ofrecerán un formato coherente para los planes, tareas, plazos y entregables del proyecto. Con el control de versiones y el seguimiento del historial, los miembros del equipo pueden consultar versiones anteriores y llevar un registro de las discusiones y decisiones relacionadas con el proyecto.

Las pizarras visuales pueden utilizarse para mejorar el trabajo en equipo y ofrecen un método eficaz de colaboración en proyectos.

Herramientas y recursos de gestión de proyectos para principiantes

En Klaxoon tenemos todas las herramientas de colaboración que necesita, tanto si se está iniciando en la gestión de proyectos como si desea ayudar a sus equipos a ser más eficientes y eficaces. Las pizarras online ayudarán a tus equipos a ser más participativos y productivos, y nuestras plantillas de gestión de proyectos listas para usar pueden utilizarse para todo tipo de métodos y aplicaciones.

Nuestras herramientas de gestión visual ayudan a fomentar el trabajo en equipo, la eficacia y una colaboración más sencilla, independientemente del sector, la industria o los requisitos empresariales. Por qué no echa un vistazo a nuestros recursos para ver cómo podemos ayudar a su empresa a trabajar mejor?