Cómo construir una hoja de ruta de proyecto con éxito

¿Qué es una hoja de ruta en la gestión de proyectos?

Diferentes campos tienen diferentes tipos de proyectos. Algunos proyectos son pequeños y fáciles de gestionar, mientras que otros son complejos y difíciles de manejar.

Los proyectos complejos necesitan algo más que comunicación verbal para ejecutarse.

En la mayoría de los casos, estos proyectos suelen dividirse en equipos y departamentos en los que cada equipo tiene un papel que desempeñar para garantizar la finalización del proyecto. Para gestionar mejor las cosas y garantizar una coordinación y un flujo de tareas fluidos dentro del plazo establecido, es fundamental una planificación adecuada. Y aquí es donde entra en juego una hoja de ruta del proyecto.

En la gestión de proyectos, una hoja de ruta es una descripción visual de alto nivel de los objetivos y entregables del proyecto, presentada en un calendario.

Es una fuente de verdad sencilla y fácil de seguir para que los miembros del equipo y las partes interesadas clave visualicen el proyecto y tomen decisiones críticas sin tener que rebuscar en las minucias. Una hoja de ruta de proyecto suele incluir elementos clave como:

• Metas y objetivos
• Recursos del proyecto
• Dependencias de tareas
• Resultados del proyecto
• Cronogramas y plazos de los proyectos
• Posibles riesgos y más

Una hoja de ruta proporciona una visión de conjunto y un esquema visual del flujo de tu proyecto. Esta representación visual del proyecto permite un intercambio rápido y ágil de información entre los miembros del equipo. Y lo que es más importante, facilita el trabajo en equipo.

Tener una hoja de ruta también te ayuda a priorizar las tareas (urgentes, importantes, menos importantes, etc. rápidamente. Con un solo clic, puedes pasar fácilmente una tarea de "necesaria" a "en curso" o "completada", facilitando a tu equipo el paso a otras tareas.

En pocas palabras, una hoja de ruta es una vista de pájaro de un proyecto. Permite a los gestores de proyectos obtener visibilidad de los componentes clave de un proyecto, incluida la fase del proyecto, los pasos que hay que dar y una descripción de cómo, cuándo y quién completará estos pasos.

¿Qué es hoy una hoja de ruta eficaz en la gestión de proyectos?

Muchos gestores de proyectos asumen erróneamente que cualquier lista planificada de cosas que hacer o pasos para completar un proyecto constituye una hoja de ruta. Pero no es así.

Una hoja de ruta eficaz para la gestión de proyectos debe tener las siguientes características:

1. Visión general

Para que una hoja de ruta de proyecto sea eficaz, debe incluir un mínimo de cosas. La primera es que tiene que presentar una panorámica visual del "panorama general".

Como hemos mencionado, una hoja de ruta es un documento visual que describe claramente tus metas, objetivos y entregables. Este gráfico visual debe ayudar al gestor del proyecto a visualizar el progreso del proyecto, al tiempo que permite a todo el equipo colaborar de forma eficaz.

Una hoja de ruta eficaz debe tener una gran representación visual. En otras palabras, tiene que ser visualmente bella. Utiliza códigos de color y leyendas para contar la historia y establecer una relación entre los distintos elementos de tu plan. Dicho esto, todo plan anotado en un papel o garabateado en un gráfico de brainstorming no es una hoja de ruta eficiente. Tiene que ser el resultado de un proceso de reflexión en equipo.

2. Flexible

Una hoja de ruta eficaz comunica la visión del proyecto y los pasos necesarios para llegar a ella, pero no tiene por qué estar grabada en piedra.

Una buena hoja de ruta es flexible en tiempo y alcance.

Los hitos del proyecto y las fechas de finalización de las tareas pueden cambiar debido a muchos factores, algunos iniciados por el cliente y otros fuera del control del PM. Una hoja de ruta flexible te permite cambiar los horizontes temporales previstos sin tener que rehacer toda la hoja de ruta.

3. Compartible

Para que una hoja de ruta de proyecto sea eficaz, debe poder compartirse.

Por muy elaborada que esté tu hoja de ruta, no sirve de nada si no cuenta con las opiniones de los principales interesados y miembros del equipo.

Una forma estupenda de crear una hoja de ruta compartida es implicar a los miembros del equipo y a las principales partes interesadas en la decisión de la hoja de ruta del proyecto, preferiblementeen forma de colaboración workshop. Tu equipo funcionará mejor si comprende los pormenores del proyecto, lo que puede lograrse mediante la participación activa en el intercambio de ideas y opiniones.

4. Claro y conciso

La complejidad genera confusión.

Para que la hoja de ruta de un proyecto sea eficaz, debe ser clara y concisa, con una descripción clara de las dependencias. Con proyectos que implican muchas partes móviles, es vital definir esas dependencias al principio del proceso de hoja de ruta.

¿Quién inventó el concepto de hoja de ruta?

El concepto de hoja de ruta fue visualizado y desarrollado originalmente por Motorola en los años 70 para fomentar una mejor alineación entre la tecnología y el desarrollo de productos.

Bob Galvin, director general de Motorola en aquella época, describió una hoja de ruta como"una mirada ampliada al futuro de un campo de investigación elegido, compuesta a partir del conocimiento y la imaginación colectivos de los más brillantes impulsores del cambio en ese campo".

Aunque Galvin se centró en la hoja de ruta tecnológica, también se han desarrollado muchos otros enfoques de la hoja de ruta, incluidas las hojas de ruta de proyectos que proporcionan una visión altamente estratégica del tema de interés.

¿Cuál es la historia de la hoja de ruta de un proyecto?

La hoja de ruta de productos que conocemos es el resultado de décadas de evolución. Existe desde principios de los años 80, cuando la informática personal estaba en pañales.

Aunque la revolución industrial hizo posible la fabricación de bienes a gran escala, se carecía de la capacidad de gestionar proyectos complejos de la cadena de suministro hasta que aparecieron los ordenadores personales. La potencia informática permitió a los directivos seguir y gestionar cadenas tecnológicas comple jas de formas que antes eran imposibles.

La informática se empleó por primera vez en el campo de la hoja de ruta tecnológica. Se centraba en la aplicación de objetivos estratégicos en el ámbito tecnológico, concretamente con la ayuda de las nuevas herramientas tecnológicas que aportaban los ordenadores.

La hoja de ruta tecnológica constaba de tres fases, que se describen a continuación:

Fase preliminar

La fase preliminar implicaba la identificación de las áreas problemáticas por parte de los ejecutivos o responsables de la toma de decisiones. A continuación, los ejecutivos trabajarían para identificar las soluciones tecnológicas que mejor resolvieran el problema.

Fase de desarrollo

A continuación, los responsables propondrían una hoja de ruta para solucionar el problema. En esta etapa, los ingenieros enfrentados al reto identificarían las soluciones tecnológicas que abordarían los problemas en cuestión.

A continuación, analizarían las alternativas, revisarían los plazos y, finalmente, se decantarían por la solución ideal para poner en práctica.

Fase de actividad de seguimiento

En esta fase, la hoja de ruta propuesta sería evaluada críticamente, validada y, con suerte, aprobada por los responsables de la toma de decisiones.

Si se aprueba, la aplicación comenzaría con actualizaciones continuas necesarias por las innovaciones tecnológicas y las necesidades cambiantes de los participantes.

El T-Plan, diseñado por la Universidad de Cambridge en los años 50 para ayudar en los procesos de desarrollo, es lo que perfeccionó la hoja de ruta hasta convertirla en lo que es hoy. El T-Plan ofrecía una guía paso a paso para aplicar la hoja de ruta tecnológica y de producto con unos recursos mínimos.

En 2001, Agile se inventaron los métodos de desarrollo, que refinaron aún más la hoja de ruta al priorizar el éxito del producto para el cliente en lugar de centrarse sólo en los plazos. Esto dio a los desarrolladores más flexibilidad y autonomía, lo que constituyó la base de la hoja de ruta de proyectos que tenemos hoy.

Desde entonces, se han desarrollado muchas formas diferentes de hojas de ruta, como las hojas de ruta de proyectos, las hojas de ruta de plataformas, las hojas de ruta visionarias y las hojas de ruta de estrategia y mercado.

Cómo construir una hoja de ruta de proyecto con éxito

Elaborar una hoja de ruta eficaz para un proyecto puede hacerse fácilmente siguiendo unos pocos pasos.

1. Elige un software de gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, tu trabajo es tan bueno como las herramientas que utilices para crear tu hoja de ruta del proyecto. En lugar de crear manualmente una hoja de ruta del proyecto, busca una herramienta de gestión de proyectos que te ayude a crear y presentar una hoja de ruta visualmente atractiva.

2. Definir los objetivos del proyecto

Sólo se puede hacer un seguimiento del progreso de los objetivos si se han definido claramente.

Por tanto, la pregunta "¿Qué pretendemos conseguir?" debe responderse en términos mensurables para que el director del proyecto pueda determinar si los objetivos se están alcanzando o no. El alcance, los mensajes y los plazos del proyecto deben definirse antes de iniciar el seguimiento.

3. Identificar los puntos de datos relevantes

¿Qué puntos de datosv o KPI estás siguiendo para los objetivos fijados? Especifica las cifras y métricas que se utilizarán para medir el grado de consecución de cada uno de tus objetivos.

4. Establecer los resultados del proyecto

Tus resultados deben ser claros, rastreables y mensurables. Deben basarse en la visión de tu marca, reflejar tu estrategia y poner en práctica tu plan.

Asegúrate de que tus objetivos son claros y detallados. Crea un esquema, esboza los detalles de tu proyecto, incluidas las funciones y las partes interesadas clave, y luego proporciona ejemplos y referencias. Necesitarás esta información cuando dividas tu proyecto en pasos para la hoja de ruta.

5. Estimar los plazos y costes del proyecto

Cuando crees la hoja de ruta de un proyecto, asegúrate de evaluar su alcance.

Deberías tener una idea de:

• Cuántas personasnecesitarás
• Cuántas tareas hay querealizar
• Cuánto tiempo tardarán en completar cadatarea
• Cuánto le costarán a tu empresa estas tareas

Esto debería darte una idea del coste y los plazos estimados del proyecto. Si tienes un presupuesto ajustado, empieza por los costes y basa tu estimación en las prioridades del proyecto, destacando las funciones críticas, características, etc.

6. Divide el trabajo en fases del proyecto

A continuación, tendrás que dividir tu proyecto en partes y tareas manejables.

Llegados a este punto, deberías tener una idea clara de las habilidades, conocimientos y capacidades de cada uno de tus compañeros de equipo. Una vez definidas las tareas, asígnalas a tus equipos.

7. Establece los hitos del proyecto

En la gestión de proyectos, los hitos son marcadores que señalan la finalización con éxito de una tarea o un grupo de tareas. Los hitos pueden ayudarte a evaluar el rendimiento de las tareas.

Mediante los hitos, puedes determinar lo que se ha hecho bien, lo que se ha hecho mal y lo que se puede mejorar. En otras palabras, los hitos son como las reuniones, en las que un equipo discute los progresos, los logros y los retos.

Y lo que es más importante, los hitos marcan la finalización de una fase (o tarea) y hacen que la ejecución de la fase siguiente sea más eficaz.

8. Revisar la hoja de ruta

Como ya se ha dicho, una hoja de ruta no está grabada en piedra.

No es infrecuente que circunstancias imprevistas afecten a tu hoja de ruta de forma que sea necesario cambiarla o modificarla. La fase de revisión examina esos cambios propuestos y los posibles riesgos y retos de modificar la hoja de ruta.

La revisión de la hoja de ruta te permite mantener la flexibilidad al tiempo que garantizas que las metas y objetivos del proyecto permanecen intactos. Disponer de un plan de gestión de riesgos puede ayudar a reducir el impacto negativo de cualquier cambio propuesto en la hoja de ruta del proyecto.

Conclusión

Crear una hoja de ruta del proyecto es fundamental para gestionar con éxito un proyecto. Una hoja de ruta proporciona una visión de conjunto y un esquema visual del flujo de tu proyecto. Puedes utilizarla para obtener visibilidad del progreso del proyecto, fomentar la colaboración en equipo, comunicar ideas y mucho más.

Para que tu hoja de ruta del proyecto tenga éxito, debe ser muy visual, flexible, adaptable y compartible. Utilizar una hoja de ruta lista para usar template o un software de gestión de proyectos es una forma excelente de garantizarlo.