5 Wege zu einer effizienten Problemlösung im Projektmanagement

Projektmanagement und Problemlösungsprozesse

Projektmanagement ist von Natur aus ein kompliziertes Unterfangen. Vielleicht leitest du ein Team, um eure gemeinsamen Ziele zu erreichen, oder du arbeitest mit anderen Teammitgliedern an den notwendigen Prozessen und Vorgehensweisen, die für dein Projekt erforderlich sind. Was auch immer deine Rolle im Projektmanagement sein mag, sie beinhaltet wahrscheinlich eine Menge Problemlösungen. Und zwar sowohl auf der Mikro- als auch auf der Makroebene, von alltäglichen Fragen bis hin zu übergreifenden Problemen, die die Durchführbarkeit des gesamten Projekts gefährden könnten.  

Projektmanager brauchen die besten Problemlösungsstrategien zur Hand

Die Art und Weise, wie du an Probleme herangehst, die Strategien und Verfahren, die du einsetzt, und die Methoden, die du anwendest, haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg des Projekts und des Teams selbst. Wir werfen einen Blick auf die besten Problemlösungsmethoden, die Teams und Führungskräfte bei der Umsetzung und Arbeit an einem Projekt berücksichtigen können. Wir werden untersuchen, wie sowohl strukturierte Ansätze als auch kreatives Denken - und der Design-Thinking-Prozess - helfen können.

Individuen und Problemlösung

Wenn während eines Projekts Probleme, Bedenken oder Konflikte auftreten, kann es für die Teammitglieder sehr stressig und schwierig sein, diese effektiv und rechtzeitig zu lösen. Viele Menschen gehen Konflikten aktiv aus dem Weg, und da Probleme eine Lösung erfordern, kann es auch schwierig sein, zu wissen, wie, wann und wo man mit der Suche nach einer Lösung beginnen soll.

Am Arbeitsplatz kann es für Arbeitnehmer/innen sehr unangenehm sein, wenn sie die Antwort nicht wissen. Oft ist es auch so, dass die Fähigkeit, Probleme zu lösen, ihnen nicht förmlich beigebracht worden ist. Was sind also die 5 wichtigsten Strategien, die du bei Einzelpersonen, Teams und deinen Projekten anwenden kannst, um optimale Verfahren und effektive Problemlösungen zu gewährleisten?

Effiziente Problemlösung im Projektmanagement: 5 Wege, um es richtig zu machen

1. Mit einem starken Fundament beginnen

Mit den richtigen Grundlagen können Unternehmen Probleme in der Anfangsphase neuer Projekte sowohl verhindern als auch lösen. Beginne aus einer Position der Stärke. Sorge dafür, dass alle Mitglieder deines Teams klar definierte Rollen haben und wissen, welche Aufgaben, Ziele und Prioritäten sie haben, bevor sie anfangen. Sie sollten auch wissen, wie der Erfolg des Teams aussieht, und ein gemeinsames Ziel vor Augen haben.

Wenn also etwas nicht so läuft, wie es sollte, ist es wahrscheinlicher, dass der Einzelne, der Teamleiter und/oder das Team es schnell bemerkt und bereit und in der Lage ist, etwas dagegen zu tun.

Der Einsatz von Teammanagementtechnologien, die es den Teammitgliedern ermöglichen, in Echtzeit zu sehen, wo ihre Arbeit hingehört und wie sie sich auf andere Teile des Projekts auswirkt, ist hilfreich. Und die Zuweisung fairer Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten, die im Voraus besprochen und vereinbart wurden, verringert die Gefahr einer Kultur des "Abwälzens" oder der Schuldzuweisung. Stattdessen wird der Einzelne gestärkt und die Verantwortung für die Aufgaben und Ergebnisse gefördert.

Überforderung und unangemessene Erwartungen führen wahrscheinlich zu Fehlern und Problemen. Wenn du viele dieser Probleme "löst", bevor sie auftreten können, oder sie frühzeitig erkennst, wirst du später weniger Probleme haben, wenn die Gefahr besteht, dass sie sich verstärken.

2. Probleme durch Kooperation und Kommunikation lösen

Wie wir bereits erwähnt haben, ist eine gute Kommunikation von Anfang an wichtig. Sie ist auch in allen weiteren Phasen deines Projektmanagements entscheidend. Wann immer du Rollen und Zuständigkeiten zuweist oder neu zuweist und neue Erwartungen und Ziele festlegst, muss die Kommunikation klar und präzise sein. Die Kommunikationskanäle müssen während des gesamten Prozesses offen sein. Projekte sollten so beginnen, wie sie weitergehen sollen.

Die Teammitglieder sollten das Gefühl haben, dass sie in einem unterstützenden Umfeld sind, in dem sie ein Problem ansprechen können, wenn es zum ersten Mal auftritt, ohne Angst vor Schuldzuweisungen oder Repressalien zu haben. Probleme, die zu diesem Zeitpunkt nicht angemessen behandelt werden , werden dem Team erst später im Projekt auf die Nerven gehen. Sorge dafür, dass dein Team die Möglichkeit hat, sich zu entspannen und zusammenzuhalten.  

Eine Person oder ein Team dazu zu ermutigen , innezuhalten und ein Problem direkt anzugehen, bevor man sich dem nächsten widmet, sollte eine Priorität sein. Allen Teammitgliedern ein Mitspracherecht zu geben, so dass sie unabhängig von ihrer Position oder ihrem Dienstalter einen Beitrag zur Lösung leisten können, kann ein stärkeres Team schaffen. Es kann auch dazu beitragen, das Gefühl der Isolation, der Schuldzuweisung oder der Überlastung zu verringern. Das sollte zum Erfolg des gesamten Teams beitragen.

Viele Projekte, insbesondere große Projekte und solche in größeren Organisationen, erstrecken sich über verschiedene Geschäftsbereiche. In diesen Fällen ist es ratsam, alle Silos oder Barrieren zwischen den Abteilungen abzubauen. Eine "Silo-Mentalität" kann sich nachteilig auf den Fortschritt und den letztendlichen Erfolg eines Projekts auswirken.

Die Macht der kollektiven Intelligenz sollte nicht unterschätzt werden. Die amerikanische Raumfahrtbehörde NASA hat schon lange verstanden, wie wichtig die Maximierung der kollektiven Intelligenz ist, um Innovationen voranzutreiben, und die NASA nutzt alle ihr zur Verfügung stehenden Ressourcen. Oft finden sie die Antwort auf eine Frage in einer unerwarteten Quelle. Wenn du die Mitglieder deines Teams ermutigst, mit anderen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, um ihr Wissen zu teilen, wird sich das auszahlen.

3. Strukturiere und führe dein Projekt mit design thinking

Design thinking wurde als "soziale Technologie" bezeichnet. Sie verfolgt einen ganzheitlicheren Ansatz für das Projektmanagement und die Lösung von Problemen, als es in der Vergangenheit üblich war. Sie konzentriert sich auf kreative Lösungsansätze, anstatt sich auf das Problem zu konzentrieren. Ein Artikel der Harvard Business School Online fasst es treffend zusammen: "Sie konzentriert sich auf die Lösung eines Problems und nicht auf das Problem selbst."

Es ist hilfreich, ein Problem als Chance zu begreifen, einen Prozess oder ein Verfahren zu verbessern, das nicht richtig funktioniert. Wenn das Ergebnis eine Verbesserung im Vergleich zu dem ist, was du derzeit hast, bietet dir ein Problem die Möglichkeit zu größeren Dingen.

Je vielfältiger dein Team und dein Input sind, desto mehr hast du zu tun. Und wenn du Vielfalt zusammen mit anderen Design-Thinking-Techniken einsetzt, wird die Problemlösung deines Teams erfolgreicher und innovativer.

Die Umsetzung von design thinking kann in vielen Bereichen deines Geschäftsmodells helfen, nicht nur bei der Problemlösung im Projektmanagement.

4. Sei kreativ

Wir haben bereits über design thinking gesprochen, das unter anderem die Möglichkeit bietet, Probleme neu zu betrachten und Annahmen in Frage zu stellen. An dem alten Sprichwort, dass die besten Ideen immer unter der Dusche oder bei einem langen Spaziergang entstehen, ist viel Wahres dran: Wenn du nicht aktiv nach einer Antwort auf etwas suchst, kann dein Gehirn nach Belieben mäandern. Das wurde sogar in einer Studie von Benjamin Baird aus dem Jahr 2012 nachgewiesen. Wenn du deinem Gehirn etwas zu tun gibst und es gleichzeitig "abschweifen" lässt, wird es kreativer.

Und wie Einstein sagte: "Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten". Stelle sicher, dass du und dein Team bereit sind, kreativ zu denken.

5. Nutze alle Problemlösungsstrategien, die am besten zu deinem Projekt passen

Es gibt viele kreative und weniger kreative Wege, um Probleme anzugehen, wenn sie auftauchen. Je nach Problem, der Größe deines Teams, der Arbeitsweise deines Unternehmens und vielen anderen Variablen gibt es Zeiten, in denen bestimmte Problemlösungsstrategien besser funktionieren als andere.

Vergewissere dich, dass du die effektivsten Strategien kennst, die es gibt, und denke daran, dass du sie einzeln oder zusammen anwenden kannst. Hier sind ein paar der nützlichsten Strategien, die du bei der Problemlösung einsetzen kannst.

Brainstorming

Es spricht viel für diesen einfachen Ansatz. BrainstormingMit der Methode des Brainstormings, die auch Teil des design thinking Prozesses ist, können in kurzer Zeit viele Ideen und Optionen entwickelt werden. Auch hier gilt: Je vielfältiger dein Team ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass du ein breites Spektrum an Ideen und Vorschlägen bekommst, die dir helfen, ein Problem zu lösen.

5 Gründe

Die 5 Whys sind eine iterative Fragetechnik, bei der eine Reihe von "Warum?"-Fragen gestellt werden, um einem Problem auf den Grund zu gehen. Sie wurde in den 1930er Jahren bei Toyota entwickelt. Sie lässt sich am besten anhand eines Beispiels veranschaulichen:

• Problem: Das Auto springt nicht an
• Question 1 - Warum springt das Auto nicht an?
• Antwort - Weil die Batterie leer ist.
• Question 2 - Warum ist die Batterie leer?
• Antwort - Weil die Lichtmaschine nicht richtig funktioniert.
• Question 3 - Warum funktioniert die Lichtmaschine nicht richtig?
• Antwort - Weil ich vergessen habe, das Auto für eine Wartung anzumelden.
• Question 4 - Warum hast du vergessen, es für eine Wartung anzumelden?
• Antwort - Ich habe von der Werkstatt, die ich in der Vergangenheit benutzt habe, keine Mahnung erhalten.
• Question 5 - Warum hast du keine Mahnung bekommen?
• Antwort - Weil die Werkstatt geschlossen hat.
• Lösung: Finde eine neue Werkstatt und melde das Auto dort an.

Diese Strategie kann mehr als 5 Fragen erfordern, denn es können auch weniger sein: Du kannst so lange weitermachen, bis du die Antwort findest, die du brauchst. Sie geht über die Symptome hinaus, um die Ursache eines Problems zu finden, und die Antworten sind vielleicht nicht sofort offensichtlich.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse untersucht potenzielle Problemlösungen auf der Grundlage der Bewertung ihrer Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren (SWOT). Auf diese Weise wird eine Lösung bewertet, um zu sehen, wie effektiv oder angemessen sie sein könnte.

Wenn du 4 Quadranten/Listen erstellst, in denen du alle Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen in Bezug auf ein bestimmtes Thema auflistest, erhältst du einen guten Überblick. Dann kannst du versuchen, deine Stärken mit deinen Chancen abzugleichen. Wenn du deine Schwächen kennst, kannst du sie in Stärken umwandeln und dich gegen bekannte Bedrohungen wappnen.

Die 8D-Problemlösungsmethode

Auch die 8D-Methode hat ihren Ursprung in der Automobilindustrie und wurde erstmals in den 1980er Jahren von Ford eingeführt. D steht für Disziplin. Die 8Ds sind selbsterklärend und lauten:

• D0: Mach einen Plan
• D1: Stell ein Team zusammen
• D2: Definiere das Problem
• D3: Einen Zwischenplan entwickeln
• D4: Identifiziere die Ursache des Problems und eine Lösung
• D5: Bestätige, dass die Lösung funktioniert
• D6: Erforderliche Änderungen festlegen und umsetzen
• D7: Wiederholung verhindern
• D8: Gratuliere dem Team

Problemlösung: Die besten Praktiken zusammenfassen

Ein Problem in der Hoffnung zu belassen, dass es auf magische Weise verschwindet oder jemand anderes es löst, wird wahrscheinlich kein positives Ergebnis haben. Das Lösen von Problemen ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens. Nur diejenigen Einzelpersonen, Teams und Unternehmen, die sich Problemen stellen und sie erfolgreich bewältigen können, werden erfolgreich sein.

Probleme können von Team zu Team, von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Wenn du jedoch einen proaktiven Ansatz verfolgst und ein Problem als Chance zum Lernen und Wachsen betrachtest, wird dir das sehr helfen. Die Chaostheorie besagt, dass der Schmetterlingseffekt dazu führen kann, dass selbst kleinste Probleme große Auswirkungen haben.  

Hast du eine feste Strategie zur Problemlösung? Vielleicht ist es an der Zeit, einen breiteren Ansatz zu wählen. Hier bei Klaxoon haben wir viele Tools und Ressourcen, die dir beim Projektmanagement und bei der Problemlösung helfen: Schau doch mal auf unserer Ressourcen-Seite vorbei, um mehr zu erfahren.