Welche Schwierigkeiten gibt es beim Lösen von Problemen?

Ein grundlegender Bestandteil des Projektmanagements

Ein guter Projektmanager ist das Nonplusultra, wenn es darum geht, Probleme zu lösen - schließlich macht er das jeden Tag. Sie sind mit der Umsetzung von Prozessen vertraut, die ihre Organisation auf den Weg zur Erfüllung ihrer operativen und strategischen Ziele bringen, und sie sind keine Fremden, wenn es darum geht, Barrieren und Hindernisse zu beseitigen, die im Weg stehen.

Aber bei der Problemlösung geht es nicht nur um die Mechanik von Prozessen und deren Umsetzung. In der hektischen und sich ständig weiterentwickelnden Welt von heute stehen die Menschen im Mittelpunkt des Geschehens.

Warum ist effektive Problemlösung ein so wichtiges Thema für Unternehmen?

Zunächst einmal geht es darum, die strategischen und operativen Ziele zu erreichen, aber es sollte nicht vergessen werden, dass die Problemlösung dafür sorgen kann und wird, dass Organisationen den notwendigen Gangwechsel von der Idee zur Aktion vollziehen. 

Es mag einleuchtend klingen, aber eine schnelle Problemlösung bedeutet auch ein schnelleres Ergebnis (d.h. die Arbeit wird schneller erledigt), und hier kommen die Menschen ins Spiel. Die Art und Weise, wie wir miteinander umgehen und wie wir miteinander umgehen, kann einen großen Einfluss auf die Effektivität und Geschwindigkeit haben, mit der wir Probleme lösen.

Die Entwicklung des Problemlösens

"Was gibt es denn Neues?" höre ich dich fragen. Nun, der Arbeitsplatz und die Teamarbeit als Ganzes haben sich seit dem Beginn der Pandemie im Jahr 2020 grundlegend verändert. Vielerorts wurden die Arbeitsweisen komplett auf den Kopf gestellt, und hybride Arbeitsformen oder Fernarbeit haben heute eine Legitimität, die vor ein paar Jahren noch undenkbar gewesen wäre.

Das hat dazu geführt, dass die geografische Lage weitgehend unwichtig geworden ist: Teams arbeiten jetzt von überall und zu jeder Zeit, wobei sowohl synchrone als auch asynchrone Methoden der Zusammenarbeit von vielen Organisationen in einer ganzen Reihe von Branchen und Sektoren akzeptiert werden. Haben diese Veränderungen Auswirkungen auf den Alltag der Problemlösung? Nun, das tun sie.

Vertraue dem Prozess

Es gibt zahlreiche populäre Rahmenkonzepte, die oft als Schlüssel zur effektiven Problemlösung angepriesen werden. Wenn es um die Feinheiten der Problemlösungskompetenz geht, sieht es im Großen und Ganzen so aus: 

• Zuerst musst du dein Problem definieren; 
• Dann kläre deine Gedanken; 
• Habe ein klares Endziel; 
• Finde den besten Weg, um dieses Ziel zu erreichen; 
• Erstelle einen Aktionsplan und ziehe ihn durch. 

Je nachdem, was dein Problem tatsächlich ist, kannst du das Puzzle deines Problemlösungsprozesses etwas anders zusammensetzen.

Enter Design Thinking

Design thinking ist so etwas wie ein Kurvenball, wenn es um Problemlösungen geht. Aber in den letzten Jahren hat sie in Unternehmen enorm an Beliebtheit gewonnen, weil sie die Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt des gesamten Prozesses stellt. Design thinking ist eine Arbeitsweise, die sich stark auf die Beobachtung der Kunden eines Unternehmens und auf das Einfühlungsvermögen in ihre Bedürfnisse und Wünsche stützt. Die Befürworter/innen lieben diesen Ansatz, gerade weil es sich um einen iterativen Prozess handelt, bei dem man ganz praktisch an der Entwicklung von oft sehr innovativen Lösungen arbeitet.

Effiziente Zusammenarbeit bei der Problemlösung

Was ist die wichtigste Erkenntnis aus all dem bisher? Dass Unternehmen nur dann erfolgreich sein können, wenn ihre Mitarbeiter/innen zusammenarbeiten, um Probleme schnell und effektiv zu lösen. Gemeinsame Arbeitsmethoden zur Problemlösung mögen einfach erschienen sein, als jeder jeden Tag ins Büro kam und persönliche Treffen die Norm waren, aber wenn man ein paar Jahre Pandemiezeit hinzufügt und eine Belegschaft, die das Büroleben nicht mehr als das A und O ansieht, bekommt man eine etwas andere Perspektive.

Problemlösung im Zeitalter der hybriden Arbeit

So lange wie die Lösung organisatorischer Herausforderungen als wesentliches Element eines erfolgreichen Unternehmens anerkannt ist, so lange hat sich auch die Kunst der Problemlösung auf das konzentriert, was von vielen als das universelle Geschäftsproblem angesehen wird: Kunden zu finden und zu betreuen und gleichzeitig die Gesamtrentabilität zu steigern. 

Das mag in einer Zeit funktioniert haben, in der die Wirtschaft von der Industrie und von Konsumgütern angetrieben wurde, aber das ist heute nicht mehr der Fall.

Es dreht sich alles um die UX

Die Wirtschaft ist heute sehr dienstleistungsorientiert, mit technologischen Veränderungen in einem Ausmaß, das vor zehn Jahren noch unvorstellbar gewesen wäre. Am wichtigsten ist vielleicht, dass die Verbraucherinnen und Verbraucher - die Menschen - einen viel höheren Standard an Kunden-/Benutzererfahrung verlangen.

Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen sehr lösungsorientiert sein , agile , und bereit, Veränderungen so schnell wie möglich umzusetzen. Und das lässt enormen Spielraum für Komplexität.

Die wichtigsten Herausforderungen beim Lösen von Problemen

Wenn du als Problemlöser arbeitest, sind dir die Hindernisse, die sich dir in den Weg stellen, wahrscheinlich schon bekannt. Aber um dir Klarheit zu verschaffen, wollen wir noch einmal auf einige der wichtigsten Punkte eingehen.

Arbeitsumfeld

An erster Stelle steht die Umwelt. In den vergangenen Jahren hat sich die Kommunikationstechnologie enorm weiterentwickelt. Die Teams arbeiteten nicht mehr in Einzelbüros, sondern in Großraumbüros und in einigen Fällen auch in Hotdesks. Heute arbeiten die Teams von zu Hause aus, oft von mehreren Standorten rund um den Globus aus.

Der jüngste Wandel hin zu Remote- und Hybrid-Arbeitsplätzen ist zwar ein großer Fortschritt in Bezug auf Flexibilität und die Möglichkeit, das eigene Arbeitsleben besser zu vereinbaren, wirft aber auch einige Schwierigkeiten bei der Problemlösung auf. Ist es möglich, die kollektive Intelligenz aus einer solchen Entfernung zu fördern? Wie kannst du mit den Zeitunterschieden im Team umgehen? Ist es möglich, mit nahtloser Kommunikation und Abstimmung zusammenzuarbeiten? Und ist es wirklich möglich, Prozesse zu entwickeln, die so hybrid funktionieren, dass sie den unterschiedlichen Arbeitsweisen der einzelnen Teammitglieder Rechnung tragen?

Gewohnheiten und Kultur des Unternehmens

Auch die Unternehmenskultur kann ein großes Hindernis darstellen. Viele Unternehmen verharren in einer bestimmten Arbeitsweise, und sowohl das Führungsteam als auch die Mitarbeiter/innen zögern dann, den Kurs zu ändern, selbst wenn ihre "alten Arbeitsweisen" nicht sehr erfolgreich sind. Besprechungen sind ein faszinierendes Beispiel dafür - einige Unternehmen verlangen immer noch, dass ihre Mitarbeiter/innen ins Büro zurückkehren und täglich persönliche Besprechungen abhalten, während andere inzwischen vollständig auf Fernarbeit umgestellt haben. 

Transparenz

Eng verbunden mit der Unternehmenskultur ist die Transparenz. Denn um Probleme effektiv lösen zu können, brauchst du nicht nur eine Kultur, die bereit ist, die erkannten Probleme/Lösungen zu akzeptieren, sondern auch die Transparenz, um die Probleme überhaupt erst einmal erkennen zu können! Das ist nicht immer ein einfacher Prozess und erfordert von Führungskräften und Projektmanagern, dass sie ihre Komfortzone verlassen und bereit sind, neuen Ideen und Lösungsansätzen aufgeschlossen gegenüberzustehen.

Wie man effiziente Problemlösungen ermöglicht und Schwierigkeiten überwindet

Jede Rolle in einem Unternehmen hat natürlich ihre eigenen Schwierigkeiten zu überwinden - manche sind zum Beispiel durch die so genannte "funktionale Fixierung" stärker eingeschränkt, während andere mit Hindernissen konfrontiert sind, die durch irrelevante Informationen verursacht werden. Letztendlich gibt es keine Einheitslösung für alle, aber es gibt einige Dinge, die du tun kannst, um deine Chancen zu erhöhen, Lösungen zu finden, die eine messbare Wirkung haben.

Neue Denkansätze ausprobieren

Wenn wir akzeptieren, dass es neue Probleme gibt, die gelöst werden müssen, dann macht es Sinn, dass wir neue Denkweisen einführen müssen. Wie können wir das tun, oder besser gesagt, wie sollten wir das tun? Ohne die Zukunft vorhersagen zu können, können wir bestenfalls darauf hinarbeiten, Teams mit wirklich unterschiedlichen Fähigkeiten zu bilden und ein Umfeld zu schaffen, das kreatives Denken fördert. Als Nächstes müssen wir uns überlegen, wie das in der Praxis aussieht, oder besser gesagt, was du jetzt tun kannst, um zu vermeiden, dass du auf diese Hindernisse triffst.

Werkzeuge verwenden, die für den Zweck geeignet sind

Wahrscheinlich hast du bereits einige Systeme und Prozesse zur Unterstützung deiner Problemlösungsaktivitäten eingeführt, aber es lohnt sich, ein Audit durchzuführen, um zu prüfen , ob das, was du hast, zweckmäßig ist und ob es keine wesentlichen Lücken gibt.

Du wirst wollen Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern und es Teams ermöglichen, sich von überall aus abzustimmen - mit einfachem Zugang und effizienten Möglichkeiten, neue Ideen zu entwickeln und zu teilen.

Es ist wichtig, dass Heimarbeiter/innen und hybride Arbeitskräfte jederzeit von überall aus mitarbeiten können, und ein offener Kommunikationskanal ist unerlässlich, wenn du Dinge nahtlos erledigen willst.

Vielleicht solltest du überlegen, wie du deine traditionellen Meetings reduzieren kannst. Das könnte bedeuten, dass du deine Arbeitsweise asynchroner gestaltest und deinen Kolleg/innen erlaubst, ihre Aufgaben zu unterschiedlichen Zeiten zu erledigen, um ein Projekt voranzubringen. Oder es könnte einfach bedeuten, ein Auge darauf zu haben, wo eure kollektive Intelligenz am meisten gefordert ist. In welchen Situationen fällt es dir schwer, Lösungen für Probleme zu finden, und könnte deine Erfolgsquote durch ein paar einfache Änderungen verbessert werden?

Ein weiterer Punkt, den du in Betracht ziehen solltest, ist die Verlagerung deines Fokus von den traditionellen workshop Problemlösungssitzungen auf ein design thinking Ansatz. Für Uneingeweihte mag dies wie ein Modewort klingen, aber es ist auch ein guter Weg, um die traditionellen Hindernisse zu überwinden, die Projektmanager/innen davon abhalten, Lösungen für ihre dringlichsten Probleme zu finden. Es ist absolut möglich, design thinking Sitzungen aus der Ferne oder im Hybridmodus zu moderieren.

Nutze eine Chance

Viele der Schwierigkeiten, mit denen Projektmanager/innen derzeit bei der Problemlösung konfrontiert werden, sind tief verwurzelte Arbeitsweisen. Sie sind oft an die "akzeptierte Norm" gebunden, und kulturell gesehen kann es schwierig sein, Dinge anders zu machen.

Die Zusammenführung von Werkzeugen, um sie auf neue Art und Weise zu nutzen, kann ein kluger Weg sein, aber er funktioniert nur, wenn er ganz oben anfängt und die Unternehmensleitung ihre Mitarbeiter/innen dazu befähigt, die ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge zu nutzen, um effektivere und effizientere Arbeitsweisen zu finden.

Aber wenn uns die letzten Jahre etwas gelehrt haben, dann, dass wir keine andere Wahl haben, als uns anzupassen, um zu überleben, und dass der Zauber oft darin liegt, etwas anderes zu versuchen!