Kanban: Una forma mejor de gestionar los proyectos

Kanban: Una rápida visión general

Para aquellos que puedan ser principiantes en lo que respecta a las diversas herramientas que ahora se están haciendo más frecuentes en el espacio de la gestión estratégica, Kanban es una herramienta increíblemente popular que tuvo sus raíces en las estrategias de trabajo de "agile" que desde entonces se han convertido en un pilar en muchos negocios diferentes. Todo empezó en la década de 1940 con Toyota Manufacturing, concretamente con Taiichi Ohno, con el objetivo de desarrollar un mejor sistema de planificación y reducir los residuos en casi todas las fases de las operaciones (incluida la gestión del inventario).

Una de las formas clave en que esto ayudó a Toyota a obtener una ventaja fue su capacidad de mantenerse hacia un sistema "justo a tiempo", un concepto de trabajo clave de agile . El aspecto principal del método Kanban era la automatización de ciertas prácticas, manteniendo el control humano, una práctica que David J. Anderson describiría como automatización.

El Sr. Anderson es otra figura clave en la historia del método Kanban, ya que utilizó la herramienta para ir más allá de la fabricación y el procesamiento de pedidos y utilizarla en la informática, el desarrollo de software y el trabajo del conocimiento en general. Junto con otros estrategas empresariales como Eli Goldratt, Edward Deming y el legendario Peter Drucker, Kanban se adaptó con éxito a otros procesos empresariales, conservando sus conceptos clave sobre los sistemas pull, la teoría de las colas y el flujo.

Cómo se comparan otros gestores de tareas

La razón por la que otras herramientas de gestión de tareas se quedan cortas en ciertos aspectos frente a Kanban reside en la capacidad de autonomía y colaboración de la herramienta Kanban. Con una herramienta Kanban, técnicamente no hay un propietario singular del tablero, sino una propiedad colectiva de las tareas presentes. Esto permite que todos participen en el avance de sus tareas en el tablero Kanban.

Y ahí es donde Kanban brilla en última instancia en comparación con una variedad de listas de tareas anidadas que se utilizan actualmente en diferentes empresas: la colaboración. Aunque las listas de tareas genéricas pueden ser útiles e increíblemente intuitivas para la mayoría, Kanban incluye a todo el mundo en el proceso de las tareas en lugar de aislar el trabajo a individuos/grupos pequeños. No necesitarás perseguir a los directores y mantenerlos informados sobre las tareas, ya que todos los miembros del equipo tendrán una guía rápida y visual sobre la situación actual de los proyectos, dónde se producen los cuellos de botella y cuál es la mejor manera de hacer eficientes algunos de los procesos.

Beneficios importantes de un Kanban

Organización visual

Probablemente uno de los mayores factores que llevan a Kanban a un nivel diferente entre las herramientas de gestión de tareas es su organización clara y visual del progreso en los diferentes proyectos. 

Lo complicado de muchas de las herramientas de gestión de tareas online y digitales que utilizan las empresas es que sus funcionalidades y modos de uso pueden resultar complicados para algunos usuarios noveles.

Kanban sortea esto presentando un tablero bastante fácil de entender, con diferentes listas que indican las etapas específicas de tu proyecto, así como tarjetas de tareas que indican las cosas que tendrás que hacer para que tu proyecto avance.

A partir de aquí, todo lo que tienes que hacer es arrastrar las tarjetas a lo largo de las diferentes listas para que puedas ver correctamente en qué fase se encuentra esa tarea. Estas listas conforman la estructura base del tablero Kanban, con algunas tan simples como "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho". Una vez que empieces a utilizar la herramienta, es probable que encuentres otras listas que se ajusten a tus contextos específicos, como periodos de espera adicionales y pasos de verificación.

Dado que Kanban es en gran medida una herramienta visual de gestión de tareas, también puedes utilizar diferentes tácticas para ayudarte a mantenerte aún más organizado. El bloqueo de colores puede ayudarte a etiquetar rápidamente las tarjetas de tareas, ya sea por el grupo de proyecto específico, por las personas que tienen las tareas y/o por la urgencia de la tarea a realizar. Los usuarios emprendedores de Kanban pueden incluso introducir imágenes, vídeos y archivos en su tablero Kanban, que pueden ayudar a representar mejor ciertas piezas de información al resto del equipo.

Fácil seguimiento y actualización

Los tableros kanban van más allá de un simple método visual para organizar las tareas, y te permiten la flexibilidad y la agilidad necesarias para avanzar por los diferentes hitos del proyecto con mayor eficiencia. Por ejemplo, en un proyecto con una orden de compra abierta, en el ajetreo de mantener todo el proyecto en movimiento algunos aspectos administrativos, como los financieros, pueden perderse en la confusión. Lo último que querrás en un proyecto clave es que de repente se produzcan retrasos porque se ha pasado por alto un proceso sencillo.

La organización visual de Kanban mantiene las cosas a la vista para todo el equipo, ya que si se configura adecuadamente, se puede ver no sólo cómo están interconectadas las tareas, sino también sus respectivas duraciones y plazos. Las plataformas digitales facilitan el seguimiento de estas diferentes tareas, ya que básicamente operas con un espacio ilimitado, ampliando las listas cuando sea necesario e incluyendo tantas tarjetas de tareas como sea necesario.

A cada tarjeta de tarea también se le pueden asignar detalles adicionales, como puntos de contacto asignados y notas/comentarios. Esto puede ayudarte a hacer un mejor seguimiento de por qué ciertos proyectos se quedan en listas específicas y con quién podrías trabajar para ponerlos en marcha.

Colaboración y compromiso

En el caso de Kanban, la colaboración es clave para garantizar que todo el tablero del proyecto se mantenga actualizado a un ritmo regular, ya que se utilizará como referencia para todos los demás en el futuro. Esto da a cada miembro del equipo la responsabilidad y la autonomía general para gestionar sus propias tareas. Los jefes de equipo también consiguen evitar la microgestión, ya que pueden ver fácilmente las actualizaciones realizadas por su equipo y controlar adecuadamente dónde se producen los cuellos de botella, así como tener ideas sobre cómo abordarlos.

Todo ello contribuye al compromiso general de todo el equipo con el proyecto general. Lo difícil de desarrollar una gran iniciativa es que los miembros del equipo y los trabajadores a menudo pueden perder de vista el panorama general mientras gestionan las minucias de las tareas diarias que lo mantienen en marcha. En lugar de atascarse con la idea de tener que enviar diferentes correos electrónicos al día, puedes cambiar la perspectiva hacia cómo contribuyen exactamente estas tareas aparentemente pequeñas al proyecto en su conjunto.

A veces, todo lo que hace falta es un pequeño cambio de perspectiva y puedes empezar a ver una mejor participación y productividad de tu equipo. Además de una mejor apropiación, un trabajo más significativo puede conllevar diferentes beneficios auxiliares, como la satisfacción laboral y la retención de los empleados.

Mejor gestión de la carga de trabajo

Si Kanban fuera simplemente un organizador visual de tarjetas de tareas, probablemente no tendría el mismo impacto que tiene actualmente en la gestión empresarial en su conjunto. Lo que lo diferencia son sus principios fundacionales de eficiencia y reducción de residuos, que están prácticamente incorporados en la forma en que se configura y utiliza Kanban en todo el proyecto.

Lo primero que notarás con los tableros Kanban es que probablemente te darás cuenta muy rápidamente de dónde y cuándo empiezan a producirse cuellos de botella. Empezarás a verlo cuando una lista concreta se sobrecargue, con aproximadamente 6 o más tarjetas de tarea asignadas a ella. Tendrás que destinar recursos y mano de obra a despejar este cuello de botella antes de seguir con otras tareas.

Lo siguiente que puede ser útil es asignar límites WIP, que es una forma rápida de ver si estás sobrecargado o no en una lista concreta. Esto limita esencialmente el número de tarjetas que puedes añadir a una columna y te ayudará a no sobrecargar a determinados gestores de listas con demasiadas tareas en un momento dado.

Refuerzo de la cultura

Este beneficio puede ser más bien paralelo a tus esfuerzos generales de Kanban, pero la utilización de una herramienta eficaz como ésta te da más oportunidades de reforzar una cultura de trabajo específica en tu empresa. Todo el mundo quiere un lugar de trabajo productivo e innovador, pero la forma de conseguirlo puede diferir mucho entre sectores, empresas e incluso equipos.

El tablero Kanban puede ayudarte a reforzar mejor comportamientos específicos, como la apropiación individual del trabajo y la resolución creativa de problemas con tareas específicas que se atascan o se encuentran con un cuello de botella.

Incluso puedes empezar a introducir incentivos para hitos específicos de Kanban, como la liquidación de tareas de la semana o la disminución del exceso de trabajo en una lista concreta. Con estos tableros, tendrás mucho más que poner delante de tu equipo, lo que significa muchas más oportunidades de mostrarles lo que supone trabajar contigo y con la empresa en general.

Cosas que hay que tener en cuenta al utilizar Kanban

La herramienta Kanban, al fin y al cabo, sigue siendo una herramienta que puede ser increíblemente útil cuando se gestiona bien, y sólo un elemento más de desorden de gestión si se utiliza de forma inadecuada. Aunque no haya reglas estrictas exactas sobre cómo debe funcionar un tablero Kanban en tu contexto, hay formas de mejorar el uso del tablero y mantener las cosas relevantes para tu situación.

Mantén las cosas programadas con regularidad

Un tablero Kanban vive y muere por la forma en que tu equipo interactúa con él. Salvo que haya procesos automatizados que muevan una tarjeta de tarea a otra lista, los tableros Kanban necesitarán actualizaciones periódicas para mantenerlo en su estado más relevante. Esto significa determinar una cadencia adecuada con tu equipo sobre cuándo y cómo vas a mantener el Kanban actualizado.

Algunos equipos matriciales más experimentados pueden arreglárselas con la actualización de la lista a nivel individual, pero casi todos los equipos necesitarán una actualización programada para que todos puedan estar alineados con el estado actual del proyecto. El periodo y la frecuencia exactos de estas reuniones variarán en función de tu situación laboral, pero mantén un programa consistente y regular para que puedas ver todos los beneficios que aportan los tableros Kanban.

Mantén las tareas SMART

Los tableros kanban pueden ayudar a la organización general y al aspecto visual de la gestión de tareas, pero sigue dependiendo del equipo y, en última instancia, del director principal, garantizar que las tareas indicadas en el kanban se realicen de forma eficiente teniendo en cuenta la productividad. Esto significa que las tareas, incluso en un tablero Kanban, pueden beneficiarse de seguir el marco SMART.

Como Kanban es una herramienta de organización general que te ayuda a gestionar mejor las tareas en torno a actualizaciones de estado específicas, es importante que mantengas tus tareas específicas, medibles, procesables, relevantes y limitadas en el tiempo. Tener el tablero Kanban en su sitio es una cosa, pero mantener las tarjetas de tareas dentro de él completas y manejables es el pan de cada día del ejercicio. Dado que cada tarea puede afectar al progreso de otra, querrás ilustrar mejor cómo cada tarjeta beneficia al proyecto en general, así como las dimensiones importantes relativas a los plazos y los pasos de acción específicos necesarios para alcanzarlos.

Dicho todo esto, Kanban sigue siendo una herramienta increíblemente sencilla de utilizar que sigue siendo lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades específicas de tu contexto individual (y del equipo). Experimenta con Kanban en uno de tus proyectos y comprueba cómo afecta a tu estilo de trabajo en general.