Wie man ein digitales Whiteboard für mehr Kreativität und Effizienz nutzt

Was ist ein digitales Whiteboard, und wie funktioniert es?

Ein digitales Whiteboard ist ein virtuelles Werkzeug, mit dem Menschen online zusammenarbeiten und kreativ sein können. Es ist wie ein normales Whiteboard, aber es existiert online.

Sie können brainstorm nutzen, um Ideen zu entwickeln, Präsentationen zu erstellen, visuell im Team an komplexen Projekten oder an einem einzigen Ort zu arbeiten oder einfach nur mit anderen zu chatten.

Ein Whiteboard ist genau das, wonach es sich anhört: eine leere Fläche, auf der mehrere Nutzer interagieren können, indem sie darauf schreiben, zeichnen, Links und beliebige Ressourcen veröffentlichen und natürlich Online-Klebezettel anbringen.

Was sind die wichtigsten Anwendungsfälle für ein digitales Whiteboard zur Effizienzsteigerung?

Es gibt viele Möglichkeiten, ein digitales Whiteboard bei der Arbeit zu nutzen. Und das Beste daran ist, dass Sie nicht auf eine einzige Art der Nutzung beschränkt sind. Sie können es für brainstorming Sitzungen, für die Zusammenarbeit an Projekten, für Sitzungsnotizen, zum Zeichnen von Flussdiagrammen und Diagrammen, zum Kommentieren von PDFs oder Bildern und sogar zum Spielen verwenden.

1. Brainstorming mit entfernten Teammitgliedern

Wenn es um brainstorminggeht, gibt es nichts Besseres als ein digitales Whiteboard. Es hat etwas mit dem physischen Akt des Aufschreibens von Ideen zu tun, das den kreativen Saft fließen lässt.

Leider kann brainstorming mit entfernten Teammitgliedern eine kleine Herausforderung sein. Zum Glück gibt es digitale Whiteboards, die helfen können, diese Lücke zu schließen. Mit diesen Online-Tools können Teammitglieder in Echtzeit oder asynchron zusammenarbeiten, egal ob sie sich im selben Raum oder am anderen Ende der Welt befinden.

Außerdem bieten sie Funktionen, mit denen herkömmliche Whiteboards nicht mithalten können, z. B. die Möglichkeit , Ergebnisse automatisch zu exportieren. Wenn Sie also nach einer Möglichkeit suchen, brainstorm mit Ihren entfernten Teammitgliedern zu nutzen, könnte ein digitales Whiteboard genau die richtige Lösung sein.

2. Zusammenarbeit bei Projekten

Große und kleine Projekte erfordern immer ein gewisses Maß an Zusammenarbeit. Selbst wenn Sie derjenige sind, der das Projekt vorantreibt, müssen Sie sich auf andere verlassen, um die Dinge zu erledigen. Hier kann ein digitales Whiteboard ein hilfreiches Werkzeug sein.

Ein digitales Whiteboard bietet Ihnen einen zentralen Ort, an dem Sie all Ihre Projektinformationen speichern können, und erleichtert den Austausch mit anderen. Sie können es verwenden, um brainstorm Ideen zu sammeln, Notizen zu machen und den Fortschritt zu verfolgen. Und weil es digital ist, können Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen, was praktisch ist, wenn Sie mit Personen an verschiedenen Orten zusammenarbeiten müssen. Und es verhindert, dass bei der nächsten Besprechung alle genialen Ideen, die Ihr Team aufgeschrieben hat, achtlos gelöscht werden.

3. Anfertigung von Sitzungsnotizen

Stellen Sie sich vor, Sie sind in einer Besprechung und versuchen, der Diskussion zu folgen und gleichzeitig Notizen zu machen. Alle paar Minuten müssen Sie mit dem Schreiben aufhören und auf die Pinnwand schauen, um zu sehen, was aufgeschrieben wurde. Am Ende der Besprechung sind Ihre Notizen ein einziges Durcheinander, und Sie sind sich nicht einmal sicher, was die wichtigsten Punkte waren.

Ein digitales Whiteboard kann dabei helfen.

Mit diesem Tool für die Zusammenarbeit wird alles, was aufgeschrieben wird, automatisch gespeichert, da die Teilnehmer gemeinsam an Projekten arbeiten können. So können Sie sich auf das konzentrieren, was in der Sitzung besprochen wird, ohne sich Sorgen zu machen, etwas zu verpassen. Sie können auch schnell strukturierte Besprechungsprotokolle erstellenund sie in einem geeigneten Format weitergeben.

Kurz gesagt, ein digitales Whiteboard kann dem gesamten Team helfen, einen guten Überblick über die Sitzung zu behalten, und es wird Ihnen helfen, nie wieder einen wichtigen Punkt zu verpassen.

4. Zeichnen von Flussdiagrammen und Schaubildern

Wenn Sie schon einmal versucht haben, ein Diagramm oder Flussdiagramm von Hand zu zeichnen, wissen Sie, dass dies eine frustrierende Erfahrung sein kann. Die Linien scheinen nie ganz richtig zu werden, und das Löschen von Fehlern kann ein zeitraubender Prozess sein.

Ein digitales Whiteboard kann Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern und Ihre Diagramme professionell aussehen zu lassen. Mit einem digitalen Whiteboard können Sie ganz einfach Elemente hinzufügen und entfernen, mit verschiedenen Layouts experimentieren und Ihre Arbeit zur späteren Verwendung speichern.

5. PDFs oder Bilder mit Kommentaren versehen

Ein digitales Whiteboard kann auch Ihre Effizienz steigern, indem es das Hinzufügen von Notizen zu PDFs, Bildern oder jeder Art von Dokumenten erleichtert. Egal, ob Sie ein Dokument zur Überprüfung markieren oder Kommentare zu einem Bild hinzufügen, der Prozess ist einfach und unkompliziert. Öffnen Sie einfach die Datei auf Ihrem Whiteboard und fangen Sie an, Notizen hinzuzufügen.

Mit nur wenigen Klicks können Sie den Text oder den Bereich, den Sie hervorheben möchten, auswählen und dann einen Farbcode festlegen. Dies kann bei der Durchsicht eines Dokuments oder der Vorbereitung einer Präsentation hilfreich sein.

Sie können auch ein digitales Whiteboard verwenden, um direkt auf PDFs und Bilder zu schreiben oder zu zeichnen. Dies kann praktisch sein für brainstorming Ideen oder zur Illustration von Konzepten.

6. Spiele spielen

Wenn Sie über ein digitales Whiteboard verfügen, können Sie es so strukturieren, dass die Interaktion zwischen den Teilnehmern vereinfacht und verbessert wird, auch wenn diese aus der Ferne arbeiten.

Eisbrecher sind eine gute Möglichkeit, eine Sitzung zu beginnen und Ihre Teammitglieder kennen zu lernen. Aber manchmal kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll. In diesem Fall kann ein digitales Whiteboard helfen. Mit diesem Tool können Sie ganz einfach kollaborative Aktivitäten erstellen, an denen alle teilnehmen können.

Sie können zum Beispiel eine quiz über die Geschichte Ihres Unternehmens erstellen oder sich kreative Möglichkeiten für die Verwendung Ihrer Produkte ausdenken. Sie können das digitale Whiteboard sogar nutzen, um personalisierte Gamification-Pfade zu erstellen. Welche Art von Spiel Sie auch immer suchen, ein digitales Whiteboard kann Ihnen helfen, schnell ein Klima des Vertrauens zwischen den Teilnehmern zu schaffen.

Und mehr

Das ist natürlich nur der Anfang. In der Tat kann sich jede Gruppe um ein digitales Whiteboard versammeln, um die Effizienz zu steigern, sei es bei Schulungen, Einstellungsgesprächen oder der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Es liegt an Ihnen, es auszuprobieren!

Welche Vorteile bietet die Verwendung eines digitalen Whiteboards für die Zusammenarbeit?

1. Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit

Mit einem digitalen Whiteboard müssen Sie keine schweren Prozesse mit sich herumschleppen oder warten, bis ein Besprechungsraum frei wird. Stattdessen ist es immer verfügbar, wenn Sie es brauchen, und Sie müssen sich nicht einmal darum kümmern, die Informationen zu löschen.

2. Alles wird automatisch gespeichert

Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als Sie zu jeder Besprechung, Präsentation oder Vorlesung ein schweres Whiteboard mit sich herumschleppen mussten? Und anschließend alles mühsam auf einen Computer kopieren mussten? Dank des digitalen Whiteboards liegen diese Zeiten zum Glück hinter uns.

Jetzt wird alles automatisch online gespeichert, so dass Sie von überall und jederzeit darauf zugreifen oder es bei Bedarf exportieren können!

Außerdem können Sie die Daten ganz einfach mit den an Ihrem Austausch beteiligten Personen teilen. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, können alle diese live sehen, sodass Sie immer über die aktuellsten Informationen verfügen.

Ein digitales Whiteboard ist also ein echter Wendepunkt in puncto Effizienz. Keine Zeit- und Energieverschwendung mehr, so dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

3. Gebrauchsfertige Methoden für mehr Effizienz

Einige digitale Whiteboards werden mit gebrauchsfertige Vorlagen um die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.

Sie können zum Beispiel einen Projektplan, ein persönliches Gespräch oder eine Leistungsbeurteilung verwenden template und vieles mehr! Je nachdem, wie detailliert Sie die Informationen anzeigen möchten, können Sie auch eine template einrichten, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Informationsebenen gleichzeitig anzuzeigen.

Und wenn Sie ein digitales Whiteboard template , das für Sie funktioniert, wiederverwenden möchten, duplizieren Sie es einfach in Ihrer Kollaborationsplattform, um es später wieder zu verwenden.

4. Nahtlose Zusammenarbeit, von überall und zu jeder Zeit

Digitale Whiteboards bieten einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Teams, die an verschiedenen Orten an Projekten zusammenarbeiten. Sie ermöglichen es den Teammitgliedern, ihre Ideen von jedem Ort der Welt aus einzubringen und machen es einfach, Änderungen und Fortschritte im Laufe der Zeit zu verfolgen.

Das Beste daran ist, dass digitale Whiteboards online gespeichert und gemeinsam genutzt werden können, so dass die Teammitglieder später immer wieder darauf zurückgreifen und nach dem Ende der Besprechung asynchron weiter am Projekt arbeiten können.

5. Visuelle Verwaltungsfunktionen

Mit einem digitalen Whiteboard verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, zwischen verschiedenen Anwendungen zu navigieren, um verschiedene Formate und Medien mit Ihrem Team visuell zu teilen. Fügen Sie einfach Bilder oder Dateien zu Ihrem kollaborativen Arbeitsbereich hinzu, damit alle sie sehen können.

Ein digitales Whiteboard zeigt nicht nur Bilder an, sondern bietet auch die Möglichkeit, interaktive Elemente zu integrieren. Die Teilnehmer können gleichzeitig zeichnen, Elemente miteinander verbinden, Ideen hinzufügen und Kommentare abgeben. 

4 Tipps für den Einsatz eines digitalen Whiteboards zur Steigerung der Effizienz

Die Einführung eines neuen Tools kann eine Herausforderung sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Unabhängig davon, wie benutzerfreundlich ein Tool ist, gibt es immer eine Lernkurve. Im Folgenden finden Sie einige Tipps für die Verwendung eines digitalen Whiteboards zur Steigerung der Effizienz Ihres Teams.

1. Anderen helfen, das Werkzeug zu erlernen

Wenn Sie mit der Verwendung eines digitalen Whiteboards beginnen, stehen Ihnen viele Ressourcen zur Verfügung, um Ihr Team auf den neuesten Stand zu bringen. Zum Beispiel können Sie kurze Anleitungen mit ihnen teilen, bevor Sie Ihr Whiteboard in einer Besprechung oder workshop verwenden.

Einige Tools bieten auch kostenlose Schnuppersitzungen an, bei denen Sie eine persönliche Anleitung erhalten, um sicherzustellen, dass Sie sich mit dem Tool effektiv zurechtfinden.

2. Machen Sie es sichtbar 

Dank der visuellen Verwaltungsfunktionen Ihres digitalen Whiteboards können Sie jederzeit und überall Kreativität und Effizienz freisetzen. Nutzen Sie dieses Potenzial für Ihre Zusammenarbeit und denken Sie daran, dass das menschliche Gehirn Bilder viel leichter speichert als Text!

3. Einen Timer einstellen

Manchmal kann es effektiver sein, so viele Ideen wie möglich schnell weiterzugeben, als sich die Zeit zu nehmen, jede Idee aus jedem Blickwinkel zu betrachten. Um die Kreativität Ihres Teams auf Ihrem digitalen Whiteboard zu fördern, können Sie Folgendes verwenden eine Timer-Funktion verwenden, um die Zeit zu kontrollieren, die Ihr Team zum Nachdenken hat.

Es geht auch darum, alle Beteiligten zu ermutigen, das Instrument schneller zu nutzen, damit sich das Team bald damit wohl fühlt.

4. Austausch nach der Sitzung

Zeigen Sie, was Sie erreicht haben, indem Sie das Whiteboard nach einer Besprechung teilen. Vielleicht hat Ihr Team sogar weitere Ideen, die Sie später asynchron hinzufügen können.

Vergessen Sie nicht, Ihr Team am Ende einer Besprechung oder workshop mit Hilfe Ihres digitalen Whiteboards um Feedback zu bitten, damit Sie Ihre Maßnahmen für das nächste Mal anpassen können.

Schlussfolgerung

Digitale Whiteboards sind ein vielseitiges Werkzeug, das in vielen verschiedenen Bereichen für die Arbeit im Team eingesetzt werden kann. Sie ermöglichen es den Menschen, durch visuelles Management kreativer zu sein, die Beteiligung des Teams zu fördern und neue Arbeitsweisen zu entdecken.

In einer Welt, in der wir immer mehr von der Technologie abhängig sind, ist es wichtig, Wege zu finden, um sie effektiv zu nutzen. Ein digitales Whiteboard ist ein Werkzeug, das uns helfen kann, unsere Arbeit effizienter und kreativer zu gestalten. Mit ein wenig Übung können sie uns helfen, einige der Herausforderungen bei der Arbeit aus der Ferne zu bewältigen.